útmutató a sikeres pénzügyi ellenőrzéshez
a pénzügyi ellenőrzések az egyik oka annak, hogy az év végi jelentések stresszesek. Ezek az auditok azonban megbízható vállalatgá teszik Önt külső szervezetek, például bankok, kormányzati szervek és részvényesek szemében. Továbbá, a tőzsdén jegyzett társaságokat a törvény előírja, hogy könyvelésüket auditálják – így nem lehet elkerülni ezt a fárasztó folyamatot!
a nyilvánosan működő vállalatok mellett a kis, magántulajdonban lévő vállalkozásoknak szigorú pénzügyi ellenőrzéseken is át kell esniük független cégek által. Ezért a szükséges lépések megtétele az audit előtt, alatt és után fontos annak biztosítása érdekében, hogy a folyamat zökkenőmentesen menjen végbe. Ez az útmutató a sikeres pénzügyi ellenőrzéshez lépésről lépésre bemutatja az üzleti tulajdonosok életének megkönnyítését. De mielőtt belemennénk, értsük meg, mi is pontosan a pénzügyi ellenőrzés.
mi a pénzügyi ellenőrzés?
az ellenőrzés magában foglalja a szervezet pénzügyi kimutatásainak és kapcsolódó dokumentumainak felülvizsgálatát annak biztosítása érdekében, hogy azok ésszerűen pontosak legyenek. Általában évente kerül sor, célja a vállalat pénzügyi helyzetének felmérése számviteli gyakorlatának, belső ellenőrzésének és egyéb pénzügyi részleteinek értékelésével. Az ellenőrzés célja, hogy véleményt nyilvánítson arról, hogy a Társaság megfelelő könyvelést vezetett-e vagy sem.
annak ellenére, hogy a könyvvizsgáló cég véleménye ésszerű bizonyosság, nem abszolút, elegendő meggyőzni az érdekelt feleket arról, hogy a vállalat nem sikkaszt el pénzeszközöket. Számos érdekelt fél érdeklődik a vállalat pénzügyi helyzetének ismerete iránt, és a pénzügyi ellenőrzések biztosítják, hogy a megfelelő információkat kapják. Az ésszerű bizonyosság biztosítása mellett a pénzügyi auditok biztosítják a szabályozási irányelveknek és szabványoknak való megfelelést, és megvédik vállalkozását a lehetséges csalásokkal szemben.
a könyvvizsgálóknak nem szabad részesedniük azokban a vállalatokban, amelyeknek az ellenőrzést végzik. Ezért a pénzügyi ellenőrzést csak független könyvvizsgáló cég végezheti, nem pedig a vállalat vezetése. Ezenkívül egy társaságban pénzügyi vagy egyéb érdekeltséggel rendelkező könyvvizsgáló nem végezhet könyvvizsgálatot az adott társaságnál. Az ellenőrzés után a könyvvizsgáló cég nyilatkozatot ad ki a vállalat pénzügyi dokumentumainak integritásáról.
mint fentebb említettük, kétféle ellenőrzés létezik: belső és külső. Ez utóbbi elsősorban a vállalat pénzügyi kimutatásainak értékelésére összpontosít, és ésszerű bizonyosságot nyújt a külső érdekelt felek számára. A belső auditok messze túlmutatnak ezen, és azokat egy vállalat vezetése végezheti el. Figyelembe véve vállalkozása növekedését, hírnevét, fenntarthatósági gyakorlatát és munkavállalói kultúráját a pénzügyekkel kapcsolatban, a belső auditok javaslatot tesznek a vállalat javítására. A rendszeres belső ellenőrzések az erős belső kontrollok jele, ami tükröződik a pénzügyi kimutatások integritásában és objektivitásában.
