Qu’est-ce qu’un Système de Point de Vente et Comment Fonctionne-t-il ?
Un système de point de vente (PDV) gère le point où un article ou un service est payé dans les magasins de détail, les restaurants, les bars, les salons et autres entreprises qui effectuent des ventes en personne. Les systèmes de point de vente sont les logiciels et le matériel qui gèrent les transactions d’achat, de retour et d’échange. Le point de vente est généralement le registre, le comptoir de caisse ou la caisse. Mais cela n’arrive pas toujours au comptoir. Le point de vente peut également être en bordure de rue si un client récupère une commande click and collect ou sur la surface de vente via un point de vente mobile.
Mais les systèmes de point de vente font bien plus que gérer le processus de paiement. Voici tout ce que vous devez savoir sur les systèmes de point de vente, de leur fonctionnement à la façon de choisir celui qui convient à votre petite entreprise.
Comment Fonctionnent Les Systèmes de Point De Vente ?
Au lieu de caisses enregistreuses maladroites, les systèmes de point de vente modernes fonctionnent sur des tablettes, des ordinateurs et des smartphones. Fondamentalement, les systèmes de point de vente peuvent fonctionner où que soient vos clients— ce qui permet d’accepter rapidement et facilement les paiements tant que vous disposez d’une connexion Internet stable. Certains acceptent également les paiements hors ligne, auquel cas vous n’avez même pas besoin de connexion.
Il est généralement simple de comprendre comment utiliser les systèmes de point de vente pour traiter les transactions, mais ils font bien plus que cela. Une fois la commande terminée, le point de vente travaille en coulisses pour vous aider à mettre à jour les niveaux de stock disponibles, à suivre les données des clients, etc.
Caractéristiques communes des systèmes de point de vente
Lorsque vous recherchez le meilleur système de point de vente pour votre petite entreprise, commencez par identifier les fonctionnalités dont vous avez besoin — aujourd’hui et à l’avenir. N’oubliez pas que les fonctionnalités spécifiques de votre point de vente dépendent à la fois de la plate-forme que vous choisissez et du plan auquel vous vous inscrivez. Certains types de systèmes de point de vente ont des fonctionnalités plus limitées, voire spécialisées, telles que la cartographie des tables et la gestion des menus pour les entreprises alimentaires, par exemple.
Ventes et paiement
Un système de point de vente crée une expérience de paiement rapide et sans friction pour vous et vos clients. À la caisse, ajoutez facilement des articles à une vente via un lecteur de codes-barres ou une entrée sur écran tactile. Le total apparaîtra instantanément avec la possibilité d’ajouter des coupons, des points de fidélité ou d’autres réductions en appuyant simplement sur un bouton.
Le processus de paiement est également un moment idéal pour recueillir des informations sur les clients qui mènent à des données qui les servent mieux. Voici quelques façons dont les systèmes de point de vente peuvent vous aider:
- Collecter des informations générales sur les contacts clients
- Créer des profils clients pour stocker l’historique des achats
- Collecter des inscriptions pour des newsletters et des promotions de marketing par e-mail
- Inscrire des clients à des programmes de fidélité
Traitement des paiements
Les terminaux de cartes de crédit signifient des rapports de facturation et le rapprochement des billets avec les ventes. Avec les systèmes de point de vente, c’est déjà fait pour vous — rendre votre fin de journée simple et rapide.
De plus, les systèmes de point de vente facilitent l’acceptation des cartes de crédit partout où vous effectuez une vente. Les méthodes de cryptage connectent en toute sécurité les lecteurs de cartes aux smartphones et tablettes pour les ventes mobiles et vous permettent d’accepter les paiements en ligne via votre site Web et d’entrer les paiements par téléphone à l’aide du terminal virtuel de votre système de point de vente.
Gestion des stocks
Les fonctionnalités de gestion des stocks sont l’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises adoptent un système de point de vente. Et maintenant, la plupart du temps, chaque système de point de vente vous permet de créer des numéros de référence et de stocker des données clés sur les produits, telles que:
- Informations sur les fournisseurs
- Coût de gros (prix régulier, de vente et à prix réduit pour les articles)
- Variables (taille ou couleur)
- Quantités de stock actuelles
Les systèmes de point de vente au détail ont souvent des fonctionnalités pour créer et imprimer des codes-barres et des étiquettes d’expédition, ainsi que pour suivre les commandes pour le ramassage en bordure de rue.
Les meilleurs systèmes de point de vente offrent également des fonctionnalités d’inventaire avancées qui vous aident à gérer les bons de commande et à prévoir les demandes de produits. Si vous avez besoin de suivre l’inventaire n’importe où, un point de vente améliorera le processus.
Gestion de la Relation client (CRM)
Les systèmes de point de vente suivent chaque achat dans les moindres détails, ce qui contribue énormément aux efforts de marketing de votre petite entreprise. Le suivi des coordonnées des clients, des achats, des totaux, des méthodes de paiement et des retours est non seulement utile pour les ventes globales, mais également pour les campagnes marketing ciblées.
Lorsque vous savez qui achète quoi, qui fréquente le plus votre magasin et qui sont les gros dépensiers, vos efforts de marketing peuvent avoir beaucoup plus de succès.
Outils de marketing
Les campagnes de marketing par e-mail sont l’un des outils de marketing les plus populaires dans les systèmes de point de vente, car elles créent et gèrent votre liste de contacts par e-mail pour vous.
Lorsque vous êtes prêt à envoyer des e-mails marketing contenant des promotions, vous pouvez utiliser les historiques de commandes de vos clients pour cibler ceux qui sont les plus susceptibles de répondre. Avec les systèmes de point de vente, lier votre historique de commandes à des campagnes par e-mail vous aide à créer des campagnes beaucoup plus efficaces. Facebook Instagram, ainsi que des programmes intégrés de fidélisation et de parrainage, offrent également des solutions de vente sur des plateformes de médias sociaux comme Facebook et Instagram.
Gestion des employés et de l’équipe
Les systèmes de point de vente offrent également une variété d’outils de gestion des employés, avec des fonctionnalités de suivi du temps, de planification, de commissions, de programmes de récompenses internes, d’autorisations, etc.
Certains vous permettent également d’accéder ou d’intégrer une gestion complète de la paie afin que vos outils de suivi du temps et de paie soient dans un système automatisé. Certains systèmes offrent cette fonctionnalité directement, tandis que d’autres proposent cette solution via des intégrations tierces.
Rapports et analyses
Les systèmes de point de vente suivent chaque vente en détail — même les rapports les plus élémentaires peuvent vous indiquer quels articles sont les plus vendus et les plus lents, ce qui conduit à des décisions d’achat plus éclairées.
Le suivi des ventes vous aide également à identifier et à prévoir les hausses saisonnières dans certaines catégories ou les ventes globales afin que vous puissiez planifier votre inventaire et votre personnel pour répondre à vos cycles chargés. Dans l’ensemble, les systèmes de point de vente facilitent l’analyse des données de vente au détail.
Ventes multicanales centralisées
Un système de point de vente offrant des ventes multicanales peut connecter vos activités de vente en magasin et en ligne dans un système centralisé pratique.
De nombreux systèmes de point de vente s’intègrent à de nombreuses plateformes de vente en ligne pour synchroniser vos ventes, vos paiements, vos clients et même le nombre de stocks entre le système en magasin et les canaux de vente en ligne.
Avantages des systèmes de point de vente
Les systèmes de point de vente sont conçus pour vous faire gagner du temps et augmenter votre productivité.
- Gain de temps : Que vous soyez propriétaire ou associé, les systèmes de point de vente permettent de gagner du temps lors des tâches de gestion et du processus de paiement.
- Offre des informations: Les systèmes de point de vente fournissent une mine de données sur vos clients, ce qui vous aide à prendre de meilleures décisions concernant votre inventaire, votre marketing, vos objectifs et vos processus.
- Évolue avec votre entreprise : En règle générale, les logiciels de point de vente seront toujours accompagnés de mises à jour opportunes qui vous aideront à garder une longueur d’avance au fur et à mesure que la technologie évolue inévitablement.
- Automatise les choses les moins amusantes: De la gestion des stocks à la planification des employés, les systèmes de point de vente gèrent ce travail pour vous afin que vous puissiez vous concentrer sur vos tâches les plus importantes.
- Augmente la précision: Lorsque vous n’avez pas à saisir manuellement les prix et les articles, la marge d’erreur diminue.
- Offre des options de paiement flexibles: Puisque la plupart des systèmes de point de vente sont livrés avec des mises à jour régulières, votre petite entreprise peut offrir les méthodes de paiement les plus récentes et les plus performantes. Une étude de la Réserve fédérale montre la baisse constante des paiements en espèces et par chèque parallèlement à une augmentation des paiements de débit, de crédit et électroniques.
Pour y regarder de plus près, découvrez nos principaux avantages de l’utilisation d’un système de point de vente.
Matériel de point de vente
Pour les petites entreprises physiques, vous aurez besoin de matériel qui se connecte à votre système de point de vente. La bonne nouvelle : La plus simple des petites entreprises n’a besoin que d’un appareil connecté (ordinateur de bureau ou tablette, par exemple) et d’un lecteur de carte de crédit.
Voici quelques types de matériel à considérer, mais gardez à l’esprit que ce dont vous aurez besoin dépend principalement du type et de la taille de votre entreprise:
Registre
La plupart des registres sont maintenant sous la forme d’un ordinateur de bureau (avec moniteur), mais de nombreuses entreprises utilisent encore de simples caisses enregistreuses. Les caisses enregistreuses sont généralement pratiques pour ceux qui n’ont besoin que du strict minimum, car elles sont déjà équipées de tiroirs-caisses et aucune autre cloche ou sifflement n’est nécessaire.
Appareil connecté
Un appareil comme une tablette ou un smartphone peut facilement prendre la place d’un ordinateur de bureau. Les comprimés peuvent également être utilisés avec un support pour faciliter l’utilisation.
Tiroir-caisse
Les tiroirs-caisses ne sont pas seulement un espace sûr pour les espèces, mais peuvent être un excellent endroit pour organiser et conserver les reçus de paiement par carte.
Imprimante de reçus
De nos jours, les reçus peuvent être envoyés par courriel, imprimés ou ni l’un ni l’autre. Les imprimantes de reçus vous permettent de fournir des options préférées à vos clients et vous aident également à disposer de ressources pour votre propre suivi et gestion des ventes.
Scanner de codes-barres
Les scanners de codes-barres aident non seulement à rationaliser le processus de paiement, mais ils peuvent également fournir à votre petite entreprise la possibilité de gérer et de suivre les prix, les niveaux de stock, etc.
En savoir plus sur les moniteurs à écran tactile, les lecteurs de cartes et les accessoires avec notre guide du matériel de point de vente.
Coûts du système de point de vente
Avoir la capacité de rationaliser vos transactions pour vous et votre client n’a pas à avoir un prix élevé. C’est là qu’intervient la compréhension de la différence entre les systèmes de point de vente serveur et cloud.
Les systèmes de point de vente serveur sont stockés localement et coûtent généralement plus cher que les systèmes cloud en raison des frais d’installation et de licence. Certains peuvent également inclure des frais d’entretien et des frais mensuels, en plus des coûts de matériel.
Les systèmes de point de vente en nuage ont des frais d’installation inférieurs, mais les frais mensuels peuvent être un peu plus élevés que les systèmes de point de vente serveur. Cependant, il existe des options abordables (et même gratuites) — comme Square, par exemple — qui offrent toujours flexibilité, sécurité et facilité d’utilisation.
La façon de déterminer combien vous devriez payer pour un système de point de vente réside dans ce dont votre petite entreprise a besoin pour prospérer. Voici quelques questions à vous poser au moment de décider de votre budget:
- Ce logiciel répond-il à mes besoins ?
- Est-il facile à utiliser?
- Cela me fait-il gagner du temps?
- Dois-je louer, acheter ou financer mon matériel?
- Le logiciel et le matériel évolueront-ils avec mon entreprise?
- Ai-je pris en compte les frais de traitement des cartes de crédit?
- Dois-je payer mensuellement ou annuellement?
Comment choisir un système de point de vente
Tout d’abord: Tenez toujours compte des besoins de votre petite entreprise, maintenant et à l’avenir. Tout système de point de vente que vous choisirez ne sera aussi bon que les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin pour prospérer.
Voici les 10 éléments à prendre en compte lors du choix d’un système de point de vente:
Prix
Regardez toujours les coûts — qu’il s’agisse de frais mensuels, d’installation ou de traitement des paiements.
Suivant en ligne est le coût du matériel dont vous pourriez avoir besoin. Les meilleurs systèmes de point de vente offrent des plans de financement sans intérêt ou de paiement échelonné sur le matériel et ont plusieurs plans de tarification des logiciels afin que vous puissiez commencer avec une option abordable et mettre à niveau à mesure que votre entreprise se développe.
Facilité d’utilisation
Les systèmes de point de vente doivent être conviviaux et nécessiter peu de formation du personnel. Certains des meilleurs systèmes ont des vidéos pédagogiques, des forums communautaires et des démonstrations ou des modes de formation pour que les nouveaux employés puissent se familiariser avec le système.
Traitement des paiements
Choisissez un système de point de vente qui inclut le traitement des paiements intégré ou l’intégration avec les processeurs de paiement populaires.
Matériel
Certains systèmes fonctionnent sur du matériel générique comme des iPads ou des tablettes Android, tandis que d’autres fonctionnent sur des systèmes matériels propriétaires. Le matériel de point de vente propriétaire peut être plus durable; cependant, il ne peut pas être réutilisé si vous changez de système en cours de route.
Outils d’inventaire
Tous les systèmes de point de vente disposent d’un certain type de suivi des stocks, mais les meilleurs offrent des niveaux de stock en temps réel avec des alertes automatisées, une gestion des bons de commande et des outils de prévision.
Rapports et analyses
Un bon système de point de vente offre des informations sur les ventes, les stocks, les données des clients et des employés. Un excellent système de point de vente fournit également des données brutes, comprend un tableau de bord de reporting automatisé, offre des conseils sur la lecture et l’action des rapports et propose des options d’exportation des rapports.
Évolutivité
Le meilleur système de point de vente grandit avec votre entreprise. Par exemple, si vous avez un magasin de détail mais que vous prévoyez de vendre en ligne à l’avenir, assurez-vous que votre système de point de vente dispose d’une solution de commerce électronique intégrée afin que vous puissiez gérer toutes vos données d’inventaire et de clients en un seul endroit.
Prévoyez-vous d’ouvrir des magasins supplémentaires? Votre système de point de vente devrait pouvoir gérer plusieurs emplacements de manière centralisée.
Intégrations
Si vous comptez sur d’autres logiciels pour le commerce électronique, la comptabilité ou la paie, choisissez un système de point de vente qui s’intègre à ces produits. Note: De nombreux systèmes de point de vente offrent également ces fonctionnalités, il est donc possible de trouver un logiciel qui fait tout cela.
Support client
Assurez-vous que votre système de point de vente offre une assistance téléphonique en direct pendant vos heures d’ouverture normales afin que vous puissiez toujours obtenir de l’aide immédiatement en cas de problème.
Avis des utilisateurs
Lisez toujours les avis des utilisateurs avant de prendre une décision finale. Et, si possible, parlez aux propriétaires d’entreprise de votre région pour obtenir leur compte de première main.
Astuce: Si vous êtes une entreprise établie qui cherche à passer d’une caisse enregistreuse à un système de point de vente, il est possible que vous deviez changer de processeur de paiement. Cependant, de nombreux systèmes sont prêts à négocier des taux de traitement pour les entreprises sur un certain volume. Lorsque vous testez différents systèmes, demandez-leur s’ils peuvent égaler ou battre vos taux actuels.
À quoi ressemble l’avenir des systèmes de Point de vente ?
Au cours des dernières années, il y a eu un changement majeur dans la façon dont les systèmes de point de vente ont non seulement fait évoluer le processus de paiement, mais peuvent également rationaliser les tâches métier en coulisses.
Mais l’un de nos plus gros points à retenir pour l’année à venir est la flexibilité des opportunités d’exécution. Selon le rapport 2021 POS & d’Engagement client de Retail Consulting Partner, plus de la moitié des détaillants accordent la priorité aux options de livraison et de ramassage — notant que cela est essentiel pour les magasins physiques à mettre en œuvre afin de réduire les impacts continus sur les revenus de COVID-19 et d’autres événements imprévus.
Voici quelques façons dont nous continuerons de voir les systèmes de point de vente façonner l’avenir des petites entreprises:
- Flexibilité accrue pour les options de paiement mobile
- Accès accru aux données de vente grâce à la technologie cloud
- Solutions marketing plus personnalisées
- Données et analyses permettant de prendre des décisions d’achat plus éclairées
- Solutions tout-en-un connectant les ventes en personne, en ligne et sur les médias sociaux
- Options matérielles simplifiées
Résultat net
Les systèmes de point de vente sont indispensables pour les petites entreprises, car ils aident à rationaliser les achats, à connecter les données de vente aux efforts de marketing, à offrir de la flexibilité aux clients, à gérer les produits inventorier et fournir des outils pour aider à gérer votre personnel.
Maintenant que vous savez ce qu’il faut considérer — et comment fonctionne un système de point de vente — gardez ces trois conseils à l’esprit:
- Demandez toujours une démo
- Testez plusieurs systèmes de point de vente
- Parlez à d’autres propriétaires de petites entreprises
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