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Les dirigeants d’entreprise sont des personnes notoirement occupées. Les listes de tâches interminables, les réunions consécutives, la planification stratégique, etc. ne nécessitent rien de moins que des efforts et une gestion du temps surhumains. Alors, comment gèrent-ils tout cela? Un cadre qui réussit possède une arme secrète, un assistant de direction tout aussi performant.

Également connu sous le nom d’assistants administratifs, d’assistants personnels, de secrétaires exécutifs ou de SAE, le poste d’assistant exécutif est essentiellement celui de gardien, de confident et de système de soutien global aux cadres supérieurs.

Les EA sont essentiellement une extension aux cadres supérieurs, ce qui signifie qu’ils sont également normalement le premier point de contact pour quiconque essaie de les joindre. Ils gèrent leurs horaires, préparent des rapports, fournissent un soutien administratif général et sont essentiellement impliqués dans la plupart sinon la totalité de leur travail.

Pour un examen plus approfondi de la description de poste d’un EA, consultez le prochain article de ce guide sur les responsabilités d’un adjoint de direction.

L’importance des assistants de direction

En raison de l’évolution rapide des environnements de travail et des progrès technologiques, les assistants de direction travaillent et occupent encore plus de rôles qu’auparavant. Il est révolu le temps où les EA étaient considérés uniquement comme des gardiens des exécutifs, là pour répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages.

La technologie fournit maintenant aux exécutifs une pléthore d’outils qui peuvent effectuer de telles tâches pour eux. Les applications de prise de notes, les solutions de planification, les plateformes de voyage d’affaires et les plateformes de gestion des tâches signifient que le niveau de soutien administratif dont les cadres ont besoin a diminué au fil des ans.

Mais les EA sont loin d’être obsolètes. Ils occupent désormais un rôle stratégique autant qu’administratif. Ils passent de l’aide à la prise de décision à l’assistance technique, aux communications internes, en supervisant les voyages d’affaires et la planification d’événements, pour n’en nommer que quelques-uns.

Les 14 compétences Les meilleurs assistants de direction possèdent

Si ce parcours de carrière fou mais très gratifiant vous convient, nous avons dressé une liste de 14 compétences essentielles d’assistants de direction pour vous aider à devenir un professionnel de l’administration de premier ordre.

Être super organisé

Il n’est pas surprenant que les meilleurs assistants exécutifs possèdent des compétences organisationnelles d’un autre monde. En tant qu’EA, vous êtes essentiellement en charge de deux charges de travail extrêmement chargées, la vôtre et la direction pour laquelle vous travaillez. Vous devez être en mesure de hiérarchiser tout ce qu’il y a à faire et de le faire aussi efficacement que possible.

Maîtriser le multitâche est également crucial. Peu importe à quel point votre journée pourrait être bien planifiée, les urgences et les problèmes urgents qui nécessitent votre attention immédiate apparaîtront inévitablement et vous devez être suffisamment flexible pour les gérer. Une fois les feux éteints, vous devriez pouvoir revenir à votre emploi du temps en toute simplicité.

Vous devez être organisé de manière à ce que toute information dont vous ou votre cadre avez besoin à tout moment soit à portée de main.

Soyez technophile

Nous avons déjà expliqué comment la technologie a radicalement changé le travail d’un EA en fournissant aux responsables des solutions à certaines des fonctions administratives les plus traditionnelles. On s’attend à ce que les EE soient plus analytiques et stratégiques dans leur travail, mais il est également devenu crucial d’être compétent sur le plan technologique.

Les assistants administratifs devraient avoir une bonne connaissance des programmes traditionnels Google et Microsoft Office comme Excel et Powerpoint, ainsi qu’une liste d’outils et de ressources qui les aideront à faire un meilleur travail, comme Slack, Calend.ly , et TravelPerkto en nommer quelques-uns.

La saisie de données, la prise de minutes et la tenue de dossiers sont des éléments importants de ce que font les assistants de direction, et rester à jour avec les dernières applications et solutions sur le marché facilitera certainement votre travail.

Le fait qu’un plus grand nombre d’exécutifs utilisent eux-mêmes certaines de ces solutions technologiques signifie souvent que les EA doivent souvent prendre le temps de les aider à résoudre les problèmes lorsque le besoin s’en fait sentir.

