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L’audit di approvvigionamento è una fase del ciclo di gestione degli appalti e una parte essenziale del processo di acquisto. Quando un’azienda si procura le risorse di cui ha bisogno per completare il suo lavoro e funzionare senza intoppi, gestire la spesa fino alla fine è obbligatorio per evitare spese eccessive e costruire relazioni affidabili con i fornitori per progetti futuri.

La gestione degli appalti copre vari processi, uno dei quali è l’audit. Gli altri includono:

• ordini di Acquisto e delle richieste
• Sollecitazione da fornitori
• trattative Contrattuali
• la gestione dei Fornitori
• l’Ordine e la fattura approvazioni
• mantenere Record

Il controllo specificamente giudizi tuo appalti e fornitori di analizzare la precisione, l’efficienza e la legittimità del complesso degli appalti sforzo. I record prodotti aiuteranno a modellare anche i futuri processi di approvvigionamento.

La spesa può avvenire in qualsiasi forma. Costi diretti come gli stipendi del personale e l’assicurazione, nonché i costi di produzione associati alle materie prime nella produzione. Anche i costi indiretti, come i servizi professionali e le spese di viaggio, sono una considerazione. Come si fa a consentire un’adeguata visibilità delle proprie attività di spesa e a verificarle per raggiungere la competitività del mercato?

Perché è necessario concentrarsi sulle procedure di audit

Il reparto acquisti ha molto a disposizione quando si tratta di gestire e applicare le pratiche di approvvigionamento. Il processo di audit aiuterà con molteplici aspetti del lavoro.

• Prestazioni di spesa: l’auditing ti consente di fare un passo indietro e guardare dove stanno andando i tuoi soldi. Trovare nuovi modi per abbattere le barriere, negoziare contratti con fornitori più forti, trovare fornitori di qualità superiore e ottimizzare la spesa in generale, tutti contribuiscono a una migliore redditività.
• Ottimizzazione del flusso di lavoro: quando si ha la possibilità di rivedere i processi di acquisto, è possibile identificare facilmente pratiche aziendali ridondanti o obsolete che rallentano il ciclo di acquisto. Ad esempio, potresti ordinare prodotti simili da più fornitori o fornitori quando potresti compilarli insieme in un ordine di massa.
• Visibilità della supply chain: per le procedure di approvvigionamento diretto, una revisione strutturata della spesa valuta formalmente l’ecosistema della supply chain e previene gli errori amministrativi. I fornitori stessi saranno più motivati a valutare le proprie pratiche quando vedranno che apprezzi la conformità alle politiche.
• Legittimità: un audit rileva e protegge dalle fatture fraudolente. Con così tanti acquisti effettuati ogni giorno, può essere facile per la spesa canaglia penetrare attraverso le fessure. I sistemi di fatturazione sono, ad esempio, la forma più comune di frode per le piccole imprese.
• Gestione del rischio: su una nota simile, la spesa canaglia spesso porta a frodi e infrazioni di conformità. Gli audit formali indicano la giusta direzione quando si tratta di intraprendere azioni correttive contro le violazioni degli standard del settore e delle politiche legali.
• Audit trail: Eseguire i propri audit interni è certamente un passo nella giusta direzione, ma occasionalmente è necessario anche un audit esterno, da un’altra azienda o da un’agenzia governativa. In entrambi i casi, si avrà già una pista di controllo in atto.

Non aspettarti che tutti i vantaggi di un audit arrivino durante la notte. I record di controllo consentono di apportare miglioramenti incrementali riducendo i costi non necessari e semplificando i contratti senza influire sulla qualità del lavoro.

Il processo di implementazione degli audit di approvvigionamento

Identifica le aree problematiche nelle tue pratiche di approvvigionamento e i tuoi risultati favoriranno controlli interni più robusti e ti aiuteranno a identificare le risorse necessarie per le operazioni interne. Di seguito sono riportati alcuni passi fondamentali verso un audit di approvvigionamento di impatto.

Parlare con la gestione superiore

Se si lavora in acquisti, appalti, o anche la gestione del progetto, ottenere supervisori a bordo con i vostri piani dovrebbe essere una priorità. Raccogliere qualsiasi input da parte dei gestori in modo da poter fare i preparativi e sapere dove concentrare i vostri sforzi.

Questa è un’opportunità per evidenziare qualsiasi area di preoccupazione. Alcuni fornitori non ti danno i risultati di cui hai bisogno? Allora si consiglia di iniziare lì prima. Allo stesso modo, qualsiasi particolare processo o politiche che richiedono il riconoscimento dovrebbe essere portato con la direzione superiore.

