Comment Suivre Le Pourcentage d’achèvement
Lorsque vous essayez de calculer percentagecomplete dans un diagramme de Gantt, vous devez prendre en compte différentes figures et obtenir beaucoup d’informations d’autres personnes. Ou tu le fais ? Il existe des moyens simples de suivre le pourcentage d’achèvement de votre projet, afin que vous sachiez quoi insérer dans votre logiciel.
Dans cet article, nous examinerons 3 méthodes pour suivre le pourcentage d’achèvement.
Qu’est-ce que le pourcentage d’achèvement?
C’est un moyen de suivre l’avancement du projet – une partie assez importante de la gestion d’un projet.
Le pourcentage d’achèvement d’un projet fait référence à la distance parcourue pour une tâche donnée (ou l’ensemble du projet). Considérez-le comme un indicateur de l’avancement du projet.
Dans l’image ci-dessous, vous verrez que %complete est représenté par la couleur verte. La section bleue de la barre représente le travail non encore terminé. Il y a aussi une colonne qui vous donne le nombre % complet.
Pourcentage d’achèvement dans votre logiciel de projet
La méthode de pourcentage d’achèvement utilisée par votre logiciel dépend de la question de savoir s’il s’agit d’un outil d’entreprise qui s’intègre ou non aux feuilles de temps.
Si votre outil est intégré à une application de feuille de temps, le pourcentage d’achèvement de la tâche peut augmenter automatiquement à mesure que les membres de votre équipe réservent du temps pour la tâche. Cependant, cela pourrait ne pas être brillamment précis, selon la qualité du suivi du temps de l’équipe.
Dans votre logiciel, il y a normalement une colonne sur le côté gauche du diagramme de Gantt qui vous permet d’entrer manuellement le pourcentage d’achèvement, et c’est ainsi que je le fais dans les outils qui ne s’intègrent pas aux feuilles de temps.
Mais comment savez-vous quoi mettre dans lepercent colonne complète? Est-ce juste une supposition?
Eh bien, c’est une façon de le faire! Voici 3 façons de calculer le pourcentage d’achèvement d’un projet.
Pourcentage de suivi complet #1: Jugement professionnel
La première façon de calculer le pourcentage d’achèvement de votre projet est d’utiliser votre jugement professionnel ou celui de votre équipe.
Il n’y a pas de formule complète en pourcentage ici – vous devinez, estimez ou vous fiez aux processus de pensée de vos experts en la matière. Demandez-leur comment ils évaluent la progression de la tâche. Ils comparent mentalement la durée réelle du travail effectué à ce jour avec la quantité de travail prévue et évaluent à quel point la tâche est proche d’être accomplie compte tenu de cet effort. Ils vous donnent un numéro. Ensuite, vous le tapez dans la colonne pourcentage complet.
C’est l’option la plus simple, tant que votre équipe vous donne les bonnes réponses !
Suivi en pourcentage d’achèvement #2: Activités pondérées
Il s’agit d’un calcul en pourcentage d’achèvement plus compliqué pour suivre les progrès, mais cela pourrait valoir la peine d’être fait pour des tâches plus longues composées de plusieurs activités ou comportant des points arbitraires. Exemple:
- Une tâche d’une semaine qui a une réunion de prise de décision à mi-chemin de la semaine
- Une tâche pour construire 500 lignes de code, qui pourrait être divisée en 2 morceaux, chacun de 250 lignes
- Une activité de test composée de 20 tests, qui pourrait être divisée en 4 sections, chacune de 5 scripts de test.
Dans ces cas, vous ne voudriez pas réduire la tâche en la divisant, mais vous savez qu’il y a un point auquel vous pouvez suivre la progression. Dans le dernier exemple de tâche, vous alloueriez %complete en fonction du nombre de scripts de test que l’équipe avait traversés.
- Lorsque 5 scripts de test sont terminés, vous allouez 25% d’achèvement
- Lorsque 10 scripts de test sont terminés, vous allouez 50% d’achèvement
- … et ainsi de suite.
Lorsque votre tâche peut être facilement sous-divisée (mais pas d’une manière qui vous donnerait envie de diviser la tâche pour le calendrier), vous pouvez allouer % complet en fonction d’une mesure spécifique de la distance que vous traversez.
Si votre tâche ne se décompose pas correctement de manière numérique (par ex. 10 scripts de test = 50%) ensuite, vous pouvez allouer un% complet en fonction d’un point arbitraire de l’activité, par exemple une réunion de validation ou en complétant un document au point qu’il a été examiné mais n’a pas encore été ratifié par toute l’équipe.
Cette méthode demande beaucoup de réflexion et vous devrez parfois définir vos objectifs en % complets avant le début de la tâche afin que tout le monde comprenne ce qui est suivi et comment il sera mesuré.
C’est une grosse surcharge pour ce qui n’est pas si important dans la grande majorité des cas. Réfléchissez bien à la question de savoir s’il vaut la peine d’ajouter ce niveau de granularité formelle aux tâches de votre projet ou si le jugement professionnel est suffisant.
J’ai utilisé cette technique mais ce n’est pas quelque chose qui est pertinent pour la plupart de mes projets. Si cela correspond bien à la façon dont votre équipe (et votre client) souhaite gérer le travail, alors foncez.
Suivi du pourcentage complet #3: Quantités arbitraires
La dernière façon de déterminer ce qu’il faut mettre dansla colonne du pourcentage complet consiste à utiliser un chiffre fixe arbitraire.
Par exemple: quand une tâche commence, vous donnez20%. Une fois la tâche terminée, vous la réalisez à 100%. La tâche ne serait jamais de25% ou 90%. Cela ne pourrait jamais être que 0%, 20% ou 100%.
Cette méthode de suivi vous donne un pourcentage d’achèvement qui reflète globalement la progression de la tâche actuelle aux fins de la planification, même si elle est inexacte dans la vie réelle.
Cela vous donne suffisamment d’orientation pour gérer adéquatement le plan. C’est un faible stress. C’est facile. C’est utile si votre équipe vous donne constamment des chiffres pour cent complets incorrects et que vous ne faites plus confiance à leur jugement.
Avez-vous besoin de suivre le pourcentage d’achèvement des projets?
Le suivi du pourcentage d’achèvement est utile pour les chefs de projet. Mais ce n’est pas essentiel. Si vous créez un calendrier très simple à l’aide de mon modèle de diagramme de Gantt Excel gratuit, il serait alors trop difficile de colorer les cellules pour représenter un pourcentage complet — je ne m’embêterais pas.
Si cela vaut la peine de suivre le pourcentage d’achèvement des tâches de votre projet dépend de la robustesse avec laquelle vous devez suivre et signaler les progrès. Si vous introduisez des données de progression à partir de tâches dans votre tableau de bord de projet, vous devez qu’elles soient précises.
Utilisez votre propre jugement professionnel et choisissez le moyen de suivre les progrès qui vous semble le plus logique. En savoir plus sur les catégories de méthodes de gestion de projet ici.
Obtenez un modèle de diagramme de Gantt Excel gratuit dans ma bibliothèque de modèles de gestion de projet. Accédez à la bibliothèque ici pour accéder au modèle de diagramme de Gantt et à tout le reste!