Hogyan lehet nyomon követni a teljes százalékot
amikor egy Gantt-diagramban megpróbálja kiszámítani a százalékos arányt, figyelembe kell vennie a különböző számadatokat, és sok információt kell kapnia másoktól. Vagy mégis? Van egy egyszerű módja annak, hogy nyomon kövesse a projekt teljes százalékát, így tudja, mit kell bevinnie a szoftverbe.
ebben a cikkben 3 módszert fogunk megvizsgálni a százalékos teljesítés nyomon követésére.
mi a teljes százalék?
ez a projekt előrehaladásának nyomon követésének egyik módja – a projekt kezelésének nagyon fontos része.
a projekt befejezésének százalékos aránya arra utal, hogy milyen messze van az adott tevékenység (vagy a projekt egésze). Tekintsük ezt a projekt előrehaladásának mutatójának.
az alábbi képen láthatja, hogy a % complete-t a zöld szín képviseli. A sáv kék része még nem végzett munkát jelent. Van egy oszlop is, amely megadja a % teljes számot.
Percent Complete in your project software
a százalékos teljes módszer a szoftver használ le, hogy ez egy vállalati eszköz, amely integrálja a munkaidő-nyilvántartások, vagy sem.
ha az eszköz egy munkaidő-nyilvántartó alkalmazással van integrálva, a feladat befejezésének százalékos aránya automatikusan megnőhet, amikor a csapattagok időt foglalnak a feladatra. Ez azonban nem biztos, hogy ragyogóan pontos, attól függően, hogy mennyire jó a csapat időkövetése.
a szoftverben általában van egy oszlop a Gantt-diagram bal oldalán, amely lehetővé teszi, hogy manuálisan adja meg a teljes százalékot, és így csinálom azokat az eszközöket, amelyek nem integrálódnak a munkaidő-nyilvántartásokkal.
de honnan tudod, hogy mit kell betenniszázalékos teljes oszlop? Ez csak találgatás?
Nos, ez az egyik módja annak! Itt vannak 3 a projekt teljes százalékának kiszámításának módjai.
Százalékos Teljes Követés # 1: Szakmai megítélés
a projekt teljes százalékának kiszámításának első módja a szakmai vagy a csapat megítélése.
itt nincs százalékos teljes képlet – kitalálja, becsüli vagy támaszkodik a tárgy szakértőinek gondolkodási folyamataira. Kérdezd meg tőlük, hogyan értékelik a feladat előrehaladását. Mentálisan összehasonlítják az eddig elvégzett munka tényleges időtartamát az előre jelzett munkamennyiséggel, és felmérik, hogy a feladat milyen közel van az adott erőfeszítéshez. Adnak egy számot. Ezután írja be a teljes százalék oszlopba.
ez a legegyszerűbb lehetőség, mindaddig, amíg csapata megadja a helyes válaszokat!
százalékos teljes követés #2: súlyozott tevékenységek
ez egy bonyolultabb százalékos teljes számítás az előrehaladás nyomon követésére, de érdemes lehet hosszabb feladatoknál, amelyek több tevékenységből állnak, vagy amelyek tetszőleges pontokat tartalmaznak. Például:
- egyhetes feladat, amely a hét felénél döntéshozatali találkozóval rendelkezik
- 500 sornyi kód felépítésére irányuló feladat, amely 2 darabra osztható, mindegyik 250 sorból
- 20 tesztből álló tesztelési tevékenység, amely 4 szakaszra osztható, mindegyik 5 teszt szkript.
ezekben az esetekben nem szeretné kisebbíteni a feladatot felosztással, de tudja, hogy van egy pont, ahol nyomon követheti a haladást. Az utolsó feladatpéldában a % complete értéket az alapján osztja ki, hogy a csapat hány teszt szkriptet hajtott végre.
- ha 5 teszt szkript befejeződött, akkor 25% teljes
- ha 10 teszt szkript befejeződött, 50% teljes
- … és így tovább.
ha a feladat könnyen felosztható (de nem olyan módon, hogy a feladatot fel szeretné osztani az ütemezés szerint), akkor a % complete értéket a howfar egy adott mértéke alapján rendelheti el.
ha a feladat nem bomlik le szépen numerikus módon (pl. 10 teszt szkriptek = 50%) ezután kioszthat egy % teljes értéket a tevékenység tetszőleges pontjának elérése alapján, például egy aláírási értekezlet, vagy egy dokumentum kitöltése addig a pontig, hogy az áttekintésre került, de még nem ratifikálta az egész csapat.
ez a módszer sok gondolkodást igényel, és néha be kell állítania a % teljes célokat a feladat megkezdése előtt, hogy mindenki közös megértést kapjon arról, hogy mi követhető nyomon, és hogyan fogják mérni.
ez egy nagy rezsi, ami valójában nem olyan fontos az esetek túlnyomó többségében. Gondolja át alaposan, hogy érdemes – e hozzáadni ezt a formális részletességet a projekt feladataihoz, vagy elegendő-e a szakmai megítélés.
használtam ezt a technikát, de ez nem olyan, ami a legtöbb projektem szempontjából releváns. Ha úgy érzi, hogy jól illeszkedik ahhoz, ahogyan a csapat (és az ügyfél) szeretné kezelni a munkát, akkor menjen rá.
százalékos teljes követés # 3: önkényes összegek
a végső módja annak, hogy kitaláljuk, mit tegyünk a százalékos teljes oszlopba, egy önkényes, rögzített ábra használatával.
például: amikor egy feladat megkezdődik, megadjaez 20%. Amikor a feladat befejeződik, akkor akár 100% – ot is elérhet. A feladat soha nem lesz25% vagy 90%. Csak 0%, 20% vagy 100% lehet.
ez a követési módszer olyan százalékos teljesítést biztosít, amely nagyjából tükrözi az ütemezés szempontjából az aktuális tevékenység előrehaladását, még akkor is, ha a való életben pontatlan.
elegendő kormányzást biztosít a terv megfelelő kezeléséhez. Alacsony stressz. Könnyű. Hasznos, ha csapata folyamatosan hibás százalékos teljes számokat ad meg, és már nem bízik az ítéletében.
nyomon kell követnie a projektek százalékos arányát?
a teljes százalékos követés hasznos a projektmenedzserek számára. De ez nem lényeges. Ha egy igazán egyszerű ütemtervet hoz létre az ingyenes Excel Gantt-diagram sablonom segítségével, akkor túl sok erőfeszítés lenne a cellák színezése, hogy a teljes százalékot képviseljék — nem zavarnám.
az, hogy érdemes-e nyomon követni a projektfeladatok százalékos arányát, attól függ, hogy mennyire kell robusztusan nyomon követnie és jelentenie az előrehaladást. Ha a feladatokból származó előrehaladási adatokat a projekt irányítópultjába táplálja, akkor pontosnak kell lennie.
használja a saját szakmai megítélését, és válasszon egy módot a haladás nyomon követésére, amely a legértelmesebb az Ön számára. Tudjon meg többet a projektmenedzsment módszerek kategóriáiról itt.
szerezzen be egy ingyenes Excel Gantt-diagramsablont a projektmenedzsment sablonkönyvtáramban. Nyissa meg a könyvtárat itt, hogy hozzáférjen a Gantt-diagram sablonhoz és minden máshoz!