Quelles Sont les Méthodes Utilisées pour Recouvrer les Créances ?
Votre processus de recouvrement des comptes débiteurs (A / R) semble assez simple sur papier. Vous fournissez des services, envoyez une facture et percevez le paiement. Pas vrai?
Pas si vite. Le recouvrement des comptes débiteurs peut prendre de nombreuses formes et bon nombre d’entre eux doivent être utilisés conjointement pour obtenir les meilleurs résultats. Améliorons vos recouvrements de comptes clients en plongeant profondément dans diverses méthodes.
Principales Méthodes Utilisées Pour Recouvrer les comptes Débiteurs
Calculer le TAR Avec des rapports de vieillissement A / R
La première étape consiste à calculer l’état de paiement actuel de tous les A / R de l’entreprise en créant un rapport de vieillissement A / R. Ce rapport suit l’état de vos comptes et vous donne un aperçu de votre capacité à collecter des fonds à temps avec une mesure appelée chiffre d’affaires des comptes clients (ART).
Des taux d’ART élevés signifient que votre entreprise dispose de processus de collections A / R efficaces qui fonctionnent bien. Vos comptes sont régulièrement « retournés », ce qui signifie que vous avez peu de factures impayées à recouvrer.
Un TAR faible signifie que vous avez probablement un nombre important de factures impayées. Cela indique des problèmes sous-jacents auxquels vous devrez faire face, mais quelle que soit la façon dont les données se désagrègent, il est important de savoir avec quoi vous travaillez.
Offrez à vos Clients des Plans de paiement flexibles
Lorsque le TAR est faible, cela signifie généralement que les clients ne paient pas comme ils le devraient. Bien que ce ne soit pas la faute de votre entreprise, vous pouvez prendre des mesures pour résoudre le problème en proposant différentes conditions de paiement.
Cela peut sembler une concession, mais il est difficile d’intégrer une clientèle diversifiée dans une politique de paiement unique. Chaque client peut provenir d’un type d’industrie différent, chacun avec sa propre culture et ses propres défis. Vous pouvez augmenter les chances d’être payé en développant des plans de paiement personnalisés pour le meilleur intérêt de chacun.
Sur une autre note, assurez-vous de faire votre part dans le processus. Assurez-vous que toutes les factures envoyées sont claires et complètes, sans détails manquants. Si l’une de ces erreurs amène le service comptable de votre client à le renvoyer pour un examen plus approfondi, ce délai est à votre charge.
Signer un contrat ou créer immédiatement un bon de commande
Les contrats sont un élément du processus efficace de recouvrement des créances qui est souvent négligé. Si possible, demandez aux clients de signer un contrat immédiatement, bien avant le début des travaux. C’est un moyen facile de garantir la sécurité des paiements et d’éviter les facteurs de stress liés au travail avec des clients en souffrance.
Une autre méthode consiste à créer et à clôturer un bon de commande pour s’assurer que tous les détails, y compris les conditions de paiement, sont convenus entre les deux parties. Vous ne devez jamais présumer que votre client se souviendra de détails, c’est à vous d’inclure autant d’informations détaillées et précises que possible sur la facture. Moins il y a d’erreurs sur vos factures, moins vous passerez de temps à courir après ces paiements.
Soyez Rapide Lorsque vous Rappelez aux Clients des paiements
Pour la plupart des entreprises, certains retards de paiement sont inévitables. C’est pourquoi chaque entreprise a besoin d’un processus de relance solide pour l’efficacité des collections. Il s’agit d’une stratégie de sensibilisation dans laquelle vous travaillez en tête-à-tête avec les clients en retard pour comprendre leurs situations et développer des solutions.
Idéalement, vous élaborerez chaque message avec soin et prendrez en compte la situation unique de chaque client. Ne pas recevoir de paiement en temps opportun pour les services rendus est frustrant, mais un processus de relance standardisé peut sauver les relations d’affaires à long terme.
Automatisation A / R
L’une des meilleures optimisations que vous pouvez apporter à votre processus de recouvrement A / R consiste à implémenter une solution automatisée de comptes clients. Si vous n’avez jamais travaillé avec un système comme Gaviti, vous pourriez être surpris de la façon dont il peut prendre en charge le recouvrement des comptes débiteurs.
Les tâches suivantes (entre autres) sont idéales pour l’automatisation:
- Gestion des tâches de l’équipe de collecte
- Métriques de performance en temps réel dotées d’informations exploitables
- Processus de relance et de diffusion par e-mail
- Prévision des paiements
- Notation des risques
Chacun de ces processus peut stimuler les performances des collections au fil du temps et est facilité avec la bonne logiciel de gestion A /R automatisé derrière vous.
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Coordination des stratégies A/R pour recouvrer les comptes débiteurs
La plupart des entreprises devront tirer parti de plusieurs de ces stratégies pour maîtriser leurs processus de recouvrement A/R. Mais parmi toutes les stratégies, l’automatisation a le plus de potentiel d’amélioration à long terme. Si vous êtes intéressé par de meilleures performances A / R, des flux de trésorerie plus solides, des réserves réduites et moins de radiations, l’automatisation est votre réponse.
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