Számviteli adatbiztonság: 9 tipp a sikkasztás megelőzésére
sok kis-és közepes méretű üzleti vezető úgy gondolja, hogy a sikkasztás csak olyan dolog, amelyet újságcímekben olvasnak, vagy tévés bűnügyi drámákban néznek. De valójában sokkal gyakoribb, mint gondolnád. Egy 2020-as globális PwC-tanulmány szerint a vállalatok közel fele tapasztalt valamilyen csalást az elmúlt 24 hónapban. Az incidensek közel 40% – át a vállalatokon belüli személyek követték el, míg mintegy 10% – uk belső és külső bűnösök összejátszása miatt következett be.
szakértők szerint a kkv-k valójában jobban ki vannak téve a csalásoknak, mivel a csapattagok közötti szoros kapcsolat kevesebb ellenőrzést eredményez a pénzügyi kérdésekben, és gyakran kevesebb hivatalos felügyeleti mechanizmus működik. Mivel a csalás hatása ezekre a vállalkozásokra nagyobb, mint a nagyvállalatok esetében, az üzleti vezetőknek jobb biztonsági intézkedésekkel kell rendelkezniük, amelyek segíthetnek a szervezet pénzügyeinek megőrzésében. Íme néhány tipp, hogyan védheti meg cégét a sikkasztástól.
légy proaktív a sikkasztás ellen
a Vet alkalmazottai gondosan
lépj túl a megérzéseden, amikor bárkit felveszel, aki bármilyen típusú pénzügyi tranzakciót kezel, és ellenőrizd a referenciákat és a háttérellenőrzéseket. Miután a fedélzeten vannak, tartsa be a rutinszerű biztosítékokat, függetlenül attól, hogy milyen jól érzi magát a munkavállalóval. Az egyébként etikus emberek engedhetnek a kísértésnek, míg a csalók szándékosan kereshetik a bizalmát (és/vagy több órát és felelősséget vállalnak), hogy megkönnyítsék a sikkasztást. Akárhogy is, ZÉRÓ toleranciát kell fenntartania minden csalás esetén.
külön számviteli feladatok
a kockázat növekszik, ha csak egy személy kezeli az összes pénzügyi nyilvántartást, és a rendszer nem engedélyezi a rutinellenőrzést. Ideális esetben a házon belüli készpénzkezelési és számviteli feladatokat külön kell elvégezni, legalább két alkalmazott felváltva ellenőrzi a pénzügyi tranzakciókat. Például a készpénzes tranzakciókban részt vevő személyek nem végezhetik a banki egyeztetéseket.
kényszerítse ki a vakációkat
bármilyen egyszerű is, a csalások több típusa magában foglalja a következő ügyfélfizetés alkalmazását egy régebbi számlára, elrejtve azt a tényt, hogy néhány korábbi pénzt átirányítottak. Ez csak akkor folytatódhat, ha a munkavállaló még mindig jelen van. A vakáció kényszerítése megszakítja az események láncolatát.
belső kontrollok létrehozása
legyen nagyon szelektív azzal kapcsolatban, hogy kire bízza a pénzügyi adatokat, és többszintű jóváhagyást igényel az ellenőrzés feldolgozásához, a költségtérítéshez, a túlórához stb. Érdemes követnie ezt a hitelesített Csalásvizsgálók Szövetsége által közzétett ellenőrzőlistát annak felmérésére, hogy elegendő megelőző intézkedést hoz-e.
ellenőrizze a bankszámlakivonatokat
automatizálja a banki egyeztetési jelentéseket és vizsgálja felül a gyanús tevékenységeket. Figyelmeztető jelek lehetnek hiányzó vagy out-of-sequence ellenőrzések, ismeretlen címzettek vagy ellenőrzések aláírt át egy harmadik fél helyett letétbe egy utasítást.
