• Articles
• admin

a beszerzési audit a beszerzési menedzsment ciklus egyik lépése és a beszerzési folyamat elengedhetetlen része. Amikor egy vállalkozás beszerzi a munkájának befejezéséhez és a zökkenőmentes működéshez szükséges erőforrásokat, a kiadások végéig történő kezelése kötelező a túlköltekezés megakadályozása és a jövőbeni projektek megbízható kapcsolatainak kiépítése érdekében.

a Beszerzéskezelés különböző folyamatokra terjed ki, amelyek közül az egyik az audit. A többiek a következők:

• beszerzési megrendelések és igénylések
• beszállítók megkeresése
• szerződéses tárgyalások
• beszállítói menedzsment
• megrendelések és számlák jóváhagyása
• nyilvántartás vezetése

az ellenőrzés kifejezetten felülvizsgálja a beszerzési szerződéseket és a beszállítókat elemezze az általános beszerzési erőfeszítések pontosságát, hatékonyságát és legitimitását. Az elkészült nyilvántartások segítenek a jövőbeli beszerzési folyamatok alakításában is.

a kiadások bármilyen formában előfordulhatnak. Közvetlen költségek, mint például a személyzet fizetése és a biztosítás, valamint a gyártás során felhasznált nyersanyagokhoz kapcsolódó termelési költségek. A közvetett költségek, például a szakmai szolgáltatások és az utazási költségek szintén figyelembe vehetők. Hogyan teszi lehetővé a kiadási tevékenységeinek megfelelő átláthatóságát és ellenőrzését a piaci versenyképesség elérése érdekében?

miért kell az ellenőrzési eljárásokra összpontosítania

a beszerzési osztálynak sok dolga van a beszerzési gyakorlatok kezelésében és érvényesítésében. Az ellenőrzési folyamat segít a munka több aspektusában.

• kiadási teljesítmény: az auditálás lehetővé teszi, hogy visszalépj, és nézd meg, hová megy a pénzed. Az akadályok csökkentésének új módjainak megtalálása, erősebb beszállítói szerződések megtárgyalása, jobb minőségű beszállítók keresése és általában a kiadások optimalizálása mind hozzájárulnak a jobb jövedelmezőséghez.
• munkafolyamat egyszerűsítése: ha lehetősége van a beszerzési folyamatok áttekintésére, könnyen azonosíthatja a vásárlási ciklust lassító redundáns vagy elavult üzleti gyakorlatokat. Például előfordulhat, hogy hasonló termékeket rendel több szállítótól vagy szállítótól, amikor ömlesztett sorrendben összeállíthatja őket.
• az ellátási lánc láthatósága: a közvetlen beszerzési eljárások esetében a kiadások strukturált felülvizsgálata formálisan értékeli az ellátási lánc ökoszisztémáját, és megakadályozza az adminisztratív hibákat. Maguk a beszállítók motiváltabbak lesznek saját gyakorlataik értékelésére, amikor látják, hogy Ön értékeli az irányelvek betartását.
• legitimitás: az ellenőrzés felismeri és megvédi a csalárd számlákat. A sok vásárlások minden nap, akkor könnyen gazember kiadások szivárog át a repedések. A számlázási rendszerek például a csalások leggyakoribb formája a kisvállalkozások számára.
• kockázatkezelés: hasonló megjegyzés: a tisztességtelen kiadások gyakran csaláshoz és megfelelőségi jogsértésekhez vezetnek. A hivatalos auditok a helyes irányba mutatnak, amikor az iparági szabványok és jogi politikák megsértése elleni korrekciós intézkedésekről van szó.
• ellenőrzési nyomvonal: A saját belső auditok futtatása minden bizonnyal egy lépés a helyes irányba, de időnként külső auditra is szüksége van, akár egy másik vállalkozástól, akár kormányzati szervtől. Mindkét esetben már rendelkezik ellenőrzési nyomvonallal.

ne várja el, hogy az ellenőrzés minden előnye egyik napról a másikra jön. Az ellenőrzési nyilvántartások segítenek a növekményes javításokban, mivel csökkenti a felesleges költségeket és egyszerűsíti a szerződéseket anélkül, hogy befolyásolná a munka minőségét.

a beszerzési auditok végrehajtásának folyamata

azonosítsa a beszerzési gyakorlatok problémás területeit, és megállapításai erőteljesebb belső kontrollokat eredményeznek, és segítenek azonosítani a belső műveletekhez szükséges erőforrásokat. Az alábbiakban bemutatunk néhány alapvető lépést a hatékony beszerzési ellenőrzés felé.

beszélgetés a felső vezetéssel

ha beszerzés, beszerzés vagy akár projektmenedzsment területén dolgozik, akkor a felügyelőknek a tervekkel való bevonásának elsődleges prioritásnak kell lennie. Vedd fel a vezetők bármilyen bemenetét, hogy felkészülhessen és tudja, hol kell összpontosítania erőfeszítéseit.

ez egy lehetőség arra, hogy kiemeljük az aggodalomra okot adó területeket. Bizonyos beszállítók nem adják meg a szükséges eredményeket? Akkor érdemes lehet kezdeni ott először. Hasonlóképpen, minden olyan folyamatot vagy politikát, amely elismerést igényel, a felső vezetésnek kell felvetnie.

