hogyan kell elvégezni a képzési igények elemzése
Szerző: Carl I. Greenberg, pragmatikus HR Consulting
a lényege minden hatékony képzési program helyesen azonosítja, hogy mit vagy kit kell képezni. A rosszul elvégzett igényelemzések olyan képzési megoldásokhoz vezethetnek, amelyek kiképzik:
- a rossz kompetenciák;
- a rossz emberek; és
- a rossz tanulási módszerek.
a képzési igények elemzésének eredményei a következő kérdésekre adnak választ a munkáltatónak:
- mire van szükség és miért?
- hol van szükség?
- kinek van szüksége rá?
- hogyan fogják biztosítani?
- mennyibe kerül? és
- mi lesz az üzleti hatás?
a munkáltatók az alábbi lépéseket követve igényelemzést végezhetnek.
1. lépés: Határozza meg a kívánt üzleti eredményeket
mielőtt a képzési igények elemzése megkezdődhet, a munkáltatónak meg kell határoznia a képzés célját. Vagyis mik a képzés várható üzleti eredményei?
a képzési célnak meg kell felelnie egy üzleti célnak. Ez egyedi lehet egy alkalmazottra, munkaegységre, osztályra vagy az egész szervezetre.
a képzés végső célját világosan meg kell fogalmazni és az élen kell tartani annak biztosítása érdekében, hogy a teljes igényelemzési folyamat szem előtt tartsa a kívánt eredményeket. A legjobb, ha a munkáltató válaszol a kérdésre: “honnan tudjuk, hogy a képzés működött?”
példák a végső célokra:
- Javítani kell az ügyfélszolgálati képviselők ügyfél-elégedettségi értékelését;
- növelje az értékesítési személyzet üzleti javaslatainak vagy ajánlatainak szoros arányát;
- javítsa az alkalmazottak morálját a középvezetés jobb felügyelete révén; és
- javítsa a raktári alkalmazottak megrendeléseinek sebességét.
2. lépés: A kívánt üzleti eredmények összekapcsolása az alkalmazottak viselkedésével
általában több viselkedés kapcsolódik a kívánt üzleti eredményhez. Ez a viselkedés az alkalmazottak eredménye:
- tudni, mit kell tenni;
- képes megtenni; és
- megvan a motiváció, hogy megtegye.
a folyamat ezen lépésében a munkáltatóknak meg kell határozniuk a kívánt kritikus kompetenciákat, azaz a magatartást és a kapcsolódó ismereteket, készségeket, képességeket és személyes jellemzőket, amelyek kapcsolódnak a kívánt üzleti eredményekhez. Ez általában a tárgy szakértőitől származó információk gyűjtésével történik.
az adatgyűjtés történhet interjúk, fókuszcsoportok vagy felmérések formájában. Az alkalmazott módszertől függetlenül az adatoknak világosan meg kell érteniük, hogy az egyes kompetenciák mennyire fontosak a kívánt üzleti cél eléréséhez.
a fontosság értékelésére szolgáló értékelési skála példája a következő:
mennyire fontos ez a sikeres munkateljesítmény szempontjából?
1 = egyáltalán nem
2 = egy kicsit
3 = valamivel
4 = jelentős
5 = rendkívül
annak biztosítása érdekében, hogy csak a kompetenciák, amelyek kritikusnak kell tekinteni kell figyelembe venni a felvétel más képzési igények elemzési lépéseket, minősítési átlagok legalább 4,0 az öt-pont besorolási skála.
3.lépés: a kiképezhető kompetenciák azonosítása
nem minden kompetencia javítható képzéssel. Például egy értékesítési munka megkövetelheti, hogy az értékesítési emberek kilépjenek, és beszélgetéseket kezdeményezzenek teljesen idegenekkel. Hatékonyabb tehát, ha a munkáltató olyan embereket vesz fel, akik már extrovertáltak, mint hogy megpróbálják az introvertáltakat továbbképezni. Hasonlóképpen hatékonyabb lehet speciális ismeretekkel rendelkező embereket felvenni, mint oktatni és képezni őket.
a munkáltatóknak értékelniük kell az egyes kritikus kompetenciákat a 2.lépéstől kezdve, és meg kell határozniuk, hogy mindegyik olyan, amit elvárnak a munkavállalóktól a munkába lépés előtt. Összességében ennek a munkaadóknak meg kell adnia a képzésre alkalmas kritikus kompetenciák listáját.
4. lépés: Kompetenciák értékelése
a kompetenciák célzott listájával a munkáltatóknak meg kell határozniuk, hogy alkalmazottaik milyen mértékben rendelkeznek ezekkel. A leggyakrabban használt módszerek a következők:
- Kompetenciaértékelések; és
- tesztek vagy értékelések.
teljesítményértékelési felméréseket lehet a legjobban használni a megfigyelhető viselkedések értékelésére. Ez könnyen megvalósítható azáltal, hogy a kritikus kompetenciákat a 2.és 3. lépésből veszi át, és a hozzáértő emberek értékelik a megcélzott alkalmazottak viselkedését. Leggyakrabban a felügyelők végzik ezt a funkciót.
a felügyelők és vezetők teljesítményének értékelésére azonban gyakran több értékelőt, köztük társakat, beosztottakat és ügyfeleket használnak. Ezt a megközelítést általában 360 fokos felméréseknek nevezik.
a teljesítményértékelési felmérések annál kevésbé hatékonyak, minél több értékelőnek kell olyan megfigyelhetetlen kompetenciákra következtetnie, mint a képesség, a készségek és a személyiség. E kompetenciák értékelése jobban megvalósítható szakmai tesztek és értékelések felhasználásával. Számos teszt áll rendelkezésre a piacon az egyes készségek, képességek és személyiségjellemzők mérésére. A megfelelő teszt kiválasztását azonban egy tesztelő szakemberrel, például egy szervezeti pszichológussal együttműködve kell elvégezni. Ügyelni kell a célzott kompetencia érvényes mérőszámainak kiválasztására.
az egyedi tervezésű értékelések szintén megfelelőek, különösen akkor, ha a munkáltató a munka jelentős szegmensében speciális ismereteket vagy hatékonyságot kíván mérni. Ezek a feleletválasztós munkahelyi tudástesztektől a munkahelyi szimulációk kidolgozásáig terjedhetnek. Például egy nagyon hatékony megközelítés a felügyelők és vezetők képzési igényeinek mérésére egy értékelő központ használata, amely különböző szerepjáték-gyakorlatokból áll, amelyek párhuzamos vezetői helyzeteket tartalmaznak.
