6 Passi per costruire il tuo programma di audit interno
Perché un programma di audit interno è importante?
Il Manuale di esame CFPB è diventato la guida dominante per quelli nello spazio delle collezioni, e l’audit interno è un argomento che non può essere preso troppo alla leggera. Secondo il manuale, un efficace sistema di gestione della conformità dovrebbe avere quattro componenti di controllo interdipendenti:
- Consiglio di amministrazione e controllo di gestione
- programma di Conformità
- Risposta ai reclami dei consumatori
- Audit di Compliance
Quando queste quattro componenti di controllo sono forti e ben coordinato, un vigilato, dovrebbe riuscire a gestire la sua conformità, responsabilità e rischi.
Discutiamo il componente “controllo di conformità”. Da dove cominci esattamente con questo?
Si consiglia di iniziare con i seguenti sei componenti principali di un programma di audit interno:
Passaggio 1: Autorità stabilita
La persona incaricata di eseguire l’audit interno presso l’organizzazione deve disporre dell’autorità stabilita per farlo. Senza il necessario buy-in e il supporto del più alto livello di autorità, non avrai l’autorità o l’accesso alle informazioni necessarie per portare a termine il lavoro.
Passo 2: Indipendenza operativa
Questo pezzo si adatta mano nella mano con aver stabilito l’autorità. Semplicemente non puoi controllare il tuo lavoro senza un preciso conflitto di interessi. La parte di controllo non deve avere alcuna responsabilità operativa per raggiungere questo obiettivo. Questo può essere apparentemente difficile per le aziende più piccole da realizzare, tuttavia, i dipendenti cross-formazione in diversi reparti (come contabilità o HR) per controllare un altro reparto è completamente accettabile.
Passo 3: Politiche e procedure
Nessun audit può avere successo senza impostare politiche e procedure che dettano cosa e come eseguire l’audit. Le politiche e le procedure stabilite devono delineare l’intero processo. Fortunatamente, le politiche e le procedure che già avete in atto possono servire come un tipo di QA che è possibile utilizzare come base per il vostro audit. Stai facendo quello che le vostre politiche e le procedure dicono che stai facendo? Questi processi sono adeguati per mitigare i rischi?
Passo 4: Quadro dei controlli
Questo pezzo è importante per capire cosa esattamente stai cercando. Che cosa esattamente si dovrebbe essere auditing? Quanto spesso si dovrebbe essere auditing? L’utilizzo di un approccio basato sul rischio è fondamentale per capire dove si trovano i rischi e assicurarsi di avere i giusti controlli in atto per mitigare correttamente tali rischi. Il processo di audit cerca modi per migliorare costantemente i controlli che hai già in atto. Capire dove e come la tua azienda tratta con i consumatori, ciò di cui i consumatori si lamentano e tutte le leggi applicabili sono tutti componenti chiave per stabilire un quadro.
Fase 5: Struttura di reporting
A chi riferisce il dipartimento di audit interno o il personale? Comunicare in modo efficace i risultati dell’audit è fondamentale quanto l’audit stesso. La distribuzione della relazione di audit dovrebbe essere inizialmente diffusa alla Direzione esecutiva e al Chief Compliance Officer.
La segnalazione al personale appropriato all’interno dell’organizzazione è importante per garantire che vengano adottate misure correttive adeguate. Il formato della relazione stessa dovrebbe assumere un paio di forme diverse:
- Una versione executive summary di alto livello del report dovrebbe essere disponibile per coloro che si trovano all’esterno dell’organizzazione, come clienti e potenziali clienti.
- Una versione dettagliata del report dovrebbe essere disponibile per la distribuzione a tutti internamente.
Fase 6: Processo di correzione
Questa fase finale è una revisione dei test e delle lacune riscontrate durante il processo di audit. Le misure adottate per rimediare a eventuali lacune dovrebbero essere monitorate e documentate per dimostrare ciò che è stato fatto per garantire la mitigazione di eventuali rischi riscontrati.
Hai ancora domande sullo sviluppo del tuo programma di audit interno? Contattaci oggi e iniziamo a costruire il tuo programma di audit interno.