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Vous pouvez créer de nouvelles boîtes aux lettres partagées dans Exchange Server et Office 365, ainsi que tous les paramètres et autorisations souhaités, en une seule étape, à l’aide d’un modèle personnalisable. De plus, les modèles vous permettent également d’affiner le processus de création de boîtes aux lettres partagées, exactement selon vos besoins organisationnels.

De plus, les modèles vous permettent de déléguer en toute sécurité le processus de création de nouvelles boîtes aux lettres partagées, car vous pouvez facilement personnaliser les modèles à l’aide d’actions simples de glisser-déposer, pour dicter la façon dont les boîtes aux lettres doivent être créées. Autrement dit, en fonction du technicien ou de l’utilisateur auquel le modèle sera attribué ou du technicien qui créera la boîte aux lettres partagée, vous pouvez rendre n’importe quel champ obligatoire, en lecture seule ou même caché.

Par défaut, certains champs sont obligatoires pour Active Directory et Office 365. Selon l’option sélectionnée, Active Directory ou Office 365, les autres champs qui ne correspondent pas ou qui ne sont pas pertinents ne seront plus obligatoires.

Étapes pour créer un nouveau modèle de création de boîte aux lettres partagée

1. Cliquez sur l’onglet Gestion.

2. Accédez à Gestion des boîtes aux lettres. Sous Modèles de Boîtes aux lettres Partagées, cliquez sur Modèles de Création de Boîtes aux lettres partagées.

3. Dans la page Modèles de création de boîtes aux lettres partagées, cliquez sur le lien Créer un nouveau modèle.

4. Entrez le nom et la description souhaités pour le modèle.

5. Sélectionnez le domaine dans lequel ce modèle sera utilisé.

6. Cliquez sur Activer le glisser-déposer pour personnaliser la structure du modèle, en faisant glisser et en déposant les champs requis de la barre d’état des champs vers l’onglet correspondant.

7. Pour personnaliser le modèle (ajouter ou supprimer un onglet /champ du modèle, entrez une valeur pour un champ, pour rendre un onglet/champ actif en silence, etc.), suivez ces instructions:

   • Cliquez sur l’onglet Général.
     – Si vous souhaitez renommer cet onglet, cliquez sur l’icône d’édition située à côté du nom de l’onglet ou double cliquez sur le nom de l’onglet et entrez un nouveau nom.
     – Pour masquer ou supprimer l’onglet entier et tous ses champs du technicien d’assistance lors de la création d’une boîte aux lettres partagée, cliquez sur l’icône  » –  » ou  » x « , située à côté du nom de l’onglet. Chaque fois qu’un champ ou un onglet est supprimé, il se déplace vers la barre d’état des champs et peut être glissé et déposé dans le modèle, si nécessaire.
     Sous chaque onglet, les champs seront placés sous groupes de champs. Dans l’onglet Général, tous les champs sont par défaut, placés sous un groupe commun Général.
     • Si vous souhaitez renommer un groupe de champs, cliquez sur le lien Modifier situé à côté du nom du groupe de champs et entrez le nouveau nom.
     • Pour masquer l’ensemble du groupe de champs ou le supprimer, cliquez sur Activer silencieusement ou sur le lien Supprimer respectivement.
     • Selon vos besoins, vous pouvez rendre n’importe quel champ obligatoire. Pour rendre un champ obligatoire, cliquez sur l’icône Modifier qui apparaît lorsque vous pointez la souris sur le champ souhaité.
     • Vous pouvez également rendre n’importe quel champ en lecture seule ou le masquer (actif en silence), selon les besoins.
     • Une fois que vous avez terminé la personnalisation de l’onglet, pour tous les champs souhaités, entrez les valeurs que vous souhaitez enregistrer.
     • Pour enregistrer une valeur pour n’importe quel champ, pointez la souris sur le champ souhaité, cliquez sur l’icône modifier qui apparaît, entrez la valeur appropriée et cliquez sur Terminé pour enregistrer.
   • Cliquez sur l’onglet Contact. Par défaut, les champs de cet onglet sont regroupés sous deux groupes de champs téléphone ou organisation et adresse.
     Effectuez les personnalisations souhaitées pour les champs de cet onglet et si vous souhaitez prérégler la valeur de n’importe quel champ, ajoutez la valeur appropriée au champ souhaité.
   • Cliquez sur l’onglet Échange. Par défaut, les champs de cet onglet sont placés dans les groupes de champs suivants : Général Exchange, limites de stockage ou ID de messagerie proxy, restrictions ou options de livraison, stratégies Exchange 2010, 2013 ou 2016 et services ou protocoles mobiles. Effectuez les personnalisations souhaitées pour les champs de cet onglet et si vous souhaitez prérégler la valeur de n’importe quel champ, ajoutez la valeur appropriée au champ souhaité.
   • Cliquez sur l’onglet Délégation. Les champs sous cet onglet vous permettent de définir les droits d’accès complets, envoyer en tant que et envoyer au nom des autorisations. Effectuez les personnalisations souhaitées pour les champs de cet onglet et si vous souhaitez prérégler la valeur de n’importe quel champ, ajoutez la valeur appropriée au champ souhaité.
   • Cliquez sur l’onglet Attributs personnalisés. À l’aide de l’onglet Attributs personnalisés, vous pouvez ajouter les attributs personnalisés (configurés dans le schéma AD) à ADManager Plus.
     Pour ajouter un attribut personnalisé de manière permanente et l’utiliser pour plusieurs tâches de gestion/création de rapports, cliquez sur le lien Configurer un attribut personnalisé ; utilisez le lien ajouter un attribut supplémentaire pour ajouter un attribut personnalisé uniquement pour une opération spécifique. Si vous souhaitez prérégler la valeur d’un champ, ajoutez la valeur appropriée au champ souhaité.
8. Une fois que vous avez effectué les personnalisations requises dans tous les onglets, cliquez sur Enregistrer le modèle pour créer le nouveau modèle.

