Comment organiser des Ateliers qui Maintiennent les Participants Engagés + Conseil rapide
Le Guide BABOK définit l’Atelier comme « un événement facilité et ciblé auquel participent les principales parties prenantes dans le but d’atteindre un objectif défini. »
Selon DSDM, il s’agit « d’un type particulier de réunion avec des objectifs clairs, un groupe de participants choisis et habilités à fournir le résultat requis. »
En général, on peut dire qu’il s’agit d’une technique permettant d’obtenir rapidement des informations d’une manière convenue entre différents points de vue. Les ateliers ont généralement une courte durée. Ils peuvent être menés en une heure ou deux, ou se prolonger en quelques jours. L’important est d’acquérir de nouvelles connaissances ou compétences au cours de son cours, ainsi que d’obtenir d’autres points de vue des participants grâce au travail d’équipe et à une communication ouverte. Pour favoriser la collaboration, il est nécessaire que quelqu’un soit désigné comme facilitateur. L’animateur est chargé de superviser les activités de l’atelier, de fournir une structure, d’aider les participants et de faire avancer la session.
Un atelier peut être utilisé dans de nombreuses situations différentes, qu’il s’agisse de définir et de convenir de plans stratégiques, d’identifier et de hiérarchiser les exigences ou de résoudre des problèmes techniques complexes. En bref, les ateliers sont excellents pour toute situation qui nécessite des niveaux élevés de collaboration, d’engagement et d’accord entre les différents participants. L’atelier sert également à promouvoir la confiance et une communication efficace entre les parties prenantes.
Bien qu’il y ait de nombreux avantages à tenir un atelier, un atelier mal exécuté peut générer des conflits, contribuer aux problèmes existants et réduire la confiance que les objectifs visés peuvent être atteints.
Comment pouvons-nous donc réussir l’atelier? Quels sont les aspects clés à prendre en compte pour le rendre efficace? Dans cet article, nous présentons quelques critères essentiels pour assurer le succès de l’atelier.
Rôle de facilitateur
C’est le rôle clé. Le facilitateur est chargé de veiller à ce que les objectifs de la session soient atteints en dirigeant et en guidant les participants à travers les exercices et les activités pendant l’atelier.
L’animateur ne doit pas prendre parti et doit être perçu par les participants comme neutre. L’un de leurs rôles est de s’assurer que les opinions de tous les participants ont le même poids et que tout le monde peut collaborer de la même manière. Le but d’un atelier n’est pas de convaincre, mais de faire travailler ensemble différents points de vue pour parvenir à des accords.
Un autre rôle important de l’animateur est de garder les participants engagés. Nous avons demandé à nos instructeurs de partager ce qu’ils font pour engager les participants face à des scénarios d’atelier communs. Téléchargez-les dans notre astuce rapide en remplissant le formulaire dans la barre latérale.
Si vous n’avez pas quelqu’un en interne qui puisse jouer le rôle de facilitateur, une bonne option est d’inviter un facilitateur externe impartial aux résultats et possédant les compétences nécessaires pour le diriger.
Planifier la session
Planifier un atelier est une activité complexe qui nécessite du temps et de l’expérience. Au minimum, assurez-vous de considérer ces éléments:
- Objectifs et résultats. Que voulez-vous réaliser dans l’atelier? Quels devraient être les résultats tangibles à produire pendant l’atelier ?
- Participants. Qui devrait y assister pour que nous puissions atteindre les objectifs et les résultats attendus? Idéalement, des groupes de 5 à 15 personnes (pour un seul animateur) représenteront tous les points de vue existants concernant le problème ou la situation à résoudre.
- Durée, ordre du jour, aspects logistiques. Assurez-vous de définir clairement la durée prévue (en fonction des résultats à atteindre) et le calendrier des activités que les participants devraient connaître. Portez une attention particulière aux caractéristiques de l’emplacement de l’atelier (normalement une grande pièce avec de l’espace pour se déplacer, des tables de travail, des endroits pour accrocher des tableaux à feuilles mobiles / post-its) et aux matériaux nécessaires (tableau à feuilles mobiles, tableau blanc, post-its, papier, etc.). Cet élément devra être reconsidéré pour un environnement virtuel. Découvrez la suite d’outils que nous utilisons dans nos formations virtuelles Open Class.
- Structure et exercices à réaliser. Combien de temps les participants auront-ils besoin pour tirer des conclusions? Quels exercices ou activités devraient être effectués pour atteindre les résultats attendus? Quels problèmes devraient être résolus pendant la session et qu’est-ce qui ne devrait pas être résolu?
- Validation et surveillance. Comment les conclusions seront-elles documentées? Comment les résultats seront-ils validés ? Quel suivi sera donné aux participants ?
