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Le formulaire P11D est un formulaire légal requis par HM Revenue & Customs (HMRC) des employeurs basés au Royaume-Uni pour détailler les équivalents de trésorerie des avantages et dépenses qu’ils ont fournis au cours de l’année d’imposition aux administrateurs et aux employés.

Votre entreprise sera concernée par les règles et règlements P11D si vos administrateurs ou employés bénéficient du remboursement de dépenses qui ne sont pas couvertes par une dispense et, ou d’avantages en nature qui leur sont versés directement ou à d’autres, par exemple par l’emploi de conjoints ou d’enfants. Il existe trois possibilités différentes pour organiser de tels remboursements ou prestations en nature:

• Un contrat entre l’employé et le fournisseur, par lequel l’employeur effectue un paiement au nom de l’employé directement au fournisseur.
• Un contrat entre l’employé et le fournisseur, par lequel l’employeur rembourse l’employé.
• Un contrat avec l’employeur et le fournisseur, et l’employeur effectue un paiement au nom de l’employé directement au fournisseur.

Quand un P11D est-il requis?

Un P11D est requis lorsque des paiements de prestations ou de dépenses ont été effectués.

Quels types de dépenses et d’avantages sont inclus?

• Voitures de société.
• Indemnités de kilométrage des voitures de société et carburant.
• Fourgons de société fournis pour un usage privé.
• Indemnités kilométriques pour voitures particulières et carburant.
• Motocycles à usage privé.
• Paiements pour l’utilisation des téléphones domestiques.
• Utilisation du téléphone mobile et remboursements.
• Assurance médicale privée.Abonnements et honoraires professionnels.
• Paiements sans frais de carte de crédit.
• Paiements de frais de carte de crédit.
• Logement.
• Prêts sans intérêt et à faible taux d’intérêt.Actifs transférés.
• Actifs mis à la disposition de l’employé.
• Travail à domicile.
• Garde d’enfants subventionnée par l’employeur.
• Autres avantages ou dépenses tels que les frais de garde d’enfants, les dépenses du conjoint ou du partenaire lors de voyages d’affaires, les taxis nocturnes, etc.

Si vous êtes administrateur d’une société et que votre société a fourni des avantages ou des dépenses à vous-même ou à vos employés, la loi vous oblige à fournir des détails sur ces avantages à HMRC.

Lorsque l’une de ces prestations en nature est fournie à un administrateur ou à un employé au cours de l’année d’imposition, le formulaire P11D doit être soumis pour chaque personne concernée ainsi qu’un P11D(b) pour décrire les cotisations d’assurance nationale (NIC) de classe 1A qui sont dues sur les paiements. Vous pouvez télécharger le formulaire P11D ici. Vous pouvez télécharger le formulaire P11D(b) ici.

Méfiez-vous des règles et règlements complexes et des changements à venir

P11D les règles et règlements sont complexes, et pour aggraver les choses, les pénalités appliquées pour ne pas soumettre de déclarations à temps sont lourdes. C’est pour cette raison que cela vaut la peine de vous tenir au courant de vos obligations, en particulier en tenant compte de la foule de changements qui doivent entrer en vigueur cette année et la prochaine année d’imposition. Voici un aperçu des changements auxquels vous devriez vous attendre au cours des deux prochaines années:

• L’introduction de la possibilité de traiter les P11D par le biais de la paie.
• Modifications des règles de dispense.
• La possibilité de signaler les changements de voiture de société en ligne.
• Le traitement des avantages triviaux.L’exemption de déclarer certains avantages.

P11D Délais de présentation

À l’heure actuelle, les situations particulières où un P11D est requis sont celles où des paiements de dépenses, des avantages et des facilités ont été fournis.

Les informations P11D sont rassemblées jusqu’à la fin de l’année d’imposition et les formulaires remplis doivent être soumis à HMRC au plus tard le 6 juillet de la même année.

Des pénalités commenceront à être appliquées si HMRC ne reçoit pas votre formulaire rempli avant le 19 juillet.

Pénalités pour soumission tardive

Lorsque les P11D ne sont pas soumis à temps, des pénalités sont appliquées pour chaque mois ou partie de mois où une déclaration est impayée et sont calculées à £ 100 par 50 employés pour chaque mois ou partie de mois. Si vos informations P11D sont en retard, vous recevrez initialement un rappel de HMRC avant la date limite du 19 juillet, mais après cela, vous recevrez simplement un avis de pénalité lorsqu’il est en retard de 4 mois, ce qui signifie que vous encourrez une pénalité minimale de 400 £. Donc, le message est clair; obtenez vos informations P11D à temps.