5.lépés: Határozza meg a teljesítménybeli hiányosságokat
a kompetenciák értékelésére alkalmazott módszerektől függetlenül az egyes alkalmazottak eredményeit egyesítik annak felmérésére, hogy hány alkalmazottnak van szüksége bizonyos kompetenciák fejlesztésére.
ehhez a munkáltatónak először meg kell határoznia, hogy mi minősül teljesítménybeli különbségnek. Ez a szabvány munkáltatónként változik. Egyes munkáltatók magasabb követelményeket támasztanak, mint mások.
ennek a szabványnak a meghatározása lehetővé teszi a munkáltató számára, hogy megértse, hány alkalmazott esik e szabvány fölé vagy alá. Az alábbiakat képzésre szorulónak kell tekinteni.
6.lépés: a képzési igények prioritása
a munkáltatóknak össze kell gyűjteniük a 6. lépésben szereplő adatokat a teljesítményrés átterjedésével kapcsolatos információkkal. Vagyis a munkáltatóknak össze kell gyűjteniük, hogy a megcélzott munkaerő hány vagy hány százalékának van szüksége a képzésre.
a munkáltatóknak figyelembe kell venniük a kompetencia fontosságát is (lásd a 2.lépést). Az átfogó jellegnek és jelentőségnek együttesen a képzési prioritások listáját kell eredményeznie.
7.lépés: Határozza meg, hogyan kell edzeni
a 6. lépésben szereplő képzési prioritási lista segítségével a munkáltatóknak most meg kell fontolniuk, hogyan lehet a legjobban képezni munkaerőjüket. A tipikus képzési módszerek a következők:
- a munkahelyi képzésről (OJT);
- mentorálás és coaching;
- Osztályterem;
- Web-alapú;
- Könyvek;
- konferenciák; és
- egyetemi programok.
javasoljuk, hogy a munkáltatók konzultáljanak a felnőttkori tanulásban jártas szakemberrel, hogy segítsenek meghatározni, hogy a munkavállalók hogyan szerezhetnek meg egy adott kompetenciát.
egyes tanulási módszerek jobban működnek, mint mások. Bár nincs két ember tanulni, vagy megőrzi az információkat ugyanúgy, tanulmányok azt mutatják, hogy az egyének megtartják az információkat sokkal jobb, ha ténylegesen végre a készség vagy feladat. Ez a fajta visszatartás körülbelül 75 százalék.
hasonlítsa össze ezt egy előadás hallgatásával, ahol a megtartás csak öt százalék. A tanulás megtartásának egyéb formái a következők:
- olvasás, 10 százalék;
- audiovizuális, 20 százalék;
- bemutató, 30 százalék; és
- vitacsoport, 50 százalék.
a munkáltatóknak ezt szem előtt kell tartaniuk, és törekedniük kell arra a képzési módszerre, amely nemcsak alkalmas az anyagra, hanem a munkavállalók számára is a legjobb eséllyel rendelkezik.
8. lépés: Költség-haszon elemzés elvégzése
ezen a ponton a munkáltatóknak figyelembe kell venniük az adott képzési módszerhez kapcsolódó költségeket, valamint azt, hogy a teljesítménybeli hiányosságok milyen mértékben vonhatók össze ugyanabban a képzési tapasztalatban.
a költségtényezők a következők:
- szükséges képzési idő;
- képzési tartalom fejlesztése, ha házon belül tervezték;
- képzési értékelés és beszerzés, ha eladótól vásárolták;
- képzési tartalom kézbesítése;
- a képzésben töltött idő miatt elvesztett termelékenység; és
- utazási és logisztikai költségek.
a haszon oldalon a különböző képzési módszerek eltérő hatékonysággal rendelkeznek (lásd 7.lépés). Például, bár a webalapú képzés lehet a legkevésbé költséges, ez nem biztos, hogy a legjobb módja annak, hogy az alkalmazottak fejlesszenek egy adott készséget. A munkáltatóknak egyensúlyt kell teremteniük egy adott képzési módszer költsége és a kívánt eredmények elérésének képessége között.
9.lépés: képzési értékelési terv
ennek a folyamatnak az utolsó lépése, hogy a munkáltatók eldöntsék, hogyan fogják tudni, hogy a képzés működött-e. A képzés csak akkor hatékony, ha az anyagot megtartják és felhasználják a munka során. Ennek a lépésnek a szükségleteknek a 4.lépésben történő értékeléséhez hasonló értékelési komponenst kell tartalmaznia.
kérdések, amelyekre az értékelési folyamatnak válaszolnia kell:
- mennyire javította a képzés a képzésben megcélzott kompetenciákat?
- mennyire javította a képzés az alkalmazottak tényleges munkateljesítményét?
- mennyire javította a képzés az üzleti célok elérését?
- mennyi volt a képzés eredménye pozitív megtérülést a beruházás?
a munkáltatók által megválaszolni kívánt kérdések határozzák meg az értékelési folyamat módszerét és összetevőit.