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Si vous inscrivez des étudiants à des cours ou à des programmes – que ce soit par le biais d’un institut d’enseignement, d’une école, d’une université, de cours ou de cours privés – vous gérez probablement une base de données d’étudiants telle qu’une base de données Microsoft Access, Microsoft Excel ou Google Sheets. Il peut contenir des informations de base sur vos étudiants, telles que leurs noms, leurs coordonnées et les cours auxquels ils sont inscrits.

Vous pouvez envisager d’afficher ces informations sur le front-end de votre site pour les rendre facilement accessibles aux étudiants, aux parents et aux membres du personnel – soit publiquement, soit dans un espace privé protégé par mot de passe. Une façon de le faire est d’utiliser le plugin Posts Table Pro pour créer une base de données d’étudiants simple.

Dans cet article, nous vous expliquerons pourquoi vous avez besoin d’un plugin de base de données pour étudiants et comment choisir le bon pour vos besoins. Nous vous guiderons également à travers un tutoriel étape par étape sur la création d’une base de données d’étudiants sur votre site WordPress qui:

• Affiche tous les profils d’étudiants sur une seule page dans une mise en page de tableau soignée et organisée.
• Permet aux utilisateurs de rechercher des étudiants à l’aide des options de recherche, de tri et de filtrage intégrées.
• Permettez au personnel d’administration de mettre à jour les informations sur les étudiants directement depuis le front-end de votre site.

Commençons!

Pourquoi avez-vous besoin d’un plugin de base de données pour étudiants WordPress

Chaque école, collège et université doit créer une base de données de tous ses étudiants. Ce répertoire contient généralement les noms des étudiants, la carte d’étudiant, l’e-mail, la photo, la date de naissance, l’année d’obtention du diplôme et le département. La création d’un dossier physique de tous vos étudiants est utile à des fins d’administration, tout comme le stockage numérique de ces informations sur votre site Web.

Une base de données d’étudiants en ligne est pratique, ne peut pas être égarée et peut facilement être mise à jour. Pour les utilisateurs de WordPress, la meilleure façon d’en créer un est d’utiliser un plugin de base de données d’étudiants WordPress qui offre ces fonctionnalités:

• Un moyen simple et facile d’ajouter des étudiants individuels et de les répertorier au même endroit.
• Option pour ajouter autant de champs supplémentaires que nécessaire.
• Fonctionnalité de recherche et / ou de filtrage pour permettre aux utilisateurs de trouver rapidement ce qu’ils recherchent.

Une fois que vous avez une base de données des élèves en place, vous pouvez l’utiliser comme système de données ou système d’information des élèves pour une meilleure gestion de l’école.

Présentation de Posts Table Pro

Heureusement, trouver le meilleur plugin de base de données pour étudiants WordPress n’est pas aussi difficile que cela puisse paraître. Notre plugin Posts Table Pro est une solution robuste qui répond à toutes les exigences mentionnées ci-dessus. Plus précisément, il vous permet de créer une base de données d’étudiants consultable et triable qui peut être modifiée pour répondre à vos besoins particuliers, puis affichée sur le front-end de votre site WordPress.

Vous pourrez inclure autant d’informations que vous le souhaitez dans vos dossiers d’étudiants à l’aide d’un shortcode personnalisable, tout organiser facilement et permettre aux utilisateurs de trouver rapidement l’étudiant qu’ils recherchent. De plus, en achetant ce plugin, vous obtiendrez un support expert au cas où vous auriez besoin d’aide pour commencer.

Principales fonctionnalités offertes avec Posts Table Pro:

• Prend en charge les types de publications, les champs et les taxonomies personnalisés, parfaits pour créer un type de publication personnalisé pour les étudiants avec des champs supplémentaires pour enregistrer des informations sur chaque étudiant.
• Il offre des fonctions de recherche et de tri faciles à utiliser permettant aux utilisateurs de trouver facilement un étudiant spécifique dans la base de données.
• Option pour intégrer des fichiers multimédias que vous pouvez utiliser pour afficher des photos d’étudiants dans la base de données sur le front-end de votre site.
• Il offre plusieurs options de personnalisation pour modifier l’apparence de votre base de données d’étudiants WordPress de la manière que vous le souhaitez!

