Votre Guide pour un Audit financier réussi
Les audits financiers sont l’une des raisons pour lesquelles les rapports de fin d’année sont stressants. Mais ensuite, ces audits vous établissent comme une entreprise fiable aux yeux d’entités externes telles que les banques, les agences gouvernementales et les actionnaires. De plus, les sociétés cotées sont tenues par la loi de faire auditer leurs comptes – il n’y a donc pas d’échappatoire à ce processus épuisant!
Outre les sociétés cotées en bourse, les petites entreprises privées peuvent également devoir faire l’objet d’audits financiers rigoureux par des sociétés indépendantes. Il est donc important de prendre les mesures nécessaires avant, pendant et après l’audit pour assurer le bon déroulement du processus. Ce guide pour un audit financier réussi présente un processus étape par étape pour faciliter la vie des propriétaires d’entreprise. Mais avant d’entrer dans cela, comprenons ce qu’est exactement un audit financier.
Qu’est-ce qu’un Audit Financier?
Une vérification consiste à examiner les états financiers d’une organisation et les documents connexes pour s’assurer qu’ils sont raisonnablement exacts. Généralement menée chaque année, elle vise à évaluer la santé financière de l’entreprise en évaluant ses pratiques comptables, ses contrôles internes et d’autres détails financiers. Le but d’un audit est d’exprimer une opinion sur la tenue ou non de livres comptables appropriés par la société.
Même si l’avis du cabinet d’audit est une assurance raisonnable et non absolue, il suffit de convaincre les parties prenantes que l’entreprise ne détournait aucun fonds. Diverses parties prenantes souhaitent connaître la situation financière de votre entreprise et les audits financiers s’assurent qu’ils reçoivent les informations correctes. En plus d’offrir une assurance raisonnable, les audits d’états financiers sont utilisés pour assurer la conformité aux politiques et normes réglementaires et protéger votre entreprise contre les fraudes potentielles.
Les auditeurs ne devraient pas avoir de participation dans les entreprises pour lesquelles ils effectuent l’audit. Pour cette raison, un audit financier ne peut être effectué que par un cabinet d’audit indépendant, et non par la direction de l’entreprise. En outre, un auditeur ayant une participation financière ou autre dans une société ne peut pas effectuer un audit de cette société. Après l’audit, le cabinet d’audit publie une déclaration sur l’intégrité des documents financiers de l’entreprise.
Comme indiqué ci-dessus, il existe deux types d’audits : interne et externe. Ce dernier est principalement axé sur l’évaluation des états financiers de votre entreprise et sur la fourniture d’une assurance raisonnable aux parties prenantes externes. Les audits internes vont bien au-delà et peuvent être menés par la direction d’une entreprise. En tenant compte de la croissance, de la réputation, des pratiques de durabilité et de la culture des employés de votre entreprise concernant les finances, les audits internes suggèrent des moyens d’améliorer votre entreprise. Des audits internes réguliers sont une indication de contrôles internes solides, ce qui se reflète dans l’intégrité et l’objectivité de vos états financiers.
10 Étapes pour mener à bien un audit financier
Malgré son importance, la réalisation d’un audit financier peut être une tâche difficile. C’est un processus terrible pour chaque entreprise. Cependant, en faisant les choses correctement, vous pouvez assurer un audit financier en douceur à la fin de votre exercice. Suivre ces étapes devrait vous aider à mener un audit financier réussi :
Étape 1: Planifier l’audit
La principale raison pour laquelle les professionnels sont trop stressés par les audits financiers est qu’ils ne les planifient pas plus tôt. La planification à l’avance définit des attentes claires, minimisant ainsi la frustration et l’anxiété. Vous pouvez demander à un expert de faire le travail pour vous afin que vous puissiez vous concentrer sur les autres parties de votre entreprise, car si vous ne le faites pas, vous devez consacrer plus de temps pour vous préparer à l’audit, être disponible au moment de l’audit et vous engager avec toutes les personnes impliquées dans le processus.
Quand il s’agit de planification et de préparation, vous devez le traiter comme un processus étendu. Pour réduire le stress lié à l’audit de fin d’exercice, il est préférable de tenir les rapprochements et les calendriers à jour tout au long de l’année. Il devrait y avoir un point de contact unique avec les auditeurs indépendants. Désignez un membre actif de votre équipe financière pour maintenir une communication ouverte avec les auditeurs tout au long de l’année au lieu d’attendre le dernier moment.
