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Carta, carta, carta! Sono così vicino a ottenere il resto dei miei file digitalizzati con l’aiuto del pratico scanner dandy NeatDesk che Neat Company mi ha mandato a rivedere, ma prima di farlo, ho pensato che dovremmo rivedere l’organizzazione dei tuoi file cartacei perché non c’è niente di sbagliato nel mantenere copie cartacee delle cose!basta che tu possa trovare quello che ti serve quando ne hai bisogno!

Nella mia vita precedente, i file system erano in realtà la mia passione organizzativa (tutti quelli che stanno organizzando drogati come me stanno annuendo, apprezzando che ho una passione per questo, e il resto di voi sta scuotendo la testa chiedendosi se sono nuts…am Ho ragione?).

Mi rendo conto che è una specie di cosa banale da appassionare, ma amo la sensazione di prendere pile di carta non organizzata e creare un file system carino e facile da usare. Ad esempio, se sei uno studente laureato che ha ordinato servizi di scrittura di tesi personalizzati, devi essere organizzato con tutta la tua ricerca di tesi e documenti per risparmiare denaro! In effetti, molti si rendono conto di quanto sia importante organizzare i tuoi documenti. Ho fatto un po ‘ di consulenza per le imprese e gli individui per aiutarli a creare file system per soddisfare le loro esigenze, e non c’è niente di meglio che guardare i file finiti e vedere che cosa una differenza enorme organizzarsi ha fatto!

Naturalmente, essere in grado di accedere rapidamente e trovare documenti importanti da soli non è l’unico motivo per organizzarsi. Anche se non è il motivo più glamour per organizzarsi, è importante considerare quanto facilmente qualcun altro potrebbe essere in grado di dare un senso a tutti i tuoi file se dovessi morire. Avere file organizzati rende questo compito straziante solo un po ‘ più facile, eliminando la frustrazione di non essere in grado di trovare ciò di cui hanno bisogno.

Pensando alle tue esigenze

Prima di iniziare a parlare di quelli che credo siano gli ingredienti chiave per un file system che funziona, iniziamo con alcune domande di base:

Cosa c’è nei tuoi file?

• I tuoi record sono per lo più documenti a lungo termine come informazioni sui mutui, documenti di assicurazione auto,contratti di affitto, ecc.

• Hai documenti d’affari da archiviare? Record Homeschooling? Altre categorie di documenti?

• Quali record stai attualmente salvando che forse non è necessario? Potresti passare a estratti conto elettronici per uno qualsiasi dei tuoi conti?

Mantenere la privacy e la sicurezza in mente

• Avete documenti importanti come certificati di nascita che dovrebbero essere conservati in una scatola a prova di fuoco?

• I tuoi documenti devono essere rinchiusi per tenere lontani gli occhi curiosi?

• Chi ha bisogno di accedere ai tuoi file? Hai bisogno di aree separate a cui possano accedere persone diverse?

Considerando i vincoli di spazio

• Quanto spazio hai per i tuoi file?

• Il tuo schedario è pieno?

• Puoi estrarre i record degli anni passati e conservarli da qualche altra parte invece di tenerli nella tua area file principale?

• Sarebbe la scansione del vostro lavoro di ufficio e tenerlo sul computer piuttosto che in copia cartacea vale la pena il vostro tempo e fatica?

• A quali record tendi a fare riferimento più spesso che devi mantenere facilmente accessibile?

Pensare a queste domande prima di iniziare a organizzare i file ti aiuterà a creare un sistema che funzioni rendendo i tuoi record facili da trovare e accedere.

Utilizzo di una posta in arrivo & Posta in uscita

Mentre i record disorganizzati sono un’enorme fonte di disordine della carta, la carta in arrivo che deve essere ordinata e la carta che è in attesa di agire è di solito un colpevole più grande. La creazione di un file system è importante, ma così è avere un sistema per la carta come viene nella vostra casa, altrimenti, il file system non farà nulla di buono.

