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Quelle que soit votre activité, vous devez souvent envoyer des e-mails, en passant ou en accusant réception des commandes. Ce type de correspondance vous offre l’occasion de transmettre du professionnalisme et de promouvoir les produits et services de votre entreprise.

Examinons de plus près ces types d’e-mails et comment vous pouvez les rendre aussi efficaces que possible.

Passer une commande

De nombreuses entreprises ont des formulaires en ligne à remplir pour passer votre commande de fournitures ou d’équipement. Il y a des occasions où vous devez envoyer un e-mail, soit pour accompagner le formulaire, soit comme forme de communication autonome.

Même si vous avez passé une commande en ligne ou par téléphone, un e-mail de commande est un bon moyen de mettre les détails d’une commande commerciale importante par écrit. De cette façon, vous et l’autre entreprise avez une copie des détails de la transaction.

Un e-mail de commande effectif comporte les éléments suivants:

• spécifications du produit

• quantités

• prix convenu

• date de livraison prévue

• autres termes et conditions

• votre nom et vos coordonnées

Dans la mesure du possible, trouvez l’adresse e-mail directe de la personne en charge de compléter la commande. Prendre le temps de visiter le site Web de l’entreprise ou d’appeler le bureau de l’entreprise pour cette adresse en vaut la peine. De cette façon, vous pouvez éviter que votre lettre de commande ne se retrouve dans le dossier spam de quelqu’un.

Une ligne d’objet efficace assurera également la lecture de votre commande. Soyez aussi précis que possible, en termes de produit, et indiquez que vous passez une commande. Voici quelques exemples:

Nouvelle commande pour le numéro 110

Suivi de la commande en ligne 071515

Confirmation de la commande téléphonique pour Jan. 20 livraison

Commande de 100 exemplaires de Kindergarten Math Fun

Voici un exemple d’e-mail efficace qui passe une commande:

Ligne d’objet: Commande de 200 exemplaires de Kindergarten Math Fun

Chère Mme Kingsley,

Merci d’avoir passé du temps avec moi aujourd’hui à parler des outils pédagogiques interactifs de votre entreprise. Je vous écris pour confirmer la commande de 200 exemplaires de Math Fun à la maternelle de l’école primaire Jackson.

Je comprends que le coût de chaque livre est de 45 $, mais que nous bénéficierons d’une réduction de volume de 10%. Le coût de notre commande sera donc de 8100 $. Nous comprenons que nous pouvons éviter les frais de livraison en les récupérant à votre entrepôt du centre-ville.

Comme nous en avons discuté, nous aurons un chèque prêt lorsque nous prendrons les livres le 15 août.

Merci encore.

Cordialement,

Votre nom

Vos coordonnées

Accusé de réception d’une commande

Un e-mail qui accuse réception d’une commande vous donne une excellente occasion de contacter votre client et de lui offrir plus d’informations sur votre entreprise. Un e-mail d’accusé de réception peut être un outil de vente efficace et un moyen de favoriser votre relation client.

Un e-mail d’accusé de réception de commande doit:

• remerciez le client pour la commande

• revoir le contenu de la commande

• donner les détails de livraison

  Vous souhaitez en savoir plus? Pourquoi ne pas suivre un cours de rédaction en ligne d’e-mails efficaces sur le lieu de travail?

• récapitulez le coût

Vous pouvez fermer votre e-mail avec un bref paragraphe sur votre entreprise, votre service ou votre réputation. Vous pouvez également fournir un lien vers votre site Web ou votre page de médias sociaux.

Chère Anna,

Merci pour votre commande de 250 invitations de mariage personnalisées, et pour votre paiement en ligne rapide. Votre commande sera expédiée dans un délai de trois à cinq jours ouvrables. Nous vous enverrons un e-mail rapide lors de son expédition.

Nous sommes heureux que vous ayez choisi notre entreprise pour les invitations à votre journée spéciale. Nous savons que vous avez beaucoup de choix en matière d’invitations de mariage, et nous sommes fiers de vous offrir des invitations de la meilleure qualité au prix le plus bas. Nous sommes dans le secteur des cartes personnalisées depuis 20 ans et nous pensons que notre longévité est due au fait que nous apprécions nos clients.

Avez-vous envisagé des notes de remerciement personnalisées pour accompagner vos invitations? Beaucoup de nos clients aiment utiliser le même design sur leurs notes de remerciement que sur leurs invitations. Veuillez visiter notre site Web à (adresse de votre site Web) pour plus de détails. En tant que client de retour, vous recevrez une remise automatique de 20% lorsque vous passerez commande avant le 30 juin.

Merci d’avoir fait vos achats avec nous. Et félicitations pour votre grand jour à venir!

Cordialement,

Votre nom

Votre position au sein de l’entreprise

Vos coordonnées

Parfois, un e-mail d’accusé de vente peut être un moyen de demander des informations supplémentaires telles que:

• une adresse de livraison si, par exemple, une boîte postale a été utilisée sur un formulaire

• un autre mode de paiement, si une carte de crédit a été refusée

• plus de détails pour la commande à remplir (comme une couleur ou une taille)

Ces informations doivent être rédigées de manière professionnelle. Encore une fois, la ligne d’objet est essentielle pour attirer l’attention de votre destinataire. Vous pouvez signaler qu’il y a un problème avec la commande avec ce type de ligne d’objet: Délai de commande: quantité nécessaire.

