Xero – Comment Créer et Envoyer une Facture Client
La facturation des clients est une partie essentielle de toute entreprise. Ainsi, avoir un processus de facturation fluide sera un soulagement majeur du stress pour vous. Dans ce guide, vous apprendrez comment configurer une nouvelle facture de vente dans Xero, comment les envoyer par e-mail aux clients et comment joindre des fichiers. Et pour vous aider à apprendre les ficelles du métier plus rapidement, consultez notre tutoriel vidéo (ci-dessus).
Comment créer une nouvelle facture de vente dans Xero
Créer une nouvelle facture de vente dans Xero est facile. Pour vous rendre au bon endroit, allez dans Entreprise → Aperçu des ventes dans le menu principal.
Dans l’écran Ventes, cliquez sur le bouton + Nouveau et sélectionnez Facture dans la liste.
Vous devriez maintenant voir un nouveau modèle de facture que vous pouvez utiliser pour créer votre facture de vente. Créons une facture en remplissant certains des champs principaux:
- À: choisissez le contact que vous aimez. J’ai choisi les meubles ABC.
- Date : la date actuelle apparaît. Vous pouvez changer cela.
- Date d’échéance: choisissez une date d’environ 30 jours à compter de la Date.
- Facture # : le numéro de facture apparaît automatiquement s’il est inclus dans vos paramètres.Référence
- : peut être le code de projet, le code postal ou le numéro de bon de commande.
- Branding: si vous utilisez la société de démonstration, choisissez Projets spéciaux dans la liste.
- Description : saisissez des services de conseil.
- Quantité: tapez 1.
- Prix unitaire: tapez 1000.00.Compte
- : choisissez 200-Ventes dans la liste des codes du grand livre.
- Taux d’imposition : celui-ci devrait automatiquement être renseigné en fonction du code du grand livre général choisi.
Pour voir à quoi ressemblera la facture pour le client, cliquez sur le bouton Aperçu en haut à droite.
Vous devriez voir une facture qui a été marquée par le modèle de marque de projets spéciaux choisi précédemment. Les détails de la facture doivent être basés sur les informations que vous avez fournies ci-dessus.
Maintenant que vous avez créé votre facture, vous pourrez l’enregistrer ou l’approuver. Ce que vous choisissez de faire dépend de la façon dont vous gérez votre entreprise.
Si votre processus de facturation vous oblige à enregistrer les nouvelles factures de vente en tant que brouillons pour que quelqu’un d’autre les approuve, cliquez sur Enregistrer → Enregistrer en tant que brouillon en bas à gauche de l’écran Nouvelle facture.
Si vous n’avez besoin de personne d’autre pour approuver vos nouvelles factures de vente, vous pouvez continuer à les approuver vous-même en cliquant sur le bouton Approuver en bas à droite de l’écran Nouvelle facture.
C’est tout ce que vous devez faire pour créer une nouvelle facture de vente dans Xero.
Comment joindre des fichiers à une facture de vente
Parfois, lorsque vous envoyez une facture de vente par e-mail à un client, vous devez envoyer des fichiers avec elle, tels que des feuilles de calcul Excel ou des documents PDF. Dans Xero, vous pouvez le faire en joignant les fichiers à la facture et en les incluant dans l’e-mail envoyé au client.
Pour joindre des fichiers à la facture, cliquez sur le bouton en haut à droite de l’écran de la facture qui ressemble à un morceau de papier partiellement plié. Lorsque la fenêtre contextuelle apparaît, cliquez sur le lien + Télécharger des fichiers.
Vous pouvez maintenant choisir les fichiers que vous souhaitez joindre à la facture. Allez-y et joignez un fichier Excel, PDF ou toute autre chose que Xero acceptera.
Une fois que vous avez joint votre fichier, cliquez sur l’icône cog à côté du nom du fichier et choisissez Inclure avec la facture dans la liste déroulante si vous souhaitez que le fichier soit envoyé par e-mail au client avec la facture.
