Le guide moderne des gestionnaires de voyages d’affaires
Alors que les voyages d’affaires continuent de croître et devraient rebondir après la COVID-19, de plus en plus de gens envisagent de réorienter leur carrière vers la gestion des voyages d’affaires. Ces dernières années, de plus en plus d’entreprises de toutes tailles sont passées de voyages d’affaires non gérés à des voyages d’affaires gérés. Là où auparavant, le personnel des ressources humaines ou les gestionnaires de bureau assumaient la charge de la gestion de tous les arrangements de voyage, il est devenu plus courant de faire appel à des gestionnaires de voyages internes et d’utiliser les services de sociétés de gestion de voyages (CGT) pour ce faire.
Cela a finalement aidé les entreprises à réduire leurs frais de voyage, à mieux gérer le temps des autres membres du personnel et à accroître l’efficacité du processus de planification des voyages.
Ce domaine a également gagné en popularité auprès des personnes qui travaillent ou qui cherchent à commencer une carrière dans l’industrie du voyage, car les gestionnaires de voyages d’entreprise sont connus pour recevoir des salaires moyens nettement meilleurs que leurs homologues des voyages d’agrément. Selon l’American Society of Travel Advisors (ASTA), les gestionnaires de voyages d’entreprise peuvent gagner plus de 10 000 $ par an de plus. Selon le Bureau américain des statistiques du travail (BLS), le salaire annuel médian d’un agent de voyages en 2020 était de 42 350 $.
La description du poste de gestionnaire de voyages d’entreprise
Les besoins en voyages d’une entreprise sont vitaux pour sa croissance et son succès et grèvent normalement une grande partie de son budget. Cela signifie que la décision d’embaucher un gestionnaire de voyages d’affaires est une décision stratégique qui nécessite une personne à l’esprit stratégique pour assumer la tâche. Les gestionnaires de voyages d’affaires sont normalement responsables de:
- Création et mise en œuvre de la politique de voyage de l’entreprise
- Supervision de tous les plans et arrangements de voyage
- Gestion et contrôle du budget de voyage
- Collecte et utilisation des données
- Mise en œuvre des bons plans pour couvrir les crises, la sécurité et la gestion des risques tout en maintenant un devoir de diligence.
Pour plus d’informations, consultez notre article sur ce que les entreprises devraient rechercher lors de l’embauche d’un gestionnaire de voyages d’affaires.
Comment devenir un gestionnaire de voyages d’entreprise
L’expérience requise pour devenir un gestionnaire de voyages d’entreprise est assez importante, ce qui signifie qu’il n’y a pas de véritables postes de gestionnaire de voyages d’entreprise d’entrée de gamme dans lesquels vous pouvez commencer. Cela rend le devenir un peu plus délicat que les autres parcours de carrière que vous pourriez choisir.
Mais n’ayez crainte! Nous avons décrit les quatre principales étapes pour vous aider à décrocher un emploi de gestionnaire de voyages d’entreprise:
Obtenez la bonne éducation et formation
Bien qu’il ne soit pas rare d’obtenir un emploi de gestionnaire de voyages d’entreprise avec un diplôme d’études secondaires et le bon savoir-faire, vous augmentez vos chances en ayant le bon diplôme universitaire. Cela comprend un baccalauréat dans des domaines tels que le tourisme, les voyages et l’hôtellerie. Une maîtrise dans l’industrie des services de voyage vous donnera également plus d’avantage.
En outre, vous devriez rechercher une formation et une certification plus spécialisées auprès d’institutions bien établies dans le domaine telles que le Travel Institute et la Global Business Travel Association (GBTA). Ces cours vous fourniront des connaissances et des compétences dans des domaines tels que l’administration des affaires de voyage, la planification des voyages, la comptabilité des voyages, les connaissances sur les voyages internationaux et bien plus encore.
Apprendre GDS
GDS (Global Distribution System) est un outil de réservation utilisé par les agents de voyages qu’il est vital de maîtriser pour entrer dans l’industrie. C’est un système compliqué et délicat, mais le maîtriser vous mènera très loin dans l’industrie.
Vous pouvez vous inscrire à des cours GDS ou être sûr de suivre une formation GDS tout en débutant dans vos postes d’entrée de gamme (plus à ce sujet) au début de votre carrière pour vous donner une longueur d’avance.
