Come condurre workshop che tengano impegnati i partecipanti + Suggerimento rapido
La Guida BABOK definisce il workshop come “un evento facilitato e mirato a cui partecipano i principali stakeholder allo scopo di raggiungere un obiettivo definito.”
Secondo DSDM è ” un tipo speciale di incontro con obiettivi chiari, un gruppo di partecipanti scelti e autorizzati a fornire il risultato richiesto.”
In generale, possiamo dire che è una tecnica per ottenere rapidamente informazioni in un modo concordato tra diversi punti di vista. I workshop di solito hanno una breve durata. Possono essere condotti in un’ora o due o estendersi in un paio di giorni. L’importante è acquisire nuove conoscenze o abilità durante il suo corso, così come ottenere altri punti di vista dai partecipanti attraverso il lavoro di squadra e la comunicazione aperta. Per contribuire a promuovere la collaborazione, è necessario avere qualcuno designato come facilitatore. Il facilitatore è responsabile della supervisione delle attività del workshop, fornendo struttura, aiutando i partecipanti e spostando la sessione in avanti.
Un workshop può essere utilizzato per molte situazioni diverse, dalla definizione e concordare piani strategici, identificare e dare priorità ai requisiti, o risolvere problemi tecnici complessi. In breve, i workshop sono eccellenti per qualsiasi situazione che richiede alti livelli di collaborazione, impegno e accordo tra i diversi partecipanti. Workshop servono anche a promuovere la fiducia e la comunicazione efficace tra le parti interessate.
Mentre ci sono molti vantaggi di tenere un workshop, un workshop mal eseguito può generare conflitti, contribuire ai problemi esistenti e ridurre la fiducia che gli obiettivi previsti possano essere raggiunti.
Come possiamo, quindi, rendere il workshop di successo? Quali sono gli aspetti chiave da considerare per renderlo efficiente? In questo articolo presentiamo alcuni criteri essenziali per garantire il successo del workshop.
Ruolo facilitatore
Questo è il ruolo chiave. Il facilitatore ha il compito di garantire che gli obiettivi della sessione siano raggiunti dirigendo e guidando i partecipanti attraverso gli esercizi e le attività durante il workshop.
Il facilitatore non dovrebbe schierarsi e dovrebbe essere percepito dai partecipanti come neutrale. Uno dei loro ruoli è quello di garantire che le opinioni di tutti i partecipanti abbiano lo stesso peso e che tutti possano collaborare allo stesso modo. Lo scopo di un workshop non è quello di convincere, ma per diversi punti di vista di lavorare insieme per raggiungere accordi.
Un altro ruolo importante del facilitatore è quello di mantenere i partecipanti impegnati. Abbiamo chiesto ai nostri istruttori di condividere ciò che fanno per coinvolgere i partecipanti di fronte a scenari di workshop comuni. Scaricarli nel nostro suggerimento rapido compilando il modulo nella barra laterale.
Se non si dispone di qualcuno internamente che può svolgere il ruolo di facilitatore, una buona opzione è quella di invitare in un facilitatore esterno che è imparziale ai risultati e possiede le competenze necessarie per guidarlo.
Pianifica la Sessione for
Pianificare un workshop è un’attività complessa che richiede tempo ed esperienza. Come minimo, assicurati di considerare questi elementi:
- Obiettivi e risultati. Cosa vuoi ottenere in officina? Quali dovrebbero essere i risultati tangibili da produrre durante il workshop?
- Partecipanti. Chi dovrebbe partecipare in modo da poter raggiungere gli obiettivi e i risultati attesi? Idealmente, gruppi da 5 a 15 persone (per un singolo facilitatore) rappresenteranno tutti i punti di vista esistenti per quanto riguarda il problema o la situazione da risolvere.
- Durata, agenda, aspetti logistici. Assicurarsi di definire chiaramente la durata prevista (a seconda dei risultati da raggiungere) e il programma delle attività che i partecipanti dovrebbero avere familiarità con. Prestare particolare attenzione alle caratteristiche del luogo di lavoro (normalmente una grande stanza con spazio per muoversi, tavoli da lavoro, luoghi per appendere flipcharts/post-its) e ai materiali necessari (lavagna a fogli mobili, lavagna, post-it, carta, ecc.). Questo elemento dovrà essere riconsiderato per un ambiente virtuale. Scopri la suite di strumenti che utilizziamo nei nostri corsi di formazione virtuali Open Class.
- Struttura ed esercizi da svolgere. Quanto tempo i partecipanti dovranno raggiungere conclusioni? Quali esercizi o attività dovrebbero essere fatti per ottenere i risultati attesi? Quali problemi dovrebbero essere risolti durante la sessione e cosa no?
- Convalida e monitoraggio. Come saranno documentate le conclusioni? Come saranno convalidati i risultati? Quale seguito verrà dato ai partecipanti?
Struttura per il Workshop
I workshop dovrebbero essere considerati un esercizio intensivo di difficoltà crescente che richiede a tutti i partecipanti di partecipare e collaborare.
