• Articles
• admin

nem számít, milyen üzleti tevékenységet folytat, gyakran e-maileket kell küldenie, akár megrendelések elhelyezésével, akár nyugtázásával. Ez a fajta levelezés lehetőséget kínál a professzionalizmus közvetítésére, valamint üzleti termékeinek és szolgáltatásainak népszerűsítésére.

nézzük meg közelebbről az ilyen típusú e-maileket, és hogyan lehet őket a lehető leghatékonyabbá tenni.

megrendelés

sok vállalat rendelkezik online űrlapokkal, hogy megrendelje a készleteket vagy berendezéseket. Vannak olyan esetek, amikor e-mailt kell küldenie, vagy az űrlaphoz, vagy önálló kommunikációs formaként.

még ha online vagy telefonon is megrendelést adott le, a megrendelés e-mailje jó módja annak, hogy egy fontos üzleti megrendelés részleteit írásban tegye. Így mind Önnek, mind a másik vállalatnak van egy példánya a tranzakció részleteiről.

a hatékony e-mail a következő összetevőkből áll:

• termékleírás

• mennyiségek

• ár megegyezés szerint

• várható szállítási határidő

• egyéb feltételek

• az Ön neve és elérhetősége

amikor csak lehetséges, keresse meg a megrendelés teljesítéséért felelős személy közvetlen e-mail címét. Érdemes időt szánni a cég weboldalának meglátogatására, vagy felhívni a cég irodáját erre a címre. Így elkerülheti, hogy a megrendelő levél valaki spam mappájába kerüljön.

egy hatékony tárgysor biztosítja, hogy megrendelését is elolvassa. Legyen a lehető legpontosabb a termék tekintetében, és jelezze, hogy megrendelést tesz. Íme néhány példa:

új megrendelés a # 110 tételhez

online megrendelés nyomon követése 071515

telefonos megrendelés megerősítése Jan. 20 szállítás

rendelés 100 példányban Óvoda Math Fun

itt van egy példa a hatékony e-mail, hogy megrendeli:

tárgy: Rendeljen 200 példányban Óvoda Math Fun

kedves ms.Kingsley,

Köszönöm, hogy időt beszél velem ma a cég interaktív oktatási eszközök. Azért írok, hogy megerősítsem a Jackson Általános Iskola 200 példányának megrendelését az óvodai matematikai szórakozásból.

megértem, hogy az egyes könyvek költsége 45 dollár, de 10 százalékos mennyiségi kedvezményt kapunk. A megrendelés ára tehát 8100 dollár lesz. Megértjük, hogy elkerülhetjük a szállítási költségeket, ha felvesszük őket a belvárosi raktárban.

amint megbeszéltük, augusztus 15-én kész lesz a csekk, amikor átvesszük a könyveket.

még egyszer köszönöm.

Üdvözlettel,

az Ön neve

az Ön elérhetősége

megrendelés visszaigazolása

egy e-mail, amely elismeri a megrendelést, nagyszerű lehetőséget kínál arra, hogy kapcsolatba lépjen az ügyféllel, és további információkat nyújtson a vállalatáról. A nyugtázó e-mail hatékony értékesítési eszköz és az ügyfélkapcsolatok előmozdításának módja lehet.

a megrendelés visszaigazoló e-mail:

• köszönöm az ügyfélnek a megrendelést

• tekintse át a megrendelés tartalmát

• adja meg a szállítási részleteket

  szeretne többet megtudni? Miért nem vesz egy online írás hatékony e-maileket a munkahelyen tanfolyam?

• összegezze a költségeket

bezárhatja e-mailjét egy rövid bekezdéssel a vállalatáról, a szolgáltatásáról vagy a hírnevéről. Megadhat egy linket a webhelyére vagy a közösségi média oldalára is.

kedves Anna,

Köszönjük a 250 egyedi esküvői meghívó megrendelését és az azonnali online fizetést. Megrendelését három-öt munkanapon belül szállítjuk. Küldünk Önnek egy gyors e-mailt, amikor azt szállítják.

örülünk, hogy cégünket választotta a különleges nap meghívására. Tudjuk, hogy sok választási lehetősége van az esküvői meghívók terén, és büszkék vagyunk arra, hogy a legjobb minőségű meghívókat kínáljuk a legalacsonyabb áron. 20 éve vagyunk az egyedi kártya üzletben, és úgy érezzük, hogy hosszú élettartamunk azért van, mert értékeljük ügyfeleinket.

fontolgatta-e az egyedi köszönőleveleket a meghívók mellé? Sok ügyfelünk élvezni ugyanazt a design a saját köszönöm megjegyzi, hogy ők a meghívók. Kérjük, látogasson el honlapunkra (a honlap címe) a részletekért. Visszatérő vásárlóként automatikus 20% kedvezményt kap, ha június 30-ig rendel.

Köszönjük, hogy velünk vásárolt. Gratulálunk a közelgő nagy naphoz!

Üdvözlettel,

az Ön neve

a vállalatnál betöltött pozíciója

az Ön elérhetősége

néha az értékesítési visszaigazoló e-mail lehet egy módja annak, hogy további információkat kérjen, például:

• szállítási cím, ha például egy postafiókot használtak egy űrlapon

• alternatív fizetési mód, ha a hitelkártyát megtagadták

• további részletek a kitöltendő megrendelésről (például szín vagy méret)

ezeket a részleteket szakszerűen kell megfogalmazni. Még egyszer, a tárgysor elengedhetetlen a címzett figyelmének felkeltéséhez. Jelezheti, hogy probléma van a megrendeléssel az ilyen típusú tárgysorral: rendelési késleltetés: mennyiség szükséges.

Íme egy példa egy olyan e-mailre, amely további információkat kér.

