• Articles
• admin

egy korábbi cikk felvetette azt a kérdést, hogy miért nem tartják általánosan a projekt teljesítményének felülvizsgálatát,

annak ellenére, hogy széles körben elfogadják, hogy ezek a jövőbeli teljesítmény javításának elsődleges módjai a múltbeli teljesítményből való tanulással. Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogyan lehet kezelni az akadályokat a hatékony felülvizsgálatokhoz.

miért nem tartják meg a véleményeket

a felülvizsgálat elmaradásának leggyakoribb okai a következők:

• a kudarccal és annak okaival való szembenézéstől való félelem – ha a kudarcot Einstein és Edison úgy érzékelik, mint a siker lépcsőfokát – akkor nagy motiváció van a teljesítmény felülvizsgálatára és a tanulásra. Ha viszont a kudarcot úgy tekintik, mint amit meg kell tagadni és el kell rejteni, akkor a felülvizsgálatok elkerülhetők.
• hibáztatás – ha a kultúra a hibáztatásra és a büntetésre támaszkodik, hogy motiválja a viselkedést, akkor ellenállás és védekezés lesz. A hibáztatás elősegíti a félelmet. Fontos, hogy elkerüljük a hibáztatást, és az egyéni viselkedés helyett a folyamatra összpontosítsunk. Lásd a 2019. májusi cikkemet ne hibáztasd a folyamatot az optimális teljesítmény elérése érdekében
• negatív tapasztalat-a múltbeli vélemények értéktelenek voltak. Például nem követték nyomon a tanulságokon alapuló változások végrehajtását; a résztvevők hibáztattak és védekeztek, és megakadályozták a valódi feltárást, hogy mi történt rosszul és miért.
• képzett facilitátorok hiánya – képzett facilitátorokra van szükség ahhoz, hogy a felülvizsgálatok eredményesek legyenek azáltal, hogy foglalkoznak a projektmenedzserek és az előadóművészek azon tendenciájával, hogy inkább cselekvésorientáltak, mintsem introspektívak és reflektívek legyenek. A facilitátor lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy közvetlenül szembesüljenek a csúnya valósággal, ne ragadjanak bele a hibáztatásba és a védekezésbe, és biztosítsák, hogy mindenkinek legyen esélye a részvételre. A könnyítés miatt a felülvizsgálati tapasztalatok valószínűleg pozitívak lesznek.
• nincs idő – az érdekelt felek elindulnak a következő projekthez vagy visszatérnek operatív tevékenységeikhez, és a felülvizsgálat nem értékes tevékenységként van rangsorolva, ezért nincs ütemezve.
• dokumentált projektmenedzsment – folyamat hiánya-az iránymutatások és sablonok hiánya szükségtelen erőfeszítést és a projekt során rögzített hasznos információk hiányát teszi szükségessé.
• nem értékelik a minőségbiztosítást és a folyamatos fejlesztést – ha a vezetők és a projekt érdekelt felei nem értékelik eléggé a folyamatos fejlesztést ahhoz, hogy motiválják az időt és erőfeszítést a felülvizsgálatok megtartására és nyomon követésére, akkor nem lesz idő a felülvizsgálatokra, és az elvégzett felülvizsgálatokat haszontalannak fogják tekinteni.

hogyan kell tartani a felülvizsgálat

annak érdekében, hogy ezek az okok foglalkozni, szükséges, hogy kezelje vélemények, mint akkor kezelni minden fontos része a projekt menedzsment folyamat. Hozzon létre olyan irányelveket, eljárásokat és iránymutatásokat, amelyek felismerik a felülvizsgálati folyamat fázisait – kezdeményezés, kutatás és jelentés. Nevezzen ki és hatalmazzon fel egy felülvizsgálati csoportot azzal a felelősséggel, hogy

• a hasznos adatok és a mini-vélemények vagy retrospektívák rögzítését beágyazza a projektbe
• Gyűjtse össze a megfelelő játékosokat (projekt előadók, ügyfelek, funkcionális vezetők és személyzet stb.),
• Gyűjtse össze és elemezze a projekt tárgyait (például a projekt állapotjelentéseit és jegyzeteit)
• hozzon létre interjúkérdéseket az egyéni és csoportos munkamenetekhez,
• A munkamenetek megkönnyítése
• értékelje a megállapításokat és
• készítsen jelentést.

