• Articles
• admin

Voici la liste des étapes nécessaires à la mise en place du véhicule d’entreprise:

Vérifier et réserver le nom de la société auprès de la Securities and Exchange Commission (SEC)

La recherche de nom peut être effectuée électroniquement via le système de vérification en ligne de la SEC, mais les demandeurs doivent payer les frais de réservation sur place à la SEC. Une fois le nom réservé approuvé par la SEC, une taxe de PHP 40 sera nécessaire pour les 30 premiers jours. Le nom de la société peut alors être réservé pour un maximum de 90 jours pour un coût de 120 PHP, renouvelable à l’expiration de la période. Le certificat de réservation est obtenu directement auprès de la Commission de Sécurité et d’échange.

Déposez le capital minimum versé à la banque

En vertu de l’article 13 du Code des sociétés, le capital minimum versé est de 5 000 PHP. Même si un certificat de dépôt n’est pas une exigence de la Securities and Exchange Commission pour l’enregistrement d’une société, cette procédure doit être complétée afin de se conformer à la loi applicable.

Notarier les statuts constitutifs et l’affidavit du trésorier chez le notaire

Les statuts constitutifs doivent être notariés avant le dépôt auprès de la SEC. En vertu de l’article 15 du Code des sociétés, l’Affidavit du Trésorier doit également être notarié. Les Règles de pratique notariale de 2004 exigent la présence de la ou des personnes qui ont signé l’acte (Statuts constitutifs et Affidavit du Trésorier) devant le notaire.

Enregistrez la société auprès de la SEC et recevez le numéro d’identification du contribuable (TIN) préenregistré

La société peut s’inscrire en ligne via SEC i-Register. Les documents suivants sont requis pour l’enregistrement de la SEC:

• Bordereau de vérification du nom de la société;
• Statuts constitutifs (notariés) et règlements administratifs;
• affidavit du Trésorier (notarié);
• État de l’actif et du passif;
• Fiche de données d’enregistrement avec détails sur les administrateurs, les dirigeants, les actionnaires, etc.;
• Engagement écrit de se conformer aux exigences de déclaration de la SEC (notarié);
• Engagement écrit de changer de dénomination sociale (notarié).

À partir du 15 août 2011, la Commission de sécurité et d’échange a lancé l’unité Green Lane qui permet l’enregistrement d’une journée des demandes pour les sociétés par actions et les sociétés de personnes. En pratique, il faut 1 à 3 jours ouvrables pour traiter les documents d’incorporation et obtenir l’approbation de la SEC.

Le numéro d’identification du contribuable préenregistré est automatiquement obtenu auprès du siège social de la SEC lors de l’enregistrement. Cependant, l’entreprise doit toujours s’inscrire auprès du Bureau of Internal Revenue afin d’identifier les types de taxes applicables, de payer des frais d’enregistrement annuels, d’obtenir et d’estampiller les factures de vente, les reçus et les livres comptables.

Coût: 1/5 de 1% du capital-actions autorisé ou du prix de souscription du capital-actions souscrit (selon le montant le plus élevé mais non inférieur à 1 000 PHP) + frais de recherche juridique (LRF) équivalent à 1% des frais de dépôt mais pas inférieur à 10 PHP + Règlements administratifs PHP 500 + 150 PHP pour l’enregistrement des stocks et livre de transfert (STB) requis pour les nouvelles sociétés + 320 STB PHP + 10 frais de recherche juridique pour les règlements administratifs.

Obtenir l’autorisation de barangay

L’autorisation de barangay est une condition préalable à la délivrance d’un permis d’exploitation commercial.

Pour obtenir l’autorisation de barangay, il est nécessaire de soumettre les exigences documentaires suivantes au Barangay: Formulaire de demande, Certificat de constitution en société de la SEC et statuts constitutifs et règlements approuvés, plan de localisation / plan du site et contrat de location sur le bureau de la société.

Cette autorisation est obtenue auprès du Barangay où se trouve l’entreprise. Les frais de Barangay varient dans chaque Barangay car ils ont le pouvoir discrétionnaire d’imposer leurs propres frais et charges tant que ces frais sont raisonnables et dans les limites fixées par le Code du gouvernement local et les ordonnances de la ville. À Quezon City, les frais varient de 300 à 1 000 PHP.

L’autorisation est obtenue en une journée, à condition que le capitaine de barangay soit au bureau car le capitaine est le seul fonctionnaire autorisé à signer.