10 lépés a sikeres pénzügyi ellenőrzés elvégzéséhez
fontossága ellenére a pénzügyi ellenőrzés elvégzése száraz feladat lehet. Ez egy szörnyű folyamat minden vállalkozás számára. A dolgok helyes elvégzésével azonban biztosíthatja a pénzügyi év végén a zökkenőmentes pénzügyi ellenőrzést. Az alábbi lépések segítenek a sikeres pénzügyi ellenőrzés elvégzésében:
1. lépés: az ellenőrzés terve
a szakemberek túlzott stresszének fő oka a pénzügyi ellenőrzések miatt az, hogy korábban nem tervezik meg. Az idő előtti tervezés egyértelmű elvárásokat határoz meg, ezáltal minimalizálva a frusztrációt és a szorongást. Kaphat egy szakértőt, hogy elvégezze a munkát az Ön számára, így a vállalkozás más részeire összpontosíthat, mert ha nem, akkor extra időt kell fordítania az ellenőrzésre való felkészülésre, az ellenőrzés idején rendelkezésre kell állnia, és részt kell vennie mindenkivel, aki részt vesz a folyamatban.
ha tervezésről és előkészítésről van szó, akkor azt kiterjedt folyamatként kell kezelnie. Az év végi ellenőrzéssel járó stressz csökkentése érdekében a legjobb, ha az egyeztetéseket és az ütemtervet egész évben naprakészen tartják. Egyetlen kapcsolattartó pontnak kell lennie a független könyvvizsgálókkal. Jelöljön ki egy aktív tagot a pénzügyi csapatából, hogy egész évben nyitott kommunikációt tartson fenn az auditorokkal, ahelyett, hogy az utolsó pillanatig Várna.
a hatékony kommunikáció biztosítása folyamatosan tájékoztatja Önt a szabályzatok és szabványok változásairól és frissítéseiről, megakadályozva a szükségtelen meglepetések esélyét. Elegendő ideje lesz a szükséges változtatások elvégzésére az ellenőrzés dátuma előtt. Azt is javasoljuk, hogy jelöljön ki egy másodlagos kapcsolattartó pontot az auditorokkal, hogy a folyamat ne szakadjon meg, amikor az elsődleges kapcsolattartó hivatalon kívül van.
2.lépés: tanulj a korábbi ellenőrzésekből
a sikeres és stresszmentes pénzügyi ellenőrzés legegyszerűbb módja a múltbeli hibákból való tanulás. Vizsgálja meg a korábbi ellenőrzések során tapasztalt nehézségeket, a tavalyi ellenőrzés kiigazításait és a belső ellenőrzési ajánlásokat. Ezek értékes információk, amelyek megkönnyítik az életet az Ön számára. Miután azonosította a múltbeli problémák listáját, készítsen egy tervet, amely kiemeli, hogyan kell kezelni őket. Még akkor is, ha a múltbeli problémák egy része már megoldódott, memória-kocogóként szolgál, és biztosítja, hogy a múltbeli hibák ne ismétlődjenek meg.
Továbbá, amikor tervezési megbeszélést tartasz az auditorokkal, akkor nem csak a fejlesztés területeit kell megvitatnod, hanem azt is, hogyan lehet elősegíteni a hatékonyabb kommunikációt a vállalat és az auditorok között.
3.lépés: tájékozódjon a számviteli standardok frissítéseiről
következő pénzügyi ellenőrzése minden bizonnyal figyelembe veszi a legújabb számviteli eljárásokat és a szabályozási és jogszabályi követelmények frissítéseit. Ezek figyelmen kívül hagyása súlyos problémákhoz vezethet a pénzügyi ellenőrzés során.
míg egyes frissítések kisebb változtatásokat igényelnek, mások jelentős időt igényelhetnek a megfelelő módosítások elvégzéséhez. Például az új adótörvények vagy számviteli standardok megkövetelhetik, hogy átszervezze a dokumentációt vagy a számviteli chartát, és másképp Kövesse nyomon és kezelje az adatokat.
pénzügyi vagy számviteli személyzetének szüksége lehet valamilyen képzésre vagy szoftverre, hogy megfeleljen a legújabb követelményeknek. A következő év végi könyvvizsgálatra vonatkozó számviteli standardok és politikák legfrissebb frissítéseinek elolvasásához és megértéséhez látogasson el ide: fasb.org-a Pénzügyi Számviteli Standard Testület honlapja. Ha adómentes szervezet vagy, az IRS platformja szintén hasznos forrás.
