Che cos’è un sistema POS (Point-of-Sale) e come funziona?
Un sistema POS (point-of-sale) gestisce il punto in cui un articolo o un servizio viene pagato in negozi al dettaglio, ristoranti, bar, saloni e altre aziende che effettuano vendite di persona. I sistemi POS sono il software e l’hardware che gestiscono le transazioni di acquisto, restituzione e scambio. Il punto di vendita è in genere il registro, cassa, o cash wrap. Ma non succede sempre al bancone. Il punto di vendita può anche essere marciapiede se un cliente sta raccogliendo un ordine click and collect o sul piano di vendita attraverso un POS mobile.
Ma i sistemi POS fanno molto di più che gestire il processo di checkout. Ecco tutto quello che c’è da sapere sui sistemi POS—da come funzionano a come scegliere quello che è giusto per la tua piccola impresa.
Come funzionano i sistemi POS?
Invece dei registratori di cassa goffi, i moderni sistemi POS funzionano su tablet, computer e smartphone. Fondamentalmente, i sistemi POS possono funzionare ovunque si trovino i clienti, rendendo facile e veloce accettare pagamenti purché si disponga di una connessione Internet stabile. Alcuni accolgono anche i pagamenti offline, nel qual caso non hai nemmeno bisogno di una connessione.
È generalmente semplice capire come utilizzare i sistemi POS per elaborare le transazioni, ma fanno molto di più. Una volta completato l’ordine, il POS lavora dietro le quinte per aggiornare i livelli di inventario disponibili, tenere traccia dei dati dei clienti e altro ancora.
Caratteristiche comuni dei sistemi POS
Quando cerchi il miglior sistema POS per la tua piccola impresa, inizia con l’identificazione delle funzionalità di cui hai bisogno, sia oggi che in futuro. Ricorda, le caratteristiche specifiche del tuo POS dipendono sia dalla piattaforma che scegli che dal piano a cui ti iscrivi. Alcuni tipi di sistemi POS hanno caratteristiche più limitate o addirittura specializzate, ad esempio la mappatura delle tabelle e la gestione dei menu per le aziende alimentari.
Vendite e checkout
Un sistema POS crea un’esperienza di checkout rapida e senza attrito sia per te che per i tuoi clienti. Al momento del checkout, aggiungi facilmente elementi a una vendita tramite scanner di codici a barre o voce touch-screen. Il totale apparirà immediatamente con la possibilità di aggiungere coupon, punti fedeltà, o altri sconti con il semplice tocco di un pulsante.
Il processo di checkout è anche un momento perfetto per raccogliere informazioni sui clienti che portano a dati che li servono meglio. Ecco alcuni modi in cui i sistemi POS possono aiutare:
- Raccogliere informazioni generali sui contatti dei clienti
- Creare profili dei clienti per archiviare la cronologia degli acquisti
- Raccogliere le iscrizioni per newsletter e promozioni di email marketing
- Iscrivere i clienti ai programmi fedeltà
Elaborazione dei pagamenti
I terminali delle carte di credito significano rapporti di addebito e riconciliazione dei biglietti con le vendite. Con i sistemi POS, è già fatto per voi-rendendo il vostro fine giornata semplice e veloce.
Inoltre, i sistemi POS facilitano l’accettazione di carte di credito ovunque si effettui una vendita. Metodi di crittografia collega in modo sicuro i lettori di schede a smartphone e tablet per le vendite mobili e ti consente di accettare pagamenti online tramite il tuo sito Web e inserire pagamenti telefonici utilizzando il terminale virtuale del tuo sistema POS.
Gestione delle scorte
Le funzionalità di gestione delle scorte sono uno dei motivi principali per cui le aziende adottano un sistema POS. E ora, per lo più ogni sistema POS consente di creare numeri SKU e memorizzare i dati chiave del prodotto, come ad esempio:
- Informazioni sul fornitore
- Costo all’ingrosso (prezzi regolari, di vendita e scontati per gli articoli)
- Variabili (dimensioni o colore)
- Quantità di magazzino attuali
I sistemi POS al dettaglio hanno spesso funzionalità per creare e stampare codici a barre ed etichette di spedizione, nonché tracciare gli ordini per il ritiro sul marciapiede.
I migliori sistemi POS offrono anche funzioni di inventario avanzate che consentono di gestire gli ordini di acquisto e di prevedere le richieste dei prodotti. Se è necessario monitorare l’inventario ovunque, un POS migliorerà il processo.
