Comment Organiser des Réunions d’Affaires Productives et Efficaces
Les réunions d’affaires sont souvent considérées comme l’une des activités commerciales les moins productives. Mais des réunions efficaces peuvent avoir un impact très positif sur vos résultats. Utilisez ces conseils pour faire de votre prochaine réunion d’affaires un succès.
Dans quelle mesure vos réunions d’affaires sont-elles productives ? Décririez-vous la culture qui régit vos réunions pour ressembler davantage à la Troisième Guerre mondiale ou au chaos fou? Lors d’une réunion, vous concentrez-vous sur l’ordre du jour à portée de main ou vous concentrez-vous davantage sur la rupture d’une tasse en mousse en morceaux? Qualifieriez-vous de manger tous les beignets lors d’une réunion un accomplissement majeur dans votre ordre du jour? Si ces scénarios de réunion vous semblent familiers, vous n’êtes pas seul! De nombreuses études ont montré que plus de temps est perdu dans les réunions que dans toute autre activité commerciale. On estime que les gens passent de 20 à 40% (la haute direction est beaucoup plus) de leur temps en réunion et que les réunions ne sont efficaces que de 44 à 50% (source: Steve Kaye). En améliorant l’efficacité de votre prochaine réunion, vous pouvez augmenter votre résultat net.
La première étape pour améliorer l’efficacité de vos réunions d’affaires est de reconnaître que les réunions sont un effort de collaboration. La définition même d’une réunion est une activité d’ÉQUIPE où des personnes SÉLECTIONNÉES se réunissent pour effectuer un TRAVAIL qui nécessite un effort de GROUPE. Tous les participants à une réunion doivent donc jouer un rôle pour rester concentrés et progresser dans la réunion en temps opportun.
Avant de convoquer une réunion, il faut d’abord décider si c’est nécessaire. Rappelez-vous qu’une réunion n’est pas toujours le moyen le plus efficace. D’autres options disponibles peuvent être l’envoi d’un mémo ou d’un e-mail. Il incombe à l’avocat de la réunion de déterminer la nécessité de convoquer la réunion et de déterminer qui doit y assister. En général, il est préférable d’inviter le moins de participants possible (acteurs clés uniquement). L’avocat doit également examiner le calendrier de l’organisation, réserver la salle de réunion et désigner un animateur de réunion pour être en charge de l’ordre du jour.
Des réunions efficaces nécessitent un leadership. Diriger une réunion nécessite de l’attention, de la confiance, de la créativité, de la diplomatie, de l’empathie, de la flexibilité, de l’esprit, de la ténacité et oui, de l’humour! Le rôle principal du leader est d’établir les rôles au sol de la réunion, à savoir: minimiser la confusion et les perturbations et instituer un code de conduite. Voici quelques exemples de règles de jeu d’équipe conçues pour rendre les réunions plus efficaces :
1. Si vous envisagez de présenter une proposition ou de discuter d’un problème lors d’une réunion de groupe, envoyez toute information pertinente à tous les membres de l’équipe plusieurs jours avant la réunion.
2. Passez en revue l’ordre du jour et apportez tout matériel pertinent à la réunion afin que nous puissions prendre des décisions éclairées.
3. Ne faites pas pression sur quelques membres avant la réunion et essayez d’enfoncer une idée dans la gorge du reste du groupe dans une « attaque surprise ». Gardez les questions au-dessus du conseil et inclusives. « Combat juste ».
4. Venez aux réunions à l’heure.
5. Si vous allez être absent, informez les autres à l’avance et envoyez un remplaçant qui pourra prendre au moins certaines décisions en votre nom.
6. Concentrez-vous sur l’écoute et la recherche de la compréhension avant de ne pas être d’accord.
7. Si vous êtes l’enregistreur, distribuez des minutes complètes et précises à tout le monde dans les 48 heures suivant la réunion.
8. Si vous acceptez quelque chose, faites ce que vous dites que vous ferez. Soyez responsables les uns envers les autres.
9. Le sarcasme, les attaques personnelles, l’interruption, la domination de la discussion ou le comportement distrayant lors d’une réunion sont tous des comportements non productifs. Nous convenons de ne pas nous y engager.
10. Il est normal de ne pas être d’accord pendant une réunion, mais une fois que le groupe a pris une décision, il doit être soutenu par tout le monde en dehors de la réunion. La résistance passive, le sabotage, les ragots négatifs et la guérilla ne sont pas acceptables.
11. N’oubliez pas de célébrer les succès et de remercier les membres pour leurs efforts.
En plus de mettre en œuvre ces concepts, un responsable de réunion efficace doit appliquer un code de conduite afin de maintenir un environnement sûr pour discuter des idées. Le facilitateur de la réunion devrait obliger les participants à suivre quelques directives simples pour assurer une réunion ordonnée:
- Travailler en équipe
- Pas de rang dans la salle
- Un intervenant à la fois
- Être un auditeur attentif
- Se concentrer sur la question
- Respecter les autres
- Suspendre le jugement
- Permettre la curiosité
- Maintenir la confidentialité
Il est tout aussi important de terminer une réunion efficacement que de la mener. En plus de terminer une réunion d’affaires à temps, il devrait y avoir un examen des points de l’ordre du jour et des résultats, ainsi que des affectations. Un ordre du jour défini pour la prochaine réunion devrait également être préparé.
Avoir une réunion d’affaires efficace est un ingrédient clé pour avoir une entreprise prospère. Si vous souhaitez plus d’informations à ce sujet, n’hésitez pas à nous contacter.