Kedves Mr.Olden:

Köszönjük, hogy ma megrendelte a Sun-Ray napszemüveget. Nagyra értékeljük az üzleti és várom, hogy az Ön számára egy pár Amerika Legjobb minősítésű vényköteles napszemüveg.

sajnos a rendelése tartásban van, mert probléma van a receptjével. Amikor kapcsolatba léptünk az orvosával, azt mondta, hogy öt éve nem volt szemvizsgálata. Annak érdekében, hogy töltse ki a rendelést, szükségünk van a recept az orvos. Felvenné a kapcsolatot az irodájával, és elmondaná, hogyan tovább?

köszönjük, és várjuk, hogy a tárgyaláson meg hamarosan.

üdvözlettel:

az Ön neve

a vállalatnál betöltött pozíciója

az Ön elérhetősége

más esetekben előfordulhat, hogy nyugtázó e-mailt kell küldenie, amely további információkat kínál a címzettnek.

Íme egy példa a regisztrációs visszaigazoló e-mailre.

tárgy: Regisztráció megerősítése Leadership Summit

kedves ms.Allen:

Köszönjük, hogy a legutóbbi regisztráció a Leadership Summit 2016. Megkaptuk a regisztrációs űrlapot, a kérdőívet, és a kétnapos konferencia fizetését.

kérjük, látogasson el a vendéglátó asztalra a Richland Hotel főcsarnokában február 8:30-ig. 12 hogy megkapja az üdvözlő csomagot. A konferencia 9 órakor kezdődik a fő bálterem vitaindító ülésével. A kitörési munkamenetek a nap folyamán következnek, és részletesen szerepelnek a csomagban.

kérjük, látogasson el honlapunkra (honlap címe itt) további információkért.

várjuk Önöket a csúcstalálkozón. Ha bármilyen kérdése van, kérem, tudassa velem.

Üdvözlettel,

az Ön neve

az Ön pozíciója a vállalatnál

az Ön elérhetőségi adatai

az elismerő e-mail másik példája az, amely tudatja a címzettel, hogy kapott néhány üzleti vonatkozású információt, például egy álláspályázatot. Bizonyos körülmények között udvarias, ha tudatja a címzettel, hogy az anyagok megérkeztek, és tudatja vele, hogy mikor fogja megtenni a következő lépést a döntési folyamatban.

ezek a levelek lehetnek rövidek és tömörek. Íme egy példa:

tárgy: Köszönjük a legutóbbi jelentkezését

kedves Jenkins Úr:

Köszönöm szépen, hogy pályázott az IT Resources marketing igazgatói pozíciójára. A csapatom és én ezen a héten felülvizsgáljuk a pályázatokat. Ha kiválasztják egy interjúra, hétfőn vagy azt megelőzően felvesszük Önnel a kapcsolatot, október. 10 a találkozó megszervezése.

nagyra értékeljük érdeklődését az informatikai erőforrások iránt.

Üdvözlettel,

az Ön neve

a vállalatnál betöltött pozíciója

az Ön elérhetőségi adatai

nem számít, milyen típusú e-mailt ír, fontos, hogy lektorálja a tartalmát, a tárgyát és a címzett címét.

köszönetet mondani, vagy nem köszönetet mondani.

az üzleti levelezés világában van némi nézeteltérés abban a tekintetben, hogy válaszolnia kell-e az összes üzleti vonatkozású e-mailre.

egyesek azzal érvelnek, hogy egy egyszerű “köszönöm” e-mail pazarolja az idejét. Azt mondják, hogy csak egy vagy két szó megtekintéséhez kattintson és nyisson meg egy e-mailt, időpocsékolás. Mások azt mondják, hogy mindig értékelik a köszönetet.

hogyan dönti el, hogy elismeri-e az üzleti e-mailt? Először fontolja meg, hogy az illetőnek tudnia kell-e, hogy megkapta-e az információt vagy sem. Ha volt egy korábbi miscommunication vagy elveszett mellékletet, például, egy gyors köszönöm megmutatja a címzettnek, hogy minden rendben van jelenleg.

mivel sok a címzettek elárasztották az e-mailek, hozzáteszi udvarias érintés mondani, amit hálás. Ahelyett, hogy csak gépelne, “köszönöm” amikor megkapta a korábban hiányzó mellékletet, fontolja meg az írást, “köszönöm. Ezúttal rendben van a csatolmány.”

egy másik alkalommal, hogy küldjön egy köszönöm nyugtázás, ha valaki elment az ő módja, hogy megfeleljen az Ön igényeinek. Az elismerés ebben a helyzetben csak jó értelme. Gondoljon ezekre az elismerésekre, mint az őszinte elismerés átadásának egyik módjára, nem csak egy gyors köszönet.

még egyszer, ez udvarias, hogy konkrét, de rövid, ezekben az esetekben. Íme néhány példa:

Köszönöm, hogy ilyen gyorsan válaszolt a További információ iránti kérésemre.

Nagyon köszönöm. Nagyra értékelem a rugalmasságot

ez az információ csak az, amire szükségem volt. Köszönöm!

Köszönöm, hogy értesített a dátumváltozásról. Jövő szerdán találkozunk.

a mai kultúrában sokan feláldozták az udvariasságot a sebességért. Igen, mindannyian elfoglaltak vagyunk, és nem akarjuk pazarolni az időnket a felesleges e-mailek olvasására. Ennek az éremnek a másik oldala azonban az, hogy elvesztettük az üzleti és személyes etikett néhány alapját.

egy jól megírt visszaigazoló e-mail azt mutatja, hogy értékeli az ügyfél üzleti tevékenységét. Ez azt mutatja, hogy értékeli valaki erőfeszítéseit. A visszaigazoló e-mail is jól tükrözi Önt, a feladót és az üzleti helyét.