• Articles
• admin

üzleti találkozók gyakran tekintik az egyik legkevésbé produktív üzleti tevékenység. De a hatékony találkozók nagyon pozitív hatással lehetnek az alsó sorra. Használja ezeket a tippeket, hogy a következő üzleti találkozó sikeres legyen.

mennyire eredményesek az üzleti találkozók? Leírná azt a kultúrát, amely az üléseit irányítja, hogy jobban hasonlítson a III. világháborúra vagy az őrült káoszra? Egy találkozó során a napirendre koncentrál, vagy inkább arra koncentrál, hogy egy habcsészét darabokra törje? Minősítené-e az összes fánk elfogyasztását egy találkozón, mint a napirend egyik fő eredményét? Ha ezek a találkozási forgatókönyvek ismerősnek tűnnek számodra, nem vagy egyedül! Számos tanulmány kimutatta, hogy több időt pazarolnak az értekezletekre, mint bármely más üzleti tevékenységre. Becslések szerint az emberek idejük 20-40% – át (a felső vezetés sokkal többet) értekezleteken töltik, és a találkozók csak 44-50% – ban hatékonyak (forrás: Steve Kaye). A következő találkozó hatékonyságának javításával növelheti az alsó sorát.

az üzleti találkozók hatékonyságának növelésének első lépése annak felismerése, hogy az értekezletek együttműködési erőfeszítések. Az értekezlet meghatározása egy CSAPATTEVÉKENYSÉG, ahol kiválasztott emberek gyűlnek össze, hogy csoportos erőfeszítést igénylő munkát végezzenek. Ezért a találkozó valamennyi résztvevőjének szerepet kell játszania abban, hogy továbbra is összpontosítson és időben haladjon az ülésen.

az ülés összehívása előtt először el kell dönteni, hogy szükséges-e. Ne feledje, hogy a találkozó nem mindig a leghatékonyabb módszer. Egyéb rendelkezésre álló lehetőségek lehetnek emlékeztető vagy e-mail küldése. Az ülés ügyvédjének feladata annak meghatározása, hogy szükség van-e az ülés összehívására, és kinek kell részt vennie. Általában a legjobb, ha a lehető legkevesebb résztvevőt hívja meg (csak a kulcsszereplőket). Az ügyvédnek felül kell vizsgálnia a szervezet naptárát, fenntartania kell a tárgyalótermet, és ki kell jelölnie egy értekezlet-szervezőt, aki felelős a napirendért.

a hatékony találkozók vezetést igényelnek. A találkozó vezetése figyelmet, bizalmat, kreativitást, diplomáciát, empátiát, rugalmasságot, eszességet, szívósságot és igen, humort igényel! A vezető elsődleges feladata, hogy meghatározza a találkozó alapvető szerepeit, amelyek a következők: a zavar és a zavarok minimalizálása, valamint magatartási kódex létrehozása. Néhány példa a csapatjáték szabályaira, amelyek célja az értekezletek hatékonyabbá tétele:

1. Ha javaslatot tervez bevezetni vagy egy problémát megvitatni egy csoporttalálkozón, küldjön minden releváns információt a csapat minden tagjának néhány nappal az ülés előtt.

2. Tekintse át a napirendet, és hozzon magával minden releváns anyagot az ülésre, hogy megalapozott döntéseket hozhassunk.

3. Ne lobbizz néhány tag előtt a találkozó, és próbálja ram egy ötlet le a torkán a többi csoport egy “meglepetésszerű támadás”. Tartsa a kérdéseket a fedélzeten és inkluzív módon. “Harc tisztességes”.

4. Jöjjön el időben a találkozókra.

5. Ha távol leszel, előzetesen értesíts másokat, és küldj egy stand-in-t, aki legalább néhány döntést hozhat a nevedben.

6. Összpontosítson a hallgatásra és a megértés keresésére, mielőtt nem értene egyet.

7. Ha Ön a felvevő, ossza meg a teljes és pontos perceket mindenkinek a találkozó után 48 órán belül.

8. Ha beleegyezel valamibe, tedd azt, amit mondasz. Legyen elszámoltatható egymással.

9. A szarkazmus, a személyes támadások, a beszélgetés megszakítása, dominálása vagy a találkozó során zavaró magatartás mind nem produktív viselkedés. Egyetértünk abban, hogy nem veszünk részt bennük.

10. Rendben van, ha egy értekezlet során nem értünk egyet, de miután a csoport döntést hozott, azt az értekezleten kívül mindenkinek támogatnia kell. A passzív ellenállás, a szabotázs, a negatív pletyka és a gerillaháború nem jó.

11. Ne felejtsétek el megünnepelni a sikereket, és megköszönni a tagoknak az erőfeszítéseiket.

ezen koncepciók megvalósítása mellett a hatékony értekezletvezetőnek magatartási kódexet kell betartatnia annak érdekében, hogy biztonságos környezetet biztosítson az ötletek megvitatásához. Az értekezlet-szervezőnek arra kell kényszerítenie az értekezlet résztvevőit, hogy kövessenek néhány egyszerű iránymutatást a rendezett értekezlet biztosítása érdekében:

• csapatként dolgozni
• nincs rang a szobában
• egyszerre egy hangszóró
• legyen figyelmes hallgató
• összpontosítson a kérdésre
• mások tisztelete
• felfüggeszti az ítéletet
• engedélyezze a kíváncsiságot
• titoktartás fenntartása

ugyanolyan fontos a találkozó hatékony befejezése, mint annak lebonyolítása. Az üzleti találkozó időben történő befejezése mellett felül kell vizsgálni a napirendi pontokat és az eredményeket, valamint a feladatokat. A következő ülés napirendjét is el kell készíteni.

a hatékony üzleti találkozó kulcsfontosságú eleme a sikeres üzletnek. Ha további információt szeretne erről a témáról, kérjük, forduljon hozzánk bizalommal.