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I responsabili delle operazioni indossano molti cappelli per svolgere il loro lavoro ogni giorno. Il loro lavoro include regolarmente pianificazione, strategia, sviluppo, produzione e distribuzione. In genere lavorano in molti altri reparti per assicurarsi che beni e servizi siano creati e consegnati correttamente.

A causa di tutti questi ruoli, i responsabili delle operazioni devono anche esibire un’ampia varietà di competenze.

In primo luogo, dovrebbero essere orientati ai dettagli e analitici per migliorare i processi e i risultati. Ma devono anche avere le competenze delle persone e le capacità di leadership necessarie per ottenere i loro cambiamenti e suggerimenti implementati con successo. Non è tutto. In questi giorni, operations manager devono anche essere tech-savvy e disposti a imparare gli strumenti più recenti che possono aiutare ad analizzare i dati e migliorare le operazioni.

Nonostante le molte responsabilità che i responsabili delle operazioni devono gestire, ci sono ancora diverse best practice che si applicano. I seguenti suggerimenti possono aiutare i responsabili delle operazioni a concentrarsi su ciò che è veramente importante per il successo.

Assicurati di concentrarti sulle metriche operative giuste

I responsabili delle operazioni possono avere un’ampia varietà di obiettivi, dalla riduzione dei tempi e dei costi di produzione all’aumento del numero di beni prodotti. Ma nella maggior parte dei casi, in quasi tutte le aziende, i numeri che contano di più sono quelli che indicano se i clienti sono soddisfatti delle loro esperienze e acquisti.

Questi sono i numeri che guidano le vendite e tengono aperte le porte della tua azienda. Migliorare i processi di produzione o distribuzione è bello, ma se questi sforzi non si traducono in più vendite, potrebbero non essere così preziosi come pensavi.

Citato in questo articolo di Smartsheet, l’esperta di gestione delle operazioni Katharine Leonard suggerisce che i responsabili delle operazioni si concentrino sul cliente e sviluppino metriche attorno alle loro esigenze. Lei consiglia quanto segue:

” Progetta i tuoi processi pensando al cliente finale. Pensate a ciò che vedono come valore e ciò che sono disposti a pagare per, così come quanto velocemente si aspettano di ottenere risultati.”

Ci sono quasi un numero illimitato di fattori che puoi misurare nelle operazioni della tua azienda. La maggior parte di loro sono importanti in qualche modo. Ma concentrarsi sugli indicatori di prestazioni chiave sbagliati può danneggiare la tua attività distraendoti dal concentrarti sui problemi che contano davvero. I responsabili delle operazioni di successo saranno molto selettivi sulle metriche.

Utilizzare sempre i dati per identificare i problemi chiave

I responsabili delle operazioni hanno il compito di trovare e rimuovere gli ostacoli che frenano la produzione.

In termini di operazioni, questi problemi sono indicati come “colli di bottiglia”, definiti vagamente come “la risorsa che limita la produzione del processo ed è la risorsa con la capacità più piccola.”

Tuttavia, ci vuole molta analisi attenta per identificare il vero problema in un dato processo.

Molti responsabili delle operazioni presumono erroneamente che la fonte dei problemi maggiori sia il pezzo di equipaggiamento più grande o il componente con il lavoro più importante nel processo. Questo può portare a un sacco di energia sprecata e denaro.

Operations manager dovrebbe capire che il loro lavoro è tutto sui dati. Se non riesci a misurare qualcosa, non c’è modo di sapere se le cose stanno migliorando o meno. Misurare il successo in ogni fase del processo che stai cercando di risolvere è fondamentale.

È possibile misurare l’efficacia in molti modi, ad esempio il tempo necessario per completare un’attività, la durata di ciascun componente di un’attività, l’output di un’attività o la coerenza o l’efficienza di un’attività.

Gli autori del libro “Operations Management for Dummies” suggeriscono qui che qualsiasi metrica utilizzata per valutare le prestazioni dovrebbe essere “quantitativa, rilevante e abbastanza facile da ottenere.”