Comment créer une base de données d’étudiants à l’aide de Gravity Forms and Posts Table Pro

Dans ce tutoriel, nous allons vous montrer comment créer une base de données d’étudiants frontale fonctionnelle dans WordPress. Vous pouvez le lire du début à la fin ou passer aux étapes spécifiques dont vous avez besoin:

1. Utilisez les formulaires Gravity pour créer un formulaire de soumission
2. Stockez les informations des étudiants sous forme de type de publication personnalisé dans WordPress
3. Affichez la base de données des étudiants dans une table sur le front-end de votre site Web

Étape #1: Utilisez les formulaires Gravity pour créer un formulaire de soumission (facultatif)

Remarque : Cette étape est facultative. Si vous êtes heureux d’ajouter des étudiants directement dans l’administrateur WordPress, vous pouvez passer à l’étape 2.

La première chose à faire est d’utiliser Gravity Forms pour créer un formulaire de soumission que les nouveaux étudiants peuvent utiliser pour télécharger leurs informations.

Connectez-vous à votre site Web WordPress et accédez à Formulaires → Nouveau formulaire à partir du panneau d’administration.

Dans la fenêtre contextuelle Créer un nouveau formulaire, entrez le titre du formulaire et une brève description. Cliquez sur le bouton Créer un formulaire pour continuer.

Ensuite, nous ajouterons des champs pertinents au formulaire de soumission en fonction du type d’établissement d’enseignement pour lequel vous créez la base de données des étudiants.

Par exemple, si vous créez une base de données d’élèves du secondaire, vous pouvez envisager de demander le nom de l’élève, sa date de naissance, son numéro de casier, sa section de classe, sa fréquentation, son district scolaire et le nom de l’enseignant. Cependant, si vous en créez un pour les étudiants universitaires, vous pouvez plutôt demander le nom, les coordonnées, le département et l’année d’obtention du diplôme de l’étudiant. Et si vous avez un corps étudiant mondial, vous pouvez inclure des informations sur la ville de l’étudiant (New York ou Toronto) et son pays (les États-Unis ou le Canada). Cela devrait vous donner une fenêtre sur certains des attributs des étudiants que vous pouvez inclure dans votre base de données des étudiants.

Voici quelques-uns des champs de formulaire les plus courants pour vous aider à faire un pas dans la bonne direction:

• Prénom et nom
• E-mail
• ID étudiant
• Date de naissance
• Année d’obtention du diplôme
• Photo de l’étudiant

Prénom, nom et adresse e-mail

Pour Prénom et Nom, ajoutez le champ Nom de Avancé Champs.

De même, pour l’e-mail, utilisez le champ E-mail (sous Champs avancés).

ID D’étudiant

Pour ID D’étudiant, ajoutez simplement un champ Numérique (sous Champs standard) si vous attribuez des ID d’étudiant numériques. Cependant, si vos identifiants d’étudiant sont alphanumériques, vous devrez utiliser un champ de texte à une seule ligne à la place. Pour les identifiants étudiants alphanumériques, vous pouvez également choisir d’ajouter un masque de saisie.

Date de naissance et année d’obtention du diplôme

Pour la Date de naissance, ajoutez un champ de date à partir des champs avancés. Renommez le champ en Date de naissance et modifiez le format de la date en aaaa /mm / jj.

Pour le champ Année d’obtention du diplôme, vous pouvez créer des boutons radio (sous les champs standard) au lieu d’un sélecteur de date.

Photo de l’élève

Pour la photo de l’élève, utilisez le champ Téléchargement de fichier (sous Champs avancés). Voici ce que vous devez faire:

• Changez l’étiquette du champ en Photo d’étudiant.
• Tapez jpeg, jpg, png dans l’option Extensions de fichier autorisées. Cela empêchera les utilisateurs de télécharger d’autres formats d’image.
• Entrez une valeur de taille de fichier maximale (telle que 5 Mo ou 10 Mo).

Une fois que vous avez créé le formulaire de soumission, cliquez sur le bouton Mettre à jour pour continuer. Votre formulaire de soumission pourrait ressembler à ceci:

Étape #2: Stockez les informations de l’étudiant en tant que type de publication personnalisé dans WordPress

À l’étape #1, nous vous avons montré comment créer un formulaire de soumission à l’aide du plugin Gravity Forms que les étudiants peuvent utiliser pour soumettre leurs informations. Une fois qu’un étudiant remplit le formulaire de soumission, vous recevrez ces informations par e-mail et elles seront également stockées dans la base de données WordPress.

Dans cette étape, vous apprendrez à créer un type de publication personnalisé et à stocker les informations que vous collectez auprès des étudiants directement dans des publications personnalisées sur votre site Web WordPress. De cette façon, vous n’aurez pas à saisir manuellement les données sur votre site.