Voici un exemple d’e-mail qui demande plus d’informations.

Cher Monsieur Olden:

Merci pour votre commande aujourd’hui de lunettes de soleil Sun-Ray. Nous apprécions votre entreprise et sommes impatients de vous fournir une paire de lunettes de soleil de prescription les mieux notées en Amérique.

Malheureusement, votre commande est en attente, car il y a un problème avec votre ordonnance. Lorsque nous avons contacté votre médecin, elle a dit que vous n’aviez pas subi d’examen de la vue depuis cinq ans. Afin de remplir votre commande, nous avons besoin de l’ordonnance de votre médecin. Pourriez-vous contacter son bureau et nous dire ensuite comment procéder?

Merci et nous sommes impatients de vous entendre bientôt.

Cordialement,

Votre nom

Votre position au sein de la société

Vos coordonnées

Dans d’autres situations, vous devrez peut-être envoyer un e-mail d’accusé de réception offrant au destinataire plus d’informations.

Voici un exemple d’e-mail d’accusé de réception d’inscription.

Ligne d’objet: Confirmation d’inscription au Sommet du Leadership

Chère Mme Allen:

Merci pour votre inscription récente au Sommet du Leadership 2016. Nous avons reçu votre formulaire d’inscription, votre questionnaire et votre paiement pour la conférence de deux jours.

Veuillez visiter la table d’accueil sur le hall principal de l’hôtel Richland avant 8h30 le février. 12 pour recevoir votre paquet de bienvenue. La conférence commence à 9 heures avec la séance d’ouverture dans la salle de bal principale. Les séances en petits groupes se suivent tout au long de la journée et seront détaillées dans votre trousse.

Veuillez visiter notre site Web (adresse du site Web ici) pour plus d’informations.

Nous sommes impatients de vous voir au sommet. Si vous avez des questions, faites-le moi savoir.

Cordialement,

Votre nom

Votre poste au sein de l’entreprise

Vos coordonnées

Un autre exemple de courriel d’accusé de réception est celui qui indique au destinataire que vous avez reçu des informations commerciales, telles qu’une demande d’emploi. Dans certaines circonstances, il est poli de faire savoir à votre destinataire que des documents ont été reçus et de lui faire savoir quand vous passerez à la prochaine étape d’un processus de décision.

Ces courriers peuvent être courts et concis. Voici un exemple:

Objet: Merci pour votre candidature récente

Cher M. Jenkins:

Merci beaucoup d’avoir postulé pour le poste de directeur marketing chez IT Resources. Mon équipe et moi examinerons les candidatures cette semaine. Si vous êtes sélectionné pour une entrevue, nous vous contacterons au plus tard le lundi, oct. 10 pour fixer un rendez-vous.

Nous apprécions votre intérêt pour les ressources informatiques.

Cordialement,

Votre nom

Votre position au sein de l’entreprise

Vos coordonnées

Quel que soit le type d’e-mail que vous composez, il est important de relire votre contenu, votre ligne d’objet et l’adresse de votre destinataire.

Pour dire merci, ou ne pas dire merci.

Il y a un certain désaccord dans le monde de la correspondance commerciale quant à la nécessité de répondre à tous les courriels liés aux affaires.

Certaines personnes soutiennent qu’un simple e-mail de remerciement leur fait perdre du temps. Ils disent que cliquer et ouvrir un e-mail uniquement pour voir un ou deux mots est une perte de temps. D’autres disent qu’ils apprécient toujours un merci.

Comment décidez-vous d’accuser réception d’un e-mail professionnel? Tout d’abord, déterminez si la personne a besoin de savoir que vous avez obtenu l’information ou non. S’il y a eu une erreur de communication préalable ou une pièce jointe perdue, par exemple, un rapide remerciement montre au destinataire que tout va bien à l’heure actuelle.

Comme beaucoup de vos destinataires sont inondés d’e-mails, cela ajoute une touche courtoise pour dire ce dont vous êtes reconnaissant. Au lieu de simplement taper, « Merci » lorsque vous avez cette pièce jointe précédemment manquante, envisagez d’écrire: « Merci. J’ai bien l’attachement cette fois. »

Une autre fois pour envoyer un remerciement, c’est lorsque quelqu’un a fait tout son possible pour répondre à vos besoins. Une reconnaissance dans cette situation est tout simplement logique. Considérez ces remerciements comme un moyen de transmettre une appréciation sincère, plutôt qu’un simple remerciement rapide.

Encore une fois, il est courtois d’être précis, mais bref, dans ces cas. Voici quelques exemples :

Merci d’avoir répondu si rapidement à ma demande de plus d’informations.

Merci beaucoup. J’apprécie votre flexibilité

Cette information est exactement ce dont j’avais besoin. Merci!

Merci de m’avoir informé du changement de date. On se voit mercredi prochain.

Dans la culture d’aujourd’hui, beaucoup d’entre nous ont sacrifié la courtoisie pour la vitesse. Oui, nous sommes tous occupés et ne voulons pas perdre notre temps à lire des e-mails inutiles. Cependant, l’autre côté de cette médaille est que nous avons perdu certaines des bases de l’étiquette professionnelle et personnelle.

Un courriel d’accusé de réception bien écrit démontre que vous appréciez l’activité d’un client. Cela montre que vous appréciez les efforts de quelqu’un. Un e-mail d’accusé de réception reflète également bien sur vous, l’expéditeur et votre établissement.