Rapports Ad Hoc dans Excel – Le Guide complet
Les rapports Ad hoc dans Excel peuvent prendre de nombreuses formes. L’un des avantages de l’utilisation d’un logiciel basé sur des feuilles de calcul est qu’il est relativement flexible dans la façon dont il peut être utilisé. La présentation de données dans Excel peut aller du simple au complexe et, par conséquent, c’est souvent le meilleur moyen de répondre rapidement aux demandes ad hoc de divers services.
Les professionnels de la finance continuent de se retrouver dans le collimateur des demandes de données provenant de plusieurs domaines de leurs activités respectives. De plus, les demandes de données sont parfois dynamiques et nécessitent une méthode de reporting qui n’est pas courante ou n’a jamais été utilisée auparavant.
C’est là qu’Excel, et les tableurs comme lui, peuvent être à la fois bons et mauvais. Voici les bases de la création de rapports Excel ad hoc.
Commencez par les données brutes
Afin de répondre à toute demande, vous avez d’abord besoin de données. Presque n’importe quel système exportera vers Excel ces jours-ci ou.format de fichier CSV. L’utilisation de ces exportations de feuilles de calcul permettra d’économiser du temps et de l’énergie.
Assurez-vous toujours de créer un onglet intitulé « données brutes » que vous ne manipulez pas. Cela vous permettra de vous y lier ou de référencer rapidement les données brutes pour des contrôles de qualité ultérieurs.
Le maintien de l’intégrité des données brutes est important lors de l’envoi de demandes, et il est parfois sage de protéger par mot de passe l’onglet Données brutes pour éviter les modifications indésirables. Il se peut qu’une requête nécessite l’utilisation de plusieurs tables de données différentes. Dans ce cas, la combinaison des tableaux de données peut présenter des difficultés.
Si c’est possible, combinez des ensembles de données similaires. Cela créera le maximum d’avantages lors de l’utilisation de fonctionnalités telles que les filtres et les pivots.
Comprendre la requête
Si la requête est trop ambiguë, il peut être difficile de répondre à l’aide d’Excel. En effet, Excel ne fera que ce qui lui est dit.
La sortie dans Excel dépend des demandes qui sont faites. Cela signifie que, si la demande n’est pas claire, du temps peut être perdu en extrayant des données non pertinentes dans le classeur et peut inonder l’utilisateur final de plus que ce qui est requis.
À la base de toute bonne réponse à une demande ad hoc se trouve une demande claire. Par exemple, les données démographiques sur les ventes, la performance financière et les temps de préparation sont toutes des demandes quelque peu vagues et génériques.
La clarification des requêtes peut donner des réponses plus utiles. Par exemple, le code postal moyen des acheteurs à une certaine date, les ventes brutes au cours du mois écoulé, le temps de choisir et d’expédier un certain produit, etc.
Plus les demandes sont claires, plus une réponse sera pertinente et concise.
Filtrage des données Et ses limites
La plupart des demandes porteront sur un certain niveau d’informations nécessitant l’utilisation du filtrage. Le filtrage est une fonction de base dans Excel et est facile à faire. Les colonnes peuvent être triées et filtrées, et même un filtrage avancé est disponible.
Le filtrage est une approche de base dans la gestion des ensembles de données lorsqu’une demande ad hoc est spécifique et quelque peu facile à traiter. Par exemple, une demande peut entrer pour le prix d’un produit et une table de données peut exister avec tous les prix des produits. Le simple filtrage par le nom du produit peut donner la réponse requise.
Des techniques de filtrage plus avancées existent dans Excel qui permettent aux utilisateurs de spécifier une plage de critères et une plage de données pour appliquer également ces critères. Il s’agit d’une approche plus complexe pour traiter les ensembles de données lorsqu’une demande peut porter sur plusieurs informations.
Liaisons de données et Requêtes
Toutes les demandes, à un certain niveau, concernent des données. La facilité avec laquelle une réponse peut être apportée à une demande ad hoc dans Excel dépend du niveau de données disponibles. Excel a la possibilité de se lier à des bases de données externes, ce qui permet aux utilisateurs d’exécuter des requêtes personnalisées qui extrairont rapidement les données dans une feuille de calcul.
