• Articles
• admin

nyaralni megy, és automatikus válaszokat szeretne küldeni a Microsoft Outlookból? Így állíthat be egy automatikus választ, hogy ügyfelei, partnerei és munkatársai tudják, hogy nem tudja elolvasni az e-mailjeiket, és mikor tér vissza.

a Microsoft Outlook verziójának ellenőrzése

a Microsoft Outlook lehetővé teszi az automatikus válaszok beállítását. De az, ahogyan ezt megteszi, az Outlook egyik verziójától a másikig változik. Először ellenőrizze a szoftver verzióját.

1. a Beérkezett üzenetek mappája feletti menüszalagon: van egy “Eszközök”nevű fül? Ha nem lát egyet, akkor valószínűleg újabb verzióval vagy az Office 365 Outlookkal rendelkezik. Kattintson a “Fájl”, majd az” Info ” gombra, és ellenőrizze, hogy kap-e olyan képet, mint az alábbi kép.
2. ha van egy “Eszközök” nevű lapja, és rákattint, van-e lehetőség az “irodai Asszisztensen kívül”? A régebbi verziók (Outlook 2003, 2007) rendelkeznek ezzel a lehetőséggel.
3. látja az “Eszközök” fület, de nincs “házon kívüli asszisztens”? Ez azt jelenti, hogy valószínűleg nem exchange-fiókot használ. Ebben az esetben az automatikus választ a “szabályok és figyelmeztetések”opcióval állíthatja be.

5 az Office-on kívüli válasz beállítása a Microsoft Outlook újabb verzióiban

ha az “Eszközök” fül nélküli Outlook-verzióval rendelkezik, és a fenti képhez hasonló képet kap, akkor az Outlook vagy az Outlook for Office 365 új verzióját használja. Ebben az esetben ezt kell tennie:

1. kattintson a “Fájl”, majd az “információ”gombra.
2. válassza az “Automatikus válaszok (irodán kívül)”lehetőséget.
3. aktiválja ezt az opciót az “automatikus válaszok küldése”kiválasztásával. Ellenőrizheti azt a lehetőséget is, hogy az üzenetet csak egy bizonyos ideig küldje el. Állítsa be a kezdési időt és a befejezési időt. Ha nem állít be időtartományt, akkor manuálisan kell kikapcsolnia az automatikus válaszokat.
4. írja be azt a szöveget, amelyet más emberek automatikus válaszként kapnak e-mailjeikre. Két fül van:” a Szervezetemen belül “és”a Szervezetemen kívül”. Használhatja ugyanazt a szöveget mindkettőhöz, vagy különböző válaszokat írhat. Formázhatja a szöveget is.
5. kattintson az “Ok” gombra a jobb alsó sarokban, ha végzett.

fontos: beállíthat egy időtartamot, amikor az üzenet elküldésre kerül – de a Vevő nem látja a befejezés dátumát. Ez azt jelenti: ha azt akarja, hogy az emberek tudják, mikor tér vissza, ezt be kell írnia a szövegébe.

Automatikus válaszok régebbi Outlook verziókban

régebbi verziókban az automatikus válasz beállítása hasonló módon működik. Csak az irodán kívüli asszisztenst kell használnia.

• a menüszalagon kattintson az “Eszközök”, majd az “Out of Office Assistant”elemre.
• jelölje be az “Automatikus válaszok küldése az office-ból” opciót, és szükség esetén állítsa be az időtartományt az Outlook 2007 alkalmazásban. Vagy az Outlook 2003-ban a “jelenleg nincs irodám” opció.
• írja be azt a szöveget, amelyet válaszként el szeretne küldeni. Az Outlook 2007-ben két különböző szöveget használhat, a szervezet vagy a szervezeten kívüli személyek számára.
• kattintson az “Ok” gombra a jobb alsó sarokban.
• fontos: Az Outlook 2007 alkalmazásban beállíthatja, hogy az üzenet mikor kerüljön elküldésre. De a Vevő nem látja a befejezés dátumát. Ha azt szeretné, hogy az emberek tudják, mikor tér vissza az irodába, említse meg a visszatérési dátumot a szövegében.

Automatikus válaszok a “szabályok és riasztások” használatával (nem exchange-fiókok)

ha egyáltalán nincs lehetőség automatikus irodán kívüli válasz beállítására, akkor is küldhet egyet. De ez egy kicsit bonyolultabb:

• először el kell mentenie egy sablont, amely tartalmazza az elküldeni kívánt szöveget (mikor tér vissza, ki a kapcsolattartó személy, amíg távol van stb.). Kezdje egy új e-mail írásával.
• az új e-mailbe írja be azt a szöveget, amelyet az Outlook automatikusan el szeretne küldeni nyaralás közben. De ahelyett, hogy elküldené az e-mailt valakinek, el kell mentenie.
• kattintson a “Mentés másként”gombra. A legördülő menüből válassza az “Outlook sablon” lehetőséget, majd azt a rendeltetési helyet, ahová a sablont el szeretné menteni.
• az automatikus válasz beállításához kattintson a “fájl” (újabb verziók) vagy az “eszközök” (régebbi verziók) elemre a “szabályok és figyelmeztetések”opció megtalálásához.
• kattintson a “szabályok és figyelmeztetések”, majd az “új szabály”elemre.
• most egy ablak jelenik meg sok lehetőséggel. Kattintson a “szabály alkalmazása a kapott üzenetekre”gombra.
• ha nem látja ezt a lehetőséget a listában, kattintson az “üzenetek ellenőrzése, amikor megérkeznek”gombra.
• a következő lépés annak ellenőrzése, hogy kire vonatkozik ez a szabály: “melyik feltétel(ek) et szeretné ellenőrizni?”. Ha azt szeretné, hogy az üzenetet mindenkinek elküldje, aki kapcsolatba lép Önnel, ne ellenőrizze semmit, csak kattintson a “Tovább”gombra. Aztán “igen”, ha azt kérdezi, hogy ez minden üzenetre vonatkozik-e.
• most megkérdezi, hogy mit szeretne tenni az üzenettel. Jelölje be a “válasz egy adott sablonnal” opciót (1.lépés). 2. lépés: Kattintson az “adott sablon” elemre, és válassza ki az elején mentett sablont.
• Kattintson A “Tovább”Gombra. Ezután adjon hozzá kivételeket, ha szükséges. Kattintson ismét a “Tovább” gombra.
• a következő ablakban meg kell adnia a szabály nevét. Jelölje be a “Kapcsolja be ezt a szabályt” elemet, ha most szeretné aktiválni.
• Kattintson A “Befejezés”Gombra.