Prendi anche gli Stakeholder coinvolti

Oltre all’amministrazione, gli stakeholder dell’organizzazione sono quelli che danno le approvazioni e fanno gli acquisti. Queste persone spesso non sono disposte a rinunciare al controllo sulle loro risorse, quindi è importante far loro capire anche le tue intenzioni. Dimostrare che gli audit contribuiscono a una migliore integrità nel processo di appalto.

Sfrutta anche il feedback che ricevi da loro. Alcune parti interessate nel processo di gestione degli appalti potrebbero far emergere punti critici o modifiche specifiche che desiderano attuare. Forse l’adozione di contratti diversi sono in ordine, o un particolare processo o politica richiedono considerazione.

Sfoglia i moduli di acquisto

Un ordine di acquisto è il documento che la tua azienda invia al fornitore per un nuovo acquisto. Guardare attraverso i vostri ordini di acquisto in primo luogo e assicurarsi che essi sono compilati completamente e con precisione. I campi specifici da esaminare sono:

• PO numero di articoli ordinati
• Informazioni sul fornitore
• Accuratezza delle descrizioni e dei prezzi dei prodotti
• Firme autorizzate

Ricorda che qualsiasi fattura o ricevuta finale devi riflettere nell’ordine di acquisto originale. AP dovrebbe essere in grado di fare qualche controllo incrociato in modo che tutto sia contabilizzato.

Una revisione strutturata degli ordini di acquisto è anche un’opportunità per confrontare le spese del tuo inventario con altri reparti analoghi nel tuo settore. Utilizzare medie locali o nazionali per vedere come si accumulano con altre aziende e concorrenti.

Infine, tieni presente che quando la gestione degli acquisti valuta formalmente gli ordini di acquisto, l’enorme volume di transazioni effettuate può rendere difficile il processo. Se stai lavorando manualmente, prendi campioni casuali dall’elenco degli ordini di ciascun fornitore per ricontrollare.

Passare attraverso ogni fornitore sulla vostra lista

Fornitore o fornitore selezione è un’altra grande responsabilità del reparto acquisti. Oltre a trovare modi per effettuare ordini all’ingrosso in più reparti, verificare con ogni contratto per vedere se si adatta agli standard della vostra azienda. Mettere da parte tutte le organizzazioni si acquista da se non soddisfano le vostre aspettative.

Le variabili da tenere in considerazione includono quanto segue:

• sconti, abbuoni, e altri modi per risparmiare denaro
• Credito programmi
• le pratiche di Consegna
• la Precisione e la chiarezza del linguaggio nel contratto
• Qualità dei servizi forniti
• Reputazione del fornitore nel mercato
• Paragoni con altre organizzazioni che offrono beni e servizi simili

Chi lo sa? Un audit di approvvigionamento potrebbe scoprire sconti nascosti e modi per salvare che la gestione del progetto potrebbe aver perso a prima vista.

Rivedere le politiche aziendali

Il lavoro come auditor non termina con i fornitori. Determinerà anche le procedure all’interno dell’organizzazione in materia di appalti, come la firma di documenti o l’approvazione di contratti. Ogni passaggio eseguito dai dipendenti deve essere esaminato e registrato per assicurarsi che tutto sia completato secondo le specifiche della gestione degli appalti.

Ottieni feedback anche dal tuo staff. I nuovi protocolli derivanti dagli audit degli appalti sono troppo onerosi da fare? Dovrebbero essere modificati per adattarsi meglio al flusso di lavoro complessivo dell’azienda?

Crea un rapporto finale

Rivedi i tuoi risultati compilando un rapporto finale e discutilo con la gestione del progetto. Se alcuni dati suggeriscono contratti inefficienti, potenziali frodi o mancanza di conformità, fare un record di esso e discutere i modi per risolvere i problemi.

Il report deve contenere informazioni utili per incoraggiare azioni correttive, potenziate dai dati di approvvigionamento raccolti durante il processo. Un processo di approvvigionamento migliore catalizza la capacità di un’azienda di semplificare le operazioni di approvvigionamento, ricevere risorse in modo più coerente e rivedere le prestazioni del contratto.

The Procurement Audit Checklist

Ci sono molti processi, documenti, feedback, e contratti di appalto per tenere traccia di tutta la gestione del progetto. Per aiutarti a rimanere in cima a tutto e misurare i tuoi progressi, la seguente lista di controllo copre la maggior parte delle responsabilità degli audit degli appalti.