Payer la taxe communautaire annuelle et obtenir le certificat fiscal communautaire (CTC) auprès du Bureau du trésorier de la ville (CTO)

La société est évaluée une taxe communautaire de base et une taxe communautaire supplémentaire. Le taux d’imposition communautaire de base dépend de la forme juridique de la société qui est une société, une société de personnes ou une association (500 PHP ou moins). La taxe communautaire supplémentaire (ne dépassant pas 10 000 PHP) dépend de la valeur imposable des biens immobiliers que la société possède aux Philippines au taux de 2 PHP.00 pour chaque 5 000 PHP et sur ses recettes brutes, y compris les dividendes ou les bénéfices, provenant des activités commerciales aux Philippines au cours de l’année précédente, au taux de 2,00 PHP pour chaque 5 000 PHP.

Obtenir le permis d’exploitation auprès du BPLO

Les frais varient en fonction de la LGU qui délivre le permis. Le taux des droits de licence imposés à Quezon City est de 25% de 1% du capital social autorisé. D’autres permis, tels que l’autorisation de localisation, le certificat de sécurité incendie et d’inspection, le permis sanitaire, le certificat d’inspection électrique, le permis mécanique et d’autres autorisations ou certificats requis selon la nature de l’entreprise, sont également imposables. Le taux de ces droits dépend de la nature de l’entreprise et de la superficie occupée par la société proposée.

Le décret No 17, série de 2011 a créé le Guichet unique pour l’obtention d’un permis d’affaires. L’ensemble de la procédure, y compris l’obtention de l’approbation du permis d’affaires, prend environ une à deux semaines.

Coût: PHP 2 400 taxe professionnelle (25% de 1% du capital versé) + PHP 200 permis de maire + PHP 150 frais d’inspection sanitaire + PHP 50 frais d’enseigne + PHP 300 plaque commerciale + PHP 100 QCBRB + PHP 545 autorisation de zonage + PHP 1 300 frais d’ordures + PHP 300 FSIC (10% de tous les frais réglementaires).

Achetez des livres de comptes spéciaux à la librairie

Des livres de comptes spéciaux sont nécessaires pour vous inscrire au BIR. Les livres de comptes sont vendus dans les librairies du pays. Un ensemble de journaux composé de quatre livres (compte de encaissement, compte de décaissement, grand livre, journal général) coûte environ 400 PHP.

Si la société dispose d’un système comptable informatisé, elle peut choisir de l’enregistrer selon les procédures énoncées dans les Ordonnances de mémorandum sur les recettes du BIR Nos 21-2000 et 29-2002.

L’équipe d’évaluation du Système informatisé BIR doit inspecter et évaluer le système comptable informatisé de l’entreprise dans les 30 jours suivant la réception du formulaire de demande (formulaire BIR No 1900) et remplir les exigences documentaires.

Demander le Certificat d’enregistrement (COR) et le NIF auprès du Bureau of Internal Revenue (BIR)

Après que le contribuable a obtenu le numéro d’identification du contribuable, la société doit payer les frais d’enregistrement annuels de 500 PHP auprès de toute banque dûment accréditée, en utilisant le formulaire de paiement BIR Form 0605).

Toutes les sociétés nouvellement créées soumises à l’enregistrement de la SEC reçoivent un TIN pré-généré par le siège social de la SEC, qui est indiqué sur leur certificat d’enregistrement de la SEC. La société n’a qu’à enregistrer son NIF pré-généré auprès du BIR et à déclarer tous les impôts sur le revenu interne dont elle s’attend à être redevable.

Les conditions requises pour la demande de CDR avec le BIR sont les suivantes:

• Formulaire BIR n° 1903 dûment rempli et rempli (Demande d’enregistrement pour les Sociétés);
• Formulaire de paiement (Formulaire BIR n° 0605);
• Certification de Constitution en société par la SEC;
• Statuts constitutifs et règlements administratifs;
• Contrat de location (avec Formulaire BIR n° 1903) 2000 et Formulaire de paiement BIR à l’appui comme preuve de paiement de la taxe sur le timbre documentaire sur le contrat de location);
• Déclaration de taxe sur le timbre documentaire (Formulaire BIR No 2000) sur l’émission initiale des actions et le Formulaire de Paiement (pour le paiement de l’heure d’été);
• Demande de Permis de maire / Permis d’affaires (dûment tamponnée reçue par la Division des licences commerciales du gouvernement local de Quezon City).

Payer les droits d’enregistrement et les taxes sur le timbre documentaire (DST) à l’AAB

Le taux de la taxe sur le timbre documentaire sur l’émission initiale des actions est de PHP 1.00 pour chaque tranche de 200 PHP ou fraction de celle-ci, de la valeur nominale, de ces actions.