Cette méthode d’accès aux données est généralement la plus rapide et fournit les ensembles de données les plus complets avec lesquels travailler. Un avantage de lier Excel à une base de données est que les informations seront mises à jour au fur et à mesure de la mise à jour de la base de données.
Cela permet de référencer des ensembles de données précis et opportuns. Excel sera également lié à Internet pour extraire divers types d’informations; par exemple, les données de marché peuvent être liées directement à Excel et actualisées à la demande.
Un inconvénient de l’accès aux bases de données dans Excel est qu’elles nécessitent souvent que les utilisateurs finaux actualisent manuellement les données, ce qui peut entraîner des ensembles de données incomplets ou obsolètes.
Rapports Ad Hoc sur Excel – À l’aide de tableaux croisés dynamiques
Lorsqu’il s’agit de rapports ad hoc, Excel dispose d’une fonctionnalité appelée tableaux croisés dynamiques, qui constituent un moyen unique de répondre aux demandes ad hoc dans Excel. Ils permettent de filtrer les données et de les présenter de manière résumée.
Un tableau croisé dynamique est dynamique en ce sens que les entrées peuvent être modifiées et modifiées en fonction de ce que l’utilisateur demande. Il résumera toutes les données d’un ensemble de données donné et permettra aux utilisateurs de regrouper des colonnes et des lignes de données de manière unique.
Comme les données sont résumées, il est beaucoup plus facile d’utiliser un tableau croisé dynamique à des fins d’analyse. Même si la demande ad hoc ne peut pas être traitée avec un tableau croisé dynamique réel, la création d’un tableau croisé dynamique peut permettre à l’utilisateur d’identifier plus facilement la réponse à une demande.
Une fois créés, les tableaux croisés dynamiques peuvent également « explorer » des données spécifiques en fonction de ce que l’utilisateur souhaite faire. Cela se fait intuitivement en double-cliquant simplement sur les données, et à cause de cela, les tableaux croisés dynamiques sont souvent un moyen par défaut de trier et de résumer de grandes quantités de données.
Un inconvénient est que les données doivent être regroupées en colonnes pour pouvoir utiliser un tableau croisé dynamique. Les tableaux croisés dynamiques reposent également exclusivement sur les ensembles de données auxquels ils font référence, ce qui signifie que si les données ne sont pas complètes, les résumés des tableaux croisés dynamiques ne le sont pas non plus.
Un autre inconvénient est que les tableaux croisés dynamiques ne se mettent pas à jour automatiquement. Cela crée parfois des problèmes lorsque les ensembles de données sont liés ou autonomes.
Présentation des données Avec des tableaux et des graphiques
Certaines demandes ad hoc peuvent nécessiter l’utilisation de tableaux et/ou de graphiques. Excel propose une grande variété de types de graphiques et de graphiques avec lesquels travailler. Les graphiques illustrent bien les tendances et les mouvements directionnels avec des données. Par exemple, le volume des ventes au fil du temps ou les revenus bruts au fil du temps.
Le défi de répondre dans les graphiques est qu’il doit y avoir un contexte donné avec le graphique et que le graphique approprié doit être sélectionné. Les graphiques à lignes et à points illustrent bien les tendances, les diagrammes à secteurs illustrent bien les données proportionnées et les graphiques à barres permettent de comparer les données catégorielles.
Utilisation de DataRails Pour Répondre à une demande Ad Hoc
DataRails est une application logicielle unique qui vous permet de répondre à des demandes ad hoc de manière dynamique. DataRails est un outil de gestion de données amélioré qui peut aider votre équipe à créer des rapports financiers ainsi qu’à surveiller les budgets, les plans et autres KPI plus rapidement et avec plus de précision que jamais.
Il a la capacité de gérer des ensembles de données dans un environnement convivial, réduisant ainsi le temps passé à répondre aux demandes ad hoc.
Le Big data doit être utile. DataRails vous aide à l’utiliser au maximum sans avoir à apprendre une nouvelle interface utilisateur propriétaire. L’utilisation d’Excel comme toile de fond fournit un cadre dynamique familier qui facilite l’adoption de DataRails pour tout professionnel de la finance.
En remplaçant les feuilles de calcul par des données en temps réel et en intégrant des classeurs et des sources de données fragmentés dans un emplacement centralisé, vous pouvez travailler dans le confort d’Excel avec le soutien d’un système de gestion de données beaucoup plus sophistiqué derrière vous.
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