6 ok az értekezlet-tervező elengedhetetlen az Ön sikeréhez
az értekezlet megtervezése kihívást jelenthet. A megfelelő hely megtalálása, a megfelelő résztvevők meghívása, a márkajelzés beépítése és a téma kiválasztása az értekezlet tervezésének minden olyan aspektusa, amely nem feltétlenül olyan egyszerű, mint a projektmenedzsment. Az esemény során felmerülő apró részletek és váratlan problémák mind oka annak, hogy egy tapasztalt értekezlet-tervező koordinálja az eseményt. Ha eldönti, hogy bérel-e értekezlet-tervezőt a következő eseményre, akkor fontolja meg ezeket a hat okot, amelyek elengedhetetlenek a sikerhez:
1. Nehéz lépést tartani a modern technológiával!
minden nap megjelenik egy új eszköz, amely költséghatékonyabbá, jobban szervezettebbé vagy vonzóbbá teszi az eseményt. A technológia lehetővé teszi számunkra, hogy megjelenjünk a trendek előtt. De hogy tudsz lépést tartani??? A tapasztalt értekezlet-tervező az összes trend tetején marad, és tudja, mikor kell használni a legújabb technológiát. Azt is tudják, mikor ne használják. A” legújabb” és a “legmegbízhatóbb” gyakran nem léteznek együtt. Egy tapasztalt találkozótervező tudni fogja, hogy melyik technológia sziklaszilárd és készen áll arra, hogy debütáljon az eseményen.
2. Teljes márkaismertséget biztosítanak az eseményen
a találkozótervező nem csak keményen dolgozik egy téma felépítésén az esemény körül, hanem azon is dolgozik, hogy márkája megfelelően megjelenjen az egész vendégélményben. A jó márkajelzés beépítése attól a pillanattól kezdve, amikor az esemény elkezdődik, a végéig minden vállalati találkozó döntő része. Úgy tűnhet, mint a józan ész, de elsöprő lehet, sőt nehéz emlékezni arra, hogy a márkajelzést a vállalati irányelvek szerint építse be. Találkozó-tervező felvétele, hogy vigyázzon ezekre a dolgokra, biztosítja, hogy vendégei teljesen elmerüljenek a márka által kínált élményben.
3. A megfelelő kulináris lehetőség kiválasztása nem olyan egyszerű, mint amilyennek látszik a menü megtervezése a mai éghajlaton már nem olyan egyszerű, mint a vendéglátó-ipari szolgáltatás igénybevétele és a csirke vagy a hal kiválasztása. Az ételallergiák, a vallási tényezők és más okok miatt a találkozó résztvevői magasak és szárazak lehetnek, ha a megfelelő óvintézkedéseket nem teszik meg. A találkozótervezők nemcsak előre látják a résztvevők igényeit, hanem elérik és megerősítik, hogy milyen allergiák stb., elvárják találkozóik során. Továbbá, egy tapasztalt értekezlet-tervező tudja, hová kell mennie, hogy megfeleljen ezeknek a kéréseknek.
a menü megtervezése a mai éghajlatban már nem olyan egyszerű, mint egy vendéglátó-ipari szolgáltatáshoz fordulni, vagy csirkét vagy halat választani. Az ételallergiák, a vallási tényezők és más okok miatt a találkozó résztvevői magasak és szárazak lehetnek, ha a megfelelő óvintézkedéseket nem teszik meg. A találkozótervezők nemcsak előre látják a résztvevők igényeit, hanem elérik és megerősítik, hogy milyen allergiák stb., elvárják találkozóik során. Továbbá, egy tapasztalt értekezlet-tervező tudja, hová kell mennie, hogy megfeleljen ezeknek a kéréseknek.
4. Az értekezlet-tervezők legfeljebb két hetet tölthetnek az úton a
szerint az elképzelt találkozók szerint az értekezlet-tervezők nemcsak két hetet tölthetnek az úton, hanem az átlagos találkozó akár három napig is tarthat. Bár ez nem tűnik hatalmas időnek a dolgok nagy rendszerében, egy olyan alkalmazott számára, akinek más feladatai vannak, a három nap elég sok időt vesz igénybe, amelyet egyébként e feladatok elvégzésére fordíthattak volna. Ennek a karriernek az időigényes jellege fontos tényezővé teszi a teljes odaadást.