a projekt hatókörétől és a sablonok elérhetőségétől függően a folyamat a kezdeményezéstől a jelentésen keresztül néhány naptól hetekig tarthat.

vegye figyelembe, hogy a felülvizsgálat egy szélesebb körű minőségbiztosítási folyamat része. A felülvizsgálati jelentések tartalma hozzájárul a projektmenedzsment folyamatának értékeléséhez és javításához. A levont tanulságokat egy szervezet csak akkor tanulja meg, ha a teljesítmény jobb megváltoztatására használják őket.

mi van a névben? – Teljesítményértékelések a projekt teljes élettartama alatt

a múltban a projektértékeléseket postmortemeknek hívták. A hivatalos felülvizsgálatok elég nehézek ahhoz, hogy az embereket megtegyék anélkül, hogy társítanák őket a halállal, így a név megváltozott. Most a projekt utáni áttekintések vagy a megvalósítás utáni áttekintések vagy visszamenőleges felülvizsgálatok. De ezek a nevek arra következtetnek, hogy a teljesítmény áttekintése előtt megvárja a projekt befejezését.

hagyja ki a “post” – ot, és hívja őket projekt teljesítményértékeléseknek. Tegye őket a projekt szerves részeként – nem csak a vége után. Más szavakkal, rendszeresen tekintse át és állítsa be a teljesítményt, és rögzítse a tanulságokat, hogy amikor eléri a fő szakasz vagy a projekt egészének végét, készen áll a már meglévő tanulságok és problémák listájára, így alaposan megvitathatja őket, és javasolhatja a következő lépéseket.

az agilis módszertanokban minden Sprint után van egy áttekintés, egy retrospektív. Ez azt jelenti, hogy minden héten, vagy két van egy lépés vissza, hogy vizsgálja felül, és tanulni a teljesítmény. A projekt teljes felülvizsgálatára a projekt befejezése után kerül sor.

Ellenőrzőlisták és napirendek

az egyik leghatékonyabb módja annak, hogy a felülvizsgálatok hasznosak legyenek, az iránymutatások kidolgozása és ellenőrzőlisták és napirendek biztosítása. Ahelyett, hogy újabb ellenőrzőlistát és napirendet hozna létre a felülvizsgálatokhoz, használja a több száz sablon, ellenőrzőlista és modell egyikét, beleértve a saját projektmenedzsment folyamatmodelljét is. Miért kell újra feltalálni a kereket? Ehelyett végezzen néhány kutatást, vagy használjon egy meglévő folyamatleírást, vagy készítsen egyet, amely egyesíti a több legjobb tulajdonságát. Íme néhány hivatkozás:

• hogyan kell futtatni egy Post Project Review Meeting https://www.dummies.com/careers/project-management/how-to-run-a-post-project-evaluation-meeting/
• Post-Implementation Reviews maszkolás arról, hogy mit szállított ténylegesen működik https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_74.htm
• legjobb gyakorlatok-projekt Review Process https://www.pmi.org/learning/library/best-practices-create-project-office-491
• A művészet és a tudomány utáni projekt vélemények https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

Engage the Team

a vélemények unalmasak lehetnek, ha ugyanazok a gyakorlatok és sorozatok ismétlődnek, vagy amikor az asszertív egyének monopolizálják a felülvizsgálatot.

az egyik tanulmány azzal foglalkozik, hogy túl kell lépni a szokásos megközelítéseken, hogy olyan megközelítést alkalmazzunk, amely jobban bevonja a résztvevőket, és olyan hasznos információkat eredményez, amelyek elősegíthetik a jövőbeli projektek hatékonyságát.

a jól megkönnyített felülvizsgálat elkerüli az ellenőrző listák és jelentések egyszerű olvasását. Ne tegye a véleményét prezentációnak. Legyen interaktív esemény, amelyen a résztvevők megkönnyítik az aktív részvételt, megosztva álláspontjukat.

a facilitátornak arra kell törekednie, hogy a résztvevők felálljanak a helyükről (vagy aktívan részt vegyenek, ha a felülvizsgálat virtuálisan történik), hogy visszajelzést adjanak. Az érzelmi szeizmográf gyakorlat egy példa arra a folyamatra, amely bevonja a felülvizsgálat résztvevőit.

ha gyakori áttekintéseket végez – például sprint retrospektívákat–, változtassa meg a gyakorlatok elvégzésének módját. Egy egyszerű internetes keresés többféle módon vezet az érzelmi szeizmográf gyakorlatok elvégzéséhez. Változtassa meg a napirendi pontok sorrendjét. Változtassa meg a facilitátort.

