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Une société est régie par ses statuts constitutifs et ses règlements administratifs, qui précisent comment l’entreprise est gérée et les règles qu’elle doit suivre. D’une certaine manière, ces documents sont comme la constitution de la société, puisqu’ils définissent le cadre de base de son fonctionnement, un peu comme une constitution pour un pays.

Parce que le marché, les affaires et le monde financier sont en constante évolution et que les entreprises doivent y répondre, une société peut trouver qu’elle doit modifier ses statuts ou statuts constitutifs. Vous pouvez le faire vous-même, ou vous pouvez travailler avec un fournisseur de services en ligne pour vous aider. Il est important que votre modification soit effectuée correctement, car elle aura une incidence sur la façon dont votre société mène ses activités.

Les informations incluses dans les statuts constitutifs

Les statuts constitutifs de votre société sont un dépôt obligatoire auprès de votre État. Ce document répertorie des informations de base telles que:

• Nom et adresse de la société
• L’objet commercial de la société
• L’agent enregistré, ou la personne ou la société autorisée à accepter la signification ou la notification au nom de la société
• Combien d’actions et quel type d’actions votre société peut émettre

Vous pouvez modifier l’un des articles des statuts constitutifs conformément aux règles de modification énoncées dans les règlements administratifs.

Renseignements inclus dans les règlements administratifs de la société

Les règlements administratifs de votre société sont les règles sur lesquelles votre société s’appuie pour gérer ses activités quotidiennes. Les règlements peuvent inclure des sujets tels que:

• Comment élire les administrateurs au conseil
• Le nombre d’administrateurs au conseil
• Pouvoirs et responsabilités du conseil d’administration
• Le nombre d’administrateurs nécessaires au quorum
• Droits de vote des actionnaires
• Informations sur les procédures de l’assemblée annuelle
• Procédure de modification des statuts
• Modalités de délivrance des chèques, des prêts et des certificats d’actions

Les statuts peuvent être modifiés selon les règles énoncées dans les statuts eux-mêmes.

Étapes de modification des statuts et règlements

Les statuts constitutifs et les règlements sont modifiés selon les règles qui y sont énoncées. Pour modifier les documents, suivez ces étapes, qui comprennent des réunions séparées pour le conseil d’administration et les actionnaires:

1. Préparer l’amendement. Assurez-vous d’indiquer quelle section des articles ou des règlements sera modifiée.
2. Tenir une réunion du conseil d’administration. Demandez à une personne autorisée, généralement le président ou le président, de convoquer une réunion du conseil d’administration selon la procédure prévue par les règlements. La plupart des États exigent que les administrateurs soient informés des réunions. Un administrateur peut remplir une renonciation à l’avis, qui dit essentiellement qu’il n’a pas besoin d’être informé des réunions, auquel cas cette personne n’a pas besoin d’être informée. Au lieu de convoquer une réunion, vous voudrez peut-être simplement traiter l’amendement lors de votre prochaine assemblée annuelle, si elle est relativement imminente.
3. Organisez un vote. Lors de l’assemblée, faire voter par le conseil d’administration la modification proposée. Les règlements administratifs peuvent spécifier un vote minimum nécessaire pour adopter un amendement, mais un vote à la majorité est généralement requis.
4. Gardez les minutes. Cette étape est nécessaire pour qu’il y ait un enregistrement de l’entreprise qui a été menée. Assurez-vous que le procès-verbal comprend l’amendement lui-même, le décompte des voix et si l’amendement a été approuvé. Le procès-verbal doit être signé par le secrétaire de la société.
5. Distribuer les avis. Envoyer aux actionnaires un avis de convocation à l’assemblée, y compris l’ordre du jour de l’assemblée et la modification proposée.
6. Tenir l’assemblée des actionnaires. Vérifiez le nombre de participants requis pour le quorum dans les règlements administratifs et assurez-vous que ce nombre est présent. Demandez aux actionnaires de voter s’ils souhaitent approuver l’amendement. Les règlements administratifs peuvent indiquer combien de votes sont nécessaires pour adopter un amendement.
7. Gardez les minutes. Tout comme pour la réunion du conseil d’administration, vous devez tenir un procès-verbal de l’assemblée des actionnaires, qui doit inclure une copie de l’amendement, le décompte des votes et si l’amendement a été adopté. Le procès-verbal doit être signé par le secrétaire.
8. Déposez le document modifié. Si la modification est approuvée à la fois par le conseil d’administration et les actionnaires, vous devez déposer les statuts modifiés auprès de l’agence d’État qui réglemente les entreprises, généralement le Secrétaire d’État. Consultez le site Web du Secrétaire d’État de votre État pour un formulaire — généralement appelé Articles de Modification des statuts constitutifs — pour accompagner les articles modifiés. Il peut y avoir des frais de dépôt. Les règlements administratifs modifiés n’ont pas besoin d’être déposés auprès de l’État.

En quelques étapes simples, vous pouvez modifier vos règlements administratifs pour mieux répondre aux besoins de votre société.