La déclaration de taxe sur les timbres documentaires doit être produite et la taxe payée au plus tard le cinquième (5e) jour suivant la clôture du mois d’approbation de l’enregistrement SEC.

Coût: (Frais d’inscription de 500 PHP + 5 165 PHP DST lors de l’émission initiale des actions. L’heure d’été sur le contrat de location n’est pas incluse dans le calcul du coût)

Obtenir l’autorisation d’imprimer des reçus et des factures auprès du BIR

L’autorisation d’imprimer des reçus et des factures doit être garantie avant d’imprimer les reçus et les factures de vente. Le BIR a publié le Règlement sur les recettes No 18-2012 et il est entré en vigueur le 18 janvier 2013. Il a adopté le système en ligne d’autorisation d’imprimer les reçus officiels, les factures de vente et autres factures commerciales. À cet égard, tous les reçus et factures inutilisés ou non émis qui ont été imprimés avant le 18 janvier 2013 ne seront réputés valides que jusqu’au 30 juin 2013.

Pour obtenir l’autorisation d’imprimer des reçus et des factures du BIR, la société doit soumettre les documents suivants au Bureau de district du revenu (RDO):

• Demande d’autorisation d’imprimer des reçus et des factures dûment remplie (Formulaire BIR No 1906);
• Bon de commande;
• Échantillon final et clair de reçus et de factures (imprimé à la machine);
• Demande d’enregistrement (formulaire BIR No 1903);
• Preuve du paiement des droits d’inscription annuels (formulaire BIR n° 0605).

Faire tamponner les Livres de comptes et le Certificat de Livraison (PCD) de l’imprimeur par le BIR

Après l’impression des reçus et des factures, l’imprimeur délivre un Certificat de Livraison des Reçus et des Factures (PCD) à l’entreprise, qui doit le soumettre à l’ODR approprié du BIR (c’est-à-dire l’ODR qui a compétence sur le principal établissement de l’entreprise) pour enregistrement et estampillage dans les trente (30) jours suivant la délivrance. L’entreprise doit également soumettre les documents suivants:

• Tous les livres comptables requis;
• Certificat d’enregistrement à la TVA;
• Enregistrement SEC;
• Formulaire BIR W-5;
• Photocopie certifiée de l’ATP;
• Déclaration sous serment notariée du contribuable-utilisateur énumérant les responsabilités et les engagements du contribuable-utilisateur.

L’entreprise doit également soumettre une copie du PCD à l’ODR BIR ayant compétence sur le principal établissement de l’imprimeur.

S’inscrire auprès du Système de Sécurité Sociale (SSS)

Pour s’inscrire auprès du SSS, l’entreprise doit présenter les documents suivants:

• Formulaire d’inscription de l’employeur (formulaire R-1);
• Rapport d’emploi (Formulaire R-1A);
• Liste des employés, précisant leurs dates de naissance, leurs postes, leur salaire mensuel et leur date d’emploi;
• Statuts constitutifs, règlements administratifs et inscription à la SEC.

Sur présentation des documents requis, les numéros d’employeur et d’employé du SSS seront publiés. Les employés peuvent assister à un séminaire de formation SSS après inscription. SSS préfère que tous les membres suivent une telle formation afin que chaque membre soit conscient de ses droits et obligations.

S’inscrire auprès de la Compagnie Philippine d’Assurance Maladie (PhilHealth)

Pour s’inscrire auprès de PhilHealth, la société doit soumettre les documents suivants:

• Enregistrement des données de l’employeur (Formulaire ER1);
• Rapport des employés-membres (formulaire ER2);
• Inscription au SEC;
• inscription au BIR;
• Copie du permis d’entreprise.

Sur présentation des documents requis, la société recevra la copie de réception de tous les formulaires comme preuve d’adhésion jusqu’à ce que PhilHealth publie les numéros d’employeur et d’employé dans les trois mois.

Inscrivez-vous auprès du Fonds commun de placement pour le développement domiciliaire (Pag-ibig)

Pour vous inscrire auprès du Fonds HDMF, la société doit soumettre les documents suivants:

• Formulaire de données de l’employeur (FED);
• Formulaire de spécimen de signature (SSF);
• Copie du Certificat de Constitution de la SEC;
• Copie des Statuts constitutifs et des règlements administratifs approuvés;
• Résolution du Conseil ou Certificat du Secrétaire indiquant le Représentant autorisé dûment désigné.

Sur présentation des documents complets et paiement de la première contribution au fonds, le Pag-IBIG délivrera le numéro HDMF et le Certificat d’enregistrement HDMF.