6 lépés a belső ellenőrzési Program felépítéséhez
miért fontos a belső ellenőrzési program?
a CFPB vizsgálati kézikönyv a gyűjtemények területén élők számára uralkodó iránymutatássá vált, a belső ellenőrzés pedig olyan téma, amelyet nem lehet túl könnyedén venni. A kézikönyv szerint a hatékony megfelelőség-irányítási rendszernek négy egymástól függő ellenőrzési összetevővel kell rendelkeznie:
- igazgatósági és irányítási felügyelet
- megfelelőségi program
- fogyasztói panaszokra adott válasz
- megfelelőségi ellenőrzés
ha ez a négy kontrollösszetevő erős és jól koordinált, akkor a felügyelt szervezetnek sikeresnek kell lennie a megfelelési felelősségeinek és kockázatainak kezelésében.
beszéljük meg a “megfelelőségi audit” komponenst. Pontosan hol is kezded ezt?
javasoljuk, hogy kezdje a belső ellenőrzési program következő hat alapvető összetevőjével:
1. lépés: Létrehozott hatóság
a szervezetnél a belső ellenőrzés elvégzéséért felelős személynek rendelkeznie kell a megállapított jogosultsággal. A szükséges buy-in és a legmagasabb szintű hatóság támogatása nélkül nem lesz jogosultsága vagy hozzáférése a munka elvégzéséhez szükséges információkhoz.
2.lépés: működési függetlenség
ez a darab kéz a kézben illeszkedik a létrehozott hatósághoz. Egyszerűen nem tudja ellenőrizni a saját munkáját határozott összeférhetetlenség nélkül. A könyvvizsgáló fél nem vállalhat operatív felelősséget ennek megvalósításáért. Ez látszólag nehéz lehet a kisebb vállalatok számára, azonban a különböző részlegek (például számvitel vagy HR) alkalmazottainak keresztképzése egy másik osztály ellenőrzésére teljesen elfogadható.
3.lépés: irányelvek és eljárások
egyetlen ellenőrzés sem lehet sikeres anélkül, hogy meghatározott irányelvek és eljárások ne határoznák meg, hogy mit és hogyan kell ellenőrizni. A kialakult politikáknak és eljárásoknak körvonalazniuk kell az egész folyamatot. Szerencsére az Ön által már alkalmazott irányelvek és eljárások egyfajta MINŐSÉGÉRTÉKELÉSKÉNT szolgálhatnak, amelyet felhasználhat az ellenőrzés alapjául. Azt csinálod, amit a szabályzataid és az eljárásaid mondanak? Megfelelőek-e ezek a folyamatok a kockázatok csökkentésére?
4. lépés: a vezérlők kerete
ez a darab fontos annak megértéséhez, hogy pontosan mit keres. Pontosan mit kell auditálnia? Milyen gyakran kell auditálnia? A kockázatalapú megközelítés használata kulcsfontosságú ahhoz, hogy megértsük, hol vannak a kockázatok, és megbizonyosodjunk arról, hogy a megfelelő ellenőrzések működnek-e a kockázatok megfelelő csökkentése érdekében. Az ellenőrzési folyamat keresi a módját, hogy folyamatosan javítsa a már meglévő ellenőrzéseket. Annak megértése, hogy vállalkozása hol és hogyan foglalkozik a fogyasztókkal, mire panaszkodnak a fogyasztók, és az összes alkalmazandó törvény mind kulcsfontosságú eleme a keretrendszer létrehozásának.
5. lépés: jelentési struktúra
kinek jelent a belső ellenőrzési osztály vagy a személyzet? Az ellenőrzés eredményeinek hatékony közlése ugyanolyan kulcsfontosságú, mint maga a tényleges ellenőrzés. Az ellenőrzési jelentés terjesztését először a vezetőségnek, valamint a megfelelésért felelős vezető tisztviselőnek kell eljuttatni.
a szervezet megfelelő személyzetének történő jelentés fontos a megfelelő helyreállítási lépések megtételének biztosításához. Maga a jelentés formátumának néhány különböző formát kell öltenie:
- a jelentés magas szintű vezetői összefoglaló változatának elérhetőnek kell lennie a szervezeten kívüli személyek, például ügyfelek és potenciális ügyfelek számára.
- a jelentés teljes részletességű változatának elérhetővé kell válnia mindenki számára belső terjesztésre.
6.lépés: javítási folyamat
ez az utolsó lépés a tesztelés és az ellenőrzési folyamat során feltárt hiányosságok áttekintése. A hiányosságok orvoslására tett lépéseket nyomon kell követni és dokumentálni kell annak bizonyítása érdekében, hogy mit tettek a feltárt kockázatok csökkentése érdekében.
még mindig kérdései vannak a saját belső ellenőrzési program kidolgozásával kapcsolatban? Vegye fel velünk a kapcsolatot még ma, és kezdjük el építeni a belső ellenőrzési programot.