4.lépés: tanulmányozza az üzleti tevékenységek változásainak Audit következményeit
a pénzügyi szabályok, szabványok és követelmények az üzleti tevékenység jellegétől függhetnek. Az Ön felelőssége, hogy tanulmányozza a vállalkozásában végrehajtott változtatások vagy kiegészítések könyvvizsgálati következményeit. Elindíthatott volna egy új napirendet, vagy megszüntethetett volna egy olyan terméket, amely megnövekedett vagy csökkent kötelezettségekhez vezethet.
egy új engedély, változások a vállalat szervezeti felépítésében és vezetésében, vagy újabb belső ellenőrzési rendszerek új jelentéstételi és számviteli megfontolásokat igényelhetnek, amelyeket a tervezéskor közzé kell tenni a könyvvizsgálónak.
5. lépés: A Társaság Adónyilvántartásainak elemzése
az egyik legfontosabb lépés a vállalat hivatalos adóbevallásainak és nyilvántartásainak elemzése. Az adónyilvántartást legalább hét évig meg kell őrizni. Húzza ki a cég adóbevételeit az IRS-ből, és használja őket az adózási nyilvántartások esetleges eltéréseinek összeegyeztetésére, például az adókban és adókötelezettségekben fizetett összegekre. Is, megy keresztül az adójóváírás és levonások igényelt Legutóbb, hogy bármilyen kiigazítást a pénzügyi kimutatások szükség.
6. lépés: Az adatok rendszerezése
a következő években elemzésre rendelkezésre álló ellenőrzési adatok tárolásának biztonságos módnak kell lennie. Hatékony megközelítés az adatok kategóriákhoz vagy tranzakciós ciklusokhoz tartozó almappák segítségével történő rendezése. Az adatok csoportokba sorolása, például kötelezettségek és kiadások, készpénz, állóeszközök, bevételek és követelések, adósságok, befektetések stb.
a maximális pontosság érdekében fontolja meg a bevételek, kiadások és készpénzállományok belső nyilvántartásainak összehasonlítását a tárolt külső nyilvántartásokkal. Összehasonlíthatja például a belső vásárlási nyilvántartásokat a beszállítók által az egyes hónapokra küldött vásárlási bizonylatokkal.
azonban ügyeljen arra, hogy a bizalmas információkat hordozó munkadokumentumokat és ütemterveket jelszóval védett megoldásokon keresztül vagy megfelelő hálózati helyen tárolja. Nézz körül olyan számviteli szoftvercsomagokat, amelyek automatizálják a munkadokumentumok és ütemtervek létrehozását, amikor új jelentéseket írsz velük.
7. lépés: Rendeljen szerepeket és hozzon létre egy ütemtervet
minden más előtt teljesen tisztában kell lennie azzal, hogy milyen pénzügyi információkat kérnek az auditorok. Kétértelműségek esetén a késedelmek elkerülése érdekében jóval az ellenőrzés előtt kérjen tisztázást kerülje a további díjakat. Kényelmesen kell kérdéseket feltenni, pontosításokat követelni, és segítséget kérni az auditoroktól. Általában szívesen foglalkoznak a ritka vagy szokatlan tranzakciókkal kapcsolatos számviteli eljárásokkal kapcsolatos kérdésekkel.
elegendő információt szerezzen a lábjegyzet-közzétételek elkészítéséről, amelyek fontos pénzügyi szempontokat magyaráznak a könyvvizsgálóknak. Tartalmazhatnak számviteli becsléseket, például az alkalmazott értékcsökkenési módszert, a függőben lévő peres eljárásokat, a váratlan eseményeket és kötelezettségvállalásokat, a zavaros ügyleteket és a kimutatások szempontjából releváns egyéb szempontokat.
miután pontosan tudta, hogy mi szükséges az auditorok számára, rendeljen hozzá minden egyes elemet a munkadokumentumok, ütemtervek és nyilatkozatok listájából egy személynek, hogy vizsgálja felül, megadva nekik a határidőt.
amikor elemeket rendel az alkalmazottakhoz, adjon nekik elegendő időt az esetleges hibák felülvizsgálatára és kijavítására. Ha lehetséges, kezdje a legnehezebb, időigényes és összetett adatokkal. Nem számít, hogy az összes pénzügyi kimutatást, ütemtervet és munkadokumentumot az ellenőrzés napján vagy azt megelőzően rendelkezésre kell bocsátani.
