11 suggerimenti per la selezione e l’implementazione di un sistema ERP
I sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) sono la spina dorsale delle aziende moderne. L’agilità offerta da un moderno sistema ERP supportato da processi aziendali affinati può aiutare qualsiasi azienda a competere nell’ambiente aziendale di oggi, che è stato gravemente colpito da interruzioni della supply chain e interruzioni delle operazioni aziendali tradizionali a causa dei dipendenti che lavorano da casa a causa di COVID.
Se la tua organizzazione ha messo insieme soluzioni puntuali o zoppicato insieme a una piattaforma ERP locale legacy, potrebbe essere il momento di investire nella revisione del modo in cui opera la tua azienda.
Un’implementazione ERP o una migrazione possono essere una prospettiva scoraggiante, soprattutto per le organizzazioni con processi aziendali antiquati personalizzati per adattarsi alle funzionalità limitate del loro attuale stack aziendale. I seguenti suggerimenti, tuttavia, possono aiutare le organizzazioni a selezionare il giusto fornitore ERP e implementare il nuovo sistema con una quantità minima di dolore e una quantità massima di successo.
Gettare le basi organizzative
Prima di iniziare il processo di selezione del fornitore, le organizzazioni devono prima gettare le basi affrontando le necessarie questioni politiche, organizzative, di gestione del cambiamento e di governance in anticipo.
Ogni organizzazione sperimenta lotte di potere e problemi politici a causa dei diversi mandati e pressioni che i suoi vari gruppi lavorano sotto. Un esempio classico? La lotta tra i professionisti della sicurezza IT e “shadow IT”, in cui le linee di business implementano la tecnologia senza esplicita approvazione IT. Poi c’è la natura umana di base intorno al cambiamento, con alcuni individui che cercano di guidare cambiamenti evolutivi nel business, mentre altri si dimostrano più resistenti al cambiamento, preoccupandosi che le nuove tecnologie interromperanno le loro routine di lavoro quotidiane, o addirittura toglieranno il loro lavoro.
Poiché un’implementazione ERP è così profonda e ha un impatto su ogni aspetto del business, le aziende devono risolvere i problemi politici prima di andare avanti. Devono mettere in atto processi di gestione del cambiamento, affrontare le preoccupazioni dei dipendenti attraverso la trasparenza e la formazione e risolvere le questioni di governance. Chi possiede l’ERP? Se stai passando a un modello SaaS, cosa succede all’IT interno? Queste domande devono essere risolte prima che i potenziali fornitori siano portati dentro.
Revisiona i tuoi processi
Implementare un nuovo sistema ERP è una grande opportunità per ripensare — e ottimizzare — il funzionamento della tua organizzazione. La semplice compilazione di un elenco dei processi aziendali attuali e il tentativo di replicarli in un nuovo sistema ERP è la strada sbagliata da percorrere.
Invece, le aziende dovrebbero utilizzare una distribuzione ERP o migrazione come una parte fondamentale dei loro sforzi di trasformazione digitale. L’analista di Forrester Liz Herbert afferma che le aziende dovrebbero prendere in considerazione esercizi come
o
per esplorare modi nuovi e creativi per migliorare i processi aziendali. Le organizzazioni dovrebbero anche aprire il processo di brainstorming per includere non solo i leader di reparto, ma anche gli utenti finali rank-and-file, anche i clienti e partner.
Ottieni i tuoi dati in fila
Le aziende che si spostano per consolidare una varietà di prodotti point, app nostrane o un sistema ERP legacy in una piattaforma ERP moderna e completa devono considerare se le loro capacità di raccolta dei dati sono aggiornate.
Come afferma l’analista di ABI Research Michael Larner, “Quanto è solida la fonte di informazioni da cui la soluzione può ottenere informazioni, al fine di fornire una singola versione della verità.”Ciò è particolarmente importante in quanto le aziende lottano con problemi di supply chain e devono avere informazioni in tempo reale sui sistemi end-to-end che possono comprendere più funzioni come siti di e-commerce, vendite, fatturazione, produzione, gestione dell’inventario, consegna, supporto o servizio clienti.
Focus sulla critica requisiti di business
Organizzazioni certamente desidera spostare rapidamente per iniziare a raccogliere i benefici del nuovo sistema ERP più presto possibile, ma Lisa Anderson, presidente della LMA Consulting Group, avverte che è meglio prendere il tempo per ottenere il processo di selezione del fornitore diritto di correre in qualcosa che si potrebbe rimpiangere lungo la strada.
Quando si intraprende la selezione dei fornitori, le grandi organizzazioni spesso presentano un elenco di dozzine e dozzine di requisiti aziendali. E la maggior parte dei fornitori vi dirà che possono soddisfare tutti loro. Anderson consiglia di dedicare del tempo a ridurre tale elenco a pochi processi aziendali critici che hanno funzionalità uniche o forniscono un significativo fattore di differenziazione aziendale. Aggiunge che le aziende dovrebbero bloccare i fornitori in modo specifico su ciò che sarebbe necessario per migliorare quelle funzioni aziendali critiche in termini di costi, tempi, complessità e formazione.
Piano per il futuro
Larner sottolinea che la selezione di un fornitore che fornirà le stesse funzionalità che avete ora non è mai sufficiente, soprattutto quando la migrazione al cloud. L’implementazione di un nuovo sistema ERP è una grande opportunità per utilizzare analisi avanzate dei dati e simulazioni come thread digitali o tecnologia digital twin, ad esempio, per anticipare esigenze e preoccupazioni future, afferma Larner.