5. A közönség elkötelezettsége jelentősen megnőhet, ha egy értekezlet-tervező részt vesz a vállalat eseményének lebonyolításához szükséges értekezlet-tervező jelentősen növelheti a közönség elkötelezettségét, mert azon fognak dolgozni, hogy ez sokkal nagyobb része legyen az Általános prezentációnak. Az értekezlet-tervező segíthet a prezentáció tervének elkészítésében, amely biztosítja a vendégek magas szintű interakcióját és részvételét. Ez egy nagyon fontos tényező, amikor a nagy vállalati események, mint a termék bevezetése. Ha a közönség teljes mértékben elkötelezett, akkor Önnek és cégének nagyobb esélye van egy sikeres találkozóra vagy indító eseményre.
ha találkozótervezővel rendelkezik a vállalat eseményének lebonyolításához, nagyban növelheti a közönség elkötelezettségét, mert azon fognak dolgozni, hogy ez sokkal nagyobb része legyen az Általános prezentációnak. Az értekezlet-tervező segíthet a prezentáció tervének elkészítésében, amely biztosítja a vendégek magas szintű interakcióját és részvételét. Ez egy nagyon fontos tényező, amikor a nagy vállalati események, mint a termék bevezetése. Ha a közönség teljes mértékben elkötelezett, akkor Önnek és cégének nagyobb esélye van egy sikeres találkozóra vagy indító eseményre.
6. Kapcsolataik vannak, és a szakmai betekintés a munkához mind a helyszín megtalálása, mind a megfelelő gyártók kiválasztása bemutatja saját egyedi kihívásait. A résztvevők számának szem előtt tartása, az esemény témájának beépítése és a vállalati márkajelzés beépítése mind egy sokkal nagyobb puzzle darabja, amelyet az értekezlet-tervezőnek össze kell állítania. Bár minden értekezlet vagy tevékenység bizonyosan kihívást jelent, az értekezlet-tervezőknek saját sablonjuk van az új értekezlet megtervezéséhez, kapcsolataik pedig fontos részét képezik ennek a sablonnak. A szervizelt terület megfelelő kapcsolatának ismerete nem tűnik túl nehéznek, de figyelembe véve, hogy a találkozótervezők milyen gyakran utaznak, több terület megértése vagy új területek gyors megismerése nem biztos, hogy megvalósítható. Az értekezlet-tervezők megértik, hogyan kell alkalmazkodni az egyes területekhez, és ennek során gyorsan és egyszerűen hozzon létre kapcsolatokat.
mind a helyszín megtalálása, mind a megfelelő gyártók kiválasztása egyedi kihívásokkal jár. A résztvevők számának szem előtt tartása, az esemény témájának beépítése és a vállalati márkajelzés beépítése mind egy sokkal nagyobb puzzle darabja, amelyet az értekezlet-tervezőnek össze kell állítania. Bár minden értekezlet vagy tevékenység bizonyosan kihívást jelent, az értekezlet-tervezőknek saját sablonjuk van az új értekezlet megtervezéséhez, kapcsolataik pedig fontos részét képezik ennek a sablonnak. A szervizelt terület megfelelő kapcsolatának ismerete nem tűnik túl nehéznek, de figyelembe véve, hogy a találkozótervezők milyen gyakran utaznak, több terület megértése vagy új területek gyors megismerése nem biztos, hogy megvalósítható. Az értekezlet-tervezők megértik, hogyan kell alkalmazkodni az egyes területekhez, és ennek során gyorsan és egyszerűen hozzon létre kapcsolatokat.
a megfelelő kapcsolatok mellett az értekezlet-tervezők betekintést és know-how-t is kapnak egy esemény jogi aspektusához. A professzionális értekezlet-tervező megérti, hogyan kell tárgyalni és követni más gyártók szerződéseit, ami potenciálisan hatalmas megtakarításokat eredményezhet. Minden eladó, függetlenül attól, hogy a vendéglátó; szálloda vagy helyszín, mind szigorú szerződéssel rendelkezik, amelyet be kell tartania, amikor felveszi őket az eseményre. Miután egy szakmai találkozó tervező részt vesz a tárgyalások ezek a szerződések segíthet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem fizet semmilyen “extrák”, hogy nem kell. Ez is segít, hogy győződjön meg arról, hogy kövesse az irányelveket e szerződések elkerülése érdekében felszámított extra díjak, az esemény után, a károk vagy egyéb járulékos, hogy lehet, hogy nem tudott.
a nap végén, bérbeadása egy találkozó tervező a cég esemény, termék bevezetése vagy értékesítési találkozó, vehet egy csomó a felesleges stressz le alkalmazottak, hogy sok más feladat aggódni. A professzionális találkozótervező egyetlen célja, hogy segítsen megtervezni és végrehajtani a tökéletes eseményt a vállalat számára, és számos előnye van a Szolgáltatások igénybevételének. Tehát, amikor legközelebb felelős a vállalati értekezletért vagy a termék bevezetéséért, fontolja meg az összes okot, amiért egy értekezlet-tervező segíthet az eddigi legsikeresebb esemény megrendezésében.