az adminisztratív feladatok és feladatok végső útmutatója
a vállalati vezetők közismerten elfoglalt egyének. A végtelen teendők, a back-to-back találkozók, a stratégiai tervezés és még sok más nem igényel emberfeletti erőfeszítést és időgazdálkodást. Szóval hogyan kezelik mindezt? A sikeres ügyvezető titkos fegyverrel rendelkezik, ugyanolyan sikeres ügyvezető asszisztens.
adminisztratív asszisztensként, személyi asszisztensként, ügyvezető titkárként vagy röviden EAs-ként is ismert, az Ügyvezető asszisztensi munka lényegében a kapuőr, a bizalmas és a C-suite vezetők általános támogatási rendszere.
az EA-k lényegében a felső szintű vezetők kiterjesztése, ami azt jelenti, hogy általában ők is az első kapcsolattartó pont azok számára, akik megpróbálják elérni őket. Ők kezelik az ütemtervüket, jelentéseket készítenek, általános adminisztratív támogatást nyújtanak, és lényegében részt vesznek a legtöbb, ha nem az összes munkában.
az EA munkaköri leírásának részletesebb áttekintéséhez olvassa el az útmutató következő cikkét az ügyvezető asszisztens felelősségéről.
a vezetői asszisztensek fontossága
a gyorsan változó munkakörnyezetnek és a technológiai fejlődésnek köszönhetően a vezetői asszisztensek még több szerepet töltenek be és töltenek be, mint korábban. Elmúltak azok a napok, amikor az EA-kat pusztán kapuőröknek tekintették, hogy válaszoljanak a telefonhívásokra és üzeneteket fogadjanak.
a technológia ma már rengeteg olyan eszközt biztosít a végrehajtóknak, amelyek képesek ilyen feladatokat elvégezni számukra. A jegyzetelő alkalmazások, az ütemezési megoldások, az üzleti utazási platformok és a Feladatkezelő platformok azt jelentik, hogy az adminisztrációs támogatás szintje az évek során csökkent.
de az EA-k messze nem elavultak. Most stratégiai és adminisztratív szerepet töltenek be. A döntéshozatalban, a technikai segítségnyújtásban, a belső kommunikációban, az üzleti utazások felügyeletében és az eseménytervezésben segítenek, hogy csak néhányat említsünk.
a 14 készség felső vezetői asszisztensek rendelkeznek
ha ez az őrült, mégis rendkívül kifizetődő karrier úgy hangzik, mint a megfelelő illeszkedés az Ön számára, összeállítottunk egy listát a 14 létfontosságú vezetői asszisztens készségekről, amelyek segítenek abban, hogy csúcsminőségű adminisztratív szakemberré váljon.
légy szuper szervezett
nem meglepő, hogy a legjobb vezetői asszisztensek túlvilági szervezési képességekkel rendelkeznek. EA – ként alapvetően két rendkívül elfoglalt munkaterhelésért felelős, a saját és a végrehajtó, akinek dolgozik. Képesnek kell lennie arra, hogy rangsoroljon mindent, amit meg kell tenni, és a lehető leghatékonyabban gondoskodjon róla.
a multitaskingban való jártasság szintén döntő fontosságú. Nem számít, mennyire jól megtervezett a napod, a vészhelyzetek és a sürgős kérdések, amelyek azonnali figyelmet igényelnek, elkerülhetetlenül felbukkannak, és elég rugalmasnak kell lennie ahhoz, hogy kezelje ezeket. Miután a tüzeket eloltották, képesnek kell lennie arra, hogy könnyedén visszatérjen az ütemtervéhez.
úgy kell megszervezni, hogy minden olyan információ, amelyre Önnek vagy a vezetőnek szüksége van egy pillanatra, kéznél van.
légy Tech-hozzáértő
már felvázoltuk, hogy a technológia drasztikusan megváltoztatta az EA munkáját azáltal, hogy megoldásokat nyújtott az EA-k számára néhány hagyományosabb adminisztratív funkcióhoz. Az EA-k várhatóan analitikusabbak és stratégiaibbak lesznek munkájuk során, de a technológiai jártasság is kulcsfontosságúvá vált.
az adminisztratív asszisztenseknek erősen meg kell érteniük a hagyományos Google és Microsoft Office programokat, mint például az Excel és a Powerpoint, valamint rendelkezniük kell olyan eszközökkel és erőforrásokkal, amelyek végső soron segítenek nekik egy jobb munkát végezni, mint például a Slack, Calend.ly és Travelperk, hogy csak néhányat említsünk.
az adatbevitel, a perc-felvétel és a nyilvántartás mind fontos része annak, amit a vezetői asszisztensek csinálnak, és ha naprakész marad a legújabb alkalmazásokkal és megoldásokkal a piacon, akkor sokkal könnyebbé válik a munkája.
