• Articles
• admin

Jan 14, 2021 / írta Michael Whitmire

a teljes és időszerű pénzügyi kimutatások a leghatékonyabb stratégiai eszköz minden szervezet számára. Segítenek az üzleti tulajdonosoknak a célok felé történő előrehaladás mérésében, és elengedhetetlenek a jövőre vonatkozó pontos cash flow-előrejelzés elvégzéséhez.

meglepő módon azonban nagyon kevés kisvállalkozás végez hivatalos hónap végi zárást számviteli szoftverében. Ez érthető: A legtöbb kisvállalkozás tulajdonosa a vállalkozás működtetésére összpontosít. Ahhoz, hogy a pénzügyeit hatékony tervezési és stratégiai eszközként használhassa, be kell lépnie a könyvek bezárásának rendszeres ütemébe. Tanuljuk meg, hogyan.

az eredménykimutatási számlák nyomon követik, mi történik egy adott időszakban.. Ez azt jelenti, hogy az eredménykimutatásban szereplő egyenlegeket nullázni kell, így a következő időszak frissen indulhat. Ez a könyvek bezárásával történik: a bevételi és kiadási számlák egyenlegei átkerülnek a mérlegben lévő eredménytartalékba.

amikor az év végét az Intuit QuickBooks programban állítja be, a program automatikusan nullázza az összes bevételi és kiadási számlát, és a nettó jövedelem egyenlegét a pénzügyi év végén a felhalmozott eredményre továbbítja. Tehát úgy tűnik, hogy a könyvei zárva vannak, de ez nem hivatalos lezárási folyamat. Ez csak egy könyvelési újraindítás a következő évre. Bárki, aki hozzáfér a QuickBooks fájljához, beléphet és megváltoztathat valamit az előző hónapban vagy évben, és előfordulhat, hogy nem találja meg, amíg a CPA nem készíti el az adóbevallását.

ha ez megtörténik, ez megváltoztathatja az előző időszak jövedelmét, ami az eredménytartalék egyenlegét csökkenti. Ha a saját tőke nem gördül előre helyesen, a könyvelőnek nyomon kell követnie az eltéréseket, mielőtt kiadhatnák a pénzügyeket, vagy elkészíthetik az adóbevallást. Ez extra munkát jelent a CPA számára, ami általában extra díjakat jelent. És ellenőrzés esetén Ön és a könyvelője meg fogja találni, hogy miért nem felelnek meg a könyvei az adóbevallásnak vagy a banknak küldött pénzügyi kimutatásoknak.

a könyvek hivatalos lezárása kőbe állítja a számokat. Bárki, aki megpróbálja megváltoztatni a fizetendő számlákat vagy bármely más számlát, legalább csúnya figyelmeztetést kap. Ha követi a bevált gyakorlatokat, és a záró dátum jelszavát helyezi el, a jelszó nélkül nem lehet módosítani.

hogyan zárja be a bejegyzéseket a QuickBooks-ban?

a QuickBooks-ban a záró bejegyzések automatikusan megtörténnek, amikor hivatalosan bezárja a könyveket, vagy amikor a naptár a következő pénzügyi évre gördül. Nincsenek tényleges tranzakciók a bejegyzések lezárására. Ha megnézi az eredménytartalék számlájának részleteit, akkor minden záró bejegyzést látni fog a dátummal és a nettó jövedelem egyenlegével, amelyet az eredménytartalékba utaltak át. Ez az oka annak, hogy a könyvelők gyakran kihagyják a QuickBooks hivatalos év végi vagy hónap végi zárását. De ha azt szeretnénk, hogy végre egy szilárd záró a könyveket, akkor meg kell, hogy dolgozzon ki egy szoros folyamat.

milyen lépéseket tesz a QuickBooks a pénzügyi év lezárásához?

függetlenül attól, hogy a hónap végén vagy az év végén zárja le a könyveket, a folyamat ugyanaz. A legjobb gyakorlat az, ha ezt elvégzi, mielőtt bárkivel megosztaná pénzügyi kimutatásait, vagy hozzáférést adna könyvelőjének a QuickBooks fájljához.

