The Complete Employer’s Guide to EPF Contributions in Malaysia
Avertissement: Cet article ne doit pas être considéré comme un conseil juridique, et altHR n’est pas responsable des mesures prises sur la base de cet article.
Si vous êtes un employé, vous aurez probablement une idée approximative du fonctionnement du Fonds de prévoyance des employés (FPE) — ou Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) — en Malaisie. Sur la base de la loi de 1991 sur l’EPF, l’EPF est essentiellement une forme de sécurité sociale pour les employés malaisiens et fonctionne comme un régime de retraite obligatoire pour les employés qui n’ont pas accès aux pensions (comme ceux du secteur privé).
Pendant ce temps, en tant qu’employeur, vous êtes censé gérer de bout en bout les cotisations au FPE pour vos employés. Cela signifie que vous êtes responsable de toute erreur ou divergence potentielle ici, ce qui souligne l’importance de comprendre comment calculer les cotisations pour vos employés.
Néanmoins, il est important pour les employés et les employeurs de bien comprendre comment les cotisations au FPE sont calculées.
En tant que tel, nous avons préparé ce guide complet sur tout ce que vous devez savoir sur les contributions EPF en Malaisie.
Qui doit contribuer au FPE?
Il est obligatoire pour les employés malaisiens du secteur privé et ceux qui occupent des postes non ouvrant droit à pension dans le secteur public de verser des cotisations au FPE – bien que les citoyens non malaisiens puissent également choisir d’y participer.
En tant qu’employeur, vous devez vous assurer que le montant correct de la cotisation est déduit des salaires de vos employés — et versé à EPF. Les employés comprennent toute personne que vous avez engagée pour travailler dans le cadre d’un contrat ou d’un service, ou même d’un apprentissage.
Il existe des exemptions à cela, telles que les domestiques, toute personne détenue en prison ou, comme mentionné précédemment, ceux qui ne sont pas des citoyens malaisiens de résidents permanents. Une liste complète des exemptions pour les contributions au FPE se trouve dans la Première annexe (section 2) de la Loi de 1991 sur le FPE.
Quels paiements sont assujettis aux déductions du FPE?
Selon la Loi, vous devrez inclure les éléments suivants dans vos calculs pour les déductions EPF:
- Salaires (mensuels, hebdomadaires, quotidiens ou autres)
- Primes
- Commissions
- Indemnités
- Paiements pour congés annuels inutilisés
- Et autres formes de rémunération monétaire dues à un employé en vertu de son contrat
Cependant, il existe ici un certain nombre d’exemptions qui ne sont pas considérées comme susceptibles de déductions aux fins de l’EPF, notamment:
- Frais de service
- Paiements d’heures supplémentaires
- Paiements de gratification
- Prestations de retraite
- Indemnités de licenciement, de mise en disponibilité ou de cessation d’emploi
- Toute indemnité de déplacement ou la valeur de toute indemnité de déplacement
Maintenant que vous comprenez les bases, passons au calcul des cotisations au FPE.
Comment calculer les cotisations au FPE
Avant d’entrer dans les calculs, il est important de noter que les employeurs doivent payer les cotisations de leurs employés au plus tard le 15 du mois de salaire suivant. Cela signifie que les employeurs devront d’abord contribuer au nom des parts des employés — bien que cela puisse être récupéré lorsque le salaire est effectivement versé à l’employé.
Pour calculer les cotisations de vos employés, vous devrez prendre en compte un certain nombre de facteurs, dont le taux de salaire mensuel, ainsi que l’âge de vos employés. Comme mentionné ci-dessus, il est également important d’examiner le statut de citoyenneté / résidence permanente de l’employé en question.
Les cotisations devraient être calculées sur la base du Taux de cotisation mensuel en vertu de la Troisième Annexe de la Loi de 1991 sur le FPE, plutôt que sur la base du pourcentage exact; ce dernier ne s’applique qu’aux employés qui perçoivent une rémunération mensuelle supérieure à 20 000 RMN. De plus, notez que les cents doivent être arrondis au Ringgit suivant pour toutes les contributions au FPE.
