• Articles
• admin

Comment Recouvrer Davantage de comptes en souffrance à l’interne

Une enquête récente menée par la Credit Research Foundation (CRF) – Résumé national des créances commerciales intérieures — a révélé qu’en moyenne 87 % des comptes sont à jour, tandis que 0,4 % sont en souffrance depuis plus de 90 jours.

De toute évidence, les comptes courants ne sont pas un problème. Et, il est évident que ceux qui sont en retard de plus de 90 jours doivent être placés auprès d’une entreprise de recouvrement professionnelle, ou radiés, en fonction des règles commerciales de votre entreprise.

Mais qu’en est-il de ces 12,6% qui tombent au milieu. Ceux qui sont en souffrance, mais qui ne sont pas encore candidats aux collectes par des tiers?

Voici quelques conseils pour gérer ces comptes en souffrance et augmenter vos chances de les récupérer avant qu’ils n’atteignent ce délai de 91 jours et qu’ils ne soient remis à votre agence de recouvrement.

Améliorer Vos chances de Recouvrer vos créances en souffrance En interne

Astuce #1 – Élaborer une politique de crédit bien pensée et détaillée:

Le processus de recouvrement commence avec votre politique de crédit. Les exigences relatives à l’octroi de crédit, vos conditions générales et les mesures qui seront prises lorsqu’un compte devient en souffrance doivent être clairement énoncées. Votre personnel des ventes et du service, ainsi que le crédit et les recouvrements, doivent bien connaître votre politique de crédit. Ils devraient également être formés pour expliquer la politique aux nouveaux clients. Mieux encore, vous devriez avoir un document décrivant ces informations à fournir à tous les clients avant de faire une vente à crédit.

Astuce #2 – Personnalisez votre facture pour favoriser le paiement:

La qualité de votre facture a le plus d’impact sur le moment et le moment où le paiement sera effectué. L’objectif principal de votre facture ? Facilitez le paiement de l’acheteur. Voici comment.

• Gardez le format cohérent afin que l’acheteur sache où trouver les informations essentielles.
• Fournir toutes les informations dont l’acheteur aura besoin pour effectuer le paiement, y compris:
  • Le mot « Facture » – il ne peut donc être question de l’objet du document
  • Votre adresse de versement et vos coordonnées
  • Votre Numéro d’identification d’employeur (EIN) ou numéro d’identification fiscale
  • Numéro de bon de commande (s’il existe un bon de commande)
  • Date de la Facture et numéro de référence unique
  • Description claire des produits / services fournis, y compris la date de service ou la date d’envoi ou de livraison du produit
  • Montant total Dû – détaillé, y compris les frais par unité (le cas échéant)
  • Paiements de taxes, si pertinent (TPS et TVA)
  • Date d’échéance du paiement – les statistiques montrent que les clients ont tendance à payer à temps le plus souvent lorsqu’une date de paiement spécifique est incluse sur la facture, plutôt que « Due à la réception » ou « Paiement dû dans les 30 jours »
  • Conditions de paiement

Astuce #3 – Suivi des factures avant leur échéance:

Cela permettra non seulement d’éviter les impayés, mais également d’améliorer les relations avec vos clients. Un appel peu de temps après l’arrivée des produits ou avant la date d’échéance de la facture est un contact efficace du service client, ainsi qu’un rappel de paiement. Demandez si tout est arrivé à temps, s’il y a des problèmes ou des questions, si la facture est claire et précise – et, bien sûr, si la facture a été ou sera bientôt programmée pour le paiement.

Pendant l’appel, rappelez au client les conditions et la date d’échéance. Plus précisément, demandez-leur s’ils peuvent prévoir des raisons pour lesquelles la facture ne serait pas payée dans les délais.

Important! Gardez une trace des réponses de vos clients.

Astuce #4 – Attribuez une classification des risques aux comptes en souffrance pour vous aider à prioriser vos efforts de recouvrement internes:

Par exemple, les comptes historiquement lents seraient classés différemment des nouveaux clients, pour lesquels vous n’avez aucune expérience de paiement. Un nouveau client qui devient en souffrance est un risque plus élevé que le client à long terme qui paie habituellement à 30 jours d’échéance.

Astuce #5 – Élaborer un plan de traitement de collecte interne spécifique:

Avoir un plan en place créera de la cohérence et éliminera les conjectures. Mettre en place différents plans de traitement pour différents niveaux de risque. Fournir des modèles standard pour la communication écrite et des scripts, ou des points de discussion, pour les contacts de personne à personne. Ce type de préparation rendra vos efforts de collecte plus efficaces et moins stressants.

