hogyan tartsunk workshopokat, amelyek megtartják a résztvevőket? + gyors tipp
a BABOK útmutató a workshopot úgy határozza meg, mint “megkönnyített és koncentrált eseményt, amelyen a legfontosabb érdekeltek részt vesznek egy meghatározott cél elérése érdekében.”
a DSDM szerint ez ” egy speciális típusú találkozó világos célokkal, a résztvevők egy csoportja, amelyet kiválasztottak és felhatalmaztak a kívánt eredmény elérésére.”
általánosságban elmondhatjuk, hogy ez egy technika az információk gyors megszerzésére a különböző nézőpontok között egyeztetett módon. A műhelyek általában rövid időtartamúak. Ezeket egy-két órán belül el lehet végezni, vagy néhány napig meghosszabbíthatják. A legfontosabb dolog az, hogy új ismereteket vagy készségeket szerezzenek a tanfolyam során, valamint más nézőpontokat szerezzenek a résztvevőktől a csapatmunka és a nyílt kommunikáció révén. Az együttműködés elősegítéséhez szükség van valakire, akit facilitátornak neveznek ki. A facilitátor felelős a workshop tevékenységeinek felügyeletéért, a struktúra biztosításáért, a résztvevők segítéséért és az ülés előrehaladásáért.
a workshop számos különböző helyzetre használható, a stratégiai tervek meghatározásától és megegyezésétől, a követelmények azonosításától és rangsorolásától vagy az összetett technikai problémák megoldásától. Röviden, a workshopok kiválóak minden olyan helyzetben, amely magas szintű együttműködést, elkötelezettséget és megállapodást igényel a különböző résztvevők között. A Workshop az érdekeltek közötti bizalom és hatékony kommunikáció előmozdítását is szolgálja.
bár a workshop tartásának számos előnye van, a rosszul kivitelezett workshop konfliktusokat generálhat, hozzájárulhat a meglévő problémákhoz, és csökkentheti a kitűzött célok elérésének bizalmát.
hogyan tegyük tehát sikeressé a workshopot? Milyen kulcsfontosságú szempontokat kell figyelembe venni a hatékonyság érdekében? Ebben a cikkben bemutatunk néhány alapvető kritériumot a műhely sikerének biztosításához.
segítő szerep
ez a kulcsszerep. A facilitátor feladata annak biztosítása, hogy az ülés célkitűzései teljesüljenek azáltal, hogy irányítja és irányítja a résztvevőket a workshop során végzett gyakorlatokon és tevékenységeken keresztül.
a facilitátornak nem szabad állást foglalnia, és a résztvevőknek semlegesnek kell tekinteniük. Az egyik feladatuk annak biztosítása, hogy minden résztvevő véleménye egyenlő súlyt hordozzon, és hogy mindenki azonos módon működjön együtt. A műhely célja nem a meggyőzés, hanem a különböző nézőpontok együttműködése a megállapodások elérése érdekében.
a facilitátor másik fontos szerepe a résztvevők elkötelezettségének fenntartása. Megkértük oktatóinkat, hogy osszák meg, mit tesznek a résztvevők bevonására, amikor közös műhely-forgatókönyvekkel szembesülnek. Töltse le őket gyors tippünkben az oldalsávon található űrlap kitöltésével.
ha nincs valaki belsőleg, aki el tudja játszani a facilitátor szerepét, akkor jó lehetőség egy külső facilitátor meghívása, aki pártatlan az eredményekhez, és rendelkezik a vezetéshez szükséges készségekkel.
tervezze meg a munkamenetet
a workshop tervezése összetett tevékenység, amely időt és tapasztalatot igényel. Legalább feltétlenül vegye figyelembe ezeket az elemeket:
- célok és eredmények. Mit szeretne elérni a műhelyben? Milyen kézzelfogható eredményeket kell elérni a műhely során?
- résztvevők. Kinek kell részt vennie, hogy elérjük a célkitűzéseket és a várt eredményeket? Ideális esetben 5-15 fős csoportok (egyetlen facilitátor számára) képviselik a megoldandó problémával vagy helyzettel kapcsolatos összes meglévő nézőpontot.
- időtartam, napirend, logisztikai szempontok. Ügyeljen arra, hogy egyértelműen meghatározza a várható időtartamot (az elérendő eredményektől függően) és a résztvevők által ismert tevékenységek ütemezését. Különös figyelmet kell fordítani a műhely helyének jellemzőire (általában egy nagy helyiség, ahol mozoghat, munkaasztalok, flipchart/post-its felakasztható helyek) és a szükséges anyagokra (flipchart, tábla, post-its, papír stb.). Ezt az elemet újra kell gondolni egy virtuális környezetben. Nézze meg az Open Class virtuális tréningjeinkben használt eszközök csomagját.
- szerkezet és végrehajtandó gyakorlatok. Mennyi ideig kell a résztvevőknek következtetéseket levonni? Milyen gyakorlatokat vagy tevékenységeket kell végezni a várt eredmények elérése érdekében? Milyen kérdéseket kell megoldani az ülés során, és mit nem?