Pour mieux comprendre cela, jetons un coup d’œil à cet exemple:
- La rémunération mensuelle de l’employé A (y compris tous les paiements exigibles, comme mentionné ci-dessus) s’élève à 6 250 RMN. Sur la base du taux de cotisation à l’intérieur du Troisième barème, la cotisation de l’employeur devrait être de 756 RM (12 %), tandis que celle de l’employé s’élève à 567 RM (9 %). Cela porte la contribution mensuelle totale du FPE à 1 323 RM.
Comment effectuer des paiements à EPF?
Il existe un certain nombre de façons dont les employeurs peuvent verser des paiements à EPF. Ceux-ci incluent:
- e-Caruman
- Application mobile
- Services bancaires par Internet
- Agents bancaires
- Compteur EPF
KWSP vous recommande d’utiliser e-Caruman pour une soumission et des paiements mensuels » plus rapides et plus faciles « . Pour en savoir plus sur les méthodes de paiement individuelles, cliquez ici.
Les employés peuvent-ils cotiser moins de 11 %?
Au début de 2020, le gouvernement a annoncé qu’il y aurait un taux de cotisation minimum légal réduit pour les employés — de 11% à 7%. Cela s’appliquait aux membres de l’EPF jusqu’à la fin de l’année 2020, bien que les employés aient également eu la possibilité de se retirer du programme de réduction des cotisations.
À la suite du budget de 2021, une annonce similaire a été faite, bien que la contribution législative minimale réduite pour l’année 2021 ait été fixée à un peu plus élevé de 9 %. Encore une fois, les membres de l’EPF ont le choix de revenir à 11%; pour ce faire, une demande doit être faite avec un formulaire Borang KWSP 17A (Khas 2021) via l’employeur en question.
Automatisez vos processus de paie – y compris les calculs EPF — avec altHR
Pour survivre — et prospérer – dans la » nouvelle normalité « , il est crucial pour les entreprises malaisiennes de toutes tailles de numériser leurs processus RH. Calculer les cotisations EPF pour les employés peut être une tâche ardue et fastidieuse, même pour les professions RH les plus expérimentées — mais cela n’a pas à l’être, avec la super application de Digi, altHR.
Outre l’automatisation de divers autres processus RH, altHR est livré avec un module de paie qui aide les employeurs à suivre toutes les formes de rémunération des employés, tout en calculant automatiquement les retenues salariales mensuelles. Cela ne couvre pas seulement les cotisations au FPE, avec les déductions SOCSO, EIS et d’impôt sur le revenu mensuel (MTD / PCB) également incluses.
Ces déductions sont également ajustées automatiquement lorsque les employeurs modifient la rémunération mensuelle des employés, y compris les incitatifs, les primes et autres indemnités. Cette automatisation libère du temps pour les professionnels des ressources humaines pour se concentrer sur d’autres questions importantes pour l’entreprise, tout en garantissant que la paie mensuelle est calculée avec précision pour tous les employés.
Le meilleur bit? Tout est parfaitement intégré aux autres modules d’altHR, tels que les documents et les dépenses. Par exemple, une fois la paie exécutée pour le mois, les administrateurs ont la possibilité d’envoyer des fiches de paie au module Documents — le tout dans altHR.
De plus, le compte peut également être configuré pour envoyer des e-mails automatisés, afin que les employés soient informés dès que les fiches de paie sont disponibles. Enfin, des copies numériques des fiches de paie sont toujours disponibles — pour les employés via le module Documents et les administrateurs via le panneau d’administration de la paie.
Les professionnels des ressources humaines sont souvent confrontés à des tâches redoutables, souvent fastidieuses au quotidien — des tâches qui sont devenues encore plus difficiles à gérer à la lumière de la situation actuelle du COVID-19.
Mais de l’aide est disponible, si vous savez où chercher. Laissez-nous rationaliser vos processus RH en gérant et en automatisant les tâches quotidiennes, afin que vous n’ayez pas à vous soucier de la paperasse, des problèmes de confidentialité, du suivi du temps ou des défis d’intégration.
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