L’esperto Matt Wilhelmi osserva che concentrarsi sui numeri può essere particolarmente utile quando le cose vanno male.

Se qualcosa non funziona correttamente, ci saranno sempre emozioni come la delusione e la frustrazione che offuscano le reazioni. È un’idea migliore semplicemente concentrarsi nuovamente sui dati. “Quando puoi modificare un processo e misurarlo lungo la strada, rimuovi la soggettività e rimani obiettivo”, consiglia.

Investire nel rimanere aggiornati con le ultime tecnologie

La tecnologia digitale sta cambiando molto su come operano le imprese industriali.

Come abbiamo scritto nel nostro post Ciò che i produttori devono sapere su Industry 4.0, le aziende sono sempre più in grado di sfruttare macchine che comunicano tra loro in modalità wireless e condividono grandi quantità di dati sulle loro operazioni. Queste “macchine intelligenti” potrebbero persino essere in grado di utilizzare i dati per migliorare le proprie operazioni, o almeno rendere tutti i dati rilevanti disponibili agli operatori attraverso dashboard e report di facile accesso.

Anche se investire in nuove tecnologie può sembrare un lusso, in molti casi, potrebbe essere il fattore che mantiene il tuo business competitivo anche se altri rimangono indietro.

Nuovi software e hardware possono essere in grado di automatizzare così tanto che cambia completamente le procedure operative standard per il vostro settore. Questa nuova tecnologia può sicuramente dare start-up un vantaggio rispetto alle aziende più vecchie che sono più impostati nei loro modi e meno probabilità di investire in nuove tecnologie.

Ci sono molti modi in cui la tecnologia sta cambiando il posto di lavoro. Ad esempio, la tecnologia emergente dei droni potrebbe fare un’enorme differenza nell’inventario e nella distribuzione all’interno della tua struttura. In un altro esempio, molte fabbriche e aziende utilizzano software di gestione dei visitatori per controllare i visitatori e soddisfare i problemi di sicurezza, sicurezza e conformità normativa.

Con queste tecnologie in mente, è chiaro che i responsabili delle operazioni di successo saranno quelli che scelgono di rimanere in cima alle nuove tendenze e strumenti.

Concentrarsi sui processi prima dell’automazione

Gli strumenti e la tecnologia possono sicuramente svolgere un ruolo importante nel rendere le operazioni più efficienti. Tuttavia, vanno solo così lontano. E in alcuni casi, l’automazione può effettivamente peggiorare i problemi.

Questo perché se un processo è già fondamentalmente confuso o eccessivamente complicato, provare a utilizzare soluzioni software potrebbe effettivamente aggiungere ancora più passaggi al processo.

La soluzione migliore per un processo problematico è solitamente la semplificazione. L’automazione dovrebbe entrare in gioco solo una volta che hai fatto tutto il possibile per semplificare la procedura sottostante.

Una bandiera rossa da cercare sono i dipendenti che stanno solo passando attraverso i movimenti. Se non capiscono come ciò che stanno facendo si inserisce nel quadro più ampio, probabilmente ci sono molti miglioramenti che possono essere fatti senza investimenti in attrezzature o software fantasiosi.

The Key People Skill for Operations Manager

Analizzare le inefficienze e identificare i colli di bottiglia è solo il primo passo per migliorare le operazioni.

Il passo successivo è assicurarsi che il resto dello staff capisca come risolvere questi problemi o modificare il loro comportamento in modo che i miglioramenti possano essere apportati.

Identificare un problema non aiuta se non riesci a comunicare perché è importante e come risolverlo. # receptionistapp Click To Tweet

Prima di prendere qualsiasi decisione che cambierà le procedure, i responsabili delle operazioni dovrebbero avere un piano per come trasmetteranno i messaggi allo staff e come spiegheranno le modifiche.

Una buona comunicazione è essenziale. Coinvolgere tutti i dipendenti interessati nel processo il più presto possibile. Crea una cronologia ufficiale per la modifica da implementare e chiarisce cosa succede ad ogni passaggio.

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