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Peu importe l’objectif d’une organisation de services professionnels (OSP) – d’une agence de marketing numérique à un cabinet de conseil en gestion ou à une société de développement de logiciels (comme les clients VOGSY) – vous vendez principalement du temps et l’expertise de votre équipe. En tant que tel, vous avez besoin d’un modèle ciblé pour les ressources facturables qui s’applique à chaque employé de l’organisation. Cela nécessite un taux d’utilisation.

Qu’est-ce qu’un taux d’utilisation?

Les taux d’utilisation sont un moyen de mesurer l’efficacité et la productivité d’un individu (ou même d’un OSP entier) en générant des revenus par rapport à la bande passante disponible, divisée sur une période de temps définie. En termes plus simples, un taux d’utilisation reflète le pourcentage d’heures de travail d’un employé qui peut être facturé à un client par rapport à sa disponibilité globale.

Si vous ne savez pas ce que vous avez à vendre, ni combien vous pouvez livrer, il est facile de finir par sous-utiliser ou sur-utiliser les employés. Ce manque de contrôle peut avoir de graves répercussions financières et opérationnelles, notamment des clients insatisfaits, des ventes manquées, des frais généraux gonflés, etc.

De nombreux facteurs entrent dans la création d’une formule de taux d’utilisation qui convient le mieux à votre entreprise. De nombreux domaines peuvent avoir un impact sur les calculs et les taux peuvent être utilisés de différentes manières. Pour faciliter les choses, il existe des solutions technologiques qui peuvent aider les dirigeants PSO à acquérir ces informations inestimables, mettant leurs organisations sur la voie rapide vers une plus grande rentabilité.

Le fait est que si vous n’avez pas de taux d’utilisation cibles, vous n’utilisez probablement pas correctement votre main-d’œuvre.

Existe-t-il une cible de taux d’utilisation standard ou une formule de réussite?

La réponse courte à cette question est non – et il y a un certain nombre de raisons. Avant tout, les organisations ont des stratégies différentes, de sorte que les formules d’utilisation (des ressources) varient.

Prenez PricewaterhouseCoopers et Deloitte, opérateurs d’énormes réseaux mondiaux de services professionnels et de conseil. Leurs employés génèrent des revenus grâce à des engagements à plus long terme, souvent dans des contextes clients. Ces taux d’utilisation des services de consultation seraient généralement très élevés parce que le pipeline de travail est plein, que les emplois sont spécifiques et que la priorité est carrément de générer des revenus.

Maintenant, considérez un OSP plus petit qui est plus axé sur la croissance par rapport au profit. Pour y parvenir, un OSP pourrait embaucher des personnes supplémentaires. Ils pourraient alors avoir un taux d’utilisation élevé, mais pas en mettant l’accent sur la rentabilité et la facturabilité – les marges pourraient être moindres parce qu’ils tentent de construire pour l’avenir et comptent sur des réserves de trésorerie pour le moment.

De telles raisons expliquent pourquoi les objectifs d’utilisation des services professionnels varient. Par exemple, HubSpot a constaté que certaines agences visaient un taux d’utilisation de 85 à 90%, mais le taux d’utilisation moyen réel est beaucoup plus faible à 60%.

Les taux varient selon le type d’organisation, le rôle, les objectifs commerciaux et les fonctions individuelles. Vous pouvez essayer de comparer les tarifs de vos concurrents à des fins de comparaison, mais il est plus important de connaître votre propre organisation – et cela vous oblige à évaluer d’abord vos opérations.

Comment calculez-vous les taux d’utilisation des employés?

Les OSP devraient fixer des taux réalisables pour les employés. Vous cherchez à déterminer l’offre réelle de ce que vous avez et comment répondre de manière rentable à la demande. Ainsi, bien que vous souhaitiez définir une base de référence pour vous assurer que les employés sont rentables, cela ne devrait pas être une tentative d’atteindre un objectif de vente gonflé. Cela pourrait entraîner l’épuisement des employés, ce qui, selon les recherches, entraîne un roulement élevé de l’emploi, une augmentation des absences et une diminution de la productivité coûtant aux entreprises américaines 300 milliards de dollars par an.

Pour calculer correctement les taux d’utilisation des employés, comprenez que les différents rôles ont des taux différents. Par exemple, une personne ayant des responsabilités de gestion n’aurait pas un taux aussi élevé que quelqu’un travaillant directement sur un projet. Pourquoi? Vous vous attendez à ce qu’ils passent une bonne partie de leur temps à gérer le personnel et à exécuter d’autres tâches qui ne sont pas directement facturables à un client.

Un membre du personnel responsable de la supervision d’un domaine financier comme les comptes créditeurs ou une personne responsable des ressources humaines ne génère probablement pas non plus beaucoup d’heures facturables. Sont-ils encore essentiels à votre succès? Absolument. Mais ils ne devraient pas avoir le même taux d’utilisation qu’un graphiste ou un comptable qui consacre la majeure partie de son temps à des projets clients facturables. De plus, les emplois ont différentes valeurs monétaires: les heures d’un architecte peuvent rapporter un balisage plus élevé qu’un chef de projet.

Ce qui soulève une bonne règle à garder à l’esprit lors de l’évaluation des taux d’utilisation: les employés impliqués dans un travail client facturable doivent non seulement couvrir leurs propres salaires, mais également allouer une partie aux fonctions qui ne génèrent pas de revenus. Ainsi, un pourcentage des frais généraux doit être réparti entre les employés facturables pour assurer la rentabilité de votre organisation dans son ensemble.