Commencez du bon pied
Bien que vous ne trouviez pas d’emplois de gestionnaire d’entreprise d’entrée de gamme, vous pouvez occuper de nombreux postes qui vous donneront l’expérience nécessaire pour y arriver. Commencez comme gestionnaire de compte ou agent avec une agence de voyages bien établie, un agent de réservation avec une compagnie aérienne ou une compagnie de croisière, ou d’autres emplois similaires qui vous donneront l’introduction à l’industrie ainsi que les années d’expérience dont vous aurez besoin à l’avenir.
Réseau, réseau, réseau
Dans à peu près n’importe quelle ligne de travail, l’une des meilleures façons de mettre le pied dans la porte est de connaître les gens à l’intérieur et de leur faire montrer les ficelles du métier. Assistez aux bonnes conférences, contactez des consultants en voyages bien établis via LinkedIn et demandez aux agents de voyages d’entreprise si vous pouvez les faire de l’ombre. Faites connaître votre nom et apprenez des meilleurs.
Enfin, perfectionnez ces compétences
Expérience et qualifications mises à part, il y a certaines qualités et compétences que vous voulez vraiment maîtriser si vous voulez devenir le meilleur gestionnaire de voyages d’entreprise que vous puissiez être. Nous les avons également décrits dans le guide du gestionnaire de voyages, mais voici un récapitulatif:
Connaître l’industrie du voyage à l’intérieur et à l’extérieur
Cela peut être évident, mais cela ne peut pas être surestimé. Comprenez ses tenants et aboutissants et, plus important encore, tenez-vous au courant. Restez au courant des tendances, des politiques, des meilleures pratiques et des bons outils à utiliser (en particulier, les sociétés de gestion de voyages telles que TravelPerk).
Devenez un maître communicateur
Les compétences en communication sont essentielles pour les gestionnaires de voyages d’entreprise. Vous devez être le plus grand et le meilleur défenseur de votre politique de voyage pour les employés et de tout ce qu’elle vise à réaliser. Vous devrez le faire avec les membres du personnel à tous les niveaux de votre entreprise. De plus, vous êtes leur point de contact avant, pendant et après leur voyage et vous pouvez avoir un impact important sur l’amélioration de leur expérience de voyage.
Pensez stratégiquement
Comme nous l’avons mentionné précédemment, un bon gestionnaire de voyages d’affaires est un atout stratégique pour toute entreprise. Vous devrez avoir un œil sur les données et l’état d’esprit pour utiliser ces données afin d’affiner vos politiques et pratiques de voyage. Soyez à l’affût de nouvelles façons de rationaliser vos processus administratifs afin d’économiser du temps et de l’argent à votre organisation et d’améliorer la vie de vos voyageurs d’affaires.
Soyez bien organisé
En tant que gestionnaire de voyages d’entreprise, vous avez beaucoup à faire et vous devez avoir une vision claire de tout cela en un claquement de doigt. Cela est particulièrement vrai lorsque des membres du personnel réservent, voyagent et reviennent de voyages simultanément. Vous devez posséder de grandes compétences organisationnelles et vous avez besoin des bons outils pour vous aider à le faire. Les meilleurs gestionnaires de voyages d’entreprise utilisent des solutions telles que TravelPerk qui leur donnent un contrôle et une visibilité complets de tous les aspects des voyages d’affaires de leur entreprise, du suivi des dépenses à l’obtention d’informations exploitables et à la rationalisation des flux de travail de gestion des voyages d’entreprise.
Nous apprécions l’opinion de nos clients et nous avons donc demandé à Natalie Marcantonio, responsable de bureau chez Quadmark quels étaient les principaux défis à relever pour devenir gestionnaire de voyages d’affaires. Regarde ce qu’elle a dit!
« J’ai réalisé que les employés peuvent être difficiles et parfois grossiers, principalement à cause de leur impatience. Il peut être difficile de voir des collègues se comporter de cette manière, mais j’essaie toujours d’expliquer de manière réfléchie pourquoi les problèmes ont pu se produire. Il est également crucial de donner de l’autonomie à votre équipe dans ses réservations, mais d’être sur place pour répondre à ses besoins si nécessaire. » (Natalie Marcantonio, Directrice de bureau, Quadmark)