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Tutoriel Microsoft Project: Apprenez à calculer la valeur gagnée dans Microsoft Project

Afin d’appliquer la valeur acquise à votre plan Microsoft project, vous devrez effectuer les six tâches suivantes:

1. Entrez des ressources avec des taux de facturation horaires dans la vue de la feuille de ressources
2. Affectez des ressources aux tâches dans la vue d’entrée Gantt
3. Enregistrez la Référence du projet
4. Enregistrez le Début/la fin réels et le Travail réel chaque semaine dans le plan de projet
5. Examinez les métriques EVA à l’aide des vues et des rapports de valeur gagnée
6. Calculer les indices de Performance du calendrier et de performance des coûts

Étape 1. Saisir des ressources dans la vue Feuille de ressources

La vue feuille de ressources permet aux chefs de projet de définir les différents types de ressources disponibles pour un projet. MS-Project suit les ressources de travail et les ressources matérielles. Les ressources de travail sont les personnes et l’équipement qui consomment du temps pour accomplir les tâches du projet. Les ressources matérielles sont les fournitures consommables, telles que l’acier, le béton et d’autres matériaux de construction qui sont utilisés pour accomplir les tâches du projet. La plupart des projets logiciels sont basés sur des ressources de travail avec des taux de coûts différents. La figure 1 représente tous les membres de l’équipe affectés à un projet avec leurs taux de coût horaire respectifs.

Les coûts de ressources doivent être saisis pour calculer la valeur prévue (PV) du projet ou le coût budgété des travaux planifiés (BCWS). Dans cet exemple, le client Cindy s’est vu attribuer un montant de 0,00 dollar puisque le client n’est pas facturé pour sa participation au projet. Si vous gérez un projet informatique interne et que vous suivez les coûts pour les ressources informatiques et fonctionnelles, attribuez un tarif standard, le cas échéant.

Étape 2. Affectez des ressources aux tâches

Une fois que vous avez établi votre pool de ressources et leurs coûts individuels, l’étape suivante consiste à affecter des ressources à toutes vos tâches dans la vue d’entrée Gantt. Il existe plusieurs façons d’affecter des ressources dans MS-Project et la méthode la plus directe consiste à cliquer sur l’icône Attribuer des ressources dans la barre d’outils de gestion des ressources et à affecter les personnes appropriées à la tâche. La figure 2 identifie l’icône Attribuer des ressources et la boîte de dialogue Attribuer des ressources.

Si vous appliquez de la valeur acquise à un plan existant, les ressources doivent déjà être affectées et les coûts de chaque tâche sont automatiquement calculés lorsque le taux standard a été attribué. Une fois les ressources affectées, MS-Project calcule le coût de la tâche. Pour afficher les coûts actuels, procédez comme suit pour utiliser la vue combinée Entrée de tâche et Utilisation de tâche.

1. Cliquez sur l’icône de Vue d’entrée de tâche dans la barre d’outils de gestion des ressources ou cliquez sur la vue de diagramme de Gantt et sélectionnez Diviser dans le menu de la fenêtre
2. Cliquez n’importe où sur le volet de la fenêtre inférieure pour l’activer
3. Sélectionnez la vue d’utilisation des tâches dans la page de la fenêtre inférieure
4. Sélectionnez View–Table et sélectionnez le tableau des coûts.
5. Cliquez sur n’importe quelle tâche dans la fenêtre supérieure pour afficher les informations sur les coûts.
6. La figure 3 représente le coût total du projet dans la vue combinaison Saisie des tâches et Utilisation des tâches.

Essayez de sélectionner diverses tâches pour afficher le coût total. Dans l’exemple EVA.modèle mpp, cliquez sur la tâche « Écran de code A ». Le coût total du développement du code pour un écran est de 3200 since puisque le développeur, ASP Alex, facture 40,00 per par heure pour 80 heures de travail. Comprendre le coût réel de la réalisation d’une tâche permet de mieux connaître les principaux livrables du projet et leur complexité. Il permet au chef de projet de gérer chaque tâche comme un poste budgétaire de son portefeuille au lieu d’une simple liste de tâches.