Liste de contrôle P11D

Pour remplir un P11D, vous aurez besoin de:

• Votre référence d’employeur.
• Nom, Numéro d’assurance nationale, date de naissance et sexe de votre employé.
• Les détails précis du bénéfice qui a été fait, par exemple. le prix catalogue d’une voiture de société si c’est ce qui est déclaré, ou l’équivalent en espèces total du carburant de la voiture ou des voitures fournies ou des prêts fournis, etc.

Vous devez inclure la valeur totale de toutes les dépenses et avantages fournis au cours de l’année. Par la suite, vous devez ajuster ce total pour les dépenses et les avantages qui n’attirent pas les NIC de catégorie 1A. Une fois cela fait, vous pourrez calculer votre carte réseau de classe 1A et les déclarer à l’aide du formulaire P11D(b).

En règle générale, les éléments P11D comprennent des éléments tels que le logement, les voitures, les camionnettes et le carburant, les prêts sans intérêt et à faible taux d’intérêt, les frais de réinstallation et les indemnités de kilométrage ainsi que les paiements aux passagers. Cela dit, tout le domaine de P11D est un sujet complexe et s’étend même aux avantages et dépenses qui ont été payés aux membres de la famille et du ménage des administrateurs ou des employés.

Il y a toute une série de choses à prendre en compte lorsque vous compilez les informations P11D d’un directeur ou d’un employé et c’est pour cette raison que HMRC dispose d’un guide complet sur tout ce qui concerne P11D. Vous le trouverez ici et notre liste de contrôle P11D utile accessible à partir de cette page peut être utilisée comme rappel des avantages qui pourraient s’appliquer. Cette page du site Web de HMRC vous permet de télécharger le formulaire P11D et de fournir un guide complet et facile à suivre sur la façon de remplir les formulaires associés à cet aspect de votre comptabilité. Le guide couvre également ce que vous devez faire si vous devez déclarer des dépenses que vous avez déjà traitées dans votre paie, et fournit un aperçu étape par étape de la façon dont vous pouvez déclarer ces informations en ligne.

Prise en charge des dépenses et des avantages par le biais de la paie

Au cours de cette année, un système sera mis en place qui permettra de traiter les avantages en nature par le biais de la paie. Cela signifie que les déductions et les remboursements d’impôt sur le revenu pour les avantages que les employeurs fournissent aux employés pourront être effectués par le biais de la PAYE. Ce système sera appelé « payrolling ». Bien qu’il soit prévu que ce système de paie soit déployé à toutes les prestations en nature dans le temps, en raison de la complexité des paiements ponctuels ou fluctuants, lorsque le système entrera en jeu, il sera limité aux voitures de société, au carburant automobile, à l’assurance médicale et aux abonnements pour commencer. Lorsque le système sera plus établi, il est prévu d’inclure d’autres avantages.

Profiter de la paie signifie que non seulement vous vous déchargerez d’une grande partie du fardeau de vos responsabilités P11D, mais cela signifie également que vous serez en mesure de réduire considérablement le risque de faire face aux lourdes pénalités associées à cette partie de votre processus comptable. Si vous souhaitez en savoir plus sur la paie de votre P11D, pourquoi ne pas nous contacter?

Dispenses

Dans certains cas, les employeurs peuvent se voir accorder une dispense P11D. Cela permet aux employeurs de bénéficier d’une dispense de l’obligation de produire ces prestations sous forme de nature. Une fois qu’une telle dispense a été accordée, l’employeur est dispensé de déclarer ces dépenses et l’employé est libre de les inscrire sur sa déclaration de revenus personnelle et de demander la déduction pour frais d’entreprise.

Modifications futures

Il y a déjà eu quelques modernisations du système P11D et à l’avenir, vous pouvez vous attendre à ce qu’un nombre important de modifications supplémentaires soient apportées au reporting et à la réglementation P11D.

