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5 mai 2020

La loi fédérale oblige les employeurs de 15 employés ou plus à conserver les demandes d’emploi, les CV et les informations et documents d’embauche connexes pendant au moins un an après la création du document ou la décision d’embauche / de non-embauche, selon la plus élevée des deux. Bien que les entrepreneurs fédéraux comptant 50 employés ou plus doivent conserver ces documents pendant deux ans, à moins que l’entrepreneur fédéral compte moins de 150 employés ou n’ait pas de contrat gouvernemental d’au moins 150 000 $, la période de conservation minimale des dossiers est d’un an. Les dossiers d’emploi liés à la sélection et à l’embauche que les employeurs sont tenus de tenir à jour comprennent:

• Offres d’emploi
• Demandes d’emploi et documents de CV (Ceci s’applique même si le candidat n’a pas été activement considéré pour un poste ouvert parce qu’il ne satisfaisait pas aux qualifications minimales ou parce qu’il ne respectait pas toutes les exigences de candidature.)
• Outils et tests de présélection (Cela comprend des copies de tous les tests et résultats utilisés pour évaluer les candidats, y compris les tests effectués en ligne.)
• Notes d’entrevue et autres documents relatifs à la décision d’embauche ou de non-embauche (Cela pourrait inclure des informations sur le nombre de candidats par sexe, race et origine nationale.)

En plus d’être requis par la loi, le fait d’avoir ces informations au dossier peut également être utile aux employeurs pour se défendre contre les cas de « défaut d’embauche ». Le problème, cependant, est dû à la facilité avec laquelle les candidats peuvent désormais envoyer leur curriculum vitae aux employeurs. En raison du courrier électronique, cette exigence de tenue de dossiers est devenue onéreuse pour les employeurs, en particulier ceux qui ont des sites Web. La Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi s’est récemment penchée sur ce problème et, en collaboration avec d’autres agences fédérales, est parvenue à des lignes directrices définissant qui, parmi tous ceux qui contactent les employeurs par Internet, par courrier ou par télécopieur, sont de véritables demandeurs d’emploi aux fins de se conformer aux exigences fédérales en matière de tenue de dossiers. En vertu de ces lignes directrices, une personne devient généralement un demandeur lorsque:

1. L’employeur a agi pour pourvoir un poste particulier;
2. La personne a suivi les procédures normalisées de l’employeur pour présenter une demande pour le poste; et
3. La personne a manifesté un intérêt pour le poste en question.

C’est une bonne nouvelle pour les employeurs, car cela signifie que vous pouvez maintenant jeter tous ces CV non sollicités. Pour vous assurer que vous êtes en conformité avec cette exigence fédérale, cependant, il est conseillé que les employeurs aient une politique écrite sur le sujet qui précise quand les candidatures et les CV seront acceptés. Les employeurs qui ne veulent pas de CV et de candidatures non sollicités seraient sages de le déclarer sur leurs sites Web. Lorsqu’un curriculum vitae non sollicité est reçu, il est judicieux d’aviser la personne qui l’a envoyé que les curriculum vitae non sollicités ne sont pas conservés dans les dossiers et qu’elle devra soumettre à nouveau le curriculum vitae pour une offre d’emploi spécifique, le cas échéant. De plus, lorsqu’un poste est annoncé, il est judicieux d’inclure dans l’annonce ou l’affichage d’emploi une date limite pour la réception des candidatures.

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Cet article est basé sur la loi à la date affichée en haut de l’article. Cet article ne constitue pas la fourniture de conseils juridiques et ne crée pas en soi une relation avocat-client avec Eskridge Law.