Soyez cool, calme et recueilli

Demandez à n’importe quel EA comment être un meilleur assistant personnel et ils vous diront probablement qu’il est important de savoir rester calme et de garder la tête plate dans des situations stressantes. Les cadres supérieurs sont normalement soumis à une pression extrême et celle-ci est normalement transmise à leur SAE.

Maintenir votre sang-froid vous facilitera la vie et vous aidera à faire face aux nombreuses crises qui surgiront régulièrement.

Être ambassadeur

En tant que gardien et représentant de votre dirigeant, vous devez vous familiariser avec ses objectifs et ses valeurs ainsi qu’avec celles de l’entreprise. Vous devez comprendre la situation dans son ensemble et la garder à l’esprit, en particulier lorsque vous traitez avec des personnes extérieures à l’organisation.

Prenez le temps de comprendre les valeurs ainsi que les rouages intimes de l’entreprise. Apprenez à connaître tous les membres de l’équipe et quels sont leurs devoirs et responsabilités. Cela garantit que vous êtes prêt à répondre aux questions et même à prendre des décisions dans le meilleur intérêt de l’exécutif ainsi que de l’entreprise.

Soyez digne de confiance

Travailler en étroite collaboration avec un cadre supérieur signifie que vous êtes susceptible d’être régulièrement au courant d’informations sensibles et confidentielles. Cela peut inclure les informations financières de l’entreprise, les problèmes de ressources humaines, les secrets commerciaux ainsi que la connaissance (et souvent la résolution) de crises de nature délicate.

Il est de la plus haute importance que vous mainteniez la confidentialité et la discrétion dans l’intérêt de l’exécutif ainsi que de l’organisation. Perdre la confiance de l’exécutif pour lequel vous travaillez rendra pratiquement impossible votre travail.

Être un excellent communicateur

Un EA traite constamment avec les gens. De la direction pour laquelle ils travaillent, aux autres membres de l’équipe au sein de l’entreprise et aux clients et parties prenantes en dehors de l’organisation. Vous êtes porte-parole de l’exécutif et de l’entreprise et devez donc posséder de grandes compétences en communication ainsi qu’en ressources humaines.

Posséder un ensemble de compétences comprenant l’empathie et l’intelligence émotionnelle vous aidera à établir des relations qui deviendront cruciales pour vous permettre de faire votre travail. Un bon EA est actif sur LinkedIn, Meetup et occupé lors d’événements sociaux, en réseautant avec d’autres EA et contacts qui seront utiles plus loin.

Soyez un adepte de l’anticipation

C’est une tâche délicate et vient normalement avec des années d’expérience. En utilisant son expérience et en possédant une compréhension des situations potentielles ainsi que des habitudes et des besoins de votre patron, un excellent assistant de direction est capable d’anticiper et de surmonter les obstacles avant qu’ils ne surviennent.

Devenir un expert en résolution de problèmes de ce niveau ne fera pas seulement de vous un assistant personnel inestimable, mais vous aidera également à faciliter votre travail. Crise après crise peut être évitée avec un peu de planification stratégique.

Soyez un penseur sur pied

En plus d’être capable d’anticiper les problèmes, vous devez également savoir les résoudre à la volée. En tant qu’EA, vous ferez face à d’innombrables situations auxquelles vous ne pouvez pas nécessairement vous référer. Vous devrez sortir des sentiers battus et utiliser tous les outils à votre disposition pour aller au fond d’un problème.

Avec cela vient un certain niveau d’autonomie. Vous devrez vous sentir à l’aise de prendre des décisions vous-même et de faire ces appels au bon moment au bon moment. Bien sûr, il est important de comprendre les limites de votre pouvoir et de trouver le bon équilibre entre les deux.

Soyez un négociateur avisé

Vous serez surpris de l’utilité de cette compétence particulière pour un professionnel de l’administration. Les EA passent beaucoup de temps à traiter et à communiquer avec les fournisseurs et les fournisseurs de services et doivent savoir comment négocier pour obtenir les résultats nécessaires à l’entreprise ou à l’exécutif. Cela pourrait être pour les besoins de voyage d’un cadre, trouver une table au bon restaurant pour un déjeuner d’affaires, obtenir la meilleure offre sur les fournitures de bureau, ou même obtenir des billets ou des laissez-passer pour des événements exclusifs.

