• Articles
• admin

papír, papír, papír! Ilyen közel vagyok ahhoz, hogy a többi fájlomat digitalizáljam a praktikus dandy NeatDesk szkenner segítségével, amelyet a Neat cég küldött nekem felülvizsgálatra, de mielőtt megtenném, azt gondoltam, hogy újra meg kell vizsgálnunk a papírfájlok rendezését, mert nincs semmi baj a dolgok papírmásolatainak megőrzésével…mindaddig, amíg megtalálja, amire szüksége van, amikor szüksége van rá!

korábbi életemben a fájlrendszerek valójában a szervező szenvedélyem voltak (mindannyian, akik olyan drogosokat szerveznek, mint én, bólogatnak a fejükre, elismerve, hogy szenvedélyem van erre, és a többiek rázzák a fejüket, hogy vajon én vagyok-e nuts…am igazam van?).

rájöttem, hogy ez egyfajta hétköznapi dolog, hogy szenvedélyes legyen, de szeretem azt az érzést, hogy egy halom rendezetlen papírt és egy szép, könnyen használható fájlrendszert hozok létre. Például, ha Ön végzős hallgató, aki megrendelte az egyéni disszertációírási szolgáltatásokat,pénzt kell megtakarítania az összes téziskutatással és dokumentummal! Valójában sokan rájönnek, mennyire fontos a papírmunka megszervezése. Csináltam néhány tanácsadás a vállalkozások és az egyének, hogy segítsen nekik létrehozni fájlrendszereket, hogy megfeleljen az igényeiknek, és semmi sem jobb, mint nézi a kész fájlokat, és látta, milyen hatalmas különbség egyre szervezett tette!

természetesen a fontos dokumentumok gyors elérése és megtalálása nem az egyetlen ok a szervezésre. Bár ez nem a legelbűvölőbb ok a szerveződésre, fontos megfontolni, hogy valaki más milyen könnyen értelmezheti az összes fájlját, ha elmúlik. Miután szervezett fájlokat teszi, hogy szívszorító feladat csak egy kicsit könnyebb kiküszöbölésével a frusztráció, hogy nem tudja megtalálni, amire szükségük van.

gondolkodás az Ön igényeinek

mielőtt elkezdenénk beszélni arról, hogy mit gondolok a működő fájlrendszer legfontosabb összetevőiről, kezdjük néhány alapvető kérdéssel:

mi van a fájlokban?

• az Ön nyilvántartásai többnyire hosszú távú dokumentumok, például jelzálog-információk, gépjármű-biztosítási dokumentumok, bérleti szerződések stb., vagy rendszeres napi/heti/havi nyilvántartásai is vannak?

• van üzleti papírja, amit be kell nyújtania? Otthoni iskolai nyilvántartások? A papírmunka egyéb kategóriái?

• milyen rekordokat ment el Jelenleg, hogy talán nem kell? Tudna váltani elektronikus kimutatások bármely számlák?

a magánélet és a biztonság szem előtt tartása

• van olyan fontos dokumentuma, mint például a születési anyakönyvi kivonat, amelyet tűzálló dobozban kell tartani?

• be kell zárnia valamelyik aktáját, hogy távol tartsa a kíváncsi tekinteteket?

• kinek van szüksége hozzáférésre a fájljaihoz? Szüksége van külön területekre, amelyekhez különböző emberek férhetnek hozzá?

figyelembe véve a Helykorlátokat

• mennyi hely van a fájloknak?

• tele van az iratszekrényed?

• ki tudja húzni az elmúlt évek feljegyzéseit, és máshol tárolhatja őket, ahelyett, hogy a fő fájlterületén tartaná őket?

• megéri-e az időt és az erőfeszítést a papírmunka beolvasása és a számítógépen tartása, nem pedig nyomtatott formában?

• mely nyilvántartásokra hajlamos a leggyakrabban hivatkozni, amelyeket könnyen hozzáférhetőnek kell tartania?

ha végiggondolja ezeket a kérdéseket, mielőtt elkezdené a fájlok rendezését, az segít létrehozni egy olyan rendszert, amely úgy működik, hogy a feljegyzések könnyen megtalálhatók és hozzáférhetők.

postaláda használata & kimenő

míg a rendezetlen rekordok hatalmas papírforgalmat okoznak, a bejövő papír, amelyet rendezni kell, és a cselekvésre váró papír általában nagyobb bűnös. Fontos a fájlrendszer létrehozása, de ugyanúgy van egy papírrendszer is, amikor az otthonába kerül, különben a fájlrendszer nem fog jót tenni.