Remarque: Nous ne recommandons pas de stocker les données soumises par les utilisateurs sous forme de publications WordPress régulières, car cela encombrera rapidement l’ensemble de votre site Web. Au lieu de cela, nous vous suggérons de créer un type de publication personnalisé dédié pour stocker les données des étudiants. Puisque nous voulons créer une base de données d’étudiants à partir des données soumises par l’utilisateur, nous pouvons créer un type de publication personnalisé « Étudiants ». De cette façon, vous pourrez organiser les données des étudiants séparément des autres contenus du site.

Pour créer un type de publication personnalisé qui fonctionne parfaitement avec le plugin Gravity Forms, nous vous recommandons d’utiliser le plugin gratuit Gravity Forms + Custom Post Types. Voici les étapes à suivre pour créer un type de publication personnalisé et l’intégrer à votre formulaire de soumission Gravity Forms:

1. Installez le plugin Gravity Forms + Custom Post Types sur votre site WordPress et activez-le.
2. Si vous n’avez pas déjà créé de type de publication personnalisé, utilisez le plugin Pods gratuit pour le faire. Pour des instructions complètes, consultez ce tutoriel étape par étape sur la création d’un type de publication personnalisé, puis revenez ici pour continuer ce tutoriel.
3. Enfin, vous devez mapper vos champs de formulaire au type de publication personnalisé en utilisant les instructions fournies sur la page du plugin sous la section FAQ (Comment mapper un formulaire à un type de publication personnalisé).

Ou si vous n’avez pas besoin d’un moyen de soumettre des étudiants depuis le front-end, vous n’avez pas besoin de vous soucier des formes de gravité. Au lieu de cela, allez simplement dans Étudiants → Ajouter un nouveau dans l’administrateur WordPress et ajoutez les étudiants à partir de là.

Étape #3: Affichez la base de données des étudiants dans une table sur le front-end de votre site Web

Maintenant, vous devriez avoir un formulaire de soumission lié à un type de publication personnalisé sur votre site Web WordPress. En d’autres termes, chaque fois qu’un étudiant remplit le formulaire et soumet sa candidature, les données de l’étudiant doivent automatiquement être remplies dans votre site WordPress en tant que publication personnalisée.

Ensuite, vous apprendrez à afficher les publications personnalisées soumises par l’utilisateur sur le front-end de votre site dans une mise en page de tableau dynamique et organisée. Nous utiliserons le plugin Posts Table Pro pour ce faire.

Installez Posts Table Pro sur votre site WordPress

Si vous ne l’avez pas déjà fait, procurez-vous le plugin Posts Table Pro et installez-le sur votre site WordPress. Vous recevrez les fichiers du plugin et la clé de licence dans un e-mail de confirmation.

Rendez-vous sur Paramètres → Posts Table Pro à partir du tableau de bord WordPress. Entrez votre clé de licence dans le champ Clé de licence pour l’activer. Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications pour continuer.

Définissez l’option de type de publication

À partir du même écran, vous pouvez modifier l’apparence et le fonctionnement de votre base de données d’étudiants sur le front-end.

Dans la section Sélection des messages:

Définissez l’option Type de message sur votre type de message personnalisé (e.g. étudiant) en utilisant le menu déroulant.

De cette façon, le plugin Posts Table Pro saura où récupérer les données des étudiants.

En plus de cela, vous pouvez également modifier d’autres paramètres de table tels que le contenu de la table, les options de chargement de la table, les options de tri et les commandes de table à partir de l’écran Paramètres.

Consultez la documentation pour une explication détaillée de chaque paramètre!

Créer une page pour afficher la base de données des étudiants

Enfin, nous allons créer une page où nous voulons afficher la base de données des étudiants. Rendez-vous sur Pages → Ajouter du nouveau à partir du panneau d’administration WordPress. Donnez à votre page un titre approprié, tel que la base de données des étudiants.

Étant donné que nous affichons des données à partir d’un type de publication personnalisé, nous devrons utiliser les colonnes de champs personnalisés. Par exemple, le champ personnalisé pour le prénom de l’étudiant correspond à first_name car il est stocké dans le type de publication personnalisé des étudiants. Donc, pour afficher le prénom de l’étudiant, nous entrerions cf:first_name comme entrée de colonne.

Vous pouvez en savoir plus sur l’utilisation des champs personnalisés avec Posts Table Pro ici !