• Preparazione: La spesa indiretta è particolarmente difficile da gestire per la gestione del progetto, in quanto non è esattamente incastonata nella pietra dove vengono effettuati nuovi acquisti. Inizia organizzando tutti i tuoi acquisti, compresi quelli con termini contrattuali vaghi, sconti mancati, discrepanze di prezzo e altri potenziali problemi.
• Ordini di acquisto: ad esempio, la tua organizzazione utilizza la corrispondenza a tre vie? Ci sono protezioni contro le frodi? E le autorizzazioni corrette sono abilitate durante il processo di approvazione? Dovresti essere consapevole di cosa sta succedendo durante tutto il processo, dal fare l’ordine alla ricezione.
• Selezione dei fornitori: analizza le prestazioni di ciascun contratto e come si confronta con il resto del tuo portafoglio. Ognuno è all’altezza dei tuoi standard e conforme alle tue politiche? Qual è il processo per l’onboarding di un nuovo fornitore quando è necessario?
• Pagamenti: l’elaborazione delle fatture deve essere accurata, completa e tempestiva. Tieni d’occhio le transazioni fraudolente come sempre. Abbinamento a tre vie potrebbe svolgere un ruolo anche qui.
• Segnalazione dei risultati: determinare le azioni correttive necessarie per risolvere i problemi sollevati dall’audit di approvvigionamento. Cosa possiamo fare per ridurre i rischi, aumentare l’efficienza e garantire la conformità per un processo di gestione del progetto in futuro?

Crea la tua lista di controllo in base alle tue esigenze e circostanze. Ogni azienda è diversa quando si tratta di procurarsi i propri beni e servizi, quindi perché non rendere la vostra soluzione su misura?

Best practice per l’audit degli appalti

Vuoi alcuni suggerimenti e tattiche extra prima di iniziare questa attività che trasformerà il modo in cui acquisisci tutto ciò di cui la tua azienda ha bisogno?

• Assumere un revisore interno dedicato per gestire questo compito: ottenere il reparto acquisti di audit stesso è sia inefficace e un potenziale conflitto di interessi. Dopo tutto, non vorrai che i dipendenti scrivano le proprie revisioni delle prestazioni, quindi consegni il lavoro a un team di controllo interno per creare una revisione completa, accurata e strutturata. Tale team deve comprendere le politiche e le esigenze attuali del progetto e dell’organizzazione nel suo complesso.
• Ricorda di creare una traccia cartacea per il controllo futuro: una volta che hai già raccolto tutti i dati di vendita, i record di inventario, i conti da pagare e altra documentazione relativa al processo di controllo, sai già esattamente come farlo di nuovo la prossima volta che un controllo è in ordine. Lavora sulla traccia cartacea la prima volta per rendere i cicli futuri molto più veloci.
• Pianifica di implementare procedure personalizzate in risposta ai tuoi risultati: una delle cose meno utili che il controllo degli appalti può fare è offrire consigli generici in risposta alle inefficienze riscontrate. Mira a creare soluzioni su misura che si applichino specificamente al tipo di organizzazioni per cui lavori.
• Iniziare a utilizzare uno strumento di approvvigionamento: L’automazione ci ha già aiutato in gran parte della nostra vita e il project management sarà lieto di sapere che ora esistono soluzioni moderne per rendere l’audit degli appalti più veloce e più semplice.

Mantenersi competitivi in un mercato in continua crescita significa adottare gli strumenti più recenti per il lavoro. Parliamo di più sugli strumenti software relativi al controllo interno nella prossima sezione.

Strumenti, software e automazione

Se ti sembra che gli audit siano una sfida da eseguire, sappi che affrontare l’attività è molto più semplice quando hai un sistema automatizzato per aiutarti. Ora esistono servizi online progettati per gestire attività come:

• Centralizzato di gestione dei record
• Cloud-based per la collaborazione
• Visibilità nel flusso di lavoro, per proteggere contro le frodi o di inadempienza
• Quick confronti di migliori fornitori
• prezzi in tempo Reale di analisi per il confronto offerte

Un appalto strumento può anche accelerare il controllo generale, inviando i documenti giusti alle persone giuste automaticamente, assicurando che non ci stakeholder è di sinistra disinformati. Inoltre, riduci notevolmente la possibilità di errori umani nell’immissione dei dati e nell’analisi. È chiaro che il futuro dell’auditing e del processo di approvvigionamento in generale si baserà sull’automazione del software e sui benefici di efficienza che fornisce inevitabilmente.