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Sono attività perse, riunioni sfocate, e la mancanza di monitoraggio parte della vostra vita quotidiana? I risultati possono soffrire se il vostro lavoro non è adeguatamente priorità e organizzato. In ogni caso, il primo ordine del giorno dovrebbe essere quello di definire la portata di un progetto. Avete mai sentito parlare di questo concetto?

Non utilizzare un ambito significa essere completamente all’oscuro di cosa aspettarsi dai suoi compiti e totale incertezza sulle tue prestazioni. Non solo, ma rende anche l’intero processo molto più difficile di quanto deve essere.

Per evitare tutto ciò, devi sostenere l’idea di impiegare ambiti ben definiti per i tuoi progetti. Se tutti i giocatori giusti supportano questo movimento, l’intera azienda può godere dei benefici dei suoi risultati.

Qual è lo scopo di un progetto?

Lo scopo di un progetto si riferisce alla determinazione degli elementi più importanti che deve essere completato. Include dettagli come l’elenco dei risultati finali, gli obiettivi, i costi, il budget, i membri del personale e altri. L’obiettivo principale di un ambito è quello di servire come riferimento centrale per i compiti associati al progetto.

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Tutto può essere un progetto, come lo sviluppo di un’app, un video o anche un evento. Il tuo team può contribuire, condividere e accedere all’ambito di un progetto come parte di uno sforzo collaborativo per completarlo. Attraverso metodi di documentazione efficaci, puoi assicurarti che le persone giuste abbiano sempre familiarità con ogni fase del progetto, le sue richieste, esigenze e specifiche.

Per esempio, diciamo che si sta sviluppando un progetto incentrato sulla e-mail marketing. L’ambito includerebbe elementi come il pubblico che miri a raggiungere, quali metriche determineranno il tuo successo con i tuoi contenuti e i passaggi necessari per completarlo.

Ecco i vantaggi più importanti di lavorare con un ambito ben definito di un progetto:

• consente a tutti gli stakeholder di essere aggiornati sulle particolarità del tuo progetto, riducendo al minimo la possibilità di errori;
• offre un pratico quadro i manager possono utilizzare per assegnare i compiti al team di riferimento e i passaggi della tabella di marcia;
• mantiene voi e la vostra squadra incentrata su misure concrete e obiettivi, che impedisce il vostro progetto, dalla perdita della messa a fuoco e si trasforma in qualcosa di simile a ciò che era stato previsto;
• aiuta a migliorare il progetto si sviluppa;

Per un progetto di ambito per funzionare correttamente, si richiede una buona comunicazione tra i gestori e le loro squadre. È fondamentale che tutti comprendano i loro ruoli e come influenzano ogni fase dello sviluppo del progetto. Ciò può essere utile solo se l’ambito è adeguatamente pianificato.

Come definire l’ambito di un progetto?

Come hai appreso nella sezione precedente, scrivere la portata di un progetto è fondamentale per il suo successo. Richiede le azioni corrette durante le fasi di pianificazione ed esecuzione; altrimenti, rischierai le prestazioni e lo sviluppo del tuo progetto.

Ecco i 5 passaggi più importanti per definire l’ambito di un progetto nella tua azienda:

1. Identifica le esigenze del progetto

Di cosa ha bisogno il tuo progetto per essere completato? Assicurati di considerare ogni singola fase del processo, dall’inizio fino al supporto che potrebbe richiedere dopo il completamento.

Questo include informazioni sui professionisti necessari e le competenze necessarie per sviluppare il progetto. Puoi specificare le posizioni, i reparti e le divisioni della tua azienda se rende le cose più facili da visualizzare. Questo è anche dove è necessario definire gli strumenti necessari, sia fisici che software.

Se ti senti sopraffatto dalla nozione di stabilire tali esigenze specifiche, puoi prendere precedenti progetti simili come un quadro di riferimento. Inoltre, consultare i membri del personale su ciò di cui hanno bisogno per eseguire ciò che il progetto chiede loro.