Voici un aperçu de certaines des choses les plus importantes qui se sont déjà produites ainsi que des choses à l’horizon P11D:

• Déclaration en ligne des modifications apportées aux voitures de société
  • HMRC a lancé un système qui permettra aux conducteurs de voitures de société de signaler en ligne les modifications apportées aux avantages de la voiture et du carburant qui auront un impact sur leur code fiscal. Cela signifie qu’il n’y aura plus d’attente pour que HMRC mette à jour les codes fiscaux pour refléter les changements. Ce nouveau système sûr entre en jeu en même temps que la prise en charge volontaire des prestations en nature, telles que les prestations de voiture de société. Cette rémunération signifie que les modifications apportées aux avantages de la voiture de société seront prises en compte en temps réel en utilisant le code fiscal correct.
• Avantages triviaux
  • L’impact du projet de loi de finances 2015 signifiera qu’il y aura une nouvelle exemption légale pour les avantages triviaux à partir de 2015/16 et plus tard. Dans le passé, des accords de concession devaient être convenus entre les employeurs et HMRC en ce qui concerne les paiements insignifiants. Dans une situation où des prestations sont fournies par ou pour le compte d’un employeur à un employé ou à un membre de sa famille ou de son ménage, ces prestations seront exonérées de l’impôt sur le revenu et de l’assurance nationale si toutes les conditions suivantes sont remplies:
    • La prestation n’est ni en espèces ni un bon de caisse au sens de l’article 75 ITEPA 2003.
    • Le coût de la prestation ne dépasse pas £ 50 *.
    • L’avantage n’est pas fourni en conjonction avec un accord de sacrifice salarial ou une autre obligation contractuelle.
    • La prestation n’est pas en reconnaissance des services rendus dans le cadre de l’emploi de l’employé ou avant ce type de service.
• Exemption de déclarer certaines prestations
  • Dans une situation où une dépense déductible est remboursée et où ce remboursement est effectué en dehors d’un accord de sacrifice salarial et que le montant est égal ou inférieur au montant autorisé sur les gains de l’employé, il n’y aura pas besoin de déclarer.
  • D’autres exemptions seront accordées pour les paiements effectués pour des dépenses qui sont calculées de « manière approuvée « . Les employeurs appellent souvent ce type d’arrangement « taux d’échelle » ou « paiements forfaitaires ». Encore une fois, si ces paiements sont en dehors d’un accord de sacrifice salarial et que certaines conditions sont remplies, il n’y aura pas besoin de faire un rapport.
  • Lorsqu’un taux forfaitaire (actuellement appelé « taux d’échelle personnalisé ») a été officiellement approuvé par HMRC pour rembourser les dépenses déductibles, il n’y aura encore une fois pas besoin de déclarer.
• Dérogations existantes
  • Lorsque ces nouvelles dérogations entreront en vigueur en avril 2016, les employeurs ne bénéficieront plus, de manière générale, des dérogations existantes. Cependant, pour la période intérimaire d’ici au 5 avril 2016, les dispenses continueront d’être accordées mais expireront ce jour-là. La seule exception à cela sera lorsqu’un taux d’échelle personnalisé a été convenu. Dans ce cas, un avis sera émis pour définir les conditions de son utilisation, mais de toute façon, il ne sera pas plus de 5 années civiles à compter de sa date d’émission.

Que vos paiements de dépenses et vos avantages soient simples ou complexes, vous devriez pouvoir trouver toutes les réponses dont vous avez besoin dans le guide HMRC. Cela dit, en raison de l’importance d’obtenir des informations P11D absolument correctes, ce n’est pas quelque chose que vous devriez laisser au hasard. Si vous avez un doute sur ce que vous devriez inclure sur votre propre P11D ou sur un P11D pour l’un de vos employés, demandez conseil à votre comptable ou renseignez-vous sur nos services P11D.

NOTES:

* Si des prestations sont versées à plus d’une personne et qu’il est jugé impossible de calculer le coût par personne, une moyenne de £ 50 doit être supposée.

** Les ministres du culte resteront exonérés de l’impôt sur le revenu sur certains avantages et dépenses lorsqu’ils gagnent moins de £ 8,500 par an, mais les avantages qui sont réputés imposables devront être déclarés sur P11D en raison de l’abolition de P9D. Dans une situation où un employé de soins et de soutien reçoit une pension et un hébergement via son emploi, tant qu’il est d’une « échelle raisonnable » seront également exonérés d’impôt sur le revenu. Une nouvelle exemption des NIC s’appliquera également, que le travailleur soit employé directement ou par l’intermédiaire d’une agence.