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Le document source de votre traduction est donc un PDF – et il contient des tableaux complexes! Vous souhaitez simplement les copier et les coller directement dans votre document Word afin de pouvoir taper le texte avec votre traduction Right n’est-ce pas?

Eh bien, si vous avez la version professionnelle d’Adobe Acrobat, alors vous avez de la chance. Mais si vous n’avez que le lecteur libre, comme la plupart des gens, vous devrez utiliser votre intelligence si vous voulez éviter de retaper toutes les données

Les compétences nécessaires pour extraire les données d’un tableau complexe dans un PDF et les faire revenir à la vie dans un document Word sont en fait très basiques. Ce qui peut ressembler à une tâche complexe peut être fait avec quelques astuces simples.

Ici, nous décomposons le problème en une série d’étapes très simples. Alors que chaque étape semble soulever un autre problème à résoudre, chaque correctif ne nécessite que des compétences très simples comme Copier & Coller, Trouver & Remplacer… Si vous maîtrisez ces compétences simples, vous n’avez pas à vous souvenir d’une « séquence » correcte pour faire le travail – il suffit de résoudre chaque petit problème étape par étape jusqu’à ce que vous ayez atteint votre objectif!

1 Copiez le tableau dans le PDF et collez les données dans Word

Sélectionnez tout le texte du tableau, copiez-le et collez-le directement dans Word. Le résultat n’est peut-être pas un joli spectacle!

La plupart du formatage dans le tableau sera perdu – vous n’aurez que des données simples.

Cela aura l’air d’un terrible gâchis car les colonnes auront disparu ! Dans l’exemple ci-dessus, les mots de chacun des en-têtes de colonne semblent confus. Plutôt que de s’enrouler dans chaque cellule, les mots de chaque ligne se retrouvent dans les mots de la colonne suivante.

Mais ne vous en faites pas ! C’est facile à réparer…

Ce n’est pas un si gros problème de démêler ce gâchis apparent.

2 Cliquez sur le bouton Afficher/Masquer

Assurez-vous que les marques de formatage sont visibles afin de pouvoir voir ce qui se passe et comment les données de la table sont structurées.

Les colonnes de données sont clairement séparées par des espaces. Nous pouvons utiliser ces espaces pour reconstruire les colonnes. Mais les mots dans les en-têtes de colonne sont également séparés par des espaces. Parfois, ces espaces montrent où les colonnes sont censées être et parfois ce ne sont que des « espaces entre les mots » ordinaires. Déterminer laquelle est la seule partie de ce travail qui nécessite un peu d’intelligence humaine. C’est ton travail !

Laissez les espaces qui sont censés être des espaces en tant qu’espaces, et changez les espaces qui sont censés montrer où se trouvent les colonnes en autre chose.

Facile!

Utilisons des onglets pour marquer l’emplacement des colonnes.

3 Espaces vers les onglets

• Bien qu’il y ait 7 colonnes de données dans mon exemple de table, il n’y a que deux en-têtes de colonne dans la ligne du haut. Donc, dans cette ligne, il suffit de changer un espace en un onglet pour séparer les deux morceaux de texte. Sélectionnez l’espace qui sépare les deux en-têtes et appuyez sur le bouton Tab:

• Nous faisons maintenant la même chose pour les en-têtes de colonne 7. Rappelez-vous qu’il vous suffit de décider s’il s’agit d’un « espace réel » ou non. Vous n’avez pas besoin de tout aligner et cela n’a pas trop d’importance si vous faites quelques erreurs – vous pouvez les corriger plus tard une fois la table faite (lorsque vous pourrez voir ce que vous faites!). Dans la figure ci-dessous, le cercle bleu affiche un espace « réel », le cercle rouge un espace remplacé par un onglet.

Maintenant, nous devons faire de même avec les données dans le corps de la table. Dans mon exemple de tableau, il n’y a que des lettres et des chiffres dans les données – il n’y a pas de « vrais espaces » séparant les mots. Tous les espaces marquent l’endroit où les données doivent être séparées en colonnes. Au lieu de les changer en onglets un par un, nous pouvons simplifier la tâche en les changeant tous en un seul coup en utilisant Find& Replace:

• Sélectionnez toutes les données;
• Ouvrez la boîte de dialogue Rechercher & Remplacer;
• Tapez un espace dans le champ Rechercher quoi;
• Tapez le code de Word pour un onglet (^t) dans le champ Remplacer quoi;
• Appuyez sur Remplacer tout.

Tout le texte et les données doivent maintenant avoir des onglets pour marquer les colonnes (et des espaces pour marquer les espaces réels).

4 Maintenant, créez la table

Comme nous avons maintenant des onglets indiquant où les colonnes sont censées se trouver, nous pouvons utiliser la fonction Convertir le texte en table de Word pour reconstruire une table simple et régulière. (Nous pourrons régler les irrégularités plus tard.)