Assicurati di chiedere ai fornitori cosa offrono le loro piattaforme per garantire che la tua attività prosperi oltre l’implementazione. “Mi aiuta a capire cosa sta succedendo oggi e cosa succederà domani. Può prevedere carenze o strozzature? Ciò porta l’aggiornamento del sistema ERP da un semplice strumento di approvvigionamento a uno strumento strategico”, afferma Larner.
Conduci una demo all’inizio del processo
Molte organizzazioni passano attraverso l’intero processo di selezione del fornitore e quindi portano l’offerente vincente a condurre una demo che mostra ai dipendenti come sarà il nuovo sistema. Un approccio migliore, dice Herbert, è quello di portare un fornitore o due per eseguire una demo all’inizio del processo, in modo che i dipendenti possano immaginare le possibilità del nuovo sistema quando c’è ancora un’opportunità di feedback e, da un punto di vista politico, non si presenta come un fatto compiuto che viene forzato sui dipendenti senza preavviso.
Partner per il lungo raggio
Per la maggior parte delle organizzazioni, la transizione a un nuovo sistema ERP richiederà un aiuto esterno, a causa di vincoli interni di personale IT, pressioni temporali o mancanza di competenze. Secondo Anderson, questo significa fare una scelta difficile con un impatto significativo: si fa a collaborare con il fornitore ERP, con un rivenditore o integratore di sistemi affiliato con il fornitore ERP, o con un fornitore di tecnologia indipendente o consulente?
Cerca un partner che abbia una profonda esperienza nel settore, comprenda i tuoi processi aziendali dentro e fuori e abbia un track record di esperienza nei processi. È anche importante assicurarsi che il fornitore ERP e / o partner di terze parti abbia la portata globale per soddisfare le tue esigenze. Ricorda, una volta presa una decisione ERP, sei impegnato per il lungo raggio.
Rendi l’esperienza utente una priorità
È fondamentale considerare non solo il software stesso, ma quanto sia facile per gli utenti finali apprendere i nuovi sistemi e gestirli. L’ultima cosa che vuoi è distribuire un software che spenga le persone e diventi qualcosa che evitano finché non sono assolutamente costretti ad usarlo.
Controlla per vedere cosa offre il venditore in termini di modelli, guide online, materiali di formazione, comunità e forum. Che aspetto ha l’onboarding? Esiste un’opzione self-service in modo che gli utenti finali possano essere operativi senza alcun intervento?
Assicurarsi che il nuovo ERP si integri con altre app
Il sistema ERP non funziona nel vuoto. Il reparto IT è ancora responsabile del buon funzionamento di processi aziendali completi. Le applicazioni ERP interagiscono con database, app legacy, altre applicazioni SaaS come CRM e app specifiche del settore come la gestione della qualità nella produzione. Le aziende devono capire quanto bene il nuovo sistema ERP sarà in grado di integrarsi con il resto dell’infrastruttura IT. Scopri quali tipi di API sono offerti.
Risolvere il dibattito personalizzazione vs. standardizzazione
Nel mondo ERP, c’è un costante tiro alla fune tra personalizzazione e standardizzazione. Le organizzazioni sono spesso tentate di creare le proprie app ERP per migliorare i processi aziendali o le esperienze degli utenti. Nel tempo, tuttavia, la proliferazione di app personalizzate può creare problemi in termini di coerenza e aggiornabilità. La standardizzazione consente alle aziende di rimanere sul percorso del fornitore e sfruttare le innovazioni sviluppate dal fornitore SaaS, afferma Herbert.
La tendenza in questi giorni è più verso la standardizzazione, quindi le organizzazioni dovrebbero avere politiche e procedure in atto per assicurarsi che le aziende non si allontanino troppo dal percorso del fornitore, pur consentendo una certa personalizzazione quando ha senso per gli affari. Herbert dice che uno split 80/20 è un buon punto di riferimento da seguire.
Approfitta di agile e low-code
I sistemi ERP legacy sono spesso descritti come monoliti inflessibili che non possono essere aggiornati alla velocità del business semplicemente a causa del modo in cui sono stati progettati. Con il recente passaggio allo sviluppo di software agile e la democratizzazione generale dell’IT abilitata da progressi come gli ambienti di sviluppo low-code o no-code, le aziende possono cambiare la situazione.
Herbert dice che in passato gli sviluppatori erano ombrosi sul lancio di un nuovo aggiornamento ERP perché potrebbe essere dirompente per il business e la gente aveva “paura di toccare tutto ciò che potrebbe far cadere il sistema.”Ma man mano che le organizzazioni si sentono a proprio agio con le applicazioni SaaS che si aggiornano frequentemente, c’è l’opportunità di applicare i principi di sviluppo agile al sistema ERP. “Agile è un enorme cambiamento nella distribuzione ERP”, afferma Herbert. “Non è necessario pianificare ogni caso d’uso, ogni pezzo funzionale in anticipo. Puoi essere iterativo in ciò che costruisci e ciò che consumi.”
E con opzioni low-code e no-code, le aziende possono sviluppare in modo sicuro miglioramenti ai processi di business ai bordi senza alcun impatto sul sistema ERP di base. Naturalmente, Herbert aggiunge che anche le organizzazioni che seguono questa strada devono avere una governance adeguata.