Gestione delle relazioni con i clienti (CRM)
Sistemi POS traccia ogni acquisto fino ai dettagli, che aiuta immensamente negli sforzi di marketing della vostra piccola impresa. Il monitoraggio delle informazioni di contatto dei clienti, degli acquisti, dei totali, dei metodi di pagamento e dei resi non è solo utile nelle vendite complessive, ma anche nelle campagne di marketing mirate.
Quando sai chi acquista cosa, chi frequenta di più il tuo negozio e chi sono i grandi spendaccioni, i tuoi sforzi di marketing possono avere molto più successo.
Strumenti di marketing
Le campagne di email marketing sono uno degli strumenti di marketing più popolari all’interno dei sistemi POS, in quanto creano e gestiscono la tua lista di contatti e-mail per te.
Quando sei pronto per inviare e-mail di marketing con promozioni, puoi utilizzare le cronologie degli ordini dei tuoi clienti per indirizzare quelli più propensi a rispondere. Con i sistemi POS, legare la cronologia degli ordini alle campagne e-mail ti aiuta a creare campagne molto più efficaci. Alcuni offrono anche soluzioni per la vendita su piattaforme di social media come Facebook e Instagram, oltre a programmi di fidelizzazione e referral integrati.
Gestione dipendenti e team
I sistemi POS offrono anche una varietà di strumenti di gestione dei dipendenti, con funzionalità per il monitoraggio del tempo, la pianificazione, le commissioni, i programmi di ricompensa interni, le autorizzazioni e altro ancora.
Alcuni consentono anche di accedere o integrare la gestione completa del libro paga in modo che il monitoraggio del tempo e gli strumenti del libro paga siano in un unico sistema automatizzato. Alcuni sistemi offrono questa funzionalità direttamente, mentre altri offrono questa soluzione tramite integrazioni di terze parti.
Reporting e analisi
I sistemi POS tracciano ogni vendita in dettaglio: anche i report più basilari possono dirti quali articoli sono i più venduti e i motori lenti, portando a decisioni di acquisto più informate.
Il monitoraggio delle vendite ti aiuta anche a individuare e prevedere i rialzi stagionali in determinate categorie o vendite complessive in modo da poter pianificare il tuo inventario e il personale per soddisfare i tuoi cicli di lavoro. Nel complesso, i sistemi POS rendono facile rimanere al passo con l’analisi dei dati al dettaglio.
Vendite multicanale centralizzate
Un sistema POS che offre vendite multicanale può collegare le attività di vendita in negozio e online in un unico comodo sistema centralizzato.
Molti sistemi POS si integrano con molte piattaforme di vendita online per sincronizzare le vendite, i pagamenti, i clienti e persino i conteggi delle scorte tra il sistema in-store e i canali di vendita online.
Vantaggi dei sistemi POS
I sistemi POS sono progettati per risparmiare tempo e aumentare la produttività.
- Risparmio di tempo: che tu sia il proprietario o l’associato, i sistemi POS aiutano a risparmiare tempo quando si tratta di attività manageriali e del processo di checkout.
- Offre approfondimenti: i sistemi POS forniscono una vasta gamma di dati sui tuoi clienti, che ti aiutano a prendere decisioni migliori per quanto riguarda l’inventario, il marketing, gli obiettivi e i processi.
- Scale con il vostro business: In genere, software POS sarà sempre venire con aggiornamenti tempestivi che consentono di rimanere davanti alla curva come la tecnologia inevitabilmente si evolve.
- Automatizza le cose meno divertenti: Dalla gestione dell’inventario alla pianificazione dei dipendenti, i sistemi POS gestiscono questo lavoro per te in modo da poterti concentrare sulle cose da fare più importanti.
- Aumenta la precisione: quando non devi inserire manualmente prezzi e articoli, lo spazio per gli errori diventa più piccolo.
- Offre opzioni di pagamento flessibili: poiché la maggior parte dei sistemi POS viene fornita con aggiornamenti regolari, la tua piccola azienda può offrire i metodi di pagamento più recenti e più grandi. Uno studio della Federal Reserve mostra il costante declino dei pagamenti in contanti e assegni insieme a un aumento dei pagamenti di debito, credito e pagamenti elettronici.
Per uno sguardo più da vicino, controlla i nostri vantaggi principali dell’utilizzo di un sistema POS.