Le temps que vous auriez investi dans le réseautage entre en jeu ici, car les EA utilisent souvent ces contacts pour appeler des faveurs et obtenir des informations privilégiées ou des recommandations.

Maîtrisez l’art de la gestion de projet

Lorsque vous y réfléchissez, un assistant de direction est essentiellement un chef de projet chargé de gérer un projet unique mais très complexe. Les besoins et les exigences d’un cadre de haut niveau. Une prise ferme sur certains des concepts et pratiques clés de la gestion de projet serait donc très utile.

Les EA sont souvent chargés de la coordination des événements, y compris de la planification d’événements de consolidation d’équipe visant à améliorer la culture de l’entreprise. Être un grand ambassadeur de l’entreprise (voir point 4) vous mettra dans une position plus forte pour exécuter de telles tâches de la manière la plus efficiente et efficace possible.

Être analytique

Comme nous l’avons déjà mentionné, l’avancement de la technologie a rendu le rôle d’assistant de direction moins administratif et plus stratégique ou analytique. Plus vous êtes un penseur analytique, mieux vous serez dans votre travail d’EA et plus vous serez précieux pour les cadres pour lesquels vous travaillez.

Vous serez mieux outillé pour faire face à des situations sensibles et complexes. Alors que vous devez prendre une décision après l’autre, vos prouesses analytiques et votre souci du détail seront votre arme secrète. Cela sera particulièrement apprécié par vos employeurs, car une évaluation environnementale occupera souvent le rôle de conseiller et de confident non officiel.

Soyez un leader et un joueur d’équipe

En tant que personne travaillant à proximité de certaines des personnes clés d’une organisation, d’autres membres du personnel se tourneront souvent vers vous pour obtenir des conseils et des conseils. Vous possédez une perspicacité et des connaissances sur les besoins et les désirs des dirigeants et sur ce qui est le mieux pour l’entreprise. Vous détenez également la clé d’une mine de contacts et de connexions formidables. De temps en temps, il vous sera demandé de transmettre des messages au reste de l’entreprise au nom de l’équipe de la direction.

Cela vous place dans une position de pouvoir mais vous oblige également à être un joueur d’équipe. Vous devez représenter l’exécutif, mais vous devez également être quelqu’un vers qui les gens pensent pouvoir se tourner lorsque le besoin s’en fait sentir. La nature de votre travail signifie que vous devrez collaborer avec différents membres de l’équipe à différents moments en fonction de la situation. Cela est particulièrement vrai lorsque vous devez prendre la tête de projets tels que l’organisation d’événements de team building, la supervision des travaux de bureau ou la coordination de la logistique des réunions.

Soyez prêt à vous adapter

Comme vous l’avez probablement déjà constaté, un moment ennuyeux est une rareté et un luxe pour un assistant de direction. Les crises apparaissent, le téléphone sonne toujours, les e-mails affluent constamment et, bien sûr, les exécutifs nécessitent une attention constante.

Le changement doit être quelque chose que vous embrassez. Vous devriez être capable de faire face à un environnement en constante évolution, mais aussi d’évaluer constamment vos propres processus et de trouver des moyens de les rendre plus efficients et efficaces.

Soyez prêt à apprendre

Lorsque votre journée avance à cent kilomètres à l’heure, trouver des moyens d’améliorer vos compétences ou même d’en apprendre de nouvelles peut sembler un défi de taille. Cela dit, c’est la meilleure façon d’avancer dans votre carrière et d’ajouter plus de valeur à vous-même en tant qu’assistante de direction.

Commencez par consacrer du temps chaque semaine pour suivre les dernières nouvelles et tendances de votre industrie et soyez à l’affût des outils qui pourraient vous faciliter la vie. Cela seul vous mettra instantanément dans une position plus forte en tant qu’EA.

Les assistants de direction sont essentiellement l’équivalent humain d’un couteau suisse pour leur organisation. Les compétences décrites dans cet article sont assez étendues et peuvent sembler un peu intimidantes au début, mais ne vous laissez pas décourager. Si vous voulez exceller en tant qu’assistant de direction, la première chose que vous devez posséder est une volonté d’assumer ce rôle intense mais enrichissant et d’apprendre au fur et à mesure. Les erreurs sont inévitables, mais prenez tout dans votre foulée, apprenez-en, et tout ira bien.