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La planification d’événements n’est pas une mince affaire. Cela nécessite des compétences, de la préparation, une équipe stratégique d’experts, sans parler de financements importants. Les meilleurs événements réunissent des leaders d’opinion qui peuvent offrir une valeur unique aux invités. Le parrainage d’événements est une tactique bien utilisée pour aider à la fois au financement et à la création de valeur pour les grands et les petits événements.

Mais comment les organisateurs d’événements trouvent-ils des sponsors et cela vaut-il la peine d’organiser un événement sponsorisé?

Commençons par le début.

Que Sont Les Commandites D’Événements?

Le parrainage d’un événement est lorsqu’une organisation accepte de couvrir une partie du coût d’un événement en échange d’avantages promotionnels. Un sponsor est souvent une entreprise, une marque, un organisme à but non lucratif ou un individu qui est notamment impliqué et bien informé sur l’un des thèmes pertinents pour l’événement.

Le ou les sponsors fournissent le financement ou les ressources nécessaires à l’événement et, en retour, ils reçoivent des avantages en matière de marketing, de notoriété de la marque et de réputation commerciale.

Les types de sponsors les plus courants (et les plus utiles) comprennent:

• Financement
• Promotion
• Médias
• Aliments et boissons
• Commandites en nature
• Excentriques ou uniques
• Divertissement et jeux
• Personnalités influentes ou leaders d’opinion
• Célébrités
• Politiciens
• Marchandises
• Interactif
• Et plus

Il y a beaucoup de situations où le parrainage peut être un peu sans rapport, mais la plupart du temps, les sponsors de l’événement s’alignent sur le sujet de l’événement pour encourager une plus grande participation d’un public plus large public.

Pourquoi les parrainages sont-ils importants?

De nombreux organisateurs d’événements peuvent se demander si l’obtention d’un sponsor en vaut la peine. Mais les sponsors ne sont pas réservés uniquement aux événements mondiaux et influents. Même les plus petits événements peuvent bénéficier d’un parrainage et, faites—nous confiance, c’est important.

De nos jours, les événements évoluent rapidement avec les plateformes numériques. Le financement est délicat car les événements en ligne peuvent signifier des billets moins chers ou même une entrée gratuite. Avec ce succès des revenus initiaux, les facilitateurs d’événements peuvent avoir encore plus de volonté de trouver un sponsor pour des événements virtuels ou hybrides.

Que ce soit en personne ou en ligne, les sponsors de l’événement sont importants car:

• Ils aident à couvrir les coûts de l’événement.
• Ils ajoutent de la valeur et de la crédibilité à votre événement.
• Ils suscitent l’intérêt du public et attirent plus de participants.
• Ils aident à établir des liens entre des groupes de personnes qui ne se seraient peut-être pas rencontrés autrement.
• Ils encouragent l’engagement du public dans les espaces numériques.

Alors que les sponsors sont un élément clé de l’engagement de l’événement. Votre public a besoin de plus. Voici 20 Idées De Conférences Interactives Pour Augmenter L’Engagement Avec un Public Virtuel ou Hybride.

Comment Choisissez-Vous le Bon Sponsor Pour Votre Événement ?

Lorsque vous essayez de choisir un sponsor, vous devez garder à l’esprit deux questions clés:

1. Quels sont les principaux objectifs et les résultats idéaux de cet événement?
2. Quels types d’organisations cet événement profitera-t-il le plus?

Si vous pouvez répondre à ces questions en toute confiance, vous êtes sur la bonne voie pour dresser une liste de sponsors potentiels. Une chose importante à retenir à propos des commandites est que personne ne veut accepter de parrainer quelque chose simplement parce que cela ressemble à un événement soigné. L’entreprise ou la marque qui vous sponsorise ne le fera que si elle sait qu’elle a de quoi gagner.

Dans cet esprit, voici cinq éléments à considérer lors du processus de sensibilisation et de sélection de votre parrain.

Connaissez Votre public et Votre Événement

Qui votre événement attirera-t-il principalement? Quel que soit le sponsor que vous choisissez, il doit être pertinent, significatif et intéressant pour vos invités. L’objectif est d’être sponsorisé par une entreprise ou une personne influente qui rend les gens plus excités d’assister à votre événement.

De même, que va réaliser votre événement ? Comprenez les qualités spécifiques que vous devrez rechercher chez un sponsor en clarifiant parfaitement ce que vous produisez.

Considérez Les sponsors Qui Correspondent À Vos Objectifs

Le parrainage peut faire ou défaire un événement. Par exemple, disons que vous organisez une grande convention hybride pour les entrepreneurs sur la productivité dans le monde numérique. Un sponsor gagnant-gagnant serait quelque chose comme Zapier ou Airtable. Cependant, un sponsor inconnu ou non pertinent (par exemple, l’application de rencontres, Bumble) ne plairait probablement pas à ce public spécifique.