2. Capire gli obiettivi del progetto

Il passo successivo è necessario prendere comporta decidere gli obiettivi del progetto. Significa definire ciò che la tua azienda mira a raggiungere in termini di risultati con l’esecuzione e il completamento del tuo progetto. Se questo sembra troppo astratto, è possibile utilizzare una linea guida utile chiamata criteri INTELLIGENTI.

L’acronimo SMART è usato per aiutarti a ricordare le caratteristiche appropriate per gli obiettivi che proponi per il tuo progetto. Ecco cosa significa ogni lettera e come puoi lavorare con ciascun criterio:

• S è specifico, che ti aiuta a assicurarti quale aspetto della tua attività è beneficiato dal completamento del tuo progetto;
• M è misurabile, che spinge per la selezione di uno o più indicatori chiave di performance;
• A è realizzabile, che ti guida verso la definizione di obiettivi orientati all’azione e realistici;
• R è rilevante, il che significa impostare obiettivi allineati con gli obiettivi e la missione della tua azienda;
• T è per time-bound, che è dove specifichi il periodo di tempo del tuo progetto e quanto tempo hai per raggiungere i tuoi obiettivi.

3. Considera le limitazioni del progetto

Mentre pensi alla portata di un progetto, dovresti considerare in che modo l’equilibrio dei tuoi punti di forza e di debolezza aumenta e influisce sul tuo risultato. Ciò significa assicurarsi che i tuoi limiti non ti impediscano di raggiungere i tuoi obiettivi.

Per aiutare con questo passaggio, è possibile utilizzare l’analisi SWOT. È una matrice che richiede di compilare i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce del progetto. L’obiettivo principale è essere consapevoli di questi criteri e di come possono influenzare la capacità di completare il progetto.

I punti di forza del tuo progetto dovrebbero essere ciò che la tua azienda ha che serve come vantaggio per gli altri. Debolezze, anche se auto-esplicativo, specifica ciò che mette la vostra azienda in uno svantaggio. In opportunità, devi indicare gli ambienti che puoi sfruttare i tuoi punti di forza. Infine, aggiungi le condizioni che potrebbero causare problemi nelle minacce.

4. Definire risorse e budget

Quanto in termini di risorse è necessario per raggiungere i tuoi obiettivi con questo progetto? Una parte critica del vostro ambito comporta la definizione di quanto tutto costerà e qual è il budget la vostra azienda ha messo da parte per esso.

Il budget di un progetto dovrebbe essere sufficiente per concluderlo con successo entro le caratteristiche pianificate. Significa anche fare in modo che le risorse giuste vengono spesi per le aree appropriate del vostro progetto.

Questo passaggio deve essere concluso dopo i precedenti, in quanto è sostanzialmente più facile pensare ai costi e al budget dopo aver definito le esigenze, gli obiettivi e le limitazioni. Per questo motivo, assicurati di seguirli in ordine.

5. Scrivi una dichiarazione di killing project scope

Potresti sentire di avere tutto ciò di cui hai bisogno per l’ambito di un progetto, ma c’è ancora un ultimo contenuto che lega tutto insieme: la tua dichiarazione.

L’obiettivo della dichiarazione di ambito del progetto è fornire una giustificazione per la sua esistenza e un riassunto di tutto ciò che hai definito fino ad ora. È qui che si specifica una comprensione comune di ciò che è importante, quali processi vengono utilizzati e si stabilisce la base fondamentale del progetto.

Inoltre, assicurarsi che sia una lettura stimolante. In questo modo, il tuo team e chiunque altro legga la tua dichiarazione di progetto vedrà rapidamente il suo valore. Per fare questo, creare una narrazione che lega l’intero ambito insieme. Infine, fare attenzione a non scrivere troppo, come essere specifico è un must.

Per definire l’ambito di un progetto, è necessario seguire i passaggi corretti. Questo è fondamentale per la pianificazione e l’esecuzione di un risultato di qualità, che è sempre una necessità, indipendentemente dal business della tua azienda. Segui le linee guida riportate dall’articolo e assicurati di raggiungere i tuoi obiettivi stabiliti.

Se il tuo progetto include la creazione di contenuti, devi assicurarti che abbia l’apertura perfetta per ispirare un’ulteriore lettura. Dai un’occhiata a questo post sul blog su come scrivere una grande introduzione.