az a tény, hogy több vezető maga is használja ezeket a technológiai megoldásokat, gyakran azt jelenti, hogy az EA-knak gyakran időt kell szánniuk arra, hogy segítsenek nekik a hibaelhárításban, amikor erre szükség van.
légy hűvös, nyugodt és összegyűjtött
kérdezd meg bármelyik EA-t, hogyan lehet jobb személyi asszisztens, és valószínűleg azt fogják mondani, hogy fontos tudni, hogyan lehet nyugodt maradni és tartani a fejét stresszes helyzetekben. A magasabb szintű vezetők általában rendkívüli nyomás alatt vannak, és ezt általában továbbadják az EAs-nek.
a higgadtság fenntartása sokkal könnyebbé teszi az életedet, és segít kezelni a sok válságot, amelyek rendszeresen felbukkannak.
legyen nagykövet
mint kapuőr és a végrehajtó képviselője, meg kell ismerkednie a céljaikkal és értékeikkel, valamint a vállalat értékeivel. Meg kell értenie a nagyobb képet, és szem előtt kell tartania, különösen akkor, ha a szervezeten kívüli emberekkel foglalkozik.
szánjon időt arra, hogy megértse a vállalat értékeit és intim működését. Ismerje meg a csapat minden tagját, és mi a feladata és felelőssége. Ez biztosítja, hogy készen áll arra, hogy válaszoljon a kérdésekre, sőt döntéseket hozzon az exec, valamint a vállalat érdekében.
légy megbízható
a felső szintű vezetőkkel való szoros együttműködés azt jelenti, hogy valószínűleg rendszeresen bizalmas és bizalmas információkhoz jut. Ez magában foglalhatja a vállalat pénzügyi információit, HR kérdéseit, üzleti titkait, valamint érzékeny természetű válságok ismeretét (és gyakran meg kell oldania).
rendkívül fontos, hogy az exec és a szervezet érdekében megőrizze a titoktartást és a diszkréciót. Ha elveszíti az Ügyvezető bizalmát, akinek dolgozik, gyakorlatilag lehetetlenné teszi a munkáját.
legyen kiváló kommunikátor
az EA folyamatosan foglalkozik az emberekkel. A vezetőktől, akiknek dolgoznak, a vállalaton belüli többi csapattagig, valamint a szervezeten kívüli ügyfelekig és érdekelt felekig. Ön a végrehajtó és a vállalat szóvivője, ezért nagyszerű kommunikációs készségekkel, valamint az emberek készségeivel kell rendelkeznie.
az empátiát és az érzelmi intelligenciát magában foglaló készségfejlesztés segít abban, hogy olyan kapcsolatokat építsen ki, amelyek kulcsfontosságúvá válnak a munkád elvégzéséhez. Egy jó EA aktív a LinkedIn-en, a Meetup-on és a társadalmi események során elfoglalt, hálózatépítés más EA-kkal és kapcsolatokkal, akik tovább fognak jönni a sorban.
légy ügyes előrejelző
ez egy trükkös, és általában több éves tapasztalattal rendelkezik. Tapasztalataik felhasználásával és a potenciális helyzetek, valamint a főnöke szokásainak és igényeinek megértésével egy nagyszerű ügyvezető asszisztens képes előre látni és leküzdeni a botlásokat, mielőtt azok bekövetkeznének.
egyre szakértő problémamegoldó ezen a szinten nem csak neked felbecsülhetetlen személyi asszisztens, de abban is segít, hogy a munka úgy érzi, sokkal könnyebb. A válság utáni válság elkerülhető egy kis stratégiai tervezéssel.
légy talpon gondolkodó
amellett, hogy képes előre látni a problémákat, azt is tudnia kell, hogyan oldja meg őket menet közben. EA-ként számtalan olyan helyzettel kell szembenéznie, amelyek nem feltétlenül rendelkeznek tankönyvi megoldásokkal, amelyekre hivatkozhat. A dobozon kívül kell gondolkodnia, és minden rendelkezésére álló eszközt fel kell használnia, hogy a probléma aljára kerüljön.
ezzel jár egy bizonyos szintű autonómia. Önnek kényelmesen kell meghoznia a döntéseket, és a megfelelő időben meg kell tennie ezeket a pillanatnyi hívásokat. Természetesen fontos megérteni hatalmad határait, és megtalálni a megfelelő egyensúlyt a kettő között.
légy éles tárgyaló
meg fogsz lepődni, mennyire hasznos ez a különleges készség egy adminisztratív szakember számára. Az EA-k sok időt töltenek a szállítókkal és a szolgáltatókkal való kommunikációval és kommunikációval, és tudniuk kell, hogyan kell tárgyalni a vállalat vagy a végrehajtó számára szükséges eredmények elérése érdekében. Ez lehet egy végrehajtó utazási igényeinek, találni egy asztalt a megfelelő étteremben egy üzleti ebéd, szerzés a legjobb ajánlatot irodaszerek, vagy akár megszerzése jegyek vagy bérletek exkluzív események.