vonja be az érdekelt feleket is

az adminisztráción felül a szervezet érdekelt felei azok, akik jóváhagyásokat adnak és elvégzik a vásárlásokat. Ezek az emberek gyakran nem hajlandók feladni erőforrásaik feletti ellenőrzést, ezért fontos, hogy megértsék a szándékait is. Mutassa be, hogy az ellenőrzések hozzájárulnak a közbeszerzési eljárás integritásának javításához.

használja ki a tőlük kapott visszajelzéseket is. A beszerzésirányítási folyamat egyes érdekelt felei fájdalmas pontokat vagy konkrét változásokat hozhatnak létre. Lehet, hogy a különböző szerződések elfogadása rendben van, vagy egy adott folyamat vagy politika megfontolást igényel.

nézze át a vásárlási űrlapokat

a megrendelés az a dokumentum, amelyet a vállalat új vásárlásra nyújt be a szállítónak. Először nézze át a megrendeléseket, és győződjön meg róla, hogy teljesen és pontosan kitöltötték őket. A vizsgálandó konkrét területek a következők:

• a megrendelt termékek PO-száma
• beszállítói információk
• a termékleírások pontossága és az árazás
• engedélyezett aláírások

ne feledje, hogy bármilyen végső számlát vagy nyugtát tükröznie kell az eredeti megrendelésben. Az AP-nek képesnek kell lennie némi keresztellenőrzésre, hogy mindent elszámoljon.

a megrendelések strukturált áttekintése lehetőséget nyújt arra is, hogy összehasonlítsa a készlet kiadásait az iparág más hasonló részlegeivel. Használja a helyi vagy országos átlagokat, hogy megnézze, hogyan áll össze más vállalatokkal és versenytársakkal.

végül ne feledje, hogy amikor a beszerzési menedzsment hivatalosan értékeli a megrendeléseket, a tranzakciók puszta mennyisége megnehezítheti a folyamatot. Ha manuálisan dolgozik,vegyen véletlenszerű mintákat az egyes beszállítók megrendeléseinek listájából, hogy ellenőrizze.

menjen át a listán szereplő minden szállítón

a szállító vagy a szállító kiválasztása a beszerzési osztály másik fő felelőssége. Amellett, hogy megtalálja a tömeges megrendelések több részlegen történő lebonyolításának módjait, ellenőrizze az egyes szerződéseket, hogy azok megfelelnek-e vállalkozásának szabványainak. Tegyen félre minden olyan szervezetet, amelytől vásárol, ha nem felelnek meg az elvárásainak.

a figyelembe veendő változók a következők:

• tömeges kedvezmények, árengedmények, és más módon pénzt takarít meg
• hitelprogramok
• szállítási gyakorlat
• pontosság és egyértelmű nyelv a szerződésben
• a nyújtott szolgáltatások minősége
• a szállító hírneve a piacon
• összehasonlítások más szervezetekkel, amelyek hasonló termékeket és szolgáltatásokat kínálnak

ki tudja? A beszerzési audit felfedheti a rejtett kedvezményeket és a Mentés módjait, amelyeket a projektmenedzsment első pillantásra elmulaszthatott.

Vállalati irányelvek áttekintése

könyvvizsgálói munka nem ér véget a szállítókkal. Meghatározza továbbá a szervezeten belüli beszerzési eljárásokat, például a dokumentumok aláírását vagy a szerződések jóváhagyását. Minden lépést, amelyet az alkalmazottak végeznek, meg kell vizsgálni és rögzíteni kell, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden a beszerzésmenedzsment specifikációinak megfelelően történik.

kap visszajelzést a személyzet is. Túl nagy terhet jelentenek-e a közbeszerzési ellenőrzések által bevezetett új jegyzőkönyvek? Meg kell változtatni őket, hogy jobban illeszkedjenek a vállalat általános munkafolyamatához?

hozzon létre egy zárójelentést

tekintse át megállapításait egy zárójelentés összeállításával, és beszélje meg a projektmenedzsmenttel. Ha bármilyen adat nem hatékony szerződésekre, potenciális csalásra vagy a megfelelés hiányára utal, jegyezze fel, és beszélje meg a problémák megoldásának módjait.

a jelentésnek cselekvésre alkalmas információkat kell tartalmaznia a korrekciós intézkedések ösztönzése érdekében, amelyeket a folyamat során gyűjtött beszerzési adatok felhatalmaznak. A jobb beszerzési folyamat katalizálja a vállalkozás képességét a beszerzési műveletek ésszerűsítésére, az erőforrások következetesebb fogadására és a szerződések teljesítményének felülvizsgálatára.

a beszerzési Audit ellenőrzőlista

számos folyamatot, dokumentumot, visszajelzést és beszerzési szerződést kell nyomon követni a projektmenedzsment során. Annak érdekében, hogy mindig a csúcson maradhasson és mérhesse az előrehaladását, az alábbi ellenőrzőlista a beszerzési auditok legtöbb felelősségét lefedi.