íme néhány stratégia a beérkező papírok kezelésére:

• Rendezés azonnal. Ahelyett, hogy leveleket, iskolai papírokat stb. a pulton vagy az asztalon, hogy később foglalkozzon, rendezze őket abban a pillanatban, amikor belép az ajtón. Néha még az autóban is rendezem, mivel a postaládánk fél mérföldnyire van a házunktól! Azonnal dobja a szemetet, a borítékokat és a töltőanyagokat a Lomtárba, és hozzon létre postaládákat a benyújtásra kész papírokhoz és azokhoz, amelyek cselekvésre szorulnak.

• ha tudsz, azonnal gondoskodj róla. Ha egy engedélyhez aláírásra van szükség, azonnal írja alá, és tegye vissza a hátizsákba, hogy visszatérjen az iskolába. Ha valaminek bélyegzőre van szüksége, hogy visszatérjen a postaládába, szánjon egy percet arra, hogy készen álljon, ahelyett, hogy később félretenné. A touch it once szabály működik az otthoni szervezés érdekében, és csökkenti a papír rendetlenségének mennyiségét is!

• Leiratkozás, leiratkozás, leiratkozás. Ez a szabály nem csak az e-mailre vonatkozik; a papír rendetlenségénél is működik! Bár ez több időt vesz igénybe, törekedjen arra, hogy leiratkozzon a katalógusokról és a hírlevelekről, és regisztráljon a do-not-mail listákra. Joshua rengeteg nagyszerű stratégiát osztott meg itt a kapott levelek mennyiségének csökkentésére.

mit kell tartani & mit kell adni

mielőtt megvizsgálnánk a nyilvántartások és a papírmunka szervezésének különböző módszereit, egy másik kérdés, amely sok ember számára akadályt jelent, az, hogy tudjuk, mely nyilvántartásokat kell megőrizni és amelyeket el lehet dobni.

általános érzésem az, hogy nem kell majdnem annyit megtartanunk, mint gondoljuk. Az én házamban már nem tartjuk meg havi közüzemi számláinkat, heti fizetési csonkjainkat, vagy akár havi hitelkártya-kimutatásainkat. Igen, feltétlenül fontos, hogy ellenőrizze, hogy az egyes információk helyesek-e, mielőtt aprítaná és eldobná, de valójában nincs ok arra, hogy ezt követően megőrizze, különösen akkor, ha annyira hozzáférhet online.

természetesen vannak olyan dolgok, amelyeket meg kell őriznie, például kölcsönszerződések, állandó nyilvántartások (például születési anyakönyvi kivonatok, társadalombiztosítási kártyák stb.), biztosítási kötvények, adónyilvántartások stb.

nézze meg ezt a nagyszerű cikket, ahol részletesebb útmutatást talál arról, hogy milyen rekordokat lehet eldobni.

fájlrendszer létrehozása

most nézzük át a ténylegesen működő fájlrendszer létrehozásának lépéseit.

1. Hozzon létre egy alapvető vázlatot

mielőtt még megérintené a fájlokat, először hozzon létre egy alapvető vázlatot arról, hogy milyen rekordjai vannak, és hogyan szeretné őket rendezni.

például vannak üzleti Nyilvántartásaim, háztartási Nyilvántartásaim és otthoni iskolai Nyilvántartásaim. Ez a három elem lesz a vázlatom legfelső szintje, de a következő szintre kell lépnem, és beágyazott kategóriákat is létre kell hoznom:

I. háztartási nyilvántartások

A. adózási nyilvántartások
B. Járműnyilvántartások
C. biztosítási dokumentumok
D. Orvosi feljegyzések

(ez az egyik oka annak, hogy miért fontos, hogy gondolja át, mit kell tartani, és hogyan szeretné, hogy szervezett, mielőtt ezt a lépést, bár akkor valószínűleg csípés a vázlatot, ahogy megy is!)