Structure de l’atelier
Les ateliers doivent être considérés comme un exercice intensif de difficulté croissante qui oblige tous les participants à participer et à collaborer.
Atteindre les objectifs de la session nécessitera du temps, des efforts et des étapes intermédiaires qui concentreront les participants sur le résultat final. La structure de l’atelier dépendra des objectifs spécifiques à atteindre, bien qu’une structure standard devrait contenir les éléments suivants:
Activités de démarrage
L’objectif ici est de présenter les objectifs, de présenter les participants, de connaître les espaces (tableaux à feuilles mobiles, tables de travail, etc.), et pour couvrir les règles de l’atelier (utilisation des téléphones portables, ponctualité, etc.). Il est important d’établir des relations positives entre les participants en créant un environnement ouvert et sûr où tout le monde est égal et où les opinions de chacun ont le même poids.
Les brise-glaces sont une excellente idée pour promouvoir l’engagement dès le début de la session et aider tout le monde à se sentir à l’aise les uns avec les autres et dans l’environnement de l’atelier. Nos instructeurs partagent certains de leurs brise-glaces préférés dans cet article et une infographie sur les conseils d’utilisation des brise-glaces.
Le « Travail » des ateliers
C’est là que se produisent les résultats attendus. Ils comprennent différents exercices où le but est d’amener les participants dans un « flux » le plus rapidement possible en proposant des défis réalisables, mais avec une difficulté croissante pour atteindre les objectifs de l’atelier. Par exemple, un atelier visant à élaborer un plan d’action comporterait une séquence d’activités similaires aux suivantes:
- Evaluation/ diagnostic de la situation actuelle
- Identification des points d’amélioration
- Identification et priorisation des actions concrètes d’amélioration
- Calendrier et attribution des responsabilités
- Analyse des risques
- Préparation et validation du plan d’action
Fournir des conclusions
La dernière partie d’un atelier doit toujours servir à résumer tout le travail effectué au cours de la session, à présenter les conclusions obtenues et à déterminer quelles seront les prochaines étapes.
N’oubliez pas les commentaires
Avant que les participants quittent la session, assurez-vous de recueillir leurs commentaires. Découvrez ce qu’ils pensent s’est bien passé et pas si bien passé, et comment cela peut être amélioré pour les futurs ateliers.
Conseils finaux ExercisesExercices pour les ateliers
Enfin, quelques idées utiles pour rendre l’atelier le plus efficace possible:
- Utilisez la gestion visuelle (tableaux à feuilles mobiles, affiches, diagrammes) et tous les espaces disponibles (murs, tables de travail). Les tableaux à feuilles mobiles et les affiches aident les participants à se concentrer sur le travail et leur permettent de visualiser les progrès réalisés. L’utilisation des différents espaces permet à l’animateur de modifier le rythme et contribue à maintenir l’intérêt pour la session. Si vous faites un atelier virtuel, assurez-vous de présenter à tout le monde les outils que les participants utiliseront.
- Utilisez post-its (ou post-its virtuel). Les post-its vous permettent de résumer les idées et de les rendre visibles. Ils contribuent également à créer une synergie entre toutes les opinions des participants. Cette « documentation » peut être utilisée pour préparer rapidement des rapports de la session en prenant des photos.
- Faites des activités en boîte à temps. Nous devons insister sur la nécessité de respecter les exercices proposés et le temps qui leur est réservé. Habituellement, on ne nous offre pas le luxe de plus de temps, et nous devons tirer le meilleur parti de ce que nous avons.
- Respecter le travail de chaque participant. Si vous leur demandez de proposer des idées, nous devons relier leur travail aux résultats attendus de l’atelier. Personne ne devrait avoir l’impression de perdre son temps pour une activité inutile. Si vous utilisez post-its, ne les déplacez pas ou ne les supprimez pas sans l’accord des participants. Chaque post-it écrit doit être traité comme le résultat d’un effort individuel qui doit être valorisé.
- Si nous demandons des idées individuelles, il devrait y avoir un moment où ces idées se réunissent pour former des accords de groupe, généralement à la clôture de chaque activité.
- Compilez et distribuez les résultats en quelques jours. Il est également important que les participants soient les premiers à les recevoir et à les valider. Il peut être nécessaire que d’autres voient les résultats, mais pas avant que les personnes qui y ont assisté l’aient fait.
Enfin, un message aux animateurs : entraînez-vous aux techniques et méthodes populaires (Brainstorming, 6 Chapeaux de réflexion, Ante-Mortem, Gamification, Lego Serious Play, etc.), et n’ayez pas peur de les utiliser. Les participants apprécieront de sortir de leur environnement et de leur routine habituels.
Merci,
— Alfred
N’oubliez pas de télécharger notre astuce rapide pour engager vos participants à l’Atelier!