Votre fichier aurait dû être déplacé vers la section À INCLURE AVEC LA FACTURE de la boîte contextuelle.
Comment envoyer une facture de vente par e-mail dans Xero
De nos jours, il est d’usage d’envoyer des factures de vente par e-mail aux clients et dans Xero, elles peuvent être envoyées par e-mail à partir de plusieurs endroits différents.
Pour vous rendre au bon endroit dans Xero, accédez à Business → Aperçu des ventes dans le menu principal.
Cliquez maintenant sur la section En attente de paiement pour voir toutes les factures de vente créées mais non payées par les clients.
Il y a quelques endroits où vous pouvez envoyer des factures de vente par e-mail aux clients dans Xero. Les deux endroits que nous allons examiner dans ce tutoriel sont:
- Depuis l’écran principal des factures.
- De l’intérieur d’une facture.
Envoyez une Facture de vente par e-mail à partir de l’écran Factures principales
Si vous avez suivi les instructions ci-dessus, vous devriez être dans l’écran Factures principales. À partir de là, cochez la case de la facture Bayside Club et cliquez sur le bouton E-mail en haut de la liste des factures.
Une fenêtre contextuelle apparaîtra avec tous les détails de l’e-mail que vous êtes sur le point d’envoyer à votre client. Une fois que vous êtes satisfait de tout dans la boîte contextuelle, appuyez sur le bouton Envoyer pour terminer l’envoi de la facture de vente par e-mail à votre client.
Une fois que l’e-mail a été envoyé et que vous êtes revenu à l’écran principal des factures, vous devriez voir que le statut de la facture est passé à Envoyé.
Envoyez une facture de vente par e-mail depuis l’intérieur de la Facture
La deuxième façon d’envoyer une facture de vente par e-mail à un client consiste à le faire depuis l’intérieur du modèle de facture. Pour ce faire, choisissez la facture Marine Systems dans l’écran Factures principales.
Maintenant, cliquez sur le bouton E-mail en haut à droite du modèle de facture.
Une fenêtre contextuelle apparaîtra avec tous les détails de l’e-mail que vous allez envoyer. Une adresse e-mail n’a pas été automatiquement incluse pour ce client, alors tapez la fausse adresse e-mail [email protected] dans la boîte À en haut. Une fois que vous êtes satisfait de tout dans la boîte contextuelle, appuyez sur le bouton Envoyer pour terminer l’envoi de la facture de vente par e-mail à votre client.
Une fois que l’e-mail a été envoyé et que vous êtes revenu à l’écran principal des factures, vous devriez voir que le statut de la facture est passé à Envoyé.
Comment imprimer une facture de vente dans Xero
1. Imprimer une Facture de vente à partir de l’écran Factures principales
À partir de l’écran Factures principales, cochez la case correspondant à la facture que vous souhaitez imprimer et cliquez sur le bouton Imprimer en haut de la liste des factures.
Une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant si vous souhaitez marquer la facture comme étant envoyée au client. Choisissez l’option qui vous convient.
2. Imprimer une facture de vente depuis l’intérieur de la Facture
La deuxième façon de télécharger une facture de vente au format PDF pour l’impression consiste à la faire depuis l’intérieur du modèle de facture. Pour commencer, cliquez sur la facture à partir de l’écran Factures principales.
Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer le PDF en haut à droite du modèle de facture.
Une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant si vous souhaitez marquer la facture comme étant envoyée au client. Choisissez l’option qui vous convient.
La facture doit maintenant être téléchargée au format PDF. De là, vous pouvez ouvrir le fichier dans une visionneuse PDF et l’imprimer.
Avertissement: Nos articles et vidéos sont là pour vous informer et les informations fournies ne constituent pas des conseils financiers, fiscaux, juridiques, commerciaux ou autres conseils professionnels et ne doivent pas être invoquées en tant que telles. Voir notre avertissement complet ici.