POS Hardware
Per le piccole imprese di mattoni e malta, avrete bisogno di hardware che si collega con il sistema POS. La buona notizia: La più semplice delle piccole imprese solo bisogno di un dispositivo collegato (desktop o tablet, per esempio) e lettore di carte di credito.
Ecco alcuni tipi di hardware da considerare, ma tieni presente che ciò di cui hai bisogno dipende principalmente dal tipo e dalle dimensioni della tua attività:
Register
La maggior parte dei registri sono ora sotto forma di un computer desktop (con monitor), ma molte aziende utilizzano ancora semplici registratori di cassa. Registratori di cassa sono in genere a portata di mano per coloro che hanno bisogno solo il minimo indispensabile, come già venire con cassetti e nessun altro campane o fischietti sono necessari.
Dispositivo collegato
Un dispositivo come un tablet o uno smartphone può facilmente prendere il posto di un computer desktop. Le compresse possono anche essere utilizzate con un supporto per facilità d’uso.
Cassetto contanti
I cassetti contanti non sono solo uno spazio sicuro per contanti, ma possono essere un ottimo posto per organizzare e conservare le ricevute di pagamento con carta.
Stampante per ricevute
In questi giorni, le ricevute possono essere inviate via email, stampate o nessuna delle due. Le stampanti per ricevute ti offrono la possibilità di fornire opzioni preferite per i tuoi clienti e ti aiutano anche ad avere risorse per il monitoraggio e la gestione delle vendite.
Scanner di codici a barre
Gli scanner di codici a barre non solo aiutano a semplificare il processo di checkout, ma possono anche fornire alle piccole imprese la possibilità di gestire e tenere traccia dei prezzi, dei livelli delle scorte e altro ancora.
Scopri di più su monitor touch-screen, lettori di schede e accessori con la nostra guida all’hardware POS.
Costi del sistema POS
Avere la capacità di semplificare le transazioni sia per te che per il tuo cliente non deve avere un prezzo pesante. Ecco dove capire la differenza tra i sistemi POS server e cloud entra in gioco.
I sistemi POS server sono archiviati localmente e in genere costano più dei sistemi cloud a causa dei costi di installazione e licenza. Alcuni possono anche includere costi di manutenzione e mensili, oltre ai costi hardware.
I sistemi POS cloud hanno costi di installazione inferiori, ma i canoni mensili possono essere un po ‘ più alti dei sistemi POS server. Tuttavia, ci sono opzioni convenienti (e anche gratuite), come Square, ad esempio, che sono ancora dotate di flessibilità, sicurezza e facilità d’uso.
Il modo per determinare quanto si dovrebbe pagare per un sistema POS si trova in ciò che la vostra piccola impresa ha bisogno di prosperare. Qui ci sono alcune domande da porsi al momento di decidere il vostro budget:
- Questo software soddisfa le mie esigenze?
- È facile da usare?
- Mi fa risparmiare tempo?
- Devo affittare, acquistare o finanziare il mio hardware?
- Il software e l’hardware saranno scalabili con la mia attività?
- Ho preso in considerazione le spese di elaborazione della carta di credito?
- Devo pagare mensilmente o annualmente?
Come scegliere un sistema POS
Per prima cosa: considera sempre le esigenze della tua piccola impresa, sia ora che in futuro. Qualsiasi sistema POS che scegli sarà solo buono come le funzionalità di cui la tua azienda ha bisogno per prosperare.
Ecco le prime 10 cose da considerare quando si sceglie un sistema POS:
Prezzo
Guarda sempre i costi, che si tratti di spese mensili, di installazione o di elaborazione dei pagamenti.
Il prossimo in linea è il costo dell’hardware che potrebbe essere necessario. I migliori sistemi POS offrono finanziamenti senza interessi o piani di pagamento rateale su hardware e hanno più piani tariffari software in modo da poter iniziare con un’opzione conveniente e aggiornare come il vostro business cresce.
Facilità d’uso
I sistemi POS devono essere facili da usare e richiedono poca formazione per il personale. Alcuni dei migliori sistemi hanno video didattici, forum della comunità e demo o modalità di formazione in modo che i nuovi dipendenti possano sentirsi a proprio agio con il sistema.
Elaborazione dei pagamenti
Scegli un sistema POS che include l’elaborazione dei pagamenti integrata o l’integrazione con i più diffusi processori di pagamento.
