5 lépés a projekt hatókörének meghatározásához
az elveszett feladatok, a céltalan találkozók és a nyomon követés hiánya a mindennapi élet része? Az eredmények szenvedhetnek, ha munkáját nem megfelelően rangsorolják és szervezik. Mindenesetre az első ügyrendnek meg kell határoznia a projekt hatókörét. Hallottál már erről a koncepcióról?
a hatókör nem használata azt jelenti, hogy teljesen sötétben vagyunk azzal kapcsolatban, hogy mit várhatunk el a feladataitól, és teljes bizonytalanságban vagyunk a teljesítményünkkel kapcsolatban. Nem csak ez, hanem az egész folyamatot is sokkal nehezebbé teszi, mint amilyennek lennie kell.
mindezek elkerülése érdekében támogatnia kell azt az elképzelést, hogy jól meghatározott hatóköröket alkalmazzon projektjeihez. Ha minden megfelelő játékos támogatja ezt a mozgalmat, az egész vállalkozás élvezheti az eredmények előnyeit.
mi a projekt hatóköre?
a projekt hatóköre a befejezendő legfontosabb elemek meghatározására vonatkozik. Olyan részleteket tartalmaz, mint a teljesítések listája, célok, költségek, költségvetés, alkalmazottak stb. A hatókör fő célja, hogy központi referenciaként szolgáljon a projekthez kapcsolódó feladatokhoz.
készült Ion
bármi lehet projekt, például egy alkalmazás, egy videó vagy akár egy esemény fejlesztése. A csapat hozzájárulhat, megoszthatja és elérheti a projekt hatókörét a projekt befejezéséhez szükséges együttműködés részeként. Hatékony dokumentációs módszerekkel biztosíthatja, hogy a megfelelő emberek mindig ismerik a projekt minden szakaszát, igényeit, igényeit és sajátosságait.
tegyük fel például, hogy egy e-mail marketingre összpontosító projektet fejleszt. A hatókör olyan elemeket tartalmazna, mint például a célközönség elérése, milyen mutatók határozzák meg a tartalom sikerét, valamint a teljesítéséhez szükséges lépéseket.
a projekt jól meghatározott hatókörével való munka legfontosabb előnyei:
- lehetővé teszi, hogy minden érdekelt fél naprakész legyen a projekt sajátosságairól, minimalizálva a hibák esélyét;
- olyan cselekvésre alkalmas keretrendszert kínál, amellyel a menedzserek feladatokat rendelhetnek a csapathoz, és hivatkozhatnak az ütemterv lépéseire;
- segít Önnek és csapatának a konkrét lépésekre és célokra összpontosítani, ami megakadályozza, hogy a projektje elveszítse a fókuszt, és valami hasonlóvá alakuljon, mint amire számítottak;
- segít a projekt fejlesztésében, mivel;
a projekt hatókörének megfelelő működéséhez jó kommunikációra van szükség a vezetők és csapataik között. Fontos, hogy mindenki megértse a szerepét és azt, hogy ezek hogyan befolyásolják a projekt fejlesztésének egyes lépéseit. Ez csak akkor lehet előnyös, ha a hatókört megfelelően megtervezik.
Hogyan határozható meg a projekt hatóköre?
mint az előző szakaszban megtanultad, a projekt hatókörének megírása elengedhetetlen a sikeréhez. A tervezési és végrehajtási szakaszokban megfelelő intézkedéseket igényel; ellenkező esetben kockáztatja a projekt teljesítményét és fejlődését.
íme az 5 legfontosabb lépés a projekt hatókörének meghatározásához az Ön vállalkozásában:
- a projekt igényeinek meghatározása
mit kell befejeznie a projektnek? Ügyeljen arra, hogy fontolja meg a folyamat minden egyes lépését, a kezdetektől a támogatás befejezéséig.
ez magában foglalja a szükséges szakemberekre és a projekt fejlesztéséhez szükséges készségekre vonatkozó információkat. Megadhatja vállalkozásának pozícióit, osztályait és részlegeit, ha ez megkönnyíti a dolgok megjelenítését. Itt kell meghatároznia a szükséges eszközöket, akár fizikai, akár szoftveres.
ha túlterheltnek érzi magát az ilyen speciális igények megállapításának fogalmán, referenciakeretnek tekintheti a korábbi hasonló projekteket. Is, konzultáljon munkatársaival arról, hogy mire van szükségük ahhoz, hogy elvégezzék azt, amit a projekt kér tőlük.