2. Hozzon létre részletes alkategóriákat

Miután megvan az alapvető vázlat a helyén, itt az ideje, hogy átgondolja, hogyan szeretné ezeket a rekordokat megszervezni, hogy könnyen megtalálhassák és használhassák őket. Például az orvosi nyilvántartások alatt el akarom különíteni az egyes családtagok nyilvántartásait, hogy ne kelljen válogatnom őket, hogy megtaláljam, amit keresek. Ezután új rekordokat tudok benyújtani a fájl elejére, hogy azok dátum sorrendben legyenek (a legújabbtól a legrégebbiig), amikor csak szükségem van rájuk.

a vázlatom most így néz ki:

I. háztartási nyilvántartások

A. adózási nyilvántartások

1. 2009
2. 2008
3. 2007
4. 2006

B. Járműrekordok

1. Karbantartás és jótállás
2. Cím, törzskönyvezés és címkék

C. Biztosítási Dokumentumok

1. Gépjármű-biztosítás
2. Törölt Irányelvek
3. Egészségbiztosítás
4. Lakásbiztosítás
5. Életbiztosítás

D. orvosi feljegyzések

1. Kislány #1 rekordjai
2. A 2. kislány rekordjai
3. A 3. kislány rekordjai
4. A 4. kislány rekordjai
5. Mandi feljegyzései
6. Sean ‘ s records

3. Kezdje el a fájlok létrehozását az egyes kategóriákhoz

most itt van, ahol a fájlrendszerem különbözik sok más emberétől. soha nem használok fájlmappákat a fájljaimhoz. Soha. Ehelyett inkább függő fájlokat használok az összes fájlomhoz.

az ok, amiért ezt csinálom, egyszerű: ha a lógó fájlfülek sorakoznak és/vagy színkódoltak, akkor a fájlrendszer sokkal-sokkal könnyebb a szemnek és sokkal-sokkal könnyebb használni. Személy szerint úgy gondolom, hogy a belső fájlmappák pénz, hely és erőforrások pazarlása, hacsak nem használja őket lapbookinghoz!

ehelyett a füleket tántorogva és/vagy színkódolva határozom meg a kategóriákat és alkategóriákat, majd az egyes kategóriákon belül betűrendbe rendezem őket a gyors hivatkozás érdekében.

például a fenti vázlatomat használva kezdeném azzal, hogy füleket hozok létre az összes Adónyilvántartáshoz, és összehangolom őket a függő fájlok bal oldalán. Ahelyett, hogy egy függő fájlt használna négy fájlmappával, inkább négy különálló függő fájlt hozok létre 2008, 2009, 2010 és 2011 címkével.

következő, azt lépni a jármű Records. Ehhez a kategóriához két lapot hoznék létre:” karbantartási nyilvántartások “és”cím, Regisztráció és címkék”. Ahelyett, hogy ezeket a füleket a függő fájljaim bal szélére igazítanám, elindítanék néhány rést, hogy a többiek mögé kerüljenek.

mindig kinyomtatom a vázlat másolatát, és az iratszekrény elején tartom egy lapvédőben, de ha attól tart, hogy nincs meghatározva a fő kategória az egyes csoportokhoz, egyszerűen hozzáadhatja a laphoz. Például: “Yukon-karbantartási nyilvántartások”,”Yukon – cím, Regisztráció és címkék”.

4. Használjon színkódolást a különböző fő kategóriákhoz

színes füleket is használtam a fülek megdöbbentése mellett a kategóriák megkülönböztetésére. Ha azonban több fő kategóriája van – például a háztartás, az Üzleti Élet és az otthoni oktatás–, amelyeket egy szekrényben szeretne tartani, akkor a színkódolást erre a célra fenntartom. Megvásárolhatja a színes füleket, vagy egyszerűen kinyomtathatja a címkéket színes papírra, hogy világosan lássa, melyik szakaszt melyik kategóriának szentelték.

5. File Your Papers

Miután létrehozta a fájlokat, kezdje el átvinni a régi fájlokat az új rendszerbe, és rendezze a nem csomagolt papírokat. Valószínű, hogy útközben alkategóriákat kell hozzáadnia, és visszatekintve rájöhet, hogy végül is kombinálhatta volna néhány alkategóriáját, de ez rendben van. A működő fájlrendszer kulcsa az, hogy hajlandó szükség szerint módosítani. Ez valójában az egyik oka annak, hogy abbahagytam a lapok nyomtatását a nyomtatón, és inkább a kézírást választottam, vagy inkább a címkekészítőt használtam. Tudom, hogy nagyobb valószínűséggel hozok létre újat, ha szükséges, ha ezt könnyű megtenni!

még ebben a korban az e-mail, online számlát fizetni, és a blogok, papír rendetlenséget elborít egy csomó család, de időt vesz igénybe, hogy hozzon létre egy fájlrendszer, amely működik, és szokások, amelyek minimalizálják a rendetlenséget tényleg kifizetődik, mint már nem rendezni a halom papírt, hogy megtalálja, amire szüksége van!

hogyan rendezi a papírfájlokat?