Standard könyvvizsgálatok fenntartása
tartsa be a rendszeresen elvégzett pénzügyi jelentések ütemtervét. Előfordulhat, hogy alkalmanként nem ütemezett, váratlan ellenőrzéseket is végez, amelyek a legkritikusabb üzleti funkciókra irányulnak.
vonat alkalmazottak csalás megelőzése
győződjön meg arról, hogy mindenki részt vesz a pénzügyi végén az üzleti ismeri a megelőzési eljárások és figyelmeztető jelek, és hogy tudják, mit kell tenni, ha észreveszik a problémát. Egy névtelen bejelentő rendszer alkalmasabbá teheti a bejelentőket, hogy felszólaljanak.
tartsa az üzleti és hitelszámlákat elkülönítve és biztonságban
a kettő összekeverése zavaró lehet, és problémás lehet az üzleti költségek nyomon követése és a pontos adójelentések elkészítése során. Legyen nagyon szelektív arról, hogy ki használhatja a vállalati hitelkártyákat.
fontolja meg a szakértői segítséget
ha egy csalási probléma túl bonyolult ahhoz, hogy önállóan megoldhassa, fontolja meg egy hitelesített csalásvizsgáló felvételét, aki bejuthat a tetves kavicsba, és pontosan azonosíthatja, mi folyik itt.
a bűnözés elleni küzdelem: Hogyan segíthet a megfelelő számviteli szoftver
a fenti lépések mellett a megfelelő számviteli szoftver kiválasztása és végrehajtása is hosszú utat jelenthet a vállalat nehezen megkeresett pénzeszközeinek sikkasztásának megakadályozására. A felhőalapú számviteli szoftver segíthet kiküszöbölni a csaláshoz vezető műveletek vakfoltjait, miközben robusztus biztonsági intézkedéseket biztosít a pénzügyek biztonsága érdekében. Íme néhány dolog, hogy keresni a következő számviteli szoftver megoldás.
teljes ellenőrzési nyomvonal
az utolsó dolog, amire szüksége van, egy olyan szoftver, amely lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy tetszés szerint törölje a tranzakciókat anélkül, hogy nyomot hagyna a történtekről. Sajnos az olyan alapvető megoldások, mint a QuickBooks, nem vezetnek automatikusan nyilvántartást az összes tranzakcióról, ami problematikussá válik a csalárd magatartás azonosítása és a hiányzó pénz megtalálása során. Ezért az emberek törölhetnek egy tranzakciót a QuickBooks-on anélkül, hogy valódi ellenőrzési nyomot hagynának, lehetővé téve számukra, hogy itt-ott egy kicsit lefölözhessenek. Ezzel szemben a Gravity Software (gravitáció) felhőalapú számviteli megoldás nyomon követi minden valaha történt bejegyzést, fenntartva minden tranzakció teljes ellenőrzési nyomát.
előre definiált biztonsági szerepkörök
a Gravity segítségével pontosan szabályozhatja, hogy ki férhet hozzá az adatokhoz, a vállalati és pénzügyi képernyőkhöz, a terepi attribútum szintjéig. A Gravity teljes szerepkör-alapú biztonsága igény szerint hozzárendelhető vagy újra hozzárendelhető, hozzáférést biztosítva a felhasználók számára a munkájuk hatékony elvégzéséhez szükséges adatokhoz.
adatok átláthatósága
a Gravity segítségével a látandó adatok mindig rendelkezésre állnak, amikor a biztonság alapján szükség van rájuk. Megvan a képessége, hogy személyre szabott irányítópultok kulcsfontosságú üzleti mutatók legfontosabb, hogy a napi műveletek, valós időben. A globális keresés vagy az Advanced Find használatával azonnal megtekintheti a nyitott számlák, kifizetések és leltárszámlák részleteit, csak hogy néhányat említsünk.
Cloud security
mivel a Gravity felhőalapú, nem kell aggódnia, hogy elvesznek az adatok, amelyek megerősíthetik a csalást. Miért? A Gravity a Microsoft Power platformra (más néven Dynamics 365) épült, amely egy robusztus platform, amely világszerte több mint 5 millió felhasználót fogad. A platform minden fokozott biztonságát, teljes pénzügyi beszámolót, felhasználóbarát felületet, teljes ellenőrzési útvonalakat és automatikus replikációt kap, mindezt egy könnyen használható mobil környezetben, hogy jobban megvédje az összes információt és megakadályozza a sikkasztást a vállalatnál.
Tudjon meg többet a Gravity szoftverbe beépített értékes adatbiztonsági funkciókról a 844-464-7284 telefonszámon, vagy ütemezze online bemutatóját ma.