a hálózatépítésbe fektetett idő itt játszik szerepet, mivel az EA-k gyakran használják ezeket a kapcsolatokat szívességek hívására és belső információk vagy ajánlások megszerzésére.
legyen jártas a projektmenedzsment művészetében
ha belegondolunk, az ügyvezető asszisztens lényegében egy projektmenedzser, amelynek feladata egyetlen, de rendkívül összetett projekt kezelése. A magas szintű végrehajtó igényei és követelményei. A projektmenedzsment néhány kulcsfontosságú koncepciójának és gyakorlatának szilárd megragadása ezért hosszú utat jelentene.
az EA-k feladata gyakran az események koordinálása, beleértve a vállalati kultúra fejlesztését célzó csapatépítő események tervezését. A nagy vállalati nagykövet (lásd a 4. pontot) erősebb helyzetbe hozza Önt, hogy az ilyen feladatokat a lehető leghatékonyabban és leghatékonyabban hajtsa végre.
légy analitikus
mint már említettük, a technológia fejlődése kevésbé adminisztratív és stratégiai vagy analitikus szerepet töltött be. Minél inkább analitikus gondolkodó vagy, annál jobb lesz az EA munkájában, és annál értékesebb lesz az alkalmazottak számára, akiknek dolgozik.
Ön jobban fel lesz készülve az érzékeny és összetett helyzetek kezelésére. Ahogy szembesülsz azzal, hogy egyik döntést a másik után kell meghoznod, az analitikus bátorságod és a részletekre való figyelmed lesz a titkos fegyvered. Ezt különösen értékelik a munkaadók, mivel az EA gyakran nem hivatalos tanácsadó és bizalmas szerepet tölt be.
legyen vezető és csapatjátékos
mivel a szervezet kulcsfontosságú személyeinek közvetlen közelében dolgozik, más munkatársak gyakran fordulnak hozzád útmutatásért és tanácsért. Ön rendelkezik betekintéssel és tudással a vezetők igényeiről és kívánságairól, valamint arról, hogy mi a legjobb a vállalat számára. Ön is tartja a kulcsot a nagyszerű kapcsolatok és kapcsolatok tárházához. Időről időre felkérést kap arra, hogy a C-suite csapat nevében továbbítsa az üzeneteket a vállalat többi tagjának.
ez hatalmi helyzetbe hozza Önt, de megköveteli, hogy csapatjátékos legyen. Önnek képviselnie kell a végrehajtót, de olyannak is kell lennie, akihez az emberek úgy érzik, hogy szükség esetén fordulhatnak. A munka jellege azt jelenti, hogy a helyzettől függően különböző pillanatokban kell együttműködnie a csapat különböző tagjaival. Ez különösen akkor igaz, ha vezető szerepet kell vállalnia olyan projektekben, mint a csapatépítő események szervezése, az irodai munkák felügyelete vagy az értekezletek logisztikájának koordinálása.
készülj fel az alkalmazkodásra
mint valószínűleg már rájöttél, egy unalmas pillanat ritkaság és luxus egy vezetői asszisztens számára. Krízisek jelennek meg, a telefon mindig csörög, az e-mailek folyamatosan özönlenek be, és természetesen a végrehajtók állandó figyelmet igényelnek.
a változásnak olyannak kell lennie, amit magáévá tesz. Képesnek kell lennie arra, hogy megbirkózzon az állandóan változó környezettel, de folyamatosan értékelje saját folyamatait, és megtalálja a módját, hogy hatékonyabbá és eredményesebbé tegye őket.
légy hajlandó tanulni
amikor a napod száz mérföld / óra sebességgel halad, a készségek fejlesztésének vagy akár újak megtanulásának módjainak megtalálása magas rendnek tűnhet. Ez azt jelenti, hogy ez a legjobb módja annak, hogy előrelépjen a karrierjében, és több értéket adjon magának, mint ügyvezető asszisztens.
Kezdje azzal, hogy minden héten szánjon egy kis időt arra, hogy lépést tartson az iparág legfrissebb híreivel és trendjeivel, és keresse azokat az eszközöket, amelyek megkönnyíthetik az életét. Ez önmagában azonnal beveszünk egy erősebb helyzetben, mint egy EA.
a végrehajtó asszisztensek lényegében a svájci hadsereg késének emberi megfelelője a szervezetüknek. Az ebben a cikkben felvázolt készség meglehetősen kiterjedt, és eleinte kissé ijesztőnek tűnhet, de ne hagyja, hogy ez elrettentsen. Ha executive asszisztensként szeretne kitűnni, az első dolog, amire szüksége van, az a hajlandóság, hogy vállalja ezt az intenzív, mégis kifizetődő szerepet, és megtanuljon, ahogy megy. A hibák elkerülhetetlenek, de mindent megteszel, tanulsz belőlük, és minden rendben lesz.