Plan de traitement de l’échantillon

Plus ancienne Facture Date	Grands comptes >xxxxxx	Petits comptes <xxxxxx
0-30	Appel et rappel des ventes / Service à la clientèle 5 jours après la livraison, ou 5-7 jours avant la date d’échéance	* Sondage et rappel du service à la clientèle envoyés 5 jours après la livraison ou 7-10 jours avant la date d’échéance
35-40	Appel de rappel #1 suivi d’un courriel indiquant les résultats de l’appel	Courriel ou lettre de rappel #1
45-50	Appel de rappel #2 suivi d’un courriel indiquant les résultats de l’appel	Courriel ou lettre de rappel #2
55-60	Appel d’escalade par le superviseur du créancier au gestionnaire du débiteur	Courriel ou lettre de rappel #3
65-70	Appel de Collecte de la Demande Finale suivi d’un E-Mail ou d’une Lettre de Demande Finale	Appel de Demande Final suivi d’un E-Mail de Demande Finale
80-85	Se référer à l’agence de recouvrement	Se référer à l’agence de recouvrement ou recommander une radiation

* L’enquête sur le service à la clientèle poserait les mêmes questions que celles qui seraient posées dans l’appel du service à la clientèle aux grands comptes. Cela peut être envoyé par la poste (avec une enveloppe de retour affranchie), par courriel ou par télécopieur.

Astuce #6 – Envisagez d’externaliser vos comptes en souffrance avant 90 jours:

La mise en œuvre d’une politique de crédit détaillée et d’une facture (Conseils 1 & 2) sont essentiels à la gestion et au recouvrement de vos comptes. Cependant, si votre temps et vos ressources sont limités, une agence de recouvrement de première partie peut être la solution. Ces entreprises – et il y en a un certain nombre qui s’occuperont des comptes de petites entreprises – peuvent agir de manière transparente en votre nom, en appliquant les conseils 3 à 5

Astuce #7 – Gardez des fichiers de crédit et des historiques de paiement précis et à jour sur vos clients:

Surveillez les changements dans les modes de paiement. Si vous les voyez se détériorer, prenez des mesures immédiates. Contacter le client de manière proactive peut vous éviter des problèmes futurs et, peut-être, vous pouvez aider un client historiquement bon à traverser une période difficile.

Astuce #8 – Ne continuez pas à accorder de crédit aux clients en souffrance:

Si vous voulez garder le client, négociez un juste milieu. Par exemple, exiger de l’argent à l’avance jusqu’à ce que la délinquance soit effacée.

Astuce #9 – Savoir quand lâcher prise:

Il arrive un moment où vous devez augmenter la pression pour payer en envoyant le débiteur à l’agence de recouvrement professionnelle. Mais, comment savez-vous quand lâcher prise?

1. Si le client ne vous renvoie pas vos appels ou ne répond pas à vos contacts, envoyez-le à l’agence DÈS que possible. Ils sont peut-être en train de sauter.
2. Si une promesse de paiement est rompue, il est temps de passer à autre chose. Vos efforts supplémentaires n’aboutiront probablement à rien. Transmettez-le à votre agence.
3. La probabilité de collecter un compte en souffrance diminue considérablement avec la durée de la délinquance. Selon une enquête menée auprès des membres des Commercial Collection Agencies of America (CCA of A), la probabilité de collecter un compte 90 jours en retard tombe à seulement 68,9%. À 6 mois d’échéance, il n’y a que 51,3% de chances de recouvrement. Si le compte vieillit jusqu’à 1 an d’échéance, la probabilité d’une collecte réussie est de 21,4%. La plupart des sources considèrent 90 jours en retard comme le moment optimal pour envoyer votre compte à une agence de recouvrement.

Bien que la vente puisse être une expérience enivrante, si l’argent n’est pas collecté, vous pouvez vous retrouver avec un énorme mal de tête. La planification des retards de paiement et l’élaboration d’une stratégie proactive, détaillée et cohérente pour les gérer – avant qu’ils ne se produisent – aideront à s’assurer que les comptes en souffrance n’étranglent pas vos flux de trésorerie et ne deviennent des menaces pour votre survie même.

Consultez ces autres conseils et articles de collection commerciale sur notre site Web:

• 6 Conseils pour Faire des Appels de Recouvrement qui Obtiennent Des Résultats
• 9 Lignes Directrices pour Choisir la Bonne Agence de Recouvrement
• 9 Étapes pour Aider Votre OCA À Vous Aider
• 13 Stratégies pour Accélérer Les Recouvrements
• Collecte par Téléphone: Le Processus En Trois Étapes
• Litige en Recouvrement: Frais de justice et frais de poursuite
• Évaluation de la performance de votre OCA
• Négociations sur le plan de paiement
• Utilisation d’un OCA pour exécuter les jugements des débiteurs
• Travailler avec un OCA

Pour plus d’informations sur la façon dont notre agence de recouvrement commerciale peut aider votre entreprise, contactez-nous au 844.937.3268 dès aujourd’hui!