Choisissez un sponsor qui correspond aux objectifs généraux, au but et au créneau de l’événement. Plus vous pouvez être précis, plus vous aurez de chances d’obtenir un excellent match.

Gardez à l’esprit les valeurs partagées

Tout comme le fait d’être sur la même longueur d’onde avec des objectifs partagés est utile pour choisir un sponsor, tout comme la prise en compte des valeurs des entreprises auxquelles vous vous adressez. Les consommateurs accordent de nos jours une grande valeur à ce qu’une entreprise spécifique prétend représenter. Les valeurs, la mission et l’éthique d’une marque particulière peuvent augmenter ou nuire à l’intérêt des gens.

La même chose peut s’appliquer à la réputation de votre sponsor. Considérez les types de valeurs sur lesquelles votre entreprise ou votre organisation s’appuie. Quels types de sponsors seront au même niveau? Ou, plus important encore, qui serait un sponsor qui agit comme un influenceur ou un modèle pour ces valeurs partagées?

Utilisez des Outils en ligne pour trouver des parrainages

Grâce à la technologie, vous n’avez plus besoin de rédiger une liste de sponsors potentiels, puis de vous asseoir et de les envoyer un par un par courriel. Maintenant, il existe des outils que vous pouvez utiliser pour stimuler votre sensibilisation.

Le logiciel de gestion des parrainages — comme Optimy et Proposify – vous permet de trouver, de contacter et de suivre les emplacements pour rationaliser votre recherche de parrainage. Ils incluent un accès rapide aux contacts, la gestion des e-mails et les réponses planifiées.

Les commanditaires de recherche D’événements similaires

Examinent des événements antérieurs similaires aux vôtres. Quels sponsors avaient-ils ? Il y a de fortes chances que si quelqu’un sponsorise un événement réussi par une industrie similaire, il accepte probablement de le refaire. Selon la taille et la portée de votre événement, cela ne fait pas de mal d’observer votre compétition.

Comment demander un parrainage pour un événement

Maintenant que vous savez choisir le type de sponsor que vous souhaitez pour votre événement, comment pouvez-vous exactement demander à une personne ou à une entreprise de le faire? Suivez ces étapes pour augmenter vos chances de décrocher le parrainage parfait.

Ecrire un Pitch gagnant

La première étape pour décrocher un grand sponsor est de rédiger une proposition de parrainage d’événement. Il s’agit de l’e-mail initial ou du contact « pitch » qui devrait impressionner votre sponsor et l’intéresser à s’associer à vous pour votre événement.

• Expliquez suffisamment en détail votre entreprise et votre événement à venir, mais limitez-le à quelques phrases courtes.
• Donnez des exemples de personnes qui prendront la parole lors de l’événement, des produits que vous présenterez et expliquez en quoi cela profitera au commanditaire.
• Utilisez un langage amical et professionnel.
• Incluez toutes les coordonnées nécessaires à ce sponsor pour rester en contact avec vous.

Offrez des incitations spéciales

Que ce soit dans votre pitch ou lors de conversations de suivi, offrez des incitations spéciales à votre sponsor. Cela peut inclure de leur fournir un stand gratuit lors de l’événement, d’ajouter leur logo ou leur nom sur tous les supports marketing de l’événement, ou de leur offrir une place pour donner une keynote pour promouvoir leur gamme de produits à venir.

La création et la rédaction d’une proposition de parrainage d’événement qui fonctionne peuvent être essentielles à la préparation de votre événement, mais utilisez-vous la même considération pour vos participants? Consultez ces 16 Modèles d’e-mails d’événements pour stimuler la participation & Augmenter l’Engagement en 2021.

Faites preuve de créativité

Parfois, vous devez faire preuve de créativité. Pensez à ce qui est important pour le sponsor que vous envisagez. Quelles sont les dernières nouvelles ou communiqués sur lesquels ils se concentrent? Qu’essaient-ils d’obtenir dans leur campagne de marketing actuelle? Quel aspect de leur organisation essaient-ils de construire? Considérez comment votre événement pourrait les aider et ciblez ces points spécifiques lorsque vous les contactez.

Fournissez des études de cas

Avez-vous organisé un événement réussi dans le passé? Quelles données devez-vous montrer pour cela, le cas échéant? Soyez ouvert à révéler les résultats positifs d’anciens événements que vous avez organisés, ou même proposez des études de cas et des témoignages de sponsors précédents.