érzelmi szeizmográf – a viselkedési szempontok áttekintése

a résztvevők bevonására szolgáló technika egyik példája a projekt gyakran figyelmen kívül hagyott érzelmi dimenziójával foglalkozik.

“az érzelmi Szeizmográfot arra használják, hogy azonosítsák azokat a tényezőket, amelyek a résztvevők boldogságához és boldogtalanságához vezetnek a vizsgált projekt során.”A projekt életének kulcsfontosságú pontjait tartalmazó projekt ütemterve egy alapvonallal jön létre. A résztvevők ezután indexkártyákat vagy post-it jegyzeteket helyeznek el a vonal fölé vagy alá, jelezve, hogy boldogok vagy boldogtalanok (stresszesek) voltak-e a projekt kulcsfontosságú pontjain. Az alapvonaltól való távolság az érzések intenzitását jelzi.

a gyakorlat vizuálisan és fizikailag is bevonja a résztvevőket. Ez egy eszköz a stressz okainak megvitatására és annak enyhítésére a projektben. Megnyitja a különböző perspektívák okainak megvitatását, amikor az egyik résztvevő nagy stresszről vagy elégedetlenségről számol be a projekt egy pontja miatt, mások pedig nem.

a projekt impulzusára vonatkozó rendszeres reflexiókból származó megjegyzések hatékonyabbá tehetik ezt a gyakorlatot azáltal, hogy emlékeztetnek arra, hogy a dolgok hogyan érezték magukat a kulcsfontosságú pontokon, így az érdekelt felek benyomásait az idővonal eseményeivel lehet értékelni. Ez lehetővé teszi az észlelések gazdag megvitatását. Betekintést nyújt abba, hogy mi lehetett stresszes abban a pillanatban, amikor bekövetkezett, visszatekintve, nem volt olyan rossz. Azt is kiemeli, hogy milyen típusú események okoznak stresszt, és megnyitja a vita, hogyan lehet a legjobban kezelni, vagy elkerülni őket a jövőben.

a projekt érzelmi állapotára vonatkozó reflexiók hozzáadása megerősíti a projektek “lágyabb oldalának” fontosságát – az interperszonális és az interperszonális. Ha ezt a rendszeres visszalépésre vonatkozó iránymutatások részeként tükrözi, akkor valószínűbb, hogy az érdekelt felek elismerik stresszüket és azt, hogy ez hogyan befolyásolja kapcsolataikat.

az érzelmi szeizmográf egyike azoknak a gyakorlatoknak, amelyek felhasználhatók a felülvizsgálatok hatékonyságának fokozására. Jó forrás a retrospektív és áttekintő gyakorlatok megtalálásához a 29 Scrum retrospektív eszköz az elosztott agilis Retrospektívákhoz https://luis-goncalves.com/tools-distributed-agile-retrospectives/címen található.

alsó sor

ha át akarsz törni a kritikákkal szembeni ellenálláson, akkor törekedj arra, hogy az őszinte teljesítményértékelést értékeljék és lehetővé tegyék a hibáztatás és a védekezés kiküszöbölésével.

ehhez adjon hozzá világos és gyakorlati iránymutatásokat, ellenőrző listákat és sablonokat, valamint hatékony könnyítést vonzó gyakorlatokkal. Hajtsa be az Ügyvezető szponzorálást a folyamatos fejlesztés érdekében.

remélhetőleg a szervezetek és folyamataik érettségével a hatékony teljesítményértékelések, mint a folyamatban lévő projekt teljesítményjavítás szerves részét képezik, normává válnak.

https://www.projecttimes.com/george-pitagorsky/stop-blaming-focus-on-the-process-to-achieve-optimal-performance.html?utm_campaign=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_source=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_medium=email&fbclid=IwAR3XMbL37za8juqZgonOdzVJ9Bh8oEjnQCfs1fqmA9eOpQRDWB9lr3QJpeU]

Ilyas, M. A. B., Hassan, M. K., & Ilyas, M. U. (2014). A Post Project Reviews művészete és tudománya, https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425