2. Kitalálja a projekt céljait
a következő lépés, amelyet meg kell tennie, magában foglalja a projekt céljainak eldöntését. Ez azt jelenti, hogy meghatározzuk, mit kíván elérni vállalkozása az eredmények szempontjából a projekt végrehajtásával és befejezésével. Ha ez túl elvontnak tűnik, használhat egy hasznos iránymutatást, az úgynevezett SMART kritériumokat.
a smart betűszó arra szolgál, hogy emlékezzen a projektjéhez javasolt célok megfelelő jellemzőire. Íme, mit jelent minden betű, és hogyan dolgozhat az egyes kritériumokkal:
- S a Konkrét, amely segít abban, hogy megbizonyosodjon arról, hogy vállalkozásának melyik aspektusát részesíti előnyben a projekt befejezése;
- M a mérhető, amely egy vagy több kulcsfontosságú teljesítménymutató kiválasztását szorgalmazza;
- A az elérhető, amely cselekvésorientált és reális célok kitűzése felé terel;
- R a releváns, ami azt jelenti, hogy olyan célokat állít be, amelyek összhangban vannak a vállalat célkitűzéseivel és küldetésével;
- T az időhöz kötött, ahol megadhatja a projekt időkeretét és azt, hogy mennyi idő van a célok eléréséhez.
3. Fontolja meg a projekt korlátait
miközben a projekt hatókörére gondol, fontolja meg, hogy az erősségek és gyengeségek egyensúlya hogyan növeli és befolyásolja az eredményt. Ez azt jelenti, hogy győződjön meg arról, hogy korlátai nem akadályozzák meg a célok elérését.
ennek a lépésnek a segítéséhez használhatja a SWOT elemzést. Ez egy mátrix, amely megköveteli, hogy töltse ki a projekt erősségeit, gyengeségeit, lehetőségeit és fenyegetéseit. A fő cél az, hogy tisztában legyenek ezekkel a kritériumokkal, és hogyan befolyásolhatják a projekt befejezésének képességét.
a projekt erősségeit kell, amit az üzleti, hogy szolgál előnyt mások számára. Gyengeségek, bár magától értetődő, meghatározza, hogy mi hozza a cég hátrányos helyzetbe. A lehetőségekben meg kell jelölnie azokat a környezeteket, amelyekben kihasználhatja erősségeit. Végül adja hozzá azokat a feltételeket, amelyek problémákat okozhatnak a fenyegetésekben.
4. Határozza meg az erőforrásokat és a költségvetést
mennyi erőforrásra van szükség a projekt céljainak eléréséhez? A hatókör kritikus része magában foglalja annak meghatározását, hogy mindez mennyibe fog kerülni, és mi az a költségvetés, amelyet a vállalat erre elkülönített.
a projekt költségvetésének elegendőnek kell lennie ahhoz, hogy a tervezett jellemzőkön belül sikeresen lezáruljon. Ez azt is jelenti, hogy győződjön meg arról, hogy a megfelelő erőforrásokat a projekt megfelelő területeire fordítják.
ezt a lépést az előzőek után kell befejezni, mivel lényegesen könnyebb átgondolni a költségeket és a költségvetést, miután meghatározta igényeit, céljait és korlátait. Mert az, hogy győződjön meg róla, hogy kövesse őket annak érdekében.
5. Írj egy gyilkos projekt hatókör-nyilatkozatot
úgy érezheti, hogy mindent megtalál, amire szüksége van egy projekt hatóköréhez, de még mindig van egy végső tartalom, amely mindent összekapcsol: az állításod.
a projekt hatókörének nyilatkozata célja, hogy igazolja annak létezését, valamint összefoglalja mindazt, amit eddig definiált. Itt adja meg a közös megértést arról, hogy mi fontos, mely folyamatokat használják, és létrehozza a projekt alapvető alapját.
győződjön meg róla, hogy inspiráló olvasmány. Így a csapata és bárki más, aki elolvassa a projekt nyilatkozatát, gyorsan látni fogja annak értékét. Ehhez hozzon létre egy narratívát, amely összeköti a teljes hatókörét. Végül vigyázzon, ne írjon túl sokat, mivel a konkrétság elengedhetetlen.
a projekt hatókörének meghatározásához kövesse a megfelelő lépéseket. Ez kritikus fontosságú a minőségi eredmény tervezéséhez és végrehajtásához, ami mindig szükségszerű, függetlenül attól, hogy milyen üzleti tevékenységet folytat a vállalat. Kövesse a cikk által hozott irányelveket, és győződjön meg róla, hogy eléri a kitűzött célokat.
ha a projekt tartalmaz tartalom létrehozása, meg kell győződnie arról, hogy a tökéletes nyílás, hogy inspirálja a további olvasni. Nézze meg ezt a blogbejegyzést arról, hogyan lehet nagyszerű bevezetőt írni.