Ecco alcune strategie per la gestione dei documenti in entrata:

• Ordina immediatamente. Piuttosto che accumulare posta, documenti scolastici, ecc. sul bancone o sulla scrivania per affrontare più tardi, ordinarli minuto si cammina nella porta. A volte riesco anche a ordinare in macchina dal momento che la nostra casella di posta è mezzo miglio lungo la strada da casa nostra! Immediatamente gettare spazzatura, buste, e riempitivi nel cestino, e creare caselle di posta per i documenti che sono pronti per essere archiviati e quelli che hanno bisogno di azione.

• Se puoi, prenditi cura di esso subito. Se un documento di autorizzazione ha bisogno di una firma, firmalo subito e attaccalo nello zaino per tornare a scuola. Se qualcosa ha bisogno di un timbro per tornare nella cassetta postale, prenditi un minuto per prepararlo piuttosto che metterlo da parte per dopo. Il tocco una volta regola funziona per mantenere la vostra casa organizzata, e funziona per ridurre la quantità di disordine di carta che avete a che fare con troppo!

• Unsubscribe, unsubscribe, unsubscribe. Questa regola non si applica solo alla posta elettronica; funziona anche per il disordine della carta! Anche se ci vuole più tempo, fare uno sforzo per annullare l’iscrizione a cataloghi e newsletter e di iscriversi a liste do-not-mail. Joshua ha condiviso un sacco di grandi strategie qui per ridurre la quantità di posta che si ottiene.

Cosa Tenere & Cosa Regalare

Prima di guardare a diversi metodi per organizzare i vostri archivi e documenti, un altro problema che diventa un ostacolo per molte persone è sapere che i record devono essere mantenute e che può essere gettato via.

La mia sensazione generale è che non abbiamo bisogno di mantenere quasi quanto pensiamo di fare. A casa mia, non teniamo più le nostre bollette mensili, i nostri stub di pagamento settimanali o anche i nostri estratti conto mensili della carta di credito. Sì, è assolutamente fondamentale verificare che le informazioni su ciascuno di essi siano corrette prima di tagliuzzarle e gettarle via, ma non c’è davvero alcun motivo per cui è necessario mantenerle dopo, specialmente quando è possibile accedere a così tanto online.

Naturalmente, ci sono alcune cose che dovresti tenere, come contratti di prestito, registri permanenti (come certificati di nascita, carte di sicurezza sociale, ecc.), polizze assicurative, documenti fiscali, e così via.

Dai un’occhiata a questo fantastico articolo per linee guida più dettagliate su quali record possono essere gettati via.

Creazione di un file System

Ora, passiamo attraverso i passaggi per creare effettivamente un file system che funzioni.

1. Creare una struttura di base

Prima ancora di toccare i file, iniziare con la creazione di una struttura di base di ciò che i record che avete e come si desidera che siano organizzati.

Ad esempio, ho record aziendali, record domestici e record di Homeschooling. Questi tre elementi saranno i livelli superiori del mio profilo, ma ho bisogno di passare al livello successivo e creare categorie nidificate pure:

I. Registrazioni delle famiglie

A. Registrazioni fiscali
B. Registrazioni dei veicoli
C. Documenti assicurativi
D. Cartelle cliniche

(Questo è uno dei motivi per cui è importante pensare attraverso ciò che è necessario mantenere e come si vuole organizzato prima di arrivare a questo passaggio, anche se probabilmente modificare il contorno, come si va pure!)

2. Creare sottocategorie dettagliate

Una volta che avete il vostro schema di base in atto, è il momento di pensare attraverso come idealmente desidera quei record organizzati per renderli facili da trovare e utilizzare. Ad esempio, in Cartelle cliniche, voglio separare i record di ogni membro della famiglia in modo che non debba ordinarli per trovare quello che sto cercando. Posso quindi archiviare nuovi record nella parte anteriore del file in modo che siano in ordine di data (dal più recente al più vecchio) ogni volta che ne ho bisogno.

