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La barra multifunzione di SharePoint 2010 visualizza molte delle stesse azioni del documento del menu Modifica. Uno dei vantaggi dell’utilizzo del nastro è che è possibile utilizzarlo per eseguire azioni su più documenti contemporaneamente. Ad esempio, supponiamo che tu voglia controllare tre documenti contemporaneamente.

Ecco come puoi farlo con il nastro:

1. Nella libreria documenti, selezionare la casella di controllo accanto a ciascun documento che si desidera estrarre.

2. Fare clic sul pulsante Estrai nella scheda Documenti della barra multifunzione di SharePoint.

3. Fare clic su OK alla richiesta di conferma.

   I documenti vengono estratti.

In alternativa, è possibile utilizzare il menu Modifica di un documento per accedere al comando menu Check Out.

Il check – out-e la sua controparte, il check-in-è solo una buona etichetta della libreria di documenti. Quale modo migliore per far sapere agli altri che stai apportando modifiche a un documento che controllandolo? Estrazione di un documento imposta il flag Estratto su Sì e memorizza il nome della persona che ha estratto il documento.

In generale, controlla qualsiasi documento che intendi modificare per un periodo superiore a cinque minuti. In altre parole, se hai bisogno di fare di più che cambiare una parola errata o aggiornare la data in un piè di pagina, controlla il documento. Naturalmente, ricorda sempre di controllare i documenti quando le modifiche sono complete.

Un motivo per utilizzare SharePoint Workspace (precedentemente noto come Microsoft Groove) per accedere ai documenti nelle librerie di documenti di SharePoint è che è possibile lavorare con i documenti offline, apportare modifiche e quindi sincronizzare tali modifiche. È molto più facile ricordarsi di sincronizzare SharePoint Workspace all’inizio e alla fine di ogni giorno piuttosto che ricordarsi di controllare e controllare i documenti.

Quando si estrae un singolo documento alla volta, SharePoint 2010 richiede di salvare il documento nella cartella Bozze locali. Segui questi passaggi per vedere di persona:

1. In una raccolta documenti, passare il mouse sopra la colonna Nome del documento che si desidera estrarre.

2. Quando viene visualizzata la freccia, fare clic su di essa per visualizzare il menu Modifica del documento e scegliere Estrai.

   SharePoint visualizza il prompt di check out.

   

3. Accettare il valore predefinito per utilizzare la cartella Bozza locale facendo clic su OK.

   Il documento viene estratto e scaricato sul disco rigido locale.

   A meno che l’amministratore non abbia modificato la posizione, la cartella bozze locali può essere trovata in C:utenti % username % documentssharepoint bozze.

Per aprire il documento appena estratto e scaricato, è necessario passare alla cartella Bozze locali con Esplora risorse e quindi aprire il file. La maggior parte delle persone non vuole preoccuparsi di questo passo in più.

Quando si estrae un documento, se si trova in un’applicazione compatibile con Windows (come Word), verrà visualizzato un messaggio che consente di specificare se estrarre il documento nella cartella Bozze locale. In generale, si desidera selezionare l’opzione Usa la mia cartella Bozze locali perché crea un file temporaneo sul disco rigido e ti consente di modificare il file estratto anche quando sei offline.

Scegliendo di non utilizzare la cartella bozze locale, il file verrà aperto dal server SharePoint. Ciò può causare il blocco del sistema e non rispondere perché deve attendere che le modifiche vengano spostate avanti e indietro attraverso la rete fino al server. Se si perde la connessione di rete, si potrebbero perdere le modifiche al documento.

Scaricare una copia locale del file quando si apportano modifiche. È possibile utilizzare la cartella bozze locali, SharePoint Workspace, o scaricare manualmente il file e caricarlo di nuovo quando hai finito di apportare modifiche.

I documenti estratti mostrano una freccia nell’icona del tipo di documento. Come mostrato qui, l’elemento inferiore è estratto, mentre i primi due non lo sono.

Se si desidera vedere chi ha un documento estratto, è necessario visualizzare la colonna Estratto a nella raccolta documenti.

Per controllare in un documento dopo aver fatto le modifiche, è possibile ripetere i passaggi seguiti in precedenza per controllare il documento, solo nel passaggio 2, scegliere l’opzione Check In dal menu Modifica del documento o fare clic sul pulsante nella scheda Documento della barra multifunzione.

Se cambi idea e vuoi far finta che il check-out non sia mai avvenuto, puoi fare clic sul pulsante Elimina check-out invece di controllare il documento. Questo può essere utile se hai accidentalmente estratto il documento sbagliato.