- validálás és monitorozás. Hogyan dokumentálják a következtetéseket? Hogyan fogják érvényesíteni az eredményeket? Milyen nyomon követést kapnak a résztvevők?
a Workshop felépítése
a workshopokat egyre nehezebb intenzív gyakorlatnak kell tekinteni, amely minden résztvevő részvételét és együttműködését igényli.
a munkamenet céljainak elérése időt, erőfeszítést és közbenső lépéseket igényel, amelyek a résztvevőket a végeredményre összpontosítják. A műhely felépítése az elérendő konkrét céloktól függ, bár a szabványos struktúrának a következő elemeket kell tartalmaznia:
induló tevékenységek
a cél itt a célok bemutatása, a résztvevők bemutatása, a terek megismerése (flip diagramok, munkaasztalok stb.), valamint a workshop szabályainak (mobiltelefon-használat, pontosság, stb.). Fontos, hogy pozitív kapcsolatokat alakítsunk ki a résztvevők között egy nyitott, biztonságos környezet megteremtésével, ahol mindenki egyenlő, és mindenki véleményének azonos súlya van.
a jégtörők nagyszerű ötlet, hogy elősegítsék az elkötelezettséget az ülés kezdetétől, és segítsenek mindenkinek, hogy kényelmesen érezze magát egymással és a workshop környezetével. Oktatóink megosztják kedvenc jégtörőiket ebben a cikkben, valamint egy infografikát a jégtörők használatára vonatkozó tippekről.
a műhelyek “munkája”
itt történnek a várt eredmények. Különböző gyakorlatokat tartalmaznak, ahol a cél az, hogy a résztvevők a lehető leghamarabb “áramlásba” kerüljenek elérhető kihívások javaslatával, de egyre nehezebben érjék el a műhely célkitűzéseit. Például egy cselekvési terv kidolgozását célzó műhelynek a következőkhöz hasonló tevékenységek sorozata lenne:
- a jelenlegi helyzet értékelése/diagnosztizálása
- a fejlesztési pontok azonosítása
- a konkrét fejlesztési intézkedések azonosítása és rangsorolása
- a feladatok időzítése és kiosztása
- kockázatelemzés
- a cselekvési terv előkészítése és érvényesítése
adjon következtetéseket
a műhely utolsó részének mindig azt a célt kell szolgálnia, hogy összefoglalja az ülésen végzett összes munkát, bemutassa a kapott következtetéseket, és meghatározza a következő lépéseket.
ne felejtsd el a visszajelzést
mielőtt a résztvevők elhagyják az ülést, győződjön meg róla, hogy összegyűjti a visszajelzéseiket. Tudja meg, mit gondolnak, hogy jól ment, és nem olyan jól, és hogyan lehet javítani a jövőbeli workshopokon.
végső tippek … gyakorlatok műhelyekhez
végül néhány hasznos ötlet a műhely lehető leghatékonyabbá tételéhez:
- használja a vizuális menedzsmentet (flip diagramok, poszterek, diagramok) és az összes rendelkezésre álló helyet (falak, munkaasztalok). A flip diagramok és plakátok segítenek a résztvevőknek a munkára összpontosítani, és lehetővé teszik számukra, hogy vizualizálják az elért haladást. A különböző terek használata lehetővé teszi a facilitátor számára, hogy megváltoztassa a tempót, és segít fenntartani az érdeklődést a munkamenet iránt. Ha virtuális műhelyt folytat, feltétlenül mutassa be mindenkinek azokat az eszközöket, amelyeket a résztvevők használni fognak.
- használja post-its (vagy virtuális post-its). A Post-it lehetővé teszi az ötletek összefoglalását és láthatóvá tételét. Segítenek szinergiát teremteni a résztvevők összes véleménye között. Ez a” dokumentáció ” felhasználható a munkamenetről készült jelentések gyors elkészítésére fényképek készítésével.
- időzített tevékenységeket végezzen. Hangsúlyoznunk kell, hogy tiszteletben kell tartani a javasolt gyakorlatokat és a számukra fenntartott időt. Általában nem kapjuk meg a több idő luxusát, és a lehető legtöbbet kell kihoznunk abból, amink van.
- tiszteletben tartja az egyes résztvevők munkáját. Ha arra kéri őket, hogy hozzanak létre ötleteket, össze kell kapcsolnunk munkájukat a műhely várt eredményeivel. Senki sem érezheti úgy, hogy pazarolja az idejét egy haszontalan tevékenységre. Ha post-it-t használ, ne mozgassa vagy távolítsa el őket a résztvevők beleegyezése nélkül. Minden írott post-it-t úgy kell kezelni, mint egy egyedi erőfeszítés eredményét, amelyet értékelni kell.
- ha egyéni ötleteket kérünk, akkor kell lennie egy időnek, amikor ezek az ötletek összejönnek, hogy csoportos megállapodásokat alkossanak, általában az egyes tevékenységek lezárásakor.
- az eredmények összeállítása és terjesztése néhány napon belül. Az is fontos, hogy a résztvevők elsőként fogadják és érvényesítsék őket. Lehet, hogy másoknak látniuk kell az eredményeket, de nem azelőtt, hogy a résztvevők ezt megtették volna.
végül egy üzenet a segítőknek: képezzétek ki magatokat a népszerű technikákra és módszerekre (Brainstorming, 6 gondolkodó kalap, Ante-Mortem, Gamification, Lego komoly játék stb.), és ne félj használni őket. A résztvevők értékelni fogják a megszokott környezetükből és rutinjukból való kilépést.
köszönöm,
— Alfred
ne felejtsd el letölteni a gyors tipp a részvétel a Workshop résztvevői!