Hardware
Alcuni sistemi funzionano su hardware generico come iPad o tablet Android, mentre altri funzionano su sistemi hardware proprietari. L’hardware POS proprietario può essere più durevole; tuttavia, non può essere riproposto se si cambiano i sistemi lungo la linea.
Strumenti di inventario
Tutti i sistemi POS hanno un certo tipo di monitoraggio dell’inventario, ma i migliori offrono livelli di stock in tempo reale con avvisi automatici, gestione degli ordini di acquisto e strumenti di previsione.
Reporting e analisi
Un buon sistema POS offre informazioni dettagliate su vendite, inventario, clienti e dati dei dipendenti. Un ottimo sistema POS fornisce anche dati grezzi, include una dashboard di reportistica automatica, offre suggerimenti su come leggere e agire sui report e offre opzioni per l’esportazione dei report.
Scalabilità
Il miglior sistema POS cresce con la tua azienda. Ad esempio, se hai un negozio al dettaglio ma prevedi di vendere online in futuro, assicurati che il tuo sistema POS abbia una soluzione di e-commerce integrata in modo da poter gestire tutto il tuo inventario e i dati dei clienti in un unico posto.
Hai intenzione di aprire altri negozi? Il tuo sistema POS dovrebbe essere in grado di gestire più posizioni centralmente.
Integrazioni
Se ti affidi ad altri software per l’e-commerce, la contabilità o il libro paga, scegli un sistema POS che si integri con tali prodotti. Nota: Molti sistemi POS offrono anche queste funzionalità, quindi è possibile trovare un software che faccia tutto.
Assistenza clienti
Assicurati che il tuo sistema POS offra supporto telefonico in tempo reale durante il tuo normale orario di lavoro in modo da poter sempre ottenere aiuto immediatamente in caso di problemi.
Recensioni degli utenti
Leggere sempre le recensioni degli utenti prima di prendere una decisione definitiva. E, se possibile, parlare con gli imprenditori nella vostra zona per ottenere il loro conto in prima persona.
Suggerimento: Se sei un business stabilito cercando di passare a un sistema POS da un registratore di cassa, è possibile che sarà necessario passare processori di pagamento. Tuttavia, molti sistemi sono disposti a negoziare tassi di elaborazione per le imprese su un certo volume. Quando si testano sistemi diversi, chiedere se possono corrispondere o battere i tassi attuali.
Che aspetto ha il futuro dei sistemi POS?
Negli ultimi anni, c’è stato un grande cambiamento nel modo in cui i sistemi POS non solo hanno evoluto il processo di checkout, ma possono semplificare le attività aziendali dietro le quinte.
Ma uno dei nostri più grandi take away per il prossimo anno è flessibile opportunità di adempimento. Secondo il rapporto 2021 POS & Customer Engagement di Retail Consulting Partner, più della metà dei rivenditori sta dando priorità alle opzioni di consegna e ritiro, notando che questo è fondamentale per i negozi di mattoni e malta da implementare per ridurre gli impatti sui ricavi in corso da COVID—19 e altri eventi non pianificati.
Ecco alcuni modi in cui continueremo a vedere i sistemi POS plasmare il futuro per le piccole imprese:
- Maggiore flessibilità per le opzioni di pagamento mobile
- un Maggiore accesso ai dati di vendita tramite la tecnologia cloud
- Più personalizzata di soluzioni di marketing
- Dati e analisi che portano a ulteriori decisioni di acquisto informate
- All-in-one di soluzioni di connessione in persona, on-line, e i social media di vendita
- Semplificato opzioni hardware
Bottom Line
sistemi POS, sono un must per le piccole imprese, in quanto aiutano ad ottimizzare gli acquisti, collegare i dati di vendita per le attività di marketing, fornire la flessibilità per i clienti, gestire il prodotto inventario, e fornire strumenti per aiutare a gestire il personale.
Ora che sai cosa considerare e come funziona un sistema POS, tieni a mente questi tre suggerimenti:
- Chiedi sempre una demo
- Prova più sistemi POS
- Parla con altri proprietari di piccole imprese
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- Cerchi un POS per il tuo ristorante? Ci sono alcune considerazioni speciali per la scelta di un POS ristorante.
- Confronta registratori di cassa e sistemi POS per capire perché la maggior parte delle aziende sceglie un POS.