• előkészítés: a közvetett kiadásokat különösen nehéz kezelni a projektmenedzsment számára, mivel nincs pontosan kőbe vésve az új vásárlások. Kezdje az összes vásárlás megszervezésével, beleértve a homályos szerződési feltételeket, a nem fogadott kedvezményeket, az árkülönbségeket és más lehetséges problémákat.
• beszerzési megrendelések: például a szervezet háromirányú egyeztetést használ? Van-e védelem a csalás ellen? És a megfelelő engedélyek engedélyezve vannak-e a jóváhagyási folyamat során? Tisztában kell lennie azzal, hogy mi történik a folyamat során, a megrendeléstől a fogadásig.
• beszállítói kiválasztás: elemezze az egyes szerződések teljesítményét, és hogyan viszonyul a Portfólió többi részéhez. Mindegyik megfelel az Ön szabványainak és megfelel az Ön irányelveinek? Mi a folyamat az onboarding egy új szállító, amikor szükség van rá?
• kifizetések: a számla feldolgozásának pontosnak, teljesnek és időszerűnek kell lennie. Tartsa szemmel a csalárd tranzakciókat, mint mindig. A háromirányú illesztés itt is szerepet játszhat.
• megállapításainak jelentése: határozza meg a beszerzési audit által felvetett problémák megoldásához szükséges korrekciós intézkedéseket. Mit tehetünk a kockázat csökkentése, a hatékonyság növelése és a projektmenedzsment folyamat megfelelőségének biztosítása érdekében a jövőben?

Készítsen saját ellenőrzőlistát saját igényei és körülményei szerint. Minden vállalkozás más, amikor az áruk és szolgáltatások beszerzéséről van szó, miért nem teszi a megoldást személyre szabottá?

beszerzési Audit legjobb gyakorlatok

szeretne néhány extra tippet és taktikát, mielőtt elkezdené ezt a feladatot, amely átalakítja az üzleti igényeinek megszerzését?

• béreljen fel egy dedikált belső ellenőrt ennek a feladatnak a kezelésére: a beszerzési osztály ellenőrzése önmagában nem hatékony és potenciális összeférhetetlenség. Végül is nem szeretné, ha az alkalmazottak saját teljesítményértékelést írnának, ezért adja át a munkát egy belső ellenőrzési csoportnak, hogy teljes, pontos és strukturált felülvizsgálatot készítsen. Egy ilyen csapatnak meg kell értenie a projekt és a szervezet egészének jelenlegi politikáját és igényeit.
• ne feledje, hogy hozzon létre egy papíralapú nyomvonalat a jövőbeli auditáláshoz: miután már összegyűjtötte az összes értékesítési adatot, készletnyilvántartást, fizetendő számlákat és az auditálási folyamattal kapcsolatos egyéb dokumentációt, már pontosan tudja, hogyan kell ezt elvégezni a következő auditálás során. Először dolgozzon a papíron, hogy a jövőbeli ciklusok sokkal gyorsabbak legyenek.
• tervezze meg az egyedi eljárások bevezetését a megállapításokra válaszul: az egyik legkevésbé hasznos dolog, amit a beszerzési auditálás tehet, az, hogy általános tanácsokat kínál a talált hatékonyságra válaszul. Célja, hogy személyre szabott megoldásokat hozzon létre, amelyek kifejezetten azokra a szervezetekre vonatkoznak, amelyeknél dolgozik.
• beszerzési eszköz használatának megkezdése: Az automatizálás már életünk nagy részében segített nekünk, és a projektmenedzsment örömmel fogja tudni, hogy ma már léteznek olyan modern megoldások, amelyek gyorsabbá és könnyebbé teszik a beszerzés auditálását.

a versenyképesség megőrzése az egyre növekvő piacon a munka legújabb eszközeinek elfogadásáról szól. Beszéljünk többet a belső ellenőrzéssel kapcsolatos szoftvereszközökről a következő részben.

eszközök, szoftverek és automatizálás

ha úgy tűnik számodra, hogy az auditok végrehajtása kihívást jelent, tudd, hogy a feladat megoldása sokkal könnyebb, ha van egy automatizált rendszer, amely segít. Most már léteznek olyan Online szolgáltatások, amelyeket olyan feladatok kezelésére terveztek, mint:

• központosított iratkezelés
• felhőalapú együttműködés
• láthatóság a munkafolyamatban a csalás vagy a meg nem felelés elleni védelem érdekében
• a legjobb beszállítók gyors összehasonlítása
• valós idejű árelemzés az ügyletek összehasonlításához

a beszerzési eszköz általában felgyorsíthatja a könyvvizsgálatot a megfelelő dokumentumok automatikus elküldésével a megfelelő embereknek, biztosítva, hogy egyetlen érdekelt fél sem maradjon tájékozatlan. Jelentősen csökkenti az emberi hibák lehetőségét az adatbevitel és az elemzés során. Egyértelmű, hogy az auditálás és általában a beszerzési folyamat jövője a szoftverautomatizáláson és az általa elkerülhetetlenül nyújtott hatékonysági előnyökön fog alapulni.