Suite à notre formulaire de soumission, nous afficherons les informations suivantes dans notre base de données d’étudiants:

• Photo de l’étudiant
• Identifiant de L’étudiant
• Prénom
• Nom
• Email
• Date de naissance
• Année de fin d’études

Notre shortcode Pro de la Table des publications serait: [posts_table columns="cf:photo,cf:student_id,cf:first_name,cf:last_name,cf:email,cf:date_of_birth,cf:graduation_year"]

Pour Gutenberg:

Si vous utilisez l’éditeur Gutenberg, cliquez sur l’icône (+) dans le coin supérieur gauche de l’écran et ajoutez un bloc de Shortcode à l’éditeur de texte. Ensuite, entrez le shortcode Pro de la table des messages.

Pour l’éditeur classique:

Cependant, si vous utilisez l’éditeur classique, entrez simplement le shortcode Posts Table Pro dans l’éditeur de texte.

Cliquez sur le bouton Publier pour continuer.

Aperçu

Votre base de données d’étudiants devrait ressembler à ceci:

Jouez avec toutes les options de Posts Table Pro, telles que l’ajout de filtres de recherche au-dessus de la table.

Et si vous souhaitez collecter des informations supplémentaires auprès des étudiants tels que leur…

• Département (Département de l’Éducation ou Département des Technologies de l’Information) ou
• Majors (Gestion des Ventes de Petites Entreprises ou Finance d’entreprise)

… la disposition de votre table pourrait ressembler à ceci:

Les étudiants peuvent-ils modifier les entrées après les avoir soumises?

Malheureusement, Gravity Forms ne donne pas aux utilisateurs la possibilité de laisser les étudiants modifier des entrées ou d’autres informations après les avoir soumises via le formulaire de soumission. Cependant, vous pouvez effectuer des modifications en utilisant Editus – un plugin d’éditeur frontal WordPress.

Pour y parvenir, les étudiants doivent cliquer sur la page de profil d’étudiant unique de votre site. Cela est nécessaire car ils ne peuvent pas apporter de modifications aux entrées de la table Post Table Pro elle-même. Cependant, ils pourront modifier le contenu de la page de publication unique si nécessaire.

Puis-je afficher les entrées de formulaires Gravity sur le front-end sans créer de type de publication personnalisé?

La Table des publications Pro vous permet d’afficher des publications ou des types de publications personnalisés dans une mise en page de tableau sur le front-end de votre site. Étant donné que les soumissions de formulaires sont stockées dans un champ de base de données distinct par Gravity Forms, vous ne pouvez pas répertorier les entrées directement dans une mise en page de tableau à l’aide de Posts Table Pro. Les informations doivent être stockées sous forme de poste ou de type de poste personnalisé.

C’est pourquoi vous devrez suivre les instructions fournies dans la section tutoriel ci-dessus si vous souhaitez stocker automatiquement les informations en tant que type de publication personnalisé, puis afficher ces entrées sur le front-end dans une mise en page de tableau.

Puis-je importer des étudiants en vrac?

Absolument. Vous pouvez importer en masse des étudiants dans la base de données à l’aide de n’importe quel plugin d’importation WordPress tel que WP All Import. Cela évite d’avoir à ajouter chaque étudiant individuellement, soit via un formulaire frontal, soit via l’administrateur WordPress.

Créer une base de données étudiante privée

Enfin, parlons de la façon dont vous masquez votre base de données étudiante WordPress et la sécurisez. Certains répertoires d’étudiants sont accessibles au public, et c’est très bien. Cependant, d’autres doivent être cachés à la vue du public.

Le moyen le plus simple de protéger votre base de données d’étudiants est de protéger par mot de passe la page où vous répertoriez tous les étudiants. Vous pouvez facilement le faire en définissant la page sur « Protégé par mot de passe » et en donnant le mot de passe à vos étudiants et à votre personnel.

Conclusion

Le plugin Posts Table Pro offre plusieurs fonctionnalités utiles pour les écoles privées ou publiques (écoles primaires à lycées), les instituts d’enseignement à but non lucratif, les collèges et les universités afin de créer une base de données d’élèves consultable et filtrable. En suivant les instructions étape par étape fournies dans cet article, vous pourrez créer une base de données d’étudiants flexible tout-en-un (ou un système de gestion des étudiants) qui peut facilement être recherchée, triée et filtrée directement depuis le front-end. De plus, vous n’aurez pas à vous soucier de créer des comptes étudiants ou de donner aux étudiants l’accès au back-end de votre site.