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Questo articolo è basato sul software legacy.

Uno dei vantaggi di Outlook è la possibilità di condividere i calendari con gli altri. I calendari possono essere condivisi per fornire l’accesso agli altri da visualizzare ma non apportare modifiche. L’accesso può essere fornito anche per gli altri a fissare appuntamenti sul calendario. L’accesso si basa sulle autorizzazioni stabilite con il personale del dipartimento appropriato.

Suggerimenti generali sull’etichetta

I seguenti suggerimenti sull’etichetta sono consigliati quando si pianifica un appuntamento sul calendario di qualcun altro. I singoli reparti possono anche avere linee guida per la creazione di appuntamenti sul calendario di qualcun altro.

• Imposta l’ora come provvisoria in modo che il proprietario del calendario possa dire a colpo d’occhio che il calendario è cambiato.

• Utilizzare la finestra di dialogo Appuntamento e includere una breve nota sull’appuntamento (come si farebbe in un messaggio telefonico). Includere le informazioni di contatto come parte di questa nota può essere appropriato se il proprietario del calendario deve contattare la persona prima della riunione.

• Firma la nota con le tue iniziali o il tuo nome.

Opzioni di condivisione

Outlook supporta tre metodi per la condivisione di calendari (e altre risorse di Outlook). Questi includono:

• la condivisione di un paio di utenti al di fuori del tuo reparto
• condivisione tra i membri della vostra dipartimento
• condivisione di un ampio gruppo di utenti al di fuori del proprio dipartimento

Pochi gli Utenti Esterni al Dipartimento

Se si condivide soltanto ad alcuni utenti al di fuori del reparto, il modo migliore per condividere il tuo Calendario sarebbe quello di stabilire le opportune autorizzazioni in calendario e quindi all’utente di utilizzare l’opzione “Open” Cartella di Altri Utenti di comando.

Per consentire ad altri di accedere al calendario tramite il comando Apri ” Altri utenti Cartella, è necessario concedere loro l’accesso al calendario.

Membri del tuo dipartimento

Quando condividi i calendari all’interno del tuo dipartimento puoi usare il comando Apri ” Cartella altri utenti; tuttavia, stabilire una cartella calendari condivisa nell’unità reparto S: sarebbe più facile per accedere ai Calendari. Le autorizzazioni possono ancora essere impostate per utente e non tutti i membri del dipartimento devono essere in grado di vedere il calendario.

Per istruzioni su come configurare e accedere al calendario condiviso, fare riferimento a Condivisione del calendario con i membri del dipartimento.

Ampio gruppo di utenti al di fuori del reparto

Se si condivide con più persone al di fuori del reparto, il modo più semplice per condividere il calendario sarebbe quello di utilizzare le cartelle pubbliche, soprattutto quando non si conoscono le persone specifiche che avranno bisogno di accedere. Come le altre opzioni, è possibile impostare le autorizzazioni per utente o per gruppi.

Per istruzioni su come configurare e accedere ai calendari pubblici, fare riferimento a Creazione di un calendario pubblico.

Appuntamenti e calendari condivisi

Quando si effettua un appuntamento sul calendario di qualcun altro, il processo è lo stesso di un appuntamento sul calendario. Si consiglia di utilizzare la finestra di dialogo Nuovo appuntamento per aggiungere una nota sull’appuntamento. Quando si effettua un appuntamento sul calendario, è possibile impostarlo come privato in modo che gli altri che visualizzano il calendario non possano visualizzare i dettagli dell’appuntamento. Per ulteriori istruzioni su come fissare appuntamenti, fare riferimento a Pianificazione appuntamenti.