Note: Chaque champ ne peut être utilisé qu’une seule fois et dans un seul onglet. Tous les champs utilisés apparaîtront grisés dans la barre des champs. Par défaut, tous les champs de la barre des champs sont grisés car tous les champs sont utilisés dans les onglets. Vous ne pouvez pas faire glisser-déposer les champs grisés. Les champs appartenant à l’onglet Exchange ne peuvent être utilisés dans aucun autre onglet et vice versa. Lorsqu’un champ est supprimé des onglets, il est déplacé vers le « plateau de champ »; il peut être glissé et ramené dans le modèle, si nécessaire.

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Barre de champs :

Lorsque l’option  » Glisser-déposer  » est activée, vous pouvez voir deux composants ou volets. Le volet de gauche contient tous les onglets par défaut et tous les champs correspondants. Ce volet s’appelle le  » Plateau de champ « . Les champs peuvent être glissés et déposés dans les onglets requis du modèle ou les champs indésirables peuvent être déplacés vers la barre des champs à partir du modèle.

Actif en mode silencieux :

En utilisant l’option actif en mode silencieux, il est possible de masquer un onglet ou un champ sans le supprimer réellement.

Lorsque cette option est activée, l’onglet ou le champ respectif ainsi que les valeurs de l’onglet ne seront pas affichés pendant le processus de création de la boîte aux lettres partagée, mais seront utilisés lors de la création de la boîte aux lettres partagée.

Cette option est utile dans les cas où l’administrateur souhaite donner des valeurs aux attributs de l’onglet mais ne souhaite pas que la personne qui crée la boîte aux lettres partagée connaisse les valeurs fournies.

Cette option peut être sélectionnée en cliquant sur le symbole  » –  » qui s’affiche, à côté de l’option supprimer, lorsque la souris est positionnée au-dessus ou près du nom de l’onglet.

Groupe de champs :

Un groupe de champs contient un groupe d’attributs associés placés sous une seule tête commune.

Un nouveau groupe de champs peut être ajouté à l’aide de l’option Ajouter un groupe’ placée dans l’onglet en haut à droite.

De la même manière que l’onglet, un groupe de champs ou tout champ placé dans un groupe de champs peut être activé en mode silencieux.

Glisser-déposer:

Cette option permet de glisser-déposer le champ ou l’attribut requis dans l’onglet requis.

Cliquez sur l’onglet dans lequel vous souhaitez ajouter un nouveau champ. Ensuite, faites glisser et déposez le champ requis de la barre d’état des champs vers le groupe de champs requis à l’intérieur de l’onglet.

Lors du déplacement du champ / attribut, une boîte s’affichera automatiquement à l’intérieur du groupe de champs vers lequel vous déplacez le champ, vous pouvez déposer le champ requis à l’intérieur de cette boîte à la position requise.

Rendre un champ obligatoire ou en lecture seule

• Pointez la souris sur l’attribut que vous souhaitez désigner comme obligatoire.
• Placez le pointeur de la souris sur l’icône d’édition visible à côté du nom de l’attribut.
• Cliquez sur Modifier dans les options répertoriées.
• Cliquez sur Options.
• Sous Sécurité, sélectionnez Obligatoire ou en lecture seule, selon vos besoins.
• Cliquez sur Terminé pour enregistrer les modifications.

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