Raggiungere gli obiettivi della sessione richiederà tempo, impegno e passaggi intermedi che focalizzano i partecipanti sul risultato finale. La struttura del workshop dipenderà dagli obiettivi specifici da raggiungere, anche se una struttura standard dovrebbe contenere i seguenti elementi:
Start-Up
L’obiettivo qui è quello di presentare gli obiettivi, introdurre i partecipanti, conoscere gli spazi (lavagne a fogli mobili, tavoli di lavoro, ecc.), e per coprire le regole del workshop (uso di telefoni cellulari, puntualità, ecc.). È importante stabilire relazioni positive tra i partecipanti creando un ambiente aperto e sicuro in cui tutti siano uguali e le opinioni di tutti abbiano lo stesso peso.
Rompighiaccio sono una grande idea per promuovere l’impegno fin dall’inizio della sessione e aiutare tutti a mettersi a proprio agio con l’altro e l’ambiente del workshop. I nostri istruttori condividono alcuni dei loro rompighiaccio preferiti in questo articolo e un’infografica sui suggerimenti per l’utilizzo di rompighiaccio.
Il “lavoro” dei workshop
Qui si verificano i risultati attesi. Includono diversi esercizi in cui l’obiettivo è quello di far entrare i partecipanti in un “flusso” il prima possibile proponendo sfide realizzabili, ma con difficoltà crescente per raggiungere gli obiettivi del workshop. Ad esempio, un workshop volto a sviluppare un piano d’azione avrebbe una sequenza di attività simile alle seguenti:
- Valutazione/diagnosi della situazione attuale Identificazione dei punti di miglioramento Identificazione e la definizione delle priorità di concrete azioni di miglioramento Tempi e l’assegnazione di responsabilità analisi di Rischio Preparazione e validazione del piano di azione
Fornire Conclusioni
La parte finale di un laboratorio dovrebbe sempre servire lo scopo di riassumere tutto il lavoro fatto nella sessione, presentando le conclusioni ottenute, e determinare i prossimi passi saranno.
Non dimenticare il feedback
Prima che i partecipanti lascino la sessione, assicurati di raccogliere il loro feedback. Scopri cosa pensano è andato bene e non così bene, e come può essere migliorato per i futuri workshop.
Suggerimenti finali Exercises Esercizi per Workshop
Infine, alcune idee utili per rendere il workshop il più efficiente possibile:
- Utilizzare la gestione visiva (lavagne a fogli mobili, poster, diagrammi) e tutti gli spazi disponibili (pareti, tavoli di lavoro). Le lavagne a fogli mobili e i poster aiutano i partecipanti a concentrarsi sul lavoro e consentono loro di visualizzare i progressi compiuti. L’uso dei diversi spazi consente al facilitatore di cambiare il ritmo e aiuta a mantenere l’interesse per la sessione. Se stai facendo un workshop virtuale, assicurati di presentare a tutti gli strumenti che i partecipanti utilizzeranno.
- Usa post-it (o post-it virtuali). I post-it ti permettono di riassumere le idee e renderle visibili. Aiutano anche a creare sinergia tra tutte le opinioni dei partecipanti. Questa “documentazione” può essere utilizzata per preparare rapidamente i report dalla sessione scattando foto.
- Fare attività time-boxed. Dobbiamo sottolineare la necessità di rispettare gli esercizi proposti e il tempo loro riservato. Di solito, non ci viene offerto il lusso di più tempo e dobbiamo sfruttare al meglio ciò che abbiamo.
- Rispettare il lavoro di ciascun partecipante. Se chiedi loro di inventare idee, dobbiamo collegare il loro lavoro ai risultati attesi del workshop. Nessuno dovrebbe sentirsi come stanno sprecando il loro tempo su un’attività inutile. Se si utilizzano post-it, non spostarli o rimuoverli senza il consenso dei partecipanti. Ogni post-it scritto dovrebbe essere trattato come il risultato di uno sforzo individuale che deve essere valutato.
- Se chiediamo idee individuali, ci dovrebbe essere un momento in cui queste idee si uniscono per formare accordi di gruppo, di solito alla chiusura di ogni attività.
- Compilare e distribuire i risultati entro pochi giorni. È anche importante che i partecipanti siano i primi a riceverli e convalidarli. Può essere necessario che altri vedano i risultati, ma non prima che le persone che hanno partecipato lo abbiano fatto.
Infine, un messaggio ai facilitatori: allenatevi nelle tecniche e nei metodi popolari (Brainstorming, 6 Cappelli pensanti, Ante-Mortem, Gamification, Lego Serious Play, ecc.), e non abbiate paura di usarli. I partecipanti apprezzeranno uscire dal loro ambiente abituale e dalla routine.
Grazie,
— Alfred
Non dimenticare di scaricare il nostro consiglio rapido su come coinvolgere i partecipanti al workshop!