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De nombreux chefs d’entreprise de petite et moyenne taille ne considèrent le détournement de fonds que comme une chose qu’ils lisent dans les titres des journaux ou regardent à la télévision des drames criminels. Mais c’est en fait beaucoup plus courant que vous ne le pensez. Une étude mondiale de PwC de 2020 a révélé que près de la moitié des entreprises avaient été victimes d’une sorte de fraude au cours des 24 derniers mois. Parmi ces incidents, près de 40% ont été perpétrés par des personnes au sein des entreprises, tandis que quelque 10% ont été le fruit d’une collusion entre coupables internes et externes.

Selon les experts, les PME sont en fait plus vulnérables à la fraude parce que les relations étroites entre les membres de l’équipe conduisent à moins de contrôle sur les questions financières et qu’il y a souvent moins de mécanismes de surveillance formels en place. Étant donné que l’impact de la fraude sur ces entreprises est plus important que pour les grandes entreprises, les chefs d’entreprise doivent mettre en place de meilleures mesures de sécurité pouvant aider à protéger les finances de leur organisation. Voici quelques conseils sur la façon de protéger votre entreprise contre les détournements de fonds.

Soyez proactif contre les détournements de fonds

Surveillez soigneusement les employés

Allez au-delà de votre intuition lorsque vous embauchez quelqu’un qui s’occupera de tout type de transactions monétaires, vérifiez les références et effectuez des vérifications des antécédents. Une fois à bord, gardez des protections de routine en place, peu importe à quel point vous vous sentez à l’aise avec l’employé. Les personnes qui sont par ailleurs éthiques peuvent céder à la tentation, tandis que les fraudeurs peuvent délibérément demander votre confiance (et / ou se porter volontaires pour plus d’heures et de responsabilités) pour faciliter le détournement de fonds. De toute façon, vous devez maintenir une politique de tolérance zéro pour tout cas de fraude.

Responsabilités comptables distinctes

Le risque augmente lorsqu’une seule personne s’occupe de tous les dossiers financiers et que votre système interdit les vérifications croisées de routine. Idéalement, vos tâches internes de gestion des espèces et de comptabilité devraient être effectuées séparément, avec au moins deux employés vérifiant de manière interchangeable les transactions financières. Par exemple, les personnes impliquées dans des opérations en espèces ne devraient pas effectuer les rapprochements bancaires.

Appliquer les vacances

Aussi simple que cela puisse être, plusieurs types de fraude consistent à appliquer le paiement suivant du client à une facture plus ancienne, cachant le fait qu’une partie de l’argent passé a été détournée. Cela ne peut se poursuivre que si l’employé est toujours présent. Forcer les vacances brisera la chaîne des événements.

Établissez des contrôles internes

Soyez très sélectif sur qui vous avez confiance avec les données financières et exigez des approbations à plusieurs niveaux sur le traitement des chèques, les remboursements de dépenses, les heures supplémentaires, etc. Vous pouvez suivre cette liste de contrôle publiée par l’Association of Certified Fraud Examiners pour déterminer si vous prenez suffisamment de mesures préventives.

Revérifiez les relevés bancaires

Automatisez vos rapports de rapprochement bancaire et examinez les activités suspectes. Les signes d’avertissement peuvent inclure des contrôles manquants ou hors séquence, des destinataires inconnus ou des chèques signés à un tiers au lieu d’être déposés conformément aux instructions.

Tenir des audits standard

Tenir un calendrier des rapports financiers régulièrement établis. Vous pouvez également effectuer occasionnellement des audits imprévus et imprévus ciblés sur vos fonctions métier les plus critiques.

Former les employés à la prévention de la fraude

Assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans la fin financière de votre entreprise connaissent les procédures de prévention et les signes avant-coureurs, et qu’elles savent quoi faire en cas de problème. Un système de signalement anonyme pourrait rendre les lanceurs d’alerte plus aptes à s’exprimer.

Gardez les comptes d’entreprise et de crédit séparés et en sécurité

Mélanger les deux peut être source de confusion et peut devenir problématique lorsqu’il s’agit de suivre les dépenses d’entreprise et d’établir des rapports fiscaux précis. Soyez très sélectif sur qui peut utiliser les cartes de crédit de l’entreprise.

Envisagez l’assistance d’un expert

Si un problème de fraude devient trop complexe pour que vous puissiez le résoudre par vous-même, envisagez d’embaucher un examinateur de fraude certifié qui peut entrer dans le vif du sujet et identifier exactement ce qui se passe.

Sévir contre la criminalité: Comment le bon logiciel de comptabilité peut aider

En plus des étapes décrites ci-dessus, le choix et la mise en œuvre du bon logiciel de comptabilité peuvent également contribuer grandement à prévenir le détournement des fonds durement gagnés de votre entreprise. Un logiciel de comptabilité en nuage peut aider à éliminer les angles morts de vos opérations qui peuvent mener à la fraude, tout en fournissant des mesures de sécurité robustes pour protéger vos finances. Voici quelques éléments à rechercher dans votre prochaine solution logicielle de comptabilité.

Piste d’audit complète

La dernière chose dont vous avez besoin est un logiciel qui permet à l’utilisateur de supprimer les transactions à volonté sans laisser de trace de ce qui s’est passé. Malheureusement, les solutions de base telles que QuickBooks ne conservent pas automatiquement les enregistrements de toutes les transactions, ce qui devient problématique lorsqu’il s’agit d’identifier un comportement frauduleux et de trouver de l’argent manquant. Par conséquent, les gens peuvent supprimer une transaction sur QuickBooks sans laisser de véritable piste d’audit, ce qui leur permet de parcourir un peu ici et là. À l’inverse, la solution de comptabilité basée sur le cloud Gravity Software® (Gravity) garde une trace de chaque entrée effectuée, en maintenant une piste d’audit complète sur chaque transaction.

Rôles de sécurité prédéfinis

Avec Gravity, vous contrôlez exactement qui peut accéder à quels écrans de données, d’entreprise et financiers, jusqu’au niveau d’attribut de champ. La sécurité complète basée sur les rôles de Gravity peut être affectée ou réaffectée à la demande, permettant aux utilisateurs d’accéder aux données nécessaires pour effectuer efficacement leur travail.

Transparence des données

Avec Gravity, les données que vous devez voir sont toujours disponibles lorsque vous en avez besoin en fonction de la sécurité. Vous avez la possibilité de créer des tableaux de bord personnalisés pour les mesures métier les plus cruciales pour vos opérations quotidiennes, en temps réel. En utilisant la recherche globale ou la recherche avancée, vous pouvez voir instantanément les détails sur les factures ouvertes, les paiements et les comptes d’inventaire, pour n’en nommer que quelques-uns.

Sécurité dans le cloud

Étant donné que Gravity est basé sur le cloud, vous n’avez pas à vous soucier de perdre des données susceptibles de confirmer une activité frauduleuse. Pourquoi? Gravity a été construit sur la plate-forme Microsoft Power (alias Dynamics 365), une plate-forme robuste qui héberge plus de 5 millions d’utilisateurs dans le monde. Vous bénéficiez de toute la sécurité renforcée de la plateforme, de rapports financiers complets, d’une interface conviviale, de pistes d’audit complètes et d’une réplication automatique, le tout dans un environnement mobile facile à utiliser pour mieux protéger toutes vos informations et prévenir les détournements de fonds dans votre entreprise.

Pour en savoir plus sur les précieuses fonctionnalités de sécurité des données intégrées au logiciel Gravity, appelez le 844-464-7284 ou planifiez votre démonstration en ligne dès aujourd’hui.