La gestion des coûts au niveau des tâches permet d’améliorer la productivité en planifiant des réunions d’équipe de qualité. Dans l’exemple de l’EVA, si tous les membres de l’équipe se rencontrent chaque semaine pendant 1 heure, cela coûtera 530 $ au projet.

Si vous deviez rencontrer un consultant qui facture 500 per l’heure, ne voudriez-vous pas organiser et préparer adéquatement cette réunion? Comprendre les coûts d’exploitation et de gestion du projet aidera à éviter des réunions coûteuses et motivera le chef de projet à planifier des réunions productives et efficaces.

Une fois que vous avez examiné les coûts totaux du projet, vérifiez que le montant total du projet ne dépasse pas votre budget total du projet. Les budgets des projets sont souvent estimés à un niveau élevé sans bénéficier d’une estimation détaillée ascendante. Si le coût du projet est supérieur au budget initial, un supplément de financement ou un changement de portée peut être nécessaire.

Étape 3. Enregistrer la ligne de base du projet

Une fois que vous avez élaboré votre plan, attribué des ressources et confirmé les coûts budgétés, l’étape suivante consiste à baser le plan de projet. L’enregistrement de la base de référence du projet est une étape importante pour mesurer et gérer les performances de votre projet. Pour enregistrer la base de référence du projet, procédez comme suit:

1. Sélectionnez Outils – Suivi – Enregistrer la ligne de base
2. La boîte de dialogue Enregistrer la ligne de base s’affiche et sélectionnez le bouton radio Enregistrer la ligne de base
3. Sélectionnez le bouton radio Projet entier pour définir le plan de projet entier ou sélectionnez le bouton radio Tâches sélectionnées pour définir les tâches sélectionnées.
4. Cliquez sur OK

Les champs Début de Base, Fin de Base, Travail de Base, Coût de base et Valeur Gagnée seront remplis. Si votre projet est en cours de traitement et que vous n’avez pas établi de référence, vous devrez référencer toutes les tâches futures et modifier manuellement les données de référence pour les tâches terminées et en cours de traitement. L’enregistrement de la ligne de base du projet avant l’exécution du projet évite ces procédures d’édition manuelle.

Étape 4. Consigner les données réelles du projet

Une fois que la base de référence est établie et que l’équipe commence à travailler sur le plan, le suivi des coûts réels et des dates de début et de fin sera utile pour calculer la valeur gagnée du projet. Le suivi des dates de début et de fin réelles et leur comparaison aux dates de Début et de fin de base de référence seront utilisés pour déterminer les écarts de calendrier. Le suivi du Travail réel et la comparaison avec le Travail de base seront utilisés pour déterminer les écarts de coûts. Une fois que vous avez entré les dates et heures réelles de votre projet pour la semaine, vous pouvez afficher les informations sur la valeur acquise.

Étape 5. Passez en revue la vue et les rapports EVA

Il peut sembler qu’il a fallu beaucoup d’efforts pour atteindre ce point, mais si vous avez établi la base de référence de votre projet et suivez les résultats réels du projet, les informations sur la valeur acquise ne sont qu’à quelques clics de souris. MS-Project utilise les tableaux des indicateurs de Valeur Acquise, des Indicateurs de Coût de Valeur Acquise et des Indicateurs de Calendrier de Valeur acquise pour afficher les informations sur la valeur acquise.

Pour afficher le tableau des valeurs gagnées:

1. Si vous utilisez une vue combinée, sélectionnez le volet fenêtre pour afficher les informations sur la valeur acquise.
2. Sélectionnez l’élément de menu Afficher –Tableau – Plus de tables.
3. La boîte de dialogue Plus de tables s’affiche et vous pouvez choisir parmi une variété de tables.
4. Sélectionnez le tableau des valeurs gagnées et cliquez sur OK.
5. Les informations actuelles sur la valeur gagnée seront affichées pour chaque tâche.

La figure 4 affiche le tableau des valeurs gagnées pour chaque tâche du plan de projet.

La table de valeur gagnée contient huit champs de valeur gagnée pour représenter la valeur gagnée du projet