• Sélectionnez toutes les données textuelles & qui doivent entrer dans la table;
• Allez dans Insérer / Table | Convertir du texte en Table;

• Word a correctement deviné qu’il s’agit d’une table à 7 colonnes à partir du plus grand nombre d’onglets que vous avez mis dans n’importe quelle ligne, et que vous allez utiliser ces onglets pour configurer les colonnes.
• Cliquez sur OK.

Magie!

Nous y sommes presque. Il n’y a qu’un peu de rangement à faire!

5 Fixez la rangée du haut.

Nous avons maintenant une belle table régulière à 7 colonnes, mais il y a quelques irrégularités mineures à traiter. Les en-têtes de colonne de la rangée du haut ne sont pas seulement au mauvais endroit, mais ils sont également censés couvrir plusieurs colonnes.

Facilement réparable!

• Sélectionnez simplement le texte et faites-le glisser au bon endroit;
• Puis sélectionnez les cellules que le texte est censé couvrir;
• Faites un clic droit sur les cellules sélectionnées et cliquez sur Fusionner les cellules.

6 Correction des en-têtes de colonne

Regardez les mots dans les 7 en-têtes de colonne. Le PDF les divise mal à l’aise sur trois lignes plutôt que de les envelopper dans une seule cellule.

Nous voulons que tous les mots soient dans une seule cellule en haut de chaque colonne. Facilement réparable! Nous avons juste besoin de fusionner ces cellules verticalement.

• Sélectionnez les cellules contenant le texte pour chaque en-tête de colonne;
• Faites un clic droit et sélectionnez Fusionner les cellules;
• Faites de même pour les autres colonnes (ou pour le faire plus rapidement, sélectionnez les cellules et tapez Ctrl + Y – cela répète la dernière chose que vous avez faite).

Chacun des en-têtes de colonne est maintenant dans sa propre cellule distincte. Mais comme vous pouvez le voir dans le cercle rouge ci–dessus, nous avons un autre petit problème à résoudre: les mots sont séparés par des marqueurs de paragraphe inutiles. Nous devons nous en débarrasser et les remplacer par des espaces ordinaires. Vous pouvez simplement les supprimer un par un, mais voici un moyen plus rapide d’utiliser Find& Replace:

• Sélectionnez tous les en-têtes de colonne dans le tableau;
• Remplacez une recherche &. Tapez le code d’un marqueur de paragraphe (^p) dans le champ Rechercher quoi;
• Saisissez un espace dans le champ Remplacer par :
• Cliquez sur Remplacer tout.

Les marques de paragraphe supplémentaires ayant disparu, chaque en-tête de colonne s’enroulera normalement dans sa propre cellule.

(C’est le bon moment pour faire une relecture rapide des en-têtes de colonne. Maintenant que les données sont dans un tableau et que nous pouvons voir ce que nous faisons, il est facile de déplacer les mots qui se sont retrouvés dans la mauvaise colonne. Il suffit de sélectionner les mots égarés et de les faire glisser au bon endroit.)

7 Rangement final

Vous devriez maintenant avoir une table avec tout au bon endroit. Il a juste besoin d’un maquillage cosmétique pour le faire ressembler à l’original:

• Sélectionnez tout le texte du tableau et cliquez sur le bouton « Centre » pour centrer le texte dans les colonnes;
• Ajustez la police, la taille des points, l’espacement des paragraphes et des lignes;
• Sélectionnez l’ensemble du tableau et supprimez toutes les bordures; puis
• Rétablissez uniquement les bordures dont vous avez besoin pour correspondre à l’original.

8 Un dernier problème

Ma table est à peu près la même que l’original dans le PDF.

Mais attendez! Mes en-têtes de colonne ne s’alignent pas horizontalement …

Nous devons ajuster la propriété table qui contrôle la position du texte dans chaque cellule. Sélectionnez la ligne incriminée, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Alignement des cellules | Aligner en haut au centre.

PDF à Word The Le travail est fait!

Comment copier et coller des données et des tableaux sans perte de formatage avec la version professionnelle d’Adobe Acrobat: http://www.wikihow.com/Copy-and-Paste-PDF-Content-Into-a-New-File

Notez la différence entre « sélectionner le tableau » et « sélectionner tout le texte du tableau ». Si vous « sélectionnez la table » et appuyez sur le bouton « Centre », la table entière se déplacera au centre de la page. Si vous venez de « sélectionner tout le texte », le texte du tableau sera centré dans chaque cellule. Pour faire la différence, regardez le côté droit de la table:

Certains convertisseurs PDF en Mots valent la peine d’être essayés. J’ai essayé celui-ci (en utilisant les tableaux d’exemple de cet article) avec un certain succès: http://www.pdfonline.com/pdf2word/index.asp.

Les exemples de cet article ont été illustrés à l’aide de Microsoft Word 2007 et d’Adobe Reader X.

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