Il mio contorno ora assomiglia a questo:

I. Registrazioni delle famiglie

A. Registrazioni fiscali

1. 2009
2. 2008
3. 2007
4. 2006

B. Registrazioni del veicolo

1. Manutenzione e garanzie
2. Titolo, registrazione e tag

C. Documenti assicurativi

1. Assicurazione auto
2. Politiche annullate
3. Assicurazione sulla salute
4. Assicurazione casa
5. Assicurazione sulla vita

D. Cartelle cliniche

1. Record di bambina #1
2. Record di bambina #2
3. Record di bambina #3
4. Record di bambina #4
5. Record di Mandi
6. I registri di Sean

3. Inizia a creare file per ogni categoria

Ora, ecco dove i miei file system differiscono da molti altri. Non uso mai le cartelle di file per i miei file. Mai. Invece, preferisco usare i file appesi per tutti i miei file.

La ragione per cui lo faccio è semplice: avere le schede di file appese tutte allineate e/o codificate a colori rende un file system molto, molto più facile per gli occhi e molto, molto più facile da usare. Personalmente penso che le cartelle di file interne siano uno spreco di denaro, spazio e risorse a meno che tu non le stia usando per lapbooking!

Invece, scaglio e/o codice colore le schede per definire le categorie e le sottocategorie, quindi le alfabetizzo all’interno di ciascuna categoria per una rapida consultazione.

Ad esempio, usando il mio schema dall’alto, inizierei creando schede per tutti i record fiscali e allineandoli a sinistra dei miei file appesi. Piuttosto che utilizzare un file appeso con quattro cartelle di file al suo interno, preferisco creare quattro file appesi separati etichettati 2008, 2009, 2010 e 2011.

Successivamente, passerei ai record del veicolo. Per questa categoria, creerei due schede:” Record di manutenzione “e”Titolo, registrazione e tag”. Invece di allineare queste schede all’estrema sinistra dei miei file appesi, inizierei alcuni slot in modo che fossero sfalsati dietro gli altri.

Stampa sempre una copia del mio contorno e la conservo nella parte anteriore del file cabinet in una protezione per fogli, ma se sei preoccupato di non avere la categoria master definita per ogni raggruppamento, puoi semplicemente aggiungerla alla scheda. Ad esempio,” Yukon – Record di manutenzione”,”Yukon – Titolo, registrazione e tag”.

4. Usa la codifica a colori per diverse categorie principali

Ho anche usato le schede colorate oltre a scaglionare le schede per differenziare le categorie. Tuttavia, se si dispone di diverse categorie principali – come la casa, Affari, e Homeschooling – che si desidera mantenere in un unico armadio, vorrei riservare la codifica a colori per questo scopo. È possibile acquistare le schede colorate o semplicemente stampare le etichette su carta colorata in modo da vedere chiaramente quale sezione è stata dedicata a quale categoria.

5. File Documenti

Una volta creati i file, iniziare a trasferire i vecchi file nel nuovo sistema e ordinare i documenti non archiviati. È probabile che si dovrà aggiungere sottocategorie lungo la strada, e si può guardare indietro e rendersi conto che si potrebbe avere combinato alcune delle vostre sottocategorie, dopo tutto, ma va bene così. La chiave per un file system che funziona è essere disposti a modificare se necessario. Questo è in realtà uno dei motivi per cui ho smesso di stampare le mie schede sulla stampante e ho scelto di scrivere a mano o utilizzare invece l’etichettatrice. So che sono più propensi a crearne uno nuovo quando necessario se è facile da fare!

Anche in questo giorno ed età di e-mail, bill pay online, e blog, disordine di carta travolge un sacco di famiglie, ma prendendo tempo per creare un file system che funziona e le abitudini che riducono al minimo il disordine paga davvero come non è più ordinare attraverso pile di carte per trovare quello che ti serve!

Come organizzi i tuoi file cartacei?