8.lépés: végezzen önellenőrzést
nem szabad csak a záróbejegyzések elvégzése és a próbaegyenleg és a mérleg számadatainak kiegyensúlyozása után ugrani az ellenőrzésbe. A végső ellenőrzés előtt fontos lépés a pénzügyi kimutatások visszatekintése és felülvizsgálata. Az egyik nagyszerű stratégia az, hogy van egy ellenőrző lista arról, hogy milyen információkat kell közzétenni annak biztosítása érdekében, hogy a pénzügyi kimutatásokban és megjegyzésekben szereplő összes információt közzétette. Önnek is képesnek kell lennie arra, hogy elmagyarázza az elmúlt évek és a költségvetési kimutatások összegeinek eltéréseit.
9. lépés:
noha a könyvvizsgálók már korábban bekérték az összes szükséges információt, továbbra is kérhetnek magyarázatokat és igazoló dokumentumokat a pénzügyi kimutatásokban a terepmunka során közzétett konkrét információkhoz. Ezért a kulcsfontosságú pénzügyi és számviteli személyzetnek rendelkezésre kell állnia, hogy részt vegyen velük, és minden szükséges információt megadjon.
munkatársainak nem szabad szabadságot adni a kritikus ellenőrzési időszak alatt, és a kulcsfontosságú számviteli és pénzügyi személyzetet érintő nem fontos találkozókat el kell halasztani vagy át kell ütemezni későbbre. Az ellenőrzés során elért előrehaladás nyomon követéséhez rövid találkozókat tarthat az auditorokkal, hogy megkapja a nyitott tételek listáját.
10.lépés: Az eredmények értékelése
a terepmunka után folytassa a kommunikációt az auditorokkal, amíg ki nem adják az ellenőrzési jelentést. Ha van néhány nyitott kérdés, beszélje meg és határozza meg az auditorokkal az információk nyilvánosságra hozatalának határidejét. Ha a könyvvizsgáló hajlandó részt venni az Igazgatótanács és a pénzügyi vagy audit bizottság ülésén a terepmunka után, győződjön meg arról, hogy a könyvvizsgáló rendelkezik az üléssel kapcsolatos összes információval, beleértve a dátumot, az időpontot és a helyszínt.
ezenkívül fontolja meg egy találkozó ütemezését az ellenőrzési folyamaton dolgozó személyzettel az eredmények közzététele és visszajelzés megszerzése érdekében. Ezt utóellenőrzési ülésnek nevezik, amely rendkívül értékes a következő évek pénzügyi ellenőrzései szempontjából.
Key Takeaways
Összefoglalva az egészet, nem alakult cég tud menekülni a pénzügyi ellenőrzés, de vannak olyan módon, hogy megkönnyítheti a folyamatot, ahogy belép a következő pénzügyi évben. Elegendő időt kell adnia az év végi ellenőrzésre való felkészüléshez. Az adatok elemzésének képessége sokat számít az előkészítés során, mivel a múltbeli hibák és ajánlások segítenek javítani a jelentési gyakorlatokat.
mindemellett ugyanilyen fontos, hogy naprakész legyen a legújabb számviteli standardokról, és felismerje, hogy az üzleti tevékenységében bekövetkezett jelentős változások milyen hatással vannak az ellenőrzési követelményekre. Auditorai nagy segítséget nyújthatnak, ha tanulmányozzák ezeket a változásokat, valamint bármilyen szokatlan tranzakciót, amelyet esetleg jelentenie kell. Végül aktívan részt kell vennie az auditorokon az auditálási folyamat során, és utána értékelnie kell az eredményeket. A fent említett lépések követése a pénzügyi ellenőrzés tetején tartja Önt.