1. lépés: tekintse át fiókjait

1. jelentkezzen be a Quickbooksba mesterként vagy vállalati rendszergazdaként.
2. gyűjtsön össze minden fennálló számlát, költséget és kifizetést, és írja be ezeket.
3. egyeztesse az összes fiókját a záró dátummal. A banki egyeztetések magukban foglalják a hitelkártyákat, bankszámlákat és bármilyen kölcsönt.
4. jegyezze fel a naplóbejegyzéseket az értékcsökkenés rögzítéséhez vagy az összes számla eredményszemléletű megszerzéséhez.
5. hasonlítsa össze a tényleges készlet egyenlegét a főkönyvi egyenleggel. Előfordulhat, hogy naplóbejegyzést kell készítenie a készlet tényleges beállításához.
6. tekintse át fiókjait, és győződjön meg róla, hogy minden ésszerűnek tűnik. Hasonlítsa össze a jelenlegi mérlegét és eredménykimutatását az előző időszak pénzügyi kimutatásaival, és nézze meg, hogy vannak-e olyan nagy ingadozások, amelyeket meg kell vizsgálnia.

Miután az összes számot szögezte le, készen áll a könyvek bezárására. Ügyeljen arra, hogy a pénzügyi év utolsó napjának záró dátumát állítsa be, ne a következő év első napját. A folyamat kissé eltér attól függően, hogy a QuickBooks Desktop vagy a QuickBooks Online alkalmazást használja-e, ezért külön-külön végigmegyünk ezeken a szoros folyamatokon.

2.lépés: Zárja be könyveit a QuickBooks Online alkalmazásban

1. lépjen a Beállítások (a sarokban lévő fogaskerék) elemre, és válassza a fiókok és beállítások lehetőséget.
2. válassza a Speciális lapot.
3. a könyvelés részben válassza a Szerkesztés lehetőséget.
4. jelölje be a könyvek bezárása jelölőnégyzetet.
5. adjon meg egy záró dátumot.
6. válassza ki azt a lehetőséget, hogy a figyelmeztetés megtekintése és a jelszó megadása után engedélyezze a módosításokat, ha jelszót szeretne kérni, mielőtt bármilyen változtatást végezhetne a zárt időszakban. Ez erősen ajánlott.

2. lépés: Zárja be könyveit a QuickBooks asztalon:

1. a Szerkesztés menüben válassza a Beállítások lehetőséget.
2. a vállalati beállítások lapon kattintson a dátum/Jelszó beállítása elemre.
3. adja meg a záró dátumot.
4. válassza ki azt a lehetőséget, hogy a figyelmeztetés megtekintése és a jelszó megadása után engedélyezze a módosításokat, ha jelszót szeretne kérni, mielőtt bármilyen változtatást végezhetne a zárt időszakban. Ez erősen ajánlott.

mi történik, ha beállít egy záró dátumot a QuickBooks alkalmazásban?

a záró dátum beállítása megakadályozza, hogy mások módosítsák az előző időszakokat. Ez történhet véletlenül, amikor valaki kiigazítja az elmúlt év számláját, vagy rossz dátumot ír be költségként.

sok kisvállalkozás-tulajdonos felkéri a QuickBooks Proadvisor – ot vagy a CPA-t, hogy hajtsa végre a hivatalos zárási folyamatot (és az összes kapcsolódó zárási eljárást), és legyen az egyetlen, aki ismeri ezt a záró jelszót. Ez a legbiztonságosabb és megakadályozza, hogy bárki jogosulatlan változtatásokat hajtson végre.

hogyan lehet nyomon követni a QuickBooks Online Könyvek bezárása után végrehajtott változtatásokat?

még jelszóvédelemmel is lehetséges a QuickBooks módosítása, miután hivatalosan bezárta a könyveket. Ez jó dolog-néha olyan figyelmen kívül hagyott elemeket fedez fel, amelyeket az előző évben be kellett volna jelenteni, vagy hibákat a bejegyzésekben. Vagy talán a CPA észreveszi, hogy a naplóbejegyzés a fizetendő számlák felhalmozására nem történt meg. De ezeket a változásokat nem szabad könnyedén végrehajtani.

ezért a QuickBooks nyomon követi ezeket a változásokat egy kivételjelentésben. A záró dátum Jelentés alóli kivételeket a jelentések alatt találja. Ez a jelentés a záró napon vagy azt megelőzően keltezett összes tranzakciót mutatja, amelyeket először rögzítettek vagy módosítottak a záró dátum után. Ez a jelentés megmutatja az egyes módosítások dátumát és időpontját, valamint a módosítást végző felhasználó nevét.

a könyvek lezárása egy vonalat húz a homokba, és szilárd számokat ad a jövő számára. Jobb számokkal az üzleti tulajdonosok jobb döntéseket hozhatnak. És nem ez a vállalkozás sikerének kulcsa?