Développer des forfaits de parrainage

Vous pouvez développer des forfaits de parrainage de niveau bas, moyen et élevé pour encourager l’accord. Par exemple, le niveau le plus bas implique un marketing abondant sur le site Web de l’événement, les médias sociaux et les documents à distribuer, ainsi qu’un stand gratuit (numérique ou en personne) lors de l’événement. Le niveau suivant comprend tout ce qui précède, ainsi qu’une machine à sous keynote en vedette et une vidéo promotionnelle de 1 minute en ligne. Le niveau le plus élevé comprend ce dernier, plus une page de marque sur le site Web et des diapositives de transition de marque entre les sessions de l’événement.

6 Exemples de forfaits de Parrainage d’événements Réalisés Directement dans un Monde virtuel et hybride

Si vous allez créer des forfaits de parrainage, vous vous demandez peut-être par où commencer. Voici quelques exemples de commandites d’événements de grandes conventions gagnantes se déroulant numériquement et via une technologie hybride. En fait, ces exemples sont si bons que, généralement, ces événements n’ont pas besoin de sensibiliser directement des marques spécifiques — des sponsors viennent à eux.

INBOUND 2021

INBOUND est un événement de marketing numérique hébergé en ligne. Leur page de parrainage est simple, mais séduisante avec la promesse de visibilité, de conversion et d’impact pour plus de 70 000 participants. C’est une vraie valeur pour de nombreuses entreprises, grandes et petites. Leur tactique fonctionne car comme il s’agit déjà d’un événement bien connu, ils peuvent se permettre d’être un peu insaisissables avec leurs demandes de sponsors.

Univers GitHub

La page de parrainage de GitHub est un autre bon exemple de packages de parrainage réfléchis. Sur leur page Web, ils ont inclus des données démographiques sur GitHub, et ils ont ajouté des logos de grandes entreprises qu’ils souhaitent idéalement avoir comme sponsors. C’est un excellent moyen de cibler l’intention de ceux qui cherchent à parrainer.

FinCon 2021

FinCon est un événement hybride pour les nerds de l’argent de tous horizons. Sur leur page sponsor et partenaires, ils invitent non pas en affichant des packages mais en passant en revue les différents domaines d’expertise que les sponsors peuvent acquérir. Avec une courte vidéo d’explication, la page de candidature regorge d’informations utiles, d’enthousiasme pour ce créneau et d’avantages collaboratifs pour tous les sponsors intéressés.

Gartner Marketing Symposium

Le Gartner Marketing Symposium en 2021 sera organisé virtuellement. Leurs pages de sponsors et d’exposants incluent des statistiques détaillées sur leur entreprise, mentionnent les événements réussis passés et répertorient les avantages que les sponsors bénéficieront.

MOMENTUM 2021

L’événement technologique MOMENTUM de Reuters réunit des leaders de la technologie pour discuter de la manière dont les outils numériques peuvent améliorer l’avenir de l’humanité. Leur page de destination de paquet de parrainage est bien développée et réputée, avec de nombreux sponsors notables d’événements passés et présents. Une autre victoire pour cet exemple est qu’ils atteignent immédiatement leurs principaux objectifs de l’événement, en mettant en œuvre certains des points clés mentionnés dans les conseils ci-dessus.

SXSW

South by Southwest, l’un des plus grands événements du pays, a un exemple de package de parrainage de premier ordre sur son site. Ils comprennent ici un aperçu des avantages supérieurs offerts par chaque niveau de parrainage, ainsi que des exemples de marques de renommée mondiale qui occupent les premières positions prisées.

Pour en savoir plus sur la façon de mettre en place un événement hybride réussi et mémorable, consultez les derniers épisodes de l’émission de marketing événementiel.

Passez au Niveau supérieur Avec une Plate-forme d’événements virtuelle robuste

Tout en définissant les options de parrainage d’événements, ne serait—il pas plus facile s’il existait une plate-forme tout compris qui suivait, gérait et optimisait les détails de votre événement à venir, y compris les sponsors potentiels? Heureusement, il existe des outils numériques pour aider les organisateurs d’événements, qu’ils forment des événements basés sur la localisation, hybrides ou entièrement numériques.

SpotMe vous aide à formuler les meilleures solutions possibles avec son système de gestion d’événements virtuel. Intégrez les données, les outils et les paramètres de communication dont vous avez besoin spécifiquement pour votre événement. Découvrez comment améliorer l’expérience globale de votre audience. Mettre en place des systèmes de gestion des relations lors de la collecte de sponsors d’événements potentiels. Pour profiter de chaque opportunité de votre prochain événement, réservez une démo gratuite et commencez à utiliser SpotMe dès aujourd’hui.