Assurer une communication efficace devrait vous tenir au courant de tout changement et mise à jour des politiques et des normes, en évitant les risques de surprises inutiles. Vous aurez suffisamment de temps pour apporter les modifications nécessaires avant la date d’audit. Il est également recommandé de désigner un point de contact secondaire avec les auditeurs afin que le processus ne soit pas perturbé lorsque le point de contact principal est absent.
Étape 2: Apprendre des audits passés
L’un des moyens les plus faciles d’avoir un audit financier réussi et sans stress est d’apprendre des erreurs passées. Examinez les difficultés rencontrées lors des audits précédents, les ajustements apportés à l’audit de l’année dernière et les recommandations de contrôle interne. Ce sont des informations précieuses qui vous faciliteront la vie. Une fois que vous avez identifié une liste de problèmes passés, préparez un plan qui met en évidence la façon dont ils doivent être traités. Même si certains des problèmes passés ont déjà été résolus, cela servira de mémoire et garantira que les erreurs du passé ne se répètent pas.
De plus, lors de la réunion de planification avec les auditeurs, vous devez non seulement discuter des domaines d’amélioration, mais également de la manière de favoriser une communication plus efficace entre l’entreprise et les auditeurs.
Étape 3 : Restez informé des mises à jour des Normes comptables
Votre prochain audit financier tiendra certainement compte des dernières procédures comptables et des éventuelles mises à jour des exigences réglementaires et législatives. Ne pas en prendre connaissance peut entraîner de graves problèmes lors de l’audit financier.
Alors que certaines mises à jour nécessitent des modifications mineures, d’autres peuvent nécessiter un temps considérable pour apporter les modifications pertinentes. Par exemple, de nouvelles lois fiscales ou normes comptables peuvent vous obliger à réorganiser la documentation ou la charte comptable et à suivre et gérer les données différemment.
Votre personnel des finances ou de la comptabilité peut même avoir besoin d’une formation ou d’un logiciel pour répondre aux dernières exigences. Pour lire et comprendre les mises à jour les plus récentes des normes et politiques comptables applicables à l’audit de fin d’exercice à venir, visitez le site fasb.org – le site Web du Conseil des Normes Comptables Financières. Si vous êtes une organisation exonérée d’impôt, la plate-forme de l’IRS est également une ressource utile.
Étape 4: Étudier les implications d’audit des changements dans les activités commerciales
La réglementation financière, les normes et les exigences peuvent dépendre de la nature de vos activités commerciales. Il est de votre responsabilité d’étudier les implications en matière d’audit de tout changement ou ajout apporté à votre entreprise. Vous auriez pu lancer un nouvel ordre du jour ou arrêter un produit qui peut entraîner une augmentation ou une diminution des obligations.
Une nouvelle approbation de subvention, des changements dans la structure organisationnelle et la direction de votre entreprise, ou de nouveaux systèmes de contrôle interne peuvent nécessiter de nouvelles considérations de rapport et de comptabilité qui doivent être divulguées à l’auditeur au moment de la planification.
Étape 5: Analyser les dossiers fiscaux de l’entreprise
L’une des étapes les plus critiques consiste à analyser les déclarations et les dossiers fiscaux officiels de l’entreprise. Les registres fiscaux doivent être conservés pendant au moins sept ans. Extrayez les reçus fiscaux de votre entreprise auprès de l’IRS et utilisez-les pour réconcilier les écarts dans vos dossiers fiscaux, tels que les montants payés en impôts et passifs fiscaux. De plus, passez en revue les crédits d’impôt et les déductions réclamés les plus récemment, en apportant les ajustements nécessaires aux états financiers.
Étape 6: Organiser les données
Il doit y avoir un moyen sécurisé de stocker les données d’audit disponibles pour analyse au cours des années suivantes. Une approche efficace consiste à organiser les données à l’aide de sous-dossiers pour les catégories ou les cycles de transaction. La classification des données en groupes tels que les dettes et les dépenses, la trésorerie, les immobilisations, les revenus et les créances, les dettes, les investissements, etc. s’avère également très utile.
Pour une précision maximale, envisagez de comparer les enregistrements internes des revenus, des dépenses et des avoirs en espèces avec les enregistrements externes stockés. Par exemple, vous pouvez comparer les enregistrements d’achat internes aux reçus d’achat envoyés par les fournisseurs pour des mois individuels.
Cependant, assurez-vous de sécuriser les documents de travail et les horaires contenant des informations sensibles via des solutions protégées par mot de passe ou stockées dans un emplacement réseau approprié. Recherchez des progiciels de comptabilité qui automatisent la création de documents de travail et de calendriers lorsque vous rédigez de nouveaux rapports en les utilisant.
Étape 7: Attribuez des rôles et établissez un calendrier
Avant toute autre chose, vous devez être parfaitement clair sur les informations financières demandées par les auditeurs. En cas d’ambiguïtés, demander des éclaircissements bien avant l’audit pour éviter les retards éviter des frais supplémentaires. Vous devriez être à l’aise de poser des questions, d’exiger des éclaircissements et de demander l’aide des auditeurs. Ils sont généralement heureux de répondre aux questions concernant les procédures comptables relatives aux transactions peu fréquentes ou inhabituelles.
Obtenir suffisamment d’informations sur la préparation des informations de note de bas de page, qui expliquent les aspects financiers importants aux auditeurs. Ils peuvent inclure des estimations comptables telles que la méthode d’amortissement utilisée, les litiges en cours, les éventualités et les engagements, les transactions confuses et d’autres aspects pertinents pour les états.
Une fois que vous savez exactement ce qui est requis par les auditeurs, attribuez chaque élément de la liste des documents de travail, des calendriers et des relevés à une personne à examiner, en lui donnant une date d’échéance.
Lorsque vous attribuez des éléments à des employés, donnez-leur suffisamment de temps pour examiner et corriger les erreurs qu’ils peuvent identifier. Si possible, commencez par les données les plus difficiles, les plus longues et les plus complexes. Quoi qu’il en soit, tous les états financiers, les calendriers et les documents de travail doivent être mis à la disposition des vérificateurs au plus tard à la date de vérification.
Étape 8: Effectuez une auto-évaluation
Vous ne devez pas simplement vous lancer dans l’audit après avoir effectué des écritures de clôture et équilibré les chiffres de votre balance de vérification et de votre bilan. Une étape importante avant la vérification finale consiste à revenir en arrière et à examiner les états financiers. Une excellente stratégie consiste à avoir une liste de contrôle des informations à divulguer pour vous assurer que vous avez divulgué toutes les informations dans les comptes et les notes afférentes aux états financiers. Vous devriez également être en mesure d’expliquer les écarts entre les montants des exercices passés et les états budgétés.
Étape 9: Assister aux auditeurs le jour de l’audit
Bien que les auditeurs aient déjà demandé toutes les informations requises plus tôt, ils peuvent toujours exiger des explications et des pièces justificatives pour des informations spécifiques divulguées dans les états financiers pendant le travail sur le terrain. Par conséquent, votre personnel clé des finances et de la comptabilité devrait être disponible pour s’occuper d’eux et fournir toutes les informations dont ils ont besoin.
Votre personnel ne devrait pas avoir de congé pendant la période cruciale de l’audit, et toute réunion sans importance impliquant le personnel clé de la comptabilité et des finances devrait être reportée ou reportée à plus tard. Pour suivre les progrès au cours de l’audit, vous pouvez tenir de brèves réunions avec les auditeurs pour obtenir une liste d’éléments ouverts.
Étape 10: Évaluez les résultats
Continuez à communiquer avec les auditeurs après le travail sur le terrain jusqu’à ce qu’ils publient le rapport d’audit. Au cas où il y aurait des points en suspens, discutez et fixez une date limite avec les auditeurs pour la divulgation de l’information. Si l’auditeur est disposé à assister à une réunion avec le conseil d’administration et le comité des finances ou d’audit après le travail sur le terrain, assurez-vous qu’il dispose de toutes les informations concernant la réunion, y compris la date, l’heure et le lieu.
En outre, envisagez de planifier une réunion avec le personnel qui a travaillé sur le processus de vérification pour divulguer les résultats et obtenir des commentaires. C’est ce qu’on appelle une réunion post-audit, ce qui est extrêmement utile pour les audits financiers des années suivantes.
Principaux points à retenir
Pour résumer, aucune entreprise établie ne peut échapper à un audit financier, mais il existe des moyens de faciliter le processus au cours du prochain exercice. Vous devez donner suffisamment de temps pour vous préparer à l’audit de fin d’année. Votre capacité à analyser les données compte beaucoup pendant la préparation, car les erreurs et les recommandations passées vous aideront à améliorer les pratiques de reporting.
En plus de cela, il est tout aussi important de rester à jour sur les dernières normes comptables et de réaliser l’impact des changements importants dans vos activités commerciales sur les exigences d’audit. Vos auditeurs peuvent être d’une grande aide lorsque vous étudiez ces changements ainsi que pour toutes les transactions inhabituelles que vous pourriez avoir besoin de déclarer. Enfin, vous devez assister activement les auditeurs pendant le processus d’audit et évaluer les résultats par la suite. Suivre les étapes mentionnées ci-dessus vous permettra de rester au courant de votre audit financier.