Il est également important de déterminer le temps facturable par rapport au temps non facturable. Considérez le temps que les employés consacrent au développement professionnel personnel, aux réunions internes de l’entreprise et aux congés payés. Tout cela est important; vous voulez certainement développer les compétences des employés et ne voulez pas qu’ils soient surchargés de travail. Mais si vous ne parvenez pas à intégrer les heures non facturables dès le départ, tous les calculs seront loin.

Ainsi, une formule de base pour calculer les taux d’utilisation des employés ressemble à ceci:

• Commencez avec 260 jours ouvrables par an (52 semaines x 5 jours).
• Déduisez ensuite les activités de congés internes ou payés suivantes (vous devrez vous adapter à votre entreprise):
  • Jours de vacances (disons 25 jours)
  • Jours de maladie (5 jours)
  • Activités internes telles que formation, hors site et réunions (15 jours)
  • Perfectionnement professionnel ou participation à des conférences (10 jours)
• Cela vous laisse 205 jours de travail client facturable. Divisez cela par le total de 260 jours ouvrables, et vous vous retrouvez avec un taux d’utilisation cible de 78%.
• Au-delà de cela, vous pouvez déduire d’autres activités de travail non facturables, telles que la préparation des clients, les rapports, les voyages, etc., ce qui réduira encore le taux d’utilisation. C’est également là que vous devez tenir compte du rôle de chaque personne, car ses responsabilités et ses taux cibles différeront les uns des autres.

Facturabilité vs utilisation: Comment la facturabilité des employés peut-elle stimuler la rentabilité?

Tous ces facteurs détaillés ci-dessus doivent être utilisés pour établir des marges cibles. Ces objectifs devraient ensuite se refléter dans les taux d’utilisation à tous les niveaux de votre entreprise. Il est essentiel de définir et de pouvoir analyser ces taux afin d’établir et d’augmenter les marges bénéficiaires.

Dans cet esprit, vous devez ensuite utiliser ces taux d’utilisation pour établir des objectifs de facturabilité, ou le nombre d’heures facturables que chaque employé devrait atteindre. Ceux-ci doivent être partagés avec les employés individuels, ainsi qu’avec les équipes, en donnant à chacun des objectifs réalistes auxquels tout le monde peut travailler.

De plus, il est important que vous ayez une visibilité sur l’état d’utilisation à tout moment. Vous devez être en mesure de planifier à l’avance afin de réaliser le travail des clients, d’améliorer la bande passante des employés et de vous assurer que les bonnes ressources sont en place. Vous ne voulez pas que les employés soient inactifs et s’inquiètent du travail insuffisant dans le pipeline. Vous ne voulez pas non plus qu’ils soient submergés et forcés d’embaucher d’une manière qui n’est pas rentable.

Vous devez toujours savoir que suffisamment de revenus sont générés et que les projets sont réalisés de manière rentable. Pour cela, vous avez besoin d’une visibilité en temps réel au sein de votre organisation.

Les outils peuvent-ils aider les OSP à augmenter les taux d’utilisation et la facturabilité?

Si ce qui précède semble beaucoup, prenez courage – il existe une technologie disponible qui peut faciliter la création et le maintien des taux d’utilisation, des marges et de la rentabilité.

Et ces outils ont été créés avec des OSP spécifiquement à l’esprit.

Les plates-formes d’automatisation des services professionnels (PSA) libèrent tout le monde dans un PSO en automatisant des tâches chronophages dans la gestion, les ventes, les finances, les opérations et la gestion de projet. Ils facilitent chaque étape du trajet entre le devis et l’argent. Ils peuvent augmenter l’efficacité et la rentabilité grâce à de meilleures capacités de CRM et à un contrôle plus fin du temps et des coûts, de la facturation, des prix et des flux de trésorerie.

Découvrez comment VOGSY vous aide à rester au top de l’utilisation et de la livraison

Une plate-forme PSA peut aider les responsables PSO à définir et à surveiller les taux d’utilisation, offrant une visibilité constante ainsi que des outils pour analyser le passé et anticiper l’avenir. La plate-forme PSA adaptée fournit des indicateurs de ventes, de clients, de projets et d’utilisation en temps réel. Les cartes KPI configurables offrent un accès rapide aux données vitales.

Par conséquent, les étendues de travail sont conformes à la cible, les marges sont gérées et développées efficacement et le pipeline est prévu avec précision.

Tout aussi important, il vous donne une vision réaliste des employés. Vous pouvez vous assurer qu’ils ne s’épuisent pas et qu’ils disposent des ressources et des compétences appropriées pour répondre aux demandes. Vous pouvez donner aux employés les moyens de s’approprier le travail, de s’assurer qu’ils ont des projets à mener et qu’ils sont en mesure d’atteindre leurs objectifs livrables. Chacun peut voir sur quoi travaillent ses pairs, se préparer à ce qui l’attend et collaborer plus efficacement.

Pour les entreprises, une solution PSA peut vous fournir les données dont vous avez besoin pour vous assurer de vendre les bons services aux bonnes marges. Et pour les dirigeants, c’est la clé de la rentabilité.

Vous utilisez déjà Google Workspace ? Découvrez comment VOGSY, la seule solution PSA pour Google Workspace, peut vous aider